Disposición del artículo 32 de la ley estatutaria 996 de 2005

Bogotá D.C, 28 de diciembre de 2005


Señor Doctor
Manuel Guillermo Cuello Baute
Superintendente de Notariado y Registro
E.S.M.


Muy apreciado señor Superintendente:

Ha tenido Usted a bien consultar a la Oficina Asesora Jurídica si la disposición del artículo 32 de la ley estatutaria 996 de 2005 se aplica a todos aquellos que tienen poder nominador sobre la “nómina estatal” desde los cuatro meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta, si fuere el caso. El núcleo del interrogante planteado se dirige a saber si la temporalidad de los cuatro meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta tiene una aplicación estricta para el Presidente y para el Vicepresidente de la República. Lo anterior por cuanto existe definición de constitucionalidad de la Corte Constitucional.

Veamos:
El artículo 32 de la ley No. 996 de 2005, señala:

“Vinculación a la nómina estatal. Se suspenderá cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal, en la Rama Ejecutiva del Poder Público, durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta, si fuere el caso. Se exceptúan de la presente disposición, los casos a que se refiere el inciso segundo del artículo siguiente.

Parágrafo. Para efectos de proveer el personal supernumerario que requiera la Organización Electoral, la Registraduría organizará los procesos de selección y vinculación de manera objetiva a través de concursos públicos de méritos.”

Al hacer el examen previo de constitucionalidad[1] a que se refiere el artículo 241, ordinal 8, de la Constitución Política la Corte Constitucional dijo[2]:

“c. Artículo 32. Vinculación a la nómina estatal

El artículo 32 indica que estará suspendida cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal en la rama ejecutiva durante los cuatro meses anteriores a la elección presidencial y, en caso de que se requiera segunda vuelta, hasta la realización de la misma, a excepción de los referentes a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para el cubrimiento de emergencias educativas, sanitarias y desastres, los de reconstrucción vial o de infraestructura energética y de comunicaciones si fueron objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y aquellos de entidades sanitarias y hospitalarias. Y, por último, las vinculaciones a nómina inaplazables e imprescindibles so pena de afectar el normal funcionamiento de la administración.
Acto seguido se señala que para proveer el personal supernumerario requerido por la organización electoral la Registraduría organizará los procesos de selección y vinculación en forma objetiva por medio de concursos públicos.

Por último, en el parágrafo transitorio se indica que el DANE adoptará un proceso de selección y vinculación de forma objetiva a través de concursos públicos de méritos para vincular el personal supernumerario que se requiera durante la realización del censo poblacional.

En primer lugar, la Corte evidencia que el parágrafo transitorio es violatorio del principio de unidad de materia. En efecto, la competencia de contratación que tenga el DANE para realizar un censo poblacional no tiene relación con las garantías electorales ni en caso de presentarse candidatura del presidente ni en caso de que ésta no se presente, ni con la posibilidad de participación en política de los funcionarios públicos, temas desarrollados por este proyecto de ley.

En nada trasciende el censo poblacional en la igualdad de oportunidades en la campaña presidencial, el acceso a los medios de financiación de las campañas electorales y la participación en política de los funcionarios públicos.

Si bien el artículo 176 de la Constitución señala que "La Cámara de Representantes se elegirá en circunscripciones territoriales y circunscripciones especiales... Habrá dos representantes por cada circunscripción territorial y uno más por cada doscientos cincuenta mil habitantes o fracción mayor de ciento veinticinco mil que tengan en exceso sobre los primeros doscientos cincuenta mil" el hecho de que el número de curules en la Cámara pueda aumentar al incrementarse el número de habitantes de cada circunscripción territorial, si bien guarda relación con aspectos electorales, no lo hace con aquellos aspectos electorales desarrollados por este proyecto de Ley.

En cuanto al parágrafo, la Sala estima que éste puede permanecer en el ordenamiento jurídico puesto que en tanto mayor sea la capacidad de la Registraduría Nacional para adelantar su labor electoral tanto mayor serán los mejores presupuestos para unas elecciones en adecuadas condiciones. No obstante, al exequibilidad se declarará bajo el entendido de que tal proceso objetivo de vinculación de personal se puede dar únicamente si la Registraduría adopta un procedimiento ágil y eficaz para la Selección del personal supernumerario.

Por tanto, la Corte declarará inexequible el parágrafo transitorio del artículo 32 del proyecto de ley en estudio y declarará la exequibilidad condicionada del parágrafo, en los términos señalados.

De otra parte, para la Sala el inciso primero se ajusta a la Constitución, pues la suspensión de las vinculaciones que afecten a la nómina estatal durante el periodo en que el candidato Presidente puede estar en campaña electoral sí es garantía de una mayor equidad de condiciones entre este candidato y los demás aspirantes a la presidencia de la República, en cuanto a través de esas vinculaciones se pueden buscar favores políticos.

Ahora, si bien la limitación garantiza la igualdad de condiciones, también es necesario que tal limitación que pretende la igualdad no termine yendo en detrimento de intereses públicos cuya garantía está en cabeza del ejecutivo, como son los inmersos en las excepciones para la prohibición de contratación.

En efecto, las excepciones de limitación protegen diversos tipos de urgencias de defensa, salud, educación, infraestructura vial y de servicios públicos y ecológicas tienden a no limitar desproporcionadamente la acción del Estado en el cumplimiento de sus fines, en procura de la igualdad entre candidatos como garantía electoral. Por su parte, la no restricción en la celebración de contratos de crédito público es razonable, pues le permite al Estado mantener la estabilidad fiscal toda vez que tanto el endeudamiento interno como el externo permiten conseguir los recursos necesarios para el pleno cubrimiento de las previsiones presupuestales.

Ahora bien, esta Corporación considera que la prohibición de suspender cualquier forma de vinculación que "afecte" la nómina estatal hace referencia a la imposibilidad de creación de nuevos cargos y a la provisión de los mismos, salvo que se trate de solventar situaciones tales como renuncia, licencia o muerte que sean indispensables para el cabal funcionamiento de la Administración Pública. (Las Subrayas son de la OAJ)

Por último, la Sala precisa que la declaratoria de exequibilidad del artículo 32 se da bajo el entendido que el Presidente o el Vicepresidente de la República se ven cubiertos con la prohibición desde que manifiestan el interés previsto en el artículo 9º.”


Del anterior examen de la Corte constitucional surgen, para el tema propuesto por Usted, las apreciaciones siguientes:

Los diversos organismos que integran la Rama Ejecutiva del Poder Público, en el término previsto en la ley en comento, no podrán crear nuevos empleos ni proveerlos.

De manera precisa y clara se exceptúan los casos en los cuales, en los empleos ya existentes, se trate de solventar situaciones de renuncia, licencia o muerte, y cuyas vacancias afecten el cabal funcionamiento de la Administración Pública.

La Corte declara la exequibilidad del artículo 32 ibídem con una interpretación de autoridad. Ella consiste en que el Presidente y el Vicepresidente tienen la restricción allí establecida pero por un término más amplio. Es decir la restricción para los mencionados funcionarios empieza a contarte desde el momento en que manifiesten su interés electoral previsto en el artículo 9º de la ley 996 de 2005[3].

Se puede afirmar de manera general que la Corte establece un razonable equilibrio entre dos principios fundamentales: la preservación del principio de la igualdad, en las circunstancias ya dichas; y la conservación del principio de una administración pública servidora, técnica y eficiente. Por ello desde el texto legal mismo se advierte que la restricción no es absoluta si no que ella se doblega en aquellos casos en que concurren lo inaplazable, lo imprescindible y la afectación del normal funcionamiento de la administración.


Conclusiones

Su escrito plantea las necesidades específicas de personal de un servicio público fundamental como es el encomendado a los Registradores de Instrumentos Públicos por la Constitución Política.

Dichas necesidades surgen de las vacancias absolutas que se producen en el momento del retiro de los empleados por habérseles otorgado su pensión de jubilación.

Es sabido que el lleno de las vacantes surgidas por la razón descrita, tiene un reconocimiento previo de la necesidad al ser autorizadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Comisión que opera para estos menesteres.

Lo anterior muestra que la satisfacción del requisito de imprescindible e inaplazable para no afectar la administración se da de manera doble. Por una parte la administración lo expresa, y por otra el ente técnico, Departamento Administrativo de la Función Pública, lo reconoce.

Así las cosas, se encuentran examinados los dos interrogantes propuestos y las respuestas no puede ser otras que las siguientes:

1.- El Presidente y el Vicepresidente de la República, en las condiciones y excepciones ya expresadas, tienen un término de restricción distinto, en cuanto es más amplio, al del resto de los funcionarios públicos, para lo referido al ejercicio del poder de nominación. Para ellos la restricción prevista empieza a contarse desde el momento en el cual manifiestan el interés de que trata el artículo 9º de la ley aquí citada.

2.- La restricción establecida en el artículo 32 de la ley 996 de 2005, para los funcionarios públicos con poder nominador distintos al Presidente y al Vicepresidente de la República, empezará a contarse desde el 28 de enero del 2006 conforme a las disposiciones de la autoridad electoral[4], y tiene como excepción la derivada de las razones de inaplazabilidad e imprescindibilidad y el interés superior del correcto funcionamiento de la administración pública.

