Jurídica Supernotariado

Acreditar parentesco con hermana.

2007-01-16T15:24:00.000-05:00

Consulta No. 3495 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora
NARELLA RODRÍGUEZ SALAMANCA
E- mail nrsalamanca@yahoo.com.mx

Asunto: Acreditar parentesco con hermana, CN-03, radicación ER 47569 de fecha 20 de diciembre de 2006

Fecha: 09 de enero de 2007

Apreciada señora Narella:

Consulta en el asunto descrito, el procedimiento a seguir para acreditar parentesco con su hermana.

Marco Jurídico:

Ley 57 de 1887

Ley 92 de 1938

Decreto ley 1260 de 1970

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Hoja No. 2
Sra. Narella Rodríguez Salamanca

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

Como quiera que su consulta es muy amplia, le respondo de manera general.

El Registro del Estado Civil, el cual comprende, entre otros, los nacimientos, matrimonios y defunciones, como función del Estado, se estableció en 1883, con la creación del Código Civil. Para cumplir con esta función, se expidió la ley 57 de 1887, que en el artículo 22, aceptaba, como prueba principal de los nacimientos, matrimonios y defunciones, ocurridos en el seno de la Iglesia Católica, las actas parroquiales de bautizos, matrimonios y defunciones.

El artículo 22 de la ley 57 de 1887, dispone: “Se tendrán y admitirán como pruebas principales del estado civil, respecto de nacimientos, o matrimonios, o defunciones de personas bautizadas, o casadas, o muertas en el seno de la Iglesia Católica, las certificaciones que con las formalidades legales expidan los respectivos sacerdotes párrocos...”

A partir de la vigencia de la ley 92 de 1938, ( 15 de junio de 1938), en su artículo 18 establece “Solo tendrán el carácter de pruebas principales del Estado civil respecto de los nacimientos, matrimonios, defunciones, reconocimientos y adopciones que se verifiquen con posterioridad a ella, las copias auténticas de las partidas del registro del estado civil, expedidas por los funcionarios de que trata la presente ley.”

La misma ley señala en su artículo 1º quienes son los encargados de llevar el registro del Estado Civil, son “ los Notarios, y en los Municipios donde no haya este funcionario, el Alcalde Municipal, y los funcionarios consulares de Colombia en el Exterior, y los corregidores e inspectores de policía debidamente autorizados”.

El decreto ley 1260 de 1970, estableció como prueba única del estado civil, para los nacimientos, matrimonios y defunciones ocurridos después de su vigencia, los registros civiles.

Así las cosas, dependiendo de su fecha de nacimiento y el de su hermana, para acreditar parentesco con ella, debe aportar los registros civiles de nacimiento o las

Hoja No. 3
Sra. Narella Rodríguez Salamanca

partidas de bautizo, según el caso. También, se puede complementar con el registro civil de matrimonio o partida eclesiástica de matrimonio de sus padres, o la prueba que acredite el reconocimiento como hija extramatrimonial.

Con sentimiento de especial consideración,

Carlina Gómez Durán
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Proyectó GEVB
09-01-07
Revisó Edilpa

Derechos Notariales por concepto de expedición de más de 20 páginas.

2007-01-16T15:22:00.000-05:00

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor doctor
JAIME HERNAN CORREA OREJUELA
Notario Quinto del Círculo de Cali
Calle 18 N No. 7N – 04
Cali, Valle

Asunto: Derechos Notariales por concepto de expedición de más de 20 páginas- Central de Inversiones. CN – 02, radicación ER 47044 de fecha 19 de diciembre de 2006

Fecha: 12 de diciembre de 2007

Apreciado doctor Correa Orejuela:

En el asunto descrito, solicita concepto en el sentido de determinar si según oficio JIC-1335-06 del 15 de noviembre de 2006, suscrito por la doctora Liliana Gutiérrez Pino, Coordinadora Jurídica de Inmuebles, Sucursal Cali de Central de Inversiones S.A., con el cual le solicitan copias de unas escrituras públicas, dando aplicación a lo dispuesto por el literal f. del artículo 21 del decreto 1681 de 1996, relacionado con la exención del pago de derechos notariales sobre las primeras 20 páginas, es procedente, o por el contrario Usted tiene razón, en el sentido de que deben cancelar la totalidad de las copias solicitadas.