Con sentimientos de consideración,


Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica


[1] Artículo 241 de la Constitución Política. “A la Corte Constitucional se le confía la guarda de la integridad y supremacía de la Constitución, en los estrictos y precisos términos de este artículo. Con tal fin, cumplirá las siguientes funciones:

(...)

8. Decidir definitivamente sobre la constitucionalidad de los proyectos de ley que hayan sido objetados por el gobierno como inconstitucionales, y de los proyectos de leyes estatutarias, tanto por su contenido material como por vicios de procedimiento en su formación.”

[2] Sentencia C- 1153 de 2005
[3] “Artículo 9º. Declaración del Presidente que aspira ser candidato a la elección presidencial. El Presidente o el Vicepresidente de la República que aspiren a la elección presidencial, de conformidad con las calidades establecidas en la Constitución Política, deberán declarar públicamente y por escrito su interés de presentarse como candidatos, seis (6) meses antes de la votación en primera vuelta. Copia del escrito deberá depositarse en la Registraduría Nacional del Estado Civil.”
[4] Resolución No. 5271 de 2005 de la Registradora Nacional del Estado Civil.

Limitaciones y afectaciones

Consulta No. 746 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Doctor Luis Orlando Muñoz Ospina Registrador Principal Manizales – Caldas Asunto: Limitaciones y afectaciones CR.001 Embargo con afectación vivienda familiar Fecha: 27 de diciembre de 2005 Apreciado Registrador: Solicita en su escrito, se le informe si es procedente inscribir una medida cautelar de embargo decretado dentro de un proceso de liquidación obligatoria seguida a continuación del proceso concordatario, estando el predio afectado a vivienda familiar. Marco Jurídico. Ley 258 de 1996, sentencia C-664 de 1998. Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica. Tratándose de proveídos judiciales, en principio deben ser registrados, pero sin perjuicio de la calificación jurídica a la que deben ser sometidos al igual que cualquier otro documento. No serán inscritos en caso de que no consulten la realidad jurídica del predio, caso en el cual deben devolverse al Juez que los profirió indicando el motivo exacto y el fundamento legal. (Instrucción Administrativa No. 16 de 1994) Los bienes inmuebles afectados a vivienda familiar, son inembargables, salvo cuando se haya constituido hipoteca con anterioridad al registro de la afectación a vivienda familiar y/o cuando la hipoteca se haya constituido para garantizar préstamos para la adquisición, construcción o mejora de la vivienda. (Art., 7º ley 258 de 1996) La cesación de los efectos del régimen de la afectación a vivienda familiar, se produce por cualquiera de las causales previstas en el artículo 4º de la ley 258 de 1996, esto es por voluntad de los cónyuges o compañeros permanentes, por decisión judicial en firme o de pleno derecho, por muerte real o presunta de uno de los cónyuges o compañeros permanentes. En consecuencia partiendo de la normatividad citada, y en sujeción al principio de legalidad, no es procedente inscribir un embargo si en el folio de matrícula inmobiliaria existe afectación a vivienda familiar; para tal efecto debe mediar la cancelación de la afectación a vivienda familiar, en los términos previstos en el numeral 7º del artículo 4º de la ley 258 de 1996. Por último le informo que sobre la inembargabilidad y sus excepciones, de un bien inmueble afectado a vivienda familiar, la Corte Constitucional en sentencia C-664 del 12 de noviembre de 1998, consideró: “Para la Corte Constitucional resulta evidente que la afectación consagrada en la ley, en cuanto se refiere a la vivienda, goza de las mismas garantías constitucionales enunciadas —la inembargabilidad y la inalienabilidad— puesto que, al fin y al cabo, el legislador no ha hecho nada distinto de contemplar uno de los componentes del patrimonio familiar, con ese carácter de protección mínima que deja a la familia a salvo de todo riesgo judicial. Desde ese punto de vista, no cabe duda de que los inmuebles afectados a vivienda familiar no pueden ser enajenados por la sola voluntad de uno de los miembros de la familia, ni pueden ser objeto de embargo aunque existan muchas deudas a cargo de uno de ellos. En eso consiste el especialísimo amparo que a la familia ofrece el orden jurídico”. (Cfr. C. Const. S. Plena. Sent. C-192, mayo 6/98. M.P. Dr. José Gregorio Hernández Galindo).” Partiendo de este postulado declaró exequible, el artículo 7º de la Ley 258 de 1996, en el entendido de que las excepciones contempladas al principio de la inembargabilidad únicamente tienen aplicabilidad sobre el supuesto de que la hipoteca anterior al gravamen de vivienda haya sido previamente registrada. De esta consulta se enviará copia al Grupo de Gestión del Conocimiento, para lo de su competencia. Atento Saludo, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: Ares/ Diciembre 27 de 2005 Revisó: JCDC

Concepto sobre devolución escritura pública

Consulta 749 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor: Jorge Alonso Zuluaga Ramírez Manizales Asunto: CR-002. Concepto sobre devolución escritura pública. Radicación: 4413 Fecha: 27 de diciembre de 2005 Apreciado Señor Zuluaga Ramírez: Acuso recibo del escrito del asunto, en el cual solicita concepto frente a los siguientes planteamientos: Hechos: · Mediante sentencia proferida por el juzgado noveno civil municipal de Manizales, de 3 de diciembre de 2004 se ordeno a la señora Blanca Lida Tamayo Giraldo, la suscripción de la escritura pública correspondiente a favor de la señora Magdalena Grisales. · Previa a esta orden ese mismo despacho en auto de 5 de noviembre de 2004, ordeno el embargo de la cuota parte equivalente al 1.31% o de la fracción 42/3.212 del inmueble medida que fue inscrita en el folio de matricula inmobiliaria número 100-112351 conforme a la anotación número 8. · Una vez proferida la sentencia judicial, la señora Blanca Lida Tamayo Giraldo, por escritura pública No 891 del 20 de junio de 2005 de la notaria tercera de Manizales procedió a otorgar a favor de la señora Magdalena Grisales, la venta de la cuota parte de un lote de terreno sin ninguna construcción, con la extensión correspondiente a lo ordenado por el juzgado noveno civil municipal de Manizales, cuando en auto de 5 de noviembre de 2004, ordenó el embargo de la cuota parte equivalente al 1.21% o de la fracción 42/3.212 del inmueble. · Una vez realizada la venta del inmueble de 42.00 M2, el vendedor expreso en la misma escritura 891 del 20 de junio de 2005, que se reserva para si un área de 3170 M2, inmueble que identifico por su ubicación, cabida y linderos. · La oficina de registro de instrumentos públicos de Manizales, devolvió sin registrar la escritura publica No 891 del 20 de junio de 2005 de la notaria tercera de Manizales aduciendo que: ...” El área de la venta parcial no cumple con el área mínima establecida en el plan de ordenamiento territorial (P.O.T) del municipio de Manizales”. Objeto de la consulta Se haga claridad con respecto a la escritura publica No 891 del 20 de junio de 2005 de la notaria tercera de Manizales, comunicar si es o no correcta la devolución de la mencionada escritura y si es procedente el registro de ella. Marco jurídico · Decreto 2158 de 1992 · Código civil Consideraciones de la oficina asesora jurídica En virtud de lo dispuesto en el artículo 27 del Decreto 2158 de 1992, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, pese a ser dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro son autónomas en el ejercicio de la función registral, sin perjuicio de que esta entidad dentro del marco de sus atribuciones interprete la ley de acuerdo con las reglas fijadas para ello, e imparta orientaciones a través de circulares e instrucciones administrativas. No obstante lo anterior esta oficina en desarrollo de la función exclusivamente asesora asignada por el aludido decreto, le informa que el parágrafo 4 del articulo 6 del decreto 1600 del 20 de mayo de 2005 que usted cita y que establece que: “No se requerirá licencia de subdivisión cuando se trate de particiones o divisiones materiales de predios ordenadas por sentencia judicial en firme o cuando se requiera subdividir predios por motivo de la ejecución de obras de utilidad pública”. Nada tiene que ver con la nota devolutiva de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Manizales ya que lo que aduce la mencionada entidad es que el área de venta parcial no cumple con el área mínima establecida en el plan de ordenamiento territorial, no esta exigiendo ninguna licencia de subdivisión. De otro lado aunque la inscripción de la escritura fue ordenada por un juez de la republica, esto no quiere decir que sea improcedente la devolución realizada por la Oficina de Registro de Manizales ya que el juzgado no estudia si la escritura reúne o no los requisitos, esto ha debido preverlo quien contrató con anterioridad. Lo procedente es dirigirse a la Oficina de Registro de instrumentos públicos de Manizales para que le indique cuales son los recursos procedentes, ya que es la Dirección de Registro la que conoce del recurso de apelación contra los actos de los registradores. Conclusión Es la Dirección de Registro la que conoce del recurso de apelación contra los actos de los registradores, no puede por lo tanto esta oficina jurídica ordenarle a la Registraduría que realice la inscripción de la correspondiente escritura publica. Con sentimientos de consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica PROYECTO:VSP REVISO: JDC

Titulo de propiedad idóneo conforme al artículo 3 del decreto 1014 de 2005.

Consulta No. 4436 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Doctor Gerardo Castillo Cruz Registrador de Instrumentos Públicos de La Cruz- Nariño Asunto: Titulo de propiedad idóneo conforme al artículo 3 del decreto 1014 de 2005. Código: CN- 05 Radicación ER –45609 de fecha 15 de diciembre Fecha: 26 de diciembre de 2005 Respetado doctor Gerardo Castillo Cruz Describe Usted en la consulta lo siguiente, “Con el objeto de absolver un derecho de petición presentado por la Alcaldía Municipal de Belén (N), con todo respeto le solicito concepto sobre el artículo 3 del decreto reglamentario 1014/05 en lo que hace referencia al “TITULO DE PROPIEDAD”, que las Oficinas de Registro, debemos inscribir Según la petición, una vez agotados los requisitos establecidos por el Decreto Reglamentario en su artículo 2, o el Acto Administrativo, o ese Acto Administrativo elevado a escritura pública, son los que deben registrarse. Añade así mismo el peticionario, que además consultada la Gobernación de Nariño, en uno de sus apartes dice, ésta. “Que es imperativo aclarar, que debajo ninguna circunstancia en materia de Saneamiento Contable, corresponde a la entidad territorial o a la Gobernación de Nariño, otorgar titulo de propiedad idóneo de bien alguno, pues este para nada es su función, siendo necesario...” Marco Jurídico Decreto 1014 de 2005 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica Sobre el particular, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del decreto 01 de 1984– Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatoria acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 302 de 2004. En cuanto al caso planteado, se hace necesario transcribir las siguientes normas. “Artículo 2°. Requisitos para la titulación de bienes inmuebles. Para determinar la situación jurídica del inmueble a titular en los términos establecidos en la ley y en el artículo precedente, la entidad pública interesada expedirá un acto administrativo motivado, con el cual demostrará la posesión o la ocupación, o la destinación o afectación del bien, soportado en los siguientes documentos: (.....)” “Artículo 3°. Del título de propiedad idóneo. Con fundamento en el acto administrativo ejecutoriado de que trata el artículo 2° del presente decreto, el representante legal de la entidad interesada elevará petición ante el Gobernador o el Alcalde Municipal o Distrital cuando se trate de bienes fiscales urbanos o, cuando se trate de bienes baldíos, se dirigirá al Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, Incóder, quienes tendrán un término de diez (10) días hábiles para producir la resolución de transferencia de dominio, la cual deberá contener la identificación del inmueble a titular, quedando obligada la entidad pública beneficiada con la misma, a registrarla ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su expedición.” Conforme a las normas anteriormente descritas, se infiere claramente que las entidades públicas que estén interesadas en un bien inmueble, en el cual ejercen la posesión o la ocupación, o la destinación o afectación, para determinar la situación jurídica a titular, deben según la norma proferir un acto administrativo motivado soportado en los requisitos establecidos en al artículo 2 del decreto mencionado para demostrar tal calidad. Con la anterior resolución ejecutoriada, la entidad beneficiada hará la petición ante el Gobernador o, el Alcalde Municipal o Distrital cuando se trate de bienes fiscales urbanos o, cuando se trate de bienes baldíos, se dirigirá al Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, Incóder, quienes cuentan con un tiempo perentorio para producir el acto administrativo que transfiere el dominio. En este orden de ideas esta oficina considera que los Gobernadores, Alcaldes Municipales o, Distritales son los encargados de emitir la resolución que transfiere el dominio de los inmuebles fiscales urbanos y el Incóder cuando sean inmueble baldios Así las cosas, el titulo que transfiere el dominio es la resolución emitida por los anteriores entes públicos. En cuanto al respectivo código registral para el anterior acto, se informa que la resolución por el cual se determina dicha codificación, se encuentra presta para la firma del Superintendente, y una vez firmada se hará la notificación respectiva a las diferentes oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Con sentimientos de consideración, ROBERTO BURGOS CANTOR Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyecto : J.V.A.- Revisó : J.D.C

Cancelar el embargo de acción personal

Consulta No. 4134 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Doctor: Edgar García Registrador de Purificación Asunto: Es procedente Cancelar el embargo de acción personal y registrar el de acción mixta sin gravamen hipotecario. Código: CN- 005 Radicación ER –41909 de fecha 16 de diciembre de 2005. Fecha: 21 de diciembre de 2005 Apreciada Doctor Edgar García. En atención a su consulta en la cual expone lo siguiente: “1. Sobre un folio de matricula inmobiliaria aparece inscrito un embargo Ejecutivo de Acción Personal 2. En este mismo folio no aparece registrado ningún gravamen hipotecario. 3. Luego entra para su registro un embargo Ejecutivo de Acción Mixta” “... Es procedente cancelar el embargo de acción personal y proceder a registrar el embargo de acción mixta.” Marco Jurídico Código de Procedimiento Civil artículo 558 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica E artículo 558 del Código de Procedimiento Civil preceptúa lo siguiente: “ARTÍCULO 558. PRELACION DE EMBARGOS. 1, numeral 306 del Decreto 2282 de 1989. El nuevo texto es el siguiente:> En caso de concurrencia de embargos sobre un mismo bien, se procederá así: “1. El decretado con base en título hipotecario o prendario sujeto a registro, se registrará aunque se halle vigente otro practicado en proceso ejecutivo seguido para el pago de un crédito sin garantía real sobre el mismo bien; éste se cancelará con el registro de aquél. Por consiguiente, recibida la comunicación del nuevo embargo, simultáneamente con su registro, el registrador deberá cancelar el anterior, dando inmediatamente informe escrito de ello al juez que lo decretó, quien, en caso de haberse practicado el secuestro, remitirá al juzgado donde se adelanta el ejecutivo hipotecario o prendario copia de la diligencia para que tenga efecto en éste y oficie al secuestre para darle cuenta de lo anterior. (.....) 2. Si para el cumplimiento de una obligación hipotecaria o prendaría se embargan tanto el bien objeto del gravamen como otros de propiedad del deudor, y a la vez en proceso ejecutivo para el cobro de una obligación de igual naturaleza se embarga el bien gravado, prevalecerá el embargo que corresponda al gravamen que primero se registró....” Con base a lo consagrado en la norma anterior, se determina que si en el folio de matricula inmobiliaria aparece inscrito un embargo con acción personal vigente y se radica otro embargo con acción mixta este desplaza al anterior si en el folio correspondiente al inmueble del embargado existe el registro del gravamen hipotecario; pero si no figura dicho gravamen, el embargo con acción mixta no se puede registrar y debe devolverse al usuario. En este orden de ideas para el caso que nos ocupa, esta oficina considera que no es procedente cancelar el embargo con acción personal y registrar el de acción mixta. Con sentimiento de consideración, ROBERTO BURGOS CANTOR Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyecto: J.V.A. Revisó: J.D.C

Cancelación embargo coactivo

Bogotá, D.C., Diciembre 27 de 2005 O.A.J. 2620 Señor Doctor Nagith Alberto Orgulloso Rada Jefe División Recaudación y Cobranzas Administración Especial de Aduanas Cartagena - Bolivar Asunto: Inscripciones. CR.005 Cancelación embargo coactivo. Apreciado Doctor Nagith Alberto: Atendiendo los hechos relatados en su escrito, le informo que el artículo 839-1, numeral primero inciso segundo del estatuto tributario, prevé la circunstancia de registrar embargo aun cuando el demandado no sea propietario, al preceptuar que: “ Si el bien no pertenece al ejecutado, el registrador se abstendrá de inscribir el embargo y lo comunicará enviando la prueba correspondiente. Si lo registra, el funcionario que ordenó el embargo de oficio o a petición ordenará la cancelación del mismo.” Como se observa, la ley permite el registro de embargo coactivo, así el demandado no sea propietario, y compete al funcionario que lo decretó ordenar su cancelación, toda vez que al tenor del artículo 40 del Decreto 1250 de 1970, el Registrador de Instrumentos Públicos, procederá a cancelar un registro o inscripción cuando se le presente la prueba de la cancelación del respectivo título o acto, o la orden judicial en tal sentido. Por ende la cancelación no procede de oficio. Con fundamento en lo anteriormente expresado, le corresponde al ente ejecutor determinar si ordena la cancelación o no de la medida cautelar, ante el requerimiento de la persona jurídica embargada, en aplicación del artículo 839-1 inc. 2o del Estatuto Tributario. Con sentimientos de consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: Ares Diciembre 27 de 2005 Revisó. JCDC

Ejercicio de la Función Registral

Bogotá, D.C., Diciembre 14 de 2005 O.A.J. 2554 Señora Doctora Gloria Zoraida Ortiz Suarez Registradora (E) de Instrumentos Públicos Cra 26 No. 37-74 Villavicencio - Meta Asunto: Ejercicio de la función registral. CR.002 Cancelación inscripción. Apreciada Doctora Ortiz: De conformidad con el relato de los hechos contenidos en su escrito, la medida cautelar aludida se encuentra formalmente inscrita, en el folio de matrícula inmobiliaria 230-92631, por consiguiente y acorde con el principio de legitimación, el asiento registral goza de una presunción de veracidad mientras no se demuestre lo contrario y tendrán plena vigencia en tanto, no obre la cancelación del mismo, como lo dispone el artículo 40 del decreto ley 1250 de 1970. Como quiera que las cancelaciones no operan de oficio, por parte de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, la medida de embargo, presuntamente falsa, figurará en el estado en que se encuentra hasta que se presente la orden judicial de cancelación, trámite que le corresponde, adelantar, a quien está interesado en ello. Con sentimientos de consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: Ares Diciembre 19 de 2005 Revisó. JCDC