Marco Jurídico:

Decreto 1681 de 1996

Resolución No. 7880 del 28 de diciembre de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro

Hoja No. 2
Dr. Jaime Hernán Correa Orejuela

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El literal f. del artículo 21 del decreto 1681 de 1996, expresa: “ Cuando las copias de los instrumentos en que intervengan exclusivamente las Entidades Estatales, se requieran para adelantar investigaciones al interior de éstas o para aportar a procesos en que actúen en calidad de demandadas o demandantes, no se causarán derechos notariales siempre que el número total de las copias solicitadas para los fines indicados no exceda de 20 páginas. A partir de este número tendrán un costo igual al de las copias que soliciten las personas naturales o jurídicas no exentas”.

La anterior disposición, se consagra en igual forma en el literal ñ. de la resolución No. 7880 de 2006, por la cual se modifica la resolución 7600 del mismo año, la cual actualiza las tarifas por concepto del ejercicio de la función notarial.

Efectuado el estudio correspondiente a la solicitud a Usted presentada por Central de Inversiones, se observa que en ésta están consignando que las copias de las escrituras se requieren para “realizar al interior de la misma investigaciones necesarias para determinar la tradición de todos aquellos bienes que le pertenecen...”; manifestación ésta que está consagrada en el artículo anteriormente transcrito, para el no cobro de las primeras 20 páginas.

El literal f. del artículo 21 del decreto 1681 de 1996, a efecto de la exención de pago de derechos notariales para las primeras 20 páginas, expresa que “cuando las copias de los instrumentos en que intervengan exclusivamente las Entidades Estatales...”, quiere decir, que para que estén exentos, los documentos o las escrituras públicas de las cuales solicitan copias, ha debido intervenir como otorgante exclusivamente una entidad estatal.

Por lo anterior, compartimos parcialmente la respuesta dada por Usted con oficio del 01 de diciembre de 2006 a Central de Inversiones S.A.

En conclusión, corresponde a Central de Inversiones S.A., pagar la totalidad de las copias solicitadas.

Con sentimiento de especial consideración,

Carlina Gómez Durán
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Proyectó: GEVB / 12-01-07 / Revisó: Edilpa

Expedición copias registro civil de nacimiento para matrimonio en el exterior.

2007-01-16T15:20:00.000-05:00

Consulta No. 3545 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor
CESAR ALBERTO BARRERA CONTRERAS
Calle 163 B No. 50 – 64 Interior 6 Apto. 420
La Estancia 2
Ciudad

Asunto: Expedición copias registro civil de nacimiento para matrimonio en el exterior, CN – 03, radicación ER 48289 de fecha 28 de diciembre de 2006

Fecha: 10 de diciembre de 2007

Apreciado señor Barrera Contreras:

En el asunto descrito, solicita certificación relacionada con las funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro frente a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo concerniente a la expedición de copias de registros civiles de nacimiento válidos para contraer matrimonio en el exterior.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Resolución número 5296 de 15 de noviembre de 2000, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil

Decreto ley 1260 de 1970

Ley 962 de 2005

Hoja No. 2
Sr. Cesar Alberto Barrera Contreras

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

Por mandato del artículo 266 de la Constitución Política, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, “la dirección y organización del registro del estado civil y la identificación de las personas(...).

Según decreto 2158 de 1992, modificado por el decreto 302 de 2004, por el cual se modifica la reestructura de la Superintendencia de Notariado y Registro, en sus artículos 2º y 3º numerales 3.1, 3.7, establece entre otras funciones , la de ejercer la inspección y vigilancia sobre las Notarias (...) e imponer sanciones por la violación de las normas vigentes que rigen los servicios a su cargo.

La función de inspección y vigilancia a las notarias se hacen a través de la Dirección de Vigilancia, como lo establece el artículo 17 del decreto citado.

Por sentencia C- 896 de 1999 , la Corte Constitucional señaló que la Registraduría Nacional del Estado Civil, es la responsable de dirigir y organizar el Registro del Estado Civil.

Por resolución número 5296 de 15 de noviembre de 2000, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil, facultó a los notarios para llevar en forma compartida con los Registradores del Estado Civil, el servicio de registro del estado civil.

La ley 962 de 2005, en su artículo 77, modificó el artículo 118 del decreto ley 1260 de 1970, el cual quedará así: son encargados de llevar el registro civil de las personas:
1.- Dentro del territorio nacional los Registradores Especiales, Auxiliares y Municipales del Estado Civil.

La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá autorizar excepcional y fundadamente, a los Notarios, a los Alcaldes Municipales, a los Corregidores e Inspectores de Policía, a los Jefes o Gobernadores de los cabildos indígenas, para llevar el registro del estado civil...”