Liquidación de los derechos notariales en una sucesión

Consulta No. 748 OAJC ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Doctor ALFREDO TORRES HURTADO Notario Único de Dosquebradas Calle 36 No. 15 - 17 Dosquebradas - Risaralda Asunto: Consulta de Diciembre 1 de 2005. ER 43823. CN – 005 Fecha: Diciembre 27 de 2005 Apreciado Doctor Torres, En atención a su consulta donde solicita concepto sobre la viabilidad de aceptar para efectos de la liquidación de los derechos notariales en una sucesión, donde el pasivo consignado en el escrito de Inventarios y Avalúos, están soportados en documentos autenticados con posterioridad al fallecimiento del causante, y donde el activo bruto asciende a $150.000.000.oo, y el pasivo a $136.500.000.oo, quedando un activo liquido de $13.500.000.oo, los anteriores activos están citados en avalúos catastrales, los cuales afectan notoriamente no solo los derechos notariales sino las eventuales ganancias ocasionales con motivo de la liquidación de herencia. Respetuosamente, le indicamos que previo a la respuesta de la consulta expuesta por usted, le instamos a que le dé cumplimiento al artículo 15 de la Resolución 4387 de 2004, aprobada por la Resolución 359 de 2004, de la Procuraduría, la cual se encuentra reflejada en la Instrucción Administrativa No. 23 de 2004. Desde nuestro punto de vista, y basado en los Planteamientos que usted hace, no existe motivo alguno para negarse a dar el respectivo trámite a la sucesión, toda vez que la legalidad o no de los títulos valores aportados, no es de competencia de los Notarios, pues la Ley procesal le da a las partes el derecho de tacharlos de falsos en el respectivo proceso ejecutivo. No obstante, por lo anterior se le recuerda que conforme al artículo 8º del Decreto 960 de 1970, y el artículo 116 del decreto 2148 de 1983, los Notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones y responsables conforme a la Ley, que no dependen de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad, sin que esa libertad, implique abuso del derecho o actuación arbitraria, que afecte a los usuarios del servicio. Reciba un saludo, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: JGO Revisó: CGD grupoatencionalciudadano@gov.co

Presentación Inventario Solemne de Bienes en Matrimonio Civil ante Notario

Consulta No. OAJC - 742 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor doctor MIGUEL ARTURO LINERO DE CAMBIL Notario Treinta y Nueve (39) del círculo de Bogotá, D.C. Calle 119 No. 15 – 26 Ciudad Asunto: Presentación Inventario Solemne de Bienes en Matrimonio Civil ante Notario, CN,03, radicación ER 45698 de fecha 15 de diciembre de 2005. Fecha: 26 de diciembre de 2005 Apreciado doctor Linero de Cambil: La asesora jurídica de la notaría a su cargo, doctora Franci Nair Ulloa R., solicita concepto en el sentido de determinar si siempre que existan menores de edad se debe pedir el inventario solemne de bienes, aún la pareja que va a legitimar a sus hijos menores de edad? Lo anterior, por cuanto la Corte Constitucional mediante sentencia C-812 de agosto 1 de 2001, declaró inexequible la expresión “de precedente matrimonio”. Antes de dar respuesta a lo consultado, le informo que en adelante no se procederá a tramitar solicitudes de conceptos en los cuales no se incluya el criterio jurídico del consultante sobre el tema objeto del pronunciamiento requerido, de conformidad con lo dispuesto en la instrucción administrativa No. 23 del 6 de octubre de 2004. Hoja No. 2 Dr. Miguel Arturo Linero de Cambil Marco Jurídico: Código Civil Decreto 2668 de 1988 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: El artículo 169 del Código Civil, modificado por el artículo 5° del Decreto 2820 de 1974, dispone: “ La persona que teniendo hijos (de precedente matrimonio) bajo su patria potestad, o bajo su tutela o curatela, quisiera (volver) a casarse, deberá proceder al inventario solemne de los bienes que esté administrando...” Y el artículo 3° del Decreto 2668 de 1988 “... Si de segundas nupcias se trata, se acompañarán además...un inventario solemne de bienes, en caso de existir hijos (de precedente matrimonio), en la forma prevista por la ley “. Las expresiones puestas entre paréntesis y en cursiva, fueron declaradas inexequibles por la Corte Constitucional, en sentencia C-289 de 2000. En sentencia No. C-289 de 2000, la Corte Constitucional declaró inexequible los artículos 169 y 171 del Código Civil, e inciso 2° del artículo 3° del Decreto 2668 de 1988, en la expresión “ de precedente matrimonio “. Ahora bien, teniendo en cuenta que el fin primordial de la Corte Constitucional es el de preservar la supremacía y la integridad de la Constitución Nacional, garantizando la superioridad de sus normas, decidió sobre la demanda de inconstitucionalidad contra una parte de los artículos 169 del C.C. y 3° del decreto. 2668 de 1988, declarándolos inexequibles en cuanto a “de precedente matrimonio”. Por lo anterior y teniendo en cuenta que la sentencia ordena que se copie, notifique, publique y se cumpla..., no es necesario esperar reglamentación alguna, para que el Notario proceda de conformidad y en consecuencia exija el inventario solemne de bienes en caso de existir hijos bajo la patria potestad, tutela o curaduría del futuro cónyuge. Hoja No. 3 Dr. Miguel Arturo Linero de Cambil Bajo el principio de “Igualdad”, debe entenderse que la misma obligación que se establece para la persona que habiendo estado ligada por matrimonio anterior quisiere casarse, se predica también respecto de quien resuelve conformar una unión libre permanente. Las normas que buscan garantizar los derechos de los niños no conllevan un desconocimiento del principio de la buena fe y de la igualdad, de lo que puede establecerse que el sentido de las normas no es otro diferente al de proteger los derechos de los niños. Entonces, tenemos que cuando alguien se va a casar o va a conformar una unión libre y tiene bajo su patria potestad, tutela o curatela a hijos previos, tendrá que hacer un inventario solemne de los bienes que administra. Respecto a los hijos en común de los futuros cónyuges y que a su vez desean legitimar con el matrimonio, como el fin primordial del patrimonio solemne, es el saber qué bienes pertenecen al padre o a la madre y cuáles al menor, para efecto de que éstos no hagan parte de la sociedad patrimonial que se vaya a crear, si bien es cierto no existe normatividad que así lo disponga, creemos que es necesario el inventario solemne, máxime cuando la norma dice que aún si los hijos carecen de patrimonio, es necesario testificarlo, según lo dispuesto por el artículo 170 del C.C. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó GEVB 26-12-05 Revisó: CGD

Legitimación hijo extramatrimonial

Consulta No. OAJC- 747 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Doctor JUAN DIEGO GONZÁLEZ PUERTA Personero Municipal Calle 49 No. 51 – 20 Ciudad Bolívar, Antioquia Asunto: Legitimación hijo extramatrimonial, CN 03 – Radicación ER 45444 de fecha 14 de diciembre de 2005 Fecha: 27 de diciembre de 2005 Apreciado doctor González Puerta: Consulta en el asunto descrito, cuál es el procedimiento a seguir, para que la Notaria Única del Círculo de Ciudad Bolívar, proceda a corregir el registro civil de la menor Jennifer Vargas Rodríguez, teniendo en cuenta que el señor Bernardo Eliécer Restrepo Vélez la reconoció ante el Juzgado Promiscuo de Familia de esa localidad. Marco Jurídico: El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas. Código Civil artículos 236 y siguientes. Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: El artículo 236 del C.C., dispone: “Son también hijos legítimos los concebidos fuera del matrimonio y legitimados por el que posteriormente contraen sus padres, según las reglas y bajo las condiciones que van a expresarse”. Hoja No. 2 Dr. Juan Diego González Puerta El artículo 237, ibídem, señala: “El matrimonio posterior legitima ipso jure a los hijos concebidos antes y nacidos en él...” Artículo 238, “El matrimonio de los padres legitima también ipso jure a los que uno y otro hayan reconocido como hijos naturales de ambos, con los requisitos legales”. El artículo 239 de la misma normatividad, expresa: “Fuera de los casos de los dos artículos anteriores, el matrimonio posterior no produce ipso jure la legitimidad de los hijos. Para que ella se produzca es necesario que los padres designen en el acta del matrimonio, o en escritura pública, los hijos a quienes confieren este beneficio, ya estén vivos o muertos”. Efectuado el estudio correspondiente a la copia de la Diligencia de Reconocimiento de hijo extramatrimonial, efectuada ante el doctor Oscar Antonio Hincapié Ospina, Juez Promiscuo de Familia de Ciudad Bolívar, se observa que el señor Bernardo Eliécer Restrepo Vélez, manifestó que “para reconocer como mi hija a la niña Jennifer Vargas Rodríguez...la que nació de relaciones sexuales extramatrimoniales que sostuve con la señora Francy Janeth Vargas Rodríguez, con quien actualmente me encuentro casado...” De la anterior diligencia, se observa que lo que pretende el padre es legitimar a su hija, y no el de hacer un reconocimiento de hija extramatrimonial de que trata el artículo 1º de la ley 75 de 1968, por cuanto la menor no puede ser reconocida como hija extramatrimonial, ya que los padres con posterioridad a su nacimiento contrajeron matrimonio. En consecuencia, considera esta oficina, que el procedimiento a seguir es el siguiente: 1.- Si los padres no han registrado civilmente el matrimonio , pueden al momento de registrarlo, designar en el respectivo registro que legitiman a su hija, en este caso, ambos padres deben firmar el registro. 2.- Si ya lo inscribieron civilmente y no la legitimaron, los padres de la menor deben otorgar es una escritura pública de legitimación, para que con base en ésta proceda el Notario del Círculo de Ciudad Bolívar a corregir el registro civil de nacimiento de la menor, mediante la apertura de uno nuevo, consignando notas de recíproca referencia. Hoja No. 3 Dr. Juan Diego González Puerta La escritura pública de legitimación, debe hacerse por ambos padres, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 239 del C.C. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó GEVB 27-12-05 Revisó: CGD