Hoja No. 3
Sr. Cesar Alberto Barrera Contreras

Como quiera que los Notarios por resolución número 5296 de 15 de noviembre de 2000, proferida por el Registrador Nacional del Estado Civil, fueron facultados para llevar en forma compartida con los Registradores del Estado Civil, el servicio de registro del estado civil, éstos continúan con dicha función.

El artículo 110 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Los funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil y la oficina central podrán expedir copias y certificados de las actas y folios que reposan en sus archivos.

No se podrán expedir copias de certificados.

Los certificados contendrán cuando menos los datos esenciales de toda inscripción y los de aquella de cuya prueba se trate.

Tanto las copias como los certificados se expedirán en papel competente y bajo la firma del funcionario que los autoriza.

A su turno, el artículo 1º. del decreto 278 de 1972, por el cual se reglamenta la expedición y uso de copias y certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimiento de que trata el artículo 115 del d.l. 1260 de 1970, dispone: “ Las copias y los certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimientos se reducirán a la expresión del nombre, el sexo y el lugar y la fecha de nacimiento.

El parágrafo del artículo 21 de la ley 962 de 2005 expresa: “Las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para el trámite de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensiones y para la celebración de matrimonio, eventos éstos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso inferior a tres meses”.

Así las cosas, en Colombia son válidas las copias de los registros civiles que expidan tanto los Notarios como los Registradores del Estado Civil.

En el caso en consulta, como la copia del registro civil de nacimiento correspondiente a Esmeralda Rosa Barrios Fontalvo, indicativo serial No.

Hoja No. 4
Sr. Cesar Alberto Barrera Contreras

37639307, fue expedida por el Registrador del Estado Civil de Luruaco, Atlántico, funcionario facultado para llevar el registro civil, ésta es valida; y como va a ser utilizada en el exterior para efecto de contraer matrimonio, debe ir con la diligencia de la “apostille”.

Con sentimiento de especial consideración,

Carlina Gómez Durán
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Proyectó: GEVB
10-01-07
Revisó: Edilpa

Constitución de empresa unipersonal de interdicto.

2007-01-15T15:16:00.000-05:00

OFICINA ASESORA JURÍDICA

Para: Guillermo Enrique Vallejo Ángel
Notario sexto
Cra 14 n.º 12 – 15 de Pereira

Asunto: constitución de empresa unipersonal de interdicto
Código -CN 006 --- ER 47038/529/865-06

Fecha: 29 de diciembre de 2006

En atención a su comunicación, mediante la cual consulta acerca de la viabilidad o no, de que el curador de un interdicto constituya a favor de éste una empresa unipersonal y aporte para tal fin, bienes inmuebles que conforman el patrimonio de su representado, sin que para ello cuente con autorización judicial; agrega, que si al caso le es aplicable el artículo 103 del Código de Comercio y la decisión de la Corte Constitucional (sentencia C-716-06). Al respecto le manifiesto:

Marco jurídico

Código Civil: arts. 483 y ss, 1504, 1741

Código de Comercio: arts. 103 y 111

Artículo 103. Subrogado por el artículo 2º de la Ley 222 de 1995. Los incapaces no podrán ser socios de sociedades colectivas ni gestores de sociedades en comandita.

En los demás casos, podrán ser socios, siempre que actúen por conducto de sus representantes o con su autorización, según el caso. Para el aporte de derechos reales sobre inmuebles, bastará el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 111. (...)”. (Lo tachado fue declarado inexequible por la Corte Constitucional, Sentencia C- 716 de 2006).

Ley 222 de 1995, Ley 1014 de 2006 y Decreto n.º 4463 de 2006, por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 1014 de 2006.

Decreto 960 de 1970: arts. 6º y 21

Consideraciones de la oficina jurídica

De conformidad al artículo 71 de la ley 222 de 1995, “[m]ediante la Empresa

Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

Unipersonal una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil”, y agrega, que una vez inscrita en el registro mercantil, se forma una persona jurídica, es decir, que es distinta al empresario e independiente a éste.

Según la Guía n.º 24 de la Cámara de Comercio de Bogotá, a partir del registro existen dos sujetos de derecho con personalidad jurídica, perfectamente diferenciados: por un lado la empresa unipersonal que adquiere la categoría de comerciante y, por otro lado, la persona natural o jurídica que dio origen a la primera. Cada una tiene su propio patrimonio y su capacidad para realizar la actividad económica organizada que se ha propuesto.

Así las cosas, la persona que aporta su patrimonio a la constitución de una empresa unipersonal, se desprende del dominio, pues efectúa una “transferencia” a favor de la E.U. En el caso de aporte de bienes inmuebles, ésta debe constituirse por escritura pública e inscribirse en la respectiva oficina de registro.