Suscripción Proyectos Escriturarios

Consulta No. OAJC- 751 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor doctor LUIS ORISON ARIAS BONILLA Notario Octavo del Círculo de Cali Carrera 4 No. 9 – 63 Oficina 106 Edificio Trujillo Cali, Valle Asunto: Suscripción proyectos escriturarios, CN 05, radicación ER 47046 de fecha 26 de diciembre de 2005. Fecha: 29 de diciembre de 2005 Apreciado doctor Arias Bonilla: En el asunto descrito, solicita apoyo legal en los casos que a continuación se relacionan y que en el proceso de entrega de la Notaría se encontró con que algunas personas habían cancelado antes del 28 de noviembre de 2005 el servicio notarial por escrituración al doctor Edgar Victoria González, Notario saliente, y éste no las autorizó y ahora los usuarios le están solicitando copias de las mismas. Lo anterior conlleva a preguntar: 1. Quién debe autorizar las escrituras? 2. Si el suscrito Notario debe autorizarlas, quién debe pagar los derechos notariales? Marco jurídico: Decreto Ley 960 de 1970 Decreto 2148 de 1983 Decreto 1681 de 1996 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: El artículo 100 del decreto ley 960 de 1970, establece que “El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del Notario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, disponer que el instrumento se suscriba por quien se halle ejerciendo el cargo”. Conc. :Decreto 2148 de 1983, Art. 47. De otra parte, el artículo 99 de la misma normatividad, dispone: “ Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se omita el cumplimiento de los requisitos esenciales en los siguientes casos: 1.Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo círculo notarial. 2.Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes, bien sea directamente, o por representación. 3.Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto del instrumento extendido. 4.Cuando no aparezca la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal del Notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación. 5.Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la forma de aquellos o de cualquier compareciente. 6.Cuando no se hayan consignado los datos y circunstancias necesarios para determinar los bienes objeto de las declaraciones”. Efectuado el estudio correspondiente a los documentos aportados, se observa en los proyectos escriturarios cuyas facturas de ventas son 2732, 2737, 2956, 2901 y 2931 de fechas 25 de octubre, 9, 15 y 17 de noviembre de 2005, respectivamente, que éstos se encuentran firmados por los otorgantes, careciendo del número de la escritura, fecha de otorgamiento y firma del Notario. Así las cosas, como los proyectos escriturarios carecen del número de la escritura y fecha de su otorgamiento, no reúnen todos los requisitos legales para ser autorizados, toda vez que el Notario no dio cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 9° del decreto 2148 de 1983, que expresa: “ La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto... Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma”. Teniendo en cuenta que los proyectos escriturarios serían firmados bajo su responsabilidad y como éstos no reúnen los requisitos legales, no es procedente autorizarlo para suscribirlos. En el evento de que fuera autorizado para suscribir los proyectos escriturarios, estaríamos perjudicando al Notario y al usuario, ya que si se autorizan, éstos estarían viciados de nulidad formal según lo dispuesto por el numeral 4º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970. Respecto a los otros proyectos escriturarios, se observan que las facturas son del 30 de abril de 2003, 13 y 30 de julio, 10 y 24 de noviembre de 2004, respectivamente. Proyectos éstos no firmados por ninguno de los otorgantes, ni por el Notario de la época. El artículo 13 del Decreto Ley en mención señala: “ La escritura Pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización”. La forma externa que debe revistir todo negocio jurídico formal es la Escritura Pública, y su elaboración requiere de un proceso, que en orden cronológico el primero es el de la ROGACIÓN, o requerimiento que deben hacer las partes al Notario para obtener de éste la prestación de sus servicios. Luego procede el de la RECEPCIÓN, que consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la EXTENSIÓN, que es la versión escrita de los declarado; el OTORGAMIENTO, entendido como el asentimiento expresos que aquellos prestan al instrumento extendido, y la AUTORIZACIÓN, consistente en la fe que imprime el Notario a éste, en vista que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados. En este caso, los proyectos escriturarios cumplieron con el requisito de la rogación, recepción y extensión, mas no con el de otorgamiento, es decir con el asentimiento que los otorgantes hacen del texto del instrumento extendido, el cual se entenderá efectuado con la firma de éstos. Como quiera que éstos proyectos escriturarios se refieren a los años 2003 y 2004, y como la prestación del servicio notarial no se puede tornar en indefinida, no obstante no existir norma específica para el caso, se entiende que si los otorgantes no firmaron, no aprobaron el texto del proyecto y por lo tanto desisten del mismo. En este momento, no es factible permitir que se suscriban dichos proyectos, por cuanto las numeraciones de las escrituras se hacen en forma cronológica , ininterrumpidamente y en orden sucesivo durante cada año calendario, y al firmar éstos tendría que consignar la fecha del día de la suscripción. Respecto a los proyectos escriturarios del año 2005, como no ha concluido su vigencia, previo estudio para ver si reúnen los requisitos de ley, y si usted lo estima pertinente, puede permitir su otorgamiento y posterior autorización. Lo anterior, teniendo en cuenta que los derechos notariales ya fueron cancelados, no obstante no habérsele cancelado a usted, toda vez que el usuario no puede responder por las faltas de los Notarios.. Si lo desea, puede solicitar al anterior Notario, la devolución de los dineros a él cancelados. De su oficio y documentos anexos, se dio traslado para los fines a que haya lugar a la Dirección de Gestión Notarial y a la Dirección de Vigilancia de esta entidad. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó GEVB 29-12-05 Revisó: CGD

Remuneración de los Notarios – Embargo

OFICINA ASESORA JURÍDICA O.A.J. 745 PARA: Javier Ivan Lobo Ojeda Grupo interno de trabajo -División de Cobranzas ASUNTO: remuneración de los notarios – embargo CN - 002 FECHA: 26 de diciembre de 2005 En atención a su oficio COD 85-32-065- 172, en el que consulta acerca del procedimiento indicado para hacer efectiva una medida de embargo sobre los honorarios y/o salarios que perciba un notario, cuál sería el monto susceptible de gravamen y la dependencia encargada de ejecutarla. La pregunta se formula por cuanto la Dian requiere obtener el pago forzoso de obligaciones tributarias adeudadas por algunos notarios y para lo cual están adelantando los procesos coactivos pertinentes. Al respecto le manifiesto: Marco jurídico •Ley 29 de 1973, por la cual se crea el Fondo Nacional del Notariado y se dictan otras disposiciones”. ART. 2 º— La remuneración de los notarios la constituyen las sumas que reciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales, y por subsidios que les fije [el fondo nacional del notariado o] la Superintendencia de Notariado y Registro cuando fuere el caso. Con esta remuneración los notarios están obligados a costear y mantener el servicio. ART. 4 º— El pago de las asignaciones de los empleados subalternos de los notarios, así como la dotación y sostenimiento de las respectivas oficinas, se hará por tales funcionarios de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley. Consideraciones generales De acuerdo a la ley, el notariado es un servicio público que implica la guarda de la fe pública. Según la jurisprudencia constitucional, los notarios son particulares que colaboran con la administración pública, “que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración” (Sentencia C-1212/01; otras sentencias son la C-1508/00, C-741/98, C-181/97, T-683/98). Para el Consejo de Estado, los notarios no son simples particulares que cumplen funciones públicas, sino que “los sitúa[n] en una condición sui generis en el régimen institucional colombiano. Algunos de esos distintivos y el ejercicio de la función notarial, que implica el de la fe pública, los convierte en particulares investidos de potestades, que provienen del Estado y están sujetos a normatividad que emana de la Constitución o de la ley; además, como responsables de la oficina a su cargo, tienen poder de mando sobre sus empleados, administran los dineros que provienen de los usuarios y manejan libros y archivos que son bienes de la Nación” (Sala de Consulta y Servicio Civil, rad. 1085 del 25-02-1998, C. P. : Dr. Javier Henao Hidrón). Según la Constitución Política y la ley, el hecho de que los notarios presten un servicio público y desempeñen una función pública, no significa que éstos tengan una relación laboral con el Estado. Son colaboradores de la administración pública y los ingresos que perciben “son producto de una tasa establecida por la prestación de un servicio, sin que esta prestación constituya una relación contractual” (C. de E., concepto citado). De lo expuesto se infiere, que los ingresos del notario se generan como contraprestación de un servicio que presta a los usuarios, con quien no mantiene un vínculo laboral ni contractual, lo cual quiere decir, que al no existir subordinación con éste ni con el Estado, los dineros que percibe no equivalen a salarios. Cabe advertir, que de estos ingresos el notario debe cubrir los gastos de funcionamiento de la notaría, el pago de salarios y aportes parafiscales, aportes y recaudos a la Superintendencia y a la administración de justicia, impuestos, etc. El notario está en la obligación de presentar mensualmente, un informe de ingresos y egresos, el cual refleja el ingreso líquido del mes, que sería la cifra sobre la cual podría recaer alguna medida de embargo. Así mismo, vale aclarar, que las notarías como tal, no tienen personalidad jurídica, por lo tanto, quien adquiere derechos y obligaciones es la persona natural en quien recae el cargo de notario. Sobre el manejo y disposición de los ingresos del notario, dijo la Sala de Consulta y Servicio del Consejo de Estado, en concepto del 24 de octubre de 1996, lo siguiente: Los recursos notariales tienen una destinación específica como es la de cubrir la remuneración profesional del notario y costear y mantener el servicio notarial, dejando la ley a la discrecionalidad del notario el manejo de tales recursos, lo cual se enmarca en la autonomía que le otorga la ley para el ejercicio de sus funciones (art. 8º decreto ley 960 de 1970)” ---se subraya--. De acuerdo a lo anterior, los notarios tienen libertad para manejar y disponer de sus ingresos líquidos, por lo tanto, la Superintendencia de Notariado y Registro no tiene injerencia sobre ellos. Con base en lo expuesto, se concluye que los ingresos de los notarios no constituyen salarios, por lo tanto, su embargo no está sujeto a las limitaciones del régimen laboral. En cuanto al procedimiento para hacer efectiva la medida cautelar, cabe señalar, que la Superintendencia tiene conocimiento por medio de los informes mensuales, cuáles son los ingresos líquidos del notario, más no, donde son guardados o depositados por éste, por ende le corresponde a la Dian buscar los mecanismos para que la decisión previa sea eficaz. Distinto es el caso de los notarios de insuficientes ingresos, pues esta entidad, administra y deposita el subsidio en dinero a que tienen derecho en cuentas individuales, por lo tanto, cualquier medida de embargo puede ser acatada por el pagador ---Grupo de recaudos y subsidios notariales-- (Ver art. 11 L. 29/73; art. 5º D. 1672/97; art. 17 D.R. 1987/97; y Res. 1722/05). Cordial saludo, Roberto Burgos Cantor Jefe oficina asesora jurídica Proyectó Edilpa

Corrección registro civil de nacimiento en cumplimiento de sentencia judicial

Consulta No. OAJC – 727 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro


Para: Señora
MARÍA CONSUELO DAZA DE MURCIA
Calle 71 Bis A No. 87- 30
Ciudad

Asunto: Corrección registro civil de nacimiento en cumplimiento de sentencia judicial, (CN-03, radicación ER 44027 de fecha 02 de diciembre de 2005)

Fecha: 21 de diciembre de 2005


Apreciada señora María Consuelo:

En el asunto descrito, haciendo uso del derecho de petición, solicita nuestra intervención ante la Notaría Primera del Círculo de Bogotá, para que procedan a corregir su registro civil de nacimiento, con base en la sentencia proferida por el Juzgado Quince de Familia de Bogotá.


Hechos:

1.- Mediante sentencia del 26 de septiembre de 2005, del Juzgado 15 de Familia de Bogotá, se ordenó corregir el registro civil de nacimiento de María Consuelo Daza de Murcia, en cuanto a la fecha de nacimiento, es 11 de febrero de 1955 y no 11 de marzo de 1955.

2.- La Notaria Primera (e) del círculo de Bogotá, se abstiene de efectuar la corrección, aduciendo que la sentencia ordena corregir el registro civil de nacimiento correspondiente a María Consuelo Daza de Murcia, y el registro corresponde es a María Consuelo Daza Molina, por lo que si lo corrige, en el folio sustituto consignará como nombre de la inscrita el que aparece en la sentencia.


Marco Jurídico:

Decreto ley 1260 de 1970

Ley 54 de 1989


Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:


En Colombia, la normatividad vigente para la inscripción de los nacimientos, entre otros ocurridos en el territorio nacional, es la ley 54 de 1989, que modificó el artículo 53 del decreto ley 1260 de 1970, al señalar: “ En el registro de nacimiento se inscribirán como apellidos del inscrito, el primero del padre seguido del primero de la madre, si fuere hijo legítimo o extramatrimonial reconocido o con paternidad judicialmente declarada; en caso contrario, se le asignarán los apellidos de la madre...”

Tenemos entonces, que en los registros civiles de nacimiento en tratándose de hijos legítimos o extramatrimonial reconocidos, aparecen como apellidos del inscrito, el primero del padre, seguido del primero de la madre, y NO EL APELLIDO DE CASADA, a menos que por escritura pública de cambio de nombre, así lo disponga.

Efectuado el estudio correspondiente a los documentos aportados, como es la fotocopia de la sentencia proferida el 26 de septiembre de 2005, por el Juez 15 de Familia de Bogotá, se observa que efectivamente tanto en los hechos, como en el acápite de pruebas , considerandos y en el resuelve, el juez siempre se refirió a María Consuelo Daza de Murcia, pero hizo alusión al tomo( 66) y folio (155), además, en los hechos se consignó que la demandante cuyo registro se pretende corregir, es hija del señor Rodolfo Daza Mora, natural de Fusagasuga y la señora Eva Molina de Daza, natural de Mesitas del Colegio, y como el registro civil de nacimiento de cada persona será único y definitivo, tenemos que si en el folio 155, tomo 66 de la Notaría Primera del Círculo de Bogotá, aparece la inscrita como María Consuelo Daza Molina, hija del señor Rodolfo Daza Mora y la señora Eva Molina, es a este folio a que se refiere la sentencia, y por consiguiente se está es corrigiendo la fecha de nacimiento de quien está inscrito en ese folio, es decir a quien corresponde ese registro civil de nacimiento, que en el presente caso corresponde a María Consuelo Daza Molina, y no el nombre de la inscrita.

No compartimos lo manifestado por la señora notaria encargada, doctora Martha Isabel Acevedo Prada al manifestar en su oficio de fecha 25 de octubre de 2005, que: “En el caso que nos ocupa al realizar la sustitución del folio de registro civil tendríamos que inscribir forzosamente a María Consuelo Daza de Murcia, tal cual como aparece en la sentencia judicial de corrección”., toda vez que la inscrita no se está cambiando el nombre, ni la sentencia ordenó su cambio; únicamente ordenó la corrección de la fecha de nacimiento de la inscrita, 11 de “febrero” de 1955, en lugar de 11 de “marzo” de 1955.

Por lo anterior, le sugiero dirigirse ante el Notario Primero del Círculo de Bogotá, anexando copia de la sentencia debidamente ejecutoriada, y solicitar lo pretendido.

Como quiera que no se anexó copia o fotocopia del registro civil de nacimiento, y si la negativa del Notario únicamente se refiere a lo expresado en su escrito, en el evento de que no se acceda a la corrección, puede formular la correspondiente queja ante la Dirección de Vigilancia de esta Entidad.

Con sentimiento de especial consideración,


Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica


Proyectó GEVB
Revisó CGD

Funciones de los empleados de las notarías "Huella dactilar"

Consulta No. OAJC-711 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Sandra Lucía Ramírez Unidad de Delitos contra el Orden Económico y Social Fiscalia Sesenta y Ocho Delegada Carera 29 No. 18-45 Piso 2º. Bloque A Ciudad Asunto: Funciones de los empleados de las notarías. Huella dactilar en escritura pública. (CN 002. ER42755) Fecha: 6 de diciembre de 2005 Apreciada doctora: En el escrito mencionado en el asunto, solicita información sobre lo siguiente: 1.¿Los empleados de las notarías están facultados para revisar y constatar los documentos o anexos que los contratantes deben aportar cuando se firma una escritura de compraventa, tales como impuesto predial, impuesto de valorización, fotocopias de las cedulas, etc.? 2. ¿La huella digital que estampan los contratantes en las escrituras de venta es obligatoria o por el contrario no es de importancia para la celebración de dicho acto? Marco Jurídico -Decreto-ley 960 de 1970 -Ley 29 de 1973 -Instrucción Administrativa No. 32 de 2003 -Instrucción Administrativa No. 01 de 1995 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica 1. Teniendo en cuenta que el notario es un particular que presta funciones públicas, el artículo 3º de la ley 29 de 1973 le ha dado facultad de nombrar a sus empleados para efectos de prestar el servicio de notariado, señalando que “los notarios crearán bajo su responsabilidad, los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo” (subrayado fuera de texto). El pago de las asignaciones de los empleados de las notarías por parte del notario, se hará de los recursos percibidos de los usuarios por concepto de derechos notariales. (Artículo 4º, ley 29 de 1973) La Superintendencia de Notariado y Registro se ha pronunciado sobre este tema en la Instrucción Administrativa No. 01-39 del 2001, señalando que en varias oportunidades la Corte Constitucional ha sostenido a través de sus sentencias (C181/97, SU 250/98 y C741/98) que los notarios son particulares encargados de prestar el servicio público del Notariado; por eso se ha insistido que los empleados subalternos de esas oficinas son de carácter particular y por lo tanto los conflictos que surjan entre el notario y su subalterno, se tienen que dirimir a través de la Justicia Laboral. En este sentido, el notario bajo su responsabilidad puede contratar el personal que considere necesario para el eficaz funcionamiento de la notaría, y es con base en ese contrato de trabajo (entre notario y empleado) que se establecen las funciones propias de los empleados. 2. En relación a la obligatoriedad de imprimir la huella dactilar, la Instrucción Administrativa No. 32 de 2003, precisa que solo en los siguientes eventos la ley demanda la imposición de la huella dactilar, el artículo 39 del decreto-ley 960 de 1970 relativo a la firma a ruego, el artículo 37 del decreto 2148 de 1983 que contempla lo relacionado con la fé de vida, el artículo 69 del decreto-ley 960 de 1970 relacionado con el reconocimiento de documentos privados y el artículo 6º del decreto 1681 de 1996 que contempla los derechos notariales. Mediante Instrucción Administrativa No. 15 de 1991, modificada por la Instrucción Administrativa No. 01 de 1995, la Superintendencia de Notariado y Registro instruyó a los señores notarios del país sobre la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad en el ejercicio de la función notarial. Con la finalidad de evitar que personas inescrupulosas atentaran contra la dignidad del servicio notarial con suplantaciones de identidad, dichos instructivos recomendaron a manera de sugerencia a los señores notarios, que en el otorgamiento de escrituras públicas se protocolice fotocopia del documento de identidad de los comparecientes y a la vez se imprima la huella dactilar, requisitos que desde luego no son obligatorios. Con sentimiento de consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Proyectó: AKSV Revisó: CGD

Fijación de Edicto en Matrimonio Civil con Extranjero

Bogotá, diciembre 12 de 2005 O.A.J 720 Señor Doctor OSCAR ALARCÓN NUÑEZ Notario Cuarenta y Seis Carrera 7 No 27 86 BOGOTA D.C ASUNTO: Fijación de edicto en matrimonio civil con extranjero. CODIGO: CN 008 RADICACIÓN: No. 4317 Apreciado doctor Alarcón Núñez: Doy respuesta a su consulta del asunto. Solicita que se conceptúe si aun se encuentra vigente el artículo 131 del código civil que obliga a un extranjero cuando vaya a contraer matrimonio con una colombiana, a que requiera del juez de su vecindad para que fije un edicto donde se anuncie su propósito de contraer nupcias y si esta norma esta derogada ¿cuál es el procedimiento que se sigue para los matrimonios con extranjeros? MARCO JURÍDICO: · Código Civil , articulo 131 · Instrucción administrativa 01-32 de junio 8 de 2001 · Decreto 2668 de 1988 · Decreto 1556 de 1989 · Convención de la haya de octubre 5 de 1961 CONSIDERACIONES DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA: En primer termino es bueno precisar que el articulo 131 del código civil expresa: “ART. 131.—Si los contrayentes son vecinos de distintos distritos parroquiales, o si alguno de ellos no tiene seis meses de residencia en el distrito en que se halla, el juez de la vecindad *( de la mujer )* requerirá al juez de la vecindad *( del varón )* para que fije el edicto de que habla el artículo anterior, y concluido el término, se le envíe con nota de haber permanecido fijado quince días seguidos. Hasta que esto no se haya verificado, no se procederá a practicar ninguna de las diligencias ulteriores. Esta norma se encuentra vigente lo que fue declarado inexequible fueron las expresiones “de la mujer” y “del varón” mediante fallo integrador C-112 de febrero 9 de 2000 de la Corte Constitucional en el entendido de que en virtud del principio de igualdad de los sexos se trata del juez de la vecindad de aquel contrayente , cuyo domicilio fue escogido por los futuros cónyuges como lugar para la celebración del matrimonio. Ahora bien en cuanto a su consulta de si es necesario la fijación del edicto cuando un extranjero va a contraer matrimonio con una colombiana donde se anuncie su propósito de contraer nupcias, es de advertir que en este caso según la Instrucción Administrativa 01-32 del 8 de junio de 2002 el notario debe limitarse a exigir los requisitos previstos en los decretos 2668 de 1988 y 1556 de 1989, este ultimo en su articulo 1 modifica el articulo 4 del decreto 2668 de 1988 cuyo tenor literal establece: “Presentada la solicitud con el lleno de todos los requisitos legales, el notario hará fijar un edicto por el término de cinco (5) días hábiles, en la secretaría de su despacho, en el que se hará constar el nombre completo de los contrayentes, documentos de identidad, lugar de nacimiento y vecindad. Si el varón es vecino de municipio de distinto círculo, o si alguno de los contrayentes no tiene seis (6) meses de residencia en el círculo, se procederá en la forma prevista en el artículo 131 del Código Civil. En este caso, el notario primero del círculo fijará el nuevo edicto por el término de cinco (5) días. El extranjero que no se encuentre domiciliado en Colombia y desee contraer matrimonio civil ante notario, deberá presentar para tal fin, el registro civil de nacimiento y el certificado donde conste su estado de soltería, o sus equivalentes. Estos documentos deberán tener una vigencia inferior a tres (3) meses, contados a partir de la fecha de su expedición. Así las cosas, si se trata de extranjeros estos además de la solicitud escrita presentada personalmente o por sus apoderados deberán presentar el registro civil de nacimiento y el certificado donde conste su estado de soltería o sus equivalentes. Ahora bien, según la Convención de La Haya de octubre 5 de 1961, Ley 455 de 1998 si se trata de segundas nupcias se deberá acompañar además el registro civil de defunción del cónyuge o el documento en el cual conste la sentencia de divorcio o de nulidad del matrimonio, y un inventario solemne de bienes, en caso de existir hijos menores o incapaces, de matrimonio anterior. Los documentos otorgados ante funcionario de país extranjero deberán presentarse ante la autoridad que delega cada país para apostillar. Por otra parte conviene recordarle que según la instrucción administrativa 23 de octubre 6 de 2004 se reglamentó que las consultas que formulen los notarios, registradores y jefes de división jurídica deben incluir el criterio jurídico del consultante sobre el tema objeto del pronunciamiento requerido. CONCLUSIÓN A la luz del marco jurídico expuesto, se impone concluir que en la celebración de matrimonio civil entre un colombiano y un extranjero, no es necesario la fijación del edicto y que para ellos el notario debe limitarse a exigir los requisitos previstos en los decretos 2668 de 1988 y 1556 de 1989. Con sentimientos de consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica PROYECTO: VSP REVISO: CGD

Poderes otorgados ante Cónsul de Colombia en el exterior

Consulta No. OAJC- 738 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Doctora NANCY BENÍTEZ PÁEZ Directora de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior Ministerio de Relaciones Exteriores Carrera 5 No. 9 – 03 Ciudad Asunto: Poderes otorgados ante Cónsul de Colombia en el exterior, CN-08, radicación interna 4398 de fecha 12 de diciembre de 2005. Fecha: 23 de diciembre de 2005 Apreciada doctora Nancy: En el asunto descrito, con el fin de dar respuesta al doctor Alvaro Salcedo Flórez, solicita concepto acerca de los poderes otorgados ante Cónsul, para lo cual remite la consulta presentada ante ustedes por el doctor en mención, en la cual consulta: Cuál es la disposición legal vigente que modificó el artículo 2149 del Código Civil, sin que nosotros ni el resto del país se enterara, impidiendo que los poderes generales puedan hacerse por documento privado y autenticarse ante Cónsul colombiano? Con base en qué instrucciones o directrices, el Cónsul de Colombia en Miami se niega a realizar una diligencia de reconocimiento y autenticar un documento privado cuyo contenido sólo interesa a las partes, eludiendo una obligación que se encuentra prevista en los artículos 68 a 77 del decreto 960 de 1970? Hoja No. 2 Dra. Nancy Benítez Páez Marco Jurídico: Código Civil, artículos 2142 y ss. Código de Procedimiento Civil, artículos 65 y 259 Decreto 2148 de 1983, artículos 14 y 15 Ley 455 de 1998 Ley 962 de 2005 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Los poderes conferidos para la gestión de negocios, se rigen por las normas establecidas en el Código Civil acerca del mandato; es así como el artículo 2142 del C.C. contempla el contrato en sí mismo y el artículo 2156 ibídem consagra dos clases de mandato, el general si se da para todos los negocios del mandante, y el especial si comprende uno o más negocios especialmente determinados. El artículo 2149 del C.C. describe los medios idóneos para el otorgamiento del poder así: “ El encargo que es objeto del mandato puede hacerse por escritura pública o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible y aún por la aquiescencia tácita de una persona a la gestión de sus negocios por otra”. La norma prevé dos modalidades para el otorgamiento del poder: una por escrito, a veces solemne ( escritura pública), y otra verbal. Caso diferente es en tratándose de poderes para actuar en procesos, cuando son generales o especiales para varios procesos, porque en estos casos necesitan haberse otorgado por escritura pública. art. 65 del C. de P. C. Los poderes otorgados en el exterior, se rigen por la ley colombiana en lo que se refiere a su autenticidad, no así en su aspecto formal. Su procedimiento se encuentra establecido en los artículos 65 y 259 del C.de P.C. en concordancia con el artículo 480 del C.de Co. Hoja No. 3 Dra. Nancy Benítez Páez Cuando el respectivo poder se otorgue por documento privado, pero no ante funcionario de otro país, sino ante Cónsul Colombiano, es importante que en relación con dicho documento proceda el funcionario consular a dejar la constancia expresa de haber sido presentado personalmente por quien lo suscribe o exigir la diligencia de reconocimiento de contenido y firma. Estos requisitos están expresamente previstos en el artículo 14 del decreto 2148 de 1983. Pero además se debe velar porque se cumplan los requisitos exigidos en el artículo 15 del mismo decreto, sustituido por el artículo 1º del decreto 231 1985 que expresa: “ Quien otorgue poder especial para enajenar, gravar o limitar un bien inmueble, lo identificará con el número de la matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar de ubicación “. Con ocasión de la expedición de la ley 455 de 1998 “ por medio de la cual se aprueba la Convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, Colombia, entre otros países signatarios resolvieron abolir el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros. El trámite que prevé la ley y que podrá exigirse para certificar la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y cuando proceda, la indicación de sello o estampilla que llevare, es la adición del certificado expedido por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento, denominado “ Apostilla “, de acuerdo con los términos de la Convención. Podemos observar que la Apostilla, se refiere a la legalización de que tratan los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil. Ahora bien, una vez otorgado ante la autoridad extranjera, debe presentarlos debidamente legalizados ante la autoridad que delega cada país para apostillar (Convención de la Haya de octubre 5 de 1961, ley 455 de 1998) con su respectiva traducción oficial si es del caso. ( artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil ). El artículo 259 del C.de P.C., expresa:”Documentos otorgados en el extranjero. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de éste o con su intervención, deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República, y en su defecto por el de una nación amiga, lo cual hace presumir que se otorgó conforme a la ley del respectivo país. La firma Hoja No. 4 Dra. Nancy Benítez Páez del Cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia...” Respecto al poder otorgado ante Cónsul Colombiano, no hay necesidad de la diligencia posterior del abono de la firma de dicho funcionario por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. El artículo 24 de la ley 962 de 2005, dispone: “ Presunción de validez de firmas. Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumiran que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimirá si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante de métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma. Los documentos que implican transacción, desistimiento, y en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites de acuerdo con las normas especiales aplicables...” (negrilla fuera de texto) Lo anterior, se refiere a que los poderes continúan legalizándose de acuerdo a las normas anteriormente transcritas. Respecto a la segunda inquietud del doctor Salcedo Flórez, desconocemos si por parte de dicho Ministerio se haya instruido al respecto. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó GEVB 23-12-05 Revisó CGD

Trámite de Liquidación de Herencia

Corrección registro civil de nacimiento en cumplimiento de sentencia judicial, (CN-03, radicación ER 44027 de fecha

Para: Doctora MARTHA NELLY JIMÉNEZ DURAN Carrera 6 No. 10 – 42 Oficina 322 Ciudad Asunto: No autorizar trámite de liquidación de herencia del causante Rafael María Báez, CN- 01, radicación ER 42824 de fecha 23 de noviembre de 2005. Fecha: 09 de diciembre de 2005 Apreciada doctora Martha Nelly: En el asunto descrito, solicita nos abstengamos de autorizar el trámite de liquidación de herencia del causante Rafael María Báez, por encontrarse en curso el proceso de declaración de Unión Marital de Hecho, en igual sentido, se oficie a todas las Notarías. Marco Jurídico: Decreto 902 de 1988 Decreto 1729 de 1989 Código Civil Hoja No. 2 Dra. Martha Nelly Jiménez Durán Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Los interesados en un trámite de liquidación de herencia, son las personas a quienes les asiste un interés legítimo en la sucesión, y son las únicas facultadas para solicitar el trámite sucesoral, ellas son: 1. Los herederos, o sea , quienes instituídos como tales suceden a otro en todos sus derechos y obligaciones, 2. Los Legatarios, esto es, las personas que mediante testamento han sido designadas para suceder al causante a título singular en una parte de los bienes de este, 3. Los Cesionarios, o sea, aquellas a quienes se transmite gratuita u onerosamente una casa, crédito, acción o derecho, 4. Los Acreedores, esto es, todos los que tienen derecho o acción para pedir una cosa o exigir el cumplimiento de una obligación. El cónyuge sobreviviente, entendiéndose por este, el hombre o la mujer unidos por matrimonio o con unión marital de hecho. En cuanto a ésta última, debe estar debidamente declarada su existencia. ( Ley 979 de 2005, artículo 4° ), y como tal debe aportar el documento que lo acredite como compañero permanente. De otra parte, hay lugar a la suspensión del trámite de liquidación de herencia: 1. Cuando iniciado el trámite, surge desacuerdo entre los interesados. 2. Por desistimiento. 3. Por simultaneidad de dos o más trámites o de un trámite y un proceso del mismo causante... Hoja No. 3 Dra. Martha Nelly Jiménez Durán Si la solicitud de iniciación del trámite de liquidación de herencia y documentación anexa cumplen con todos los requisitos, el notario la aceptará mediante acta, en la cual ordenará la publicación y radiodifusión del edicto emplazatorio; la comunicación a la Oficina de Cobranzas de la Administración de Impuestos Nacionales y a la Dirección de Gestión Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro. De otra parte, el artículo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: “El Notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley. De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento. “ El artículo 9º del decreto 960 de 1970, dispone: “Los Notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo”. Y el artículo 2º. del decreto 2148 de 1983, señala que el notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto. De conformidad con las normas transcritas, el Notario presta su servicio a quien lo solicite, salvo que el acto esté expresamente prohibido por la ley o cuando sea de aquellos que degeneren en nulidad absoluta y no responde de la veracidad de las declaraciones de los otorgantes. Hoja No. 4 Dra. Martha Nelly Jiménez Durán Así las cosas, respecto a su petición de oficiar a los Notarios, ésta no es viable por las razones antes mencionadas, a menos que el juez que esté conociendo de la existencia de la Unión Marital de hecho, así lo ordene. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: GEVB 09-12-05 Revisó: CGD

Resolución No. 10145 de 2005 DIAN

RESOLUCION NUMERO 10145 DE 28 OCT. 2005 Por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por los Notarios, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2005 EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) Decreto 1071 de 1999 yen los artículos 629,631 Parágrafo 3,631-2,633, 684 Y 686 del Estatuto Tributario RESUELVE: ARTICULO 1.INFORMACION A SUMINISTRAR POR LOS NOTARIOS. Los Notarios deberán informar cada una de las personas ó entidades que efectuaron en la respectiva Notaría, enajenación de bienes ó derechos durante el año 2005, cuya cuantía sea superior a quince millones de pesos ($15.000.000). ARTICULO 2. CONTENIDO DE LA INFORMACION. La información de los enajenantes se debe relacionar en el FORMATO 1032, versión 6, el cual se adopta por medio de la presente Resolución, indicando: a) Información del valor de las enajenaciones. 1.Identificación de cada uno de los enajenantes. 2.Dígito de verificación. 3. Apellidos y nombre ó razón social de cada uno de los enajenantes. 4.Número de la escritura. 5.Valor de la enajenación. 6.Fecha de la Transacción. (AAAAMMDD) 7. Año de adquisición del bien ó derecho enajenado. (AAAA) 8. Valor de la retención en la fuente practicada. 9.Identificación de cada uno de los adquirentes 10. Dígito de verificación. 11. Apellidos y nombre ó razón social de cada uno de los adquirentes. RESOLUCION NUMERO de 2005 _ Hoja N°. 2 Continuación de la Resolución" Por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por los Notarios, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2005" 12. Número de adquirentes 13. Número de enajenantes. ARTICULO 3. UNIDAD MONETARIA PARA LA PRESENTACION DE LA INFORMACION. Los valores se deben informar en pesos, sin decimales, ni comas, ni fórmulas. ARTICULO 4. PLAZOS PARA PRESENTAR LA INFORMACION. Para la entrega de la información solicitada en la presente Resolución deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas: Fecha último dígito Fecha último dígito 05-Junio-2006 O 12-Junio-2006 5 06-Junio-2006 9 13-Junio-2006 4 07 -Junio-2006 8 14-Junio-2006 3 08-Junio-2006 7 15-Junio-2006 2 09-Junio-2006 6 16-Junio-2006 1 ARTICULO 5. FORMA Y SITIOS DE PRESENTACION DE LA INFORMACION. La información será entregada de manera virtual utilizando los servicios electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o en los puntos habilitados a través de disco compacto (CD) o disquete. Cuando el trámite se realice de manera virtual, la información debe venir con firma electrónica respaldada con certificación digital. Para quienes realicen el trámite en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la presentación podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual se requiere comunicación suscrita por el Representante Legal o interesado, en la que autorice entregar la información. En estos casos la DIAN entregara la constancia de radicación. ARTICULO 6. SANCIONES. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores de carácter técnico, o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ARTICULO 7. FORMATOS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. La información a que se refiere la presente Resolución, debera enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en los formatos establecidos en el anexo No. 51 adjunto, el cual hace parte integral de esta Resolución. ARTICULO 8. vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogota D.C. a los OSCAR FRANCO CHARRY Director General

Nota: El anexo No. 51 www.dian.gov.co