De acuerdo al artículo 103 del Código de Comercio, los incapaces no pueden ser socios de sociedades en donde comprometan ilimitadamente su patrimonio o responsabilidad y deben actuar por conducto de sus representantes o con su autorización. Esa disposición señalaba, que cuando el incapaz aportara bienes inmuebles, sólo bastaba la inscripción de la escritura ante las oficinas de registro, es decir, que la ley 222 de 1995, había abolido el requisito de la licencia judicial aludida en el Código Civil.

La Corte Constitucional al estudiar la parte final del mencionado artículo, dijo en la sentencia C-716 de 2006, que el Legislador, al eliminar la licencia judicial para el aporte de bienes inmuebles de incapaces, los desprotegió, al no establecer una medida alterna efectiva y conducente que ampare sus intereses frente a esos derechos reales. En uno de sus considerandos, dijo esa Corporación:

(...) lo cierto es que al hacer aportes de derechos reales sobre inmuebles los incapaces dejan de tener en cabeza suya una inversión segura, protegida especialmente por el ordenamiento jurídico, para cambiarla por otra sujeta a mayores posibilidades de ganancia o pérdida. Y que, además, es cierto también que por este camino la ley tolera la pretermisión de la licencia judicial que de manera general la ley civil exige para proceder a los actos dispositivos o al gravamen sobre bienes inmuebles de incapaces.

En otro de sus apartes justificó la permanencia de la licencia judicial, así

Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia
(...) la autorización judicial previa al aporte en sociedad de derechos reales de incapaces sobre bienes inmuebles sí constitu[ye] una medida necesaria y conducente para proteger sus intereses, en cuanto (i) era previa y por lo tanto de carácter preventivo; (ii) permitía la intervención del juez y el representante del ministerio público, autoridades imparciales a la hora de evaluar la utilidad o necesidad del acto; (iii) no toleraba que, por vía de un aporte en sociedad sin más requisitos que el de la inscripción de la escritura respectiva en la oficina de registro, se pretermitieran todas las demás normas del Código Civil que exigen licencia judicial para actos dispositivos o de gravamen sobre bienes de incapaces; (iv) favorecía que en cabeza de los incapaces se mantuvieran derechos a los que históricamente se les concede especial valía y se protegen mediante un régimen jurídico especial; (v) conjuraba el peligro de actos jurídicos irresponsables o dolosos respecto de los derechos de los incapaces.

Con fundamento en la anteriores consideraciones, la Corte declaró la inexequibilidad de la expresión demandada, y como consecuencia señaló, que “en adelante el aporte en sociedad de derechos reales sobre inmuebles en cabeza de incapaces se sujetará al requerimiento previo de licencia judicial, y a los demás requisitos exigidos conforme a las reglas generales de la legislación civil”.

Con base en la normatividad reseñada y en la sentencia C-716 de 2006, esta oficina conceptúa, que el aporte de bienes inmuebles para la constitución de una empresa unipersonal de un incapaz, quien actua a través de su curador, requiere de licencia judicial previa, de acuerdo a lo establecido por el artículo 483 del C.C. , 822 y 103 del C. de Comercio y por expresa remisión del artículo 80 de la ley 222 de 1995.

Cordialmente,

Carlina Gómez Durán
Jefe oficina asesora jurídica (E)

Proyectó Edilpa

Liquidación de derechos notariales en aumento de capital de Gecelca.

2007-01-15T10:41:00.000-05:00

Consulta No. 3097 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Ricardo Rodríguez Yee
Presidente GECELCA S.A. E.S.P.
CRA 55 No 72-109
Barranquilla – Atlántico

Asunto: Liquidación de derechos notariales en aumento de capital de Gecelca.
CN-006 Sociedades
Radicación ER40112 de fecha 07-11-2007

Fecha: 9 de Enero de 2007

El doctor Ricardo Rodríguez Yee en calidad de representante legal de la Empresa de Servicios Públicos generadora y comercializadora de la Empresa de energía del caribe S.A. GECELCA S.A. E.S.P., tal como lo indica el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Barranquilla , solicita se realice la liquidación de los derechos notariales por aumento de capital social de la Empresa por la suma de $699.990.000.000, en consideración a que el capital actual es de $10.000.000. y luego del aumento de capital, por la suma mencionada quedará en $700.000.000.000.

Marco jurídico

Código de Comercio
Resolución No 7880 de 28 de diciembre de 2006

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El articulo 461 del Código de Comercio señala: “Son de economía mixta las sociedades comerciales que se constituyen con aportes estatales y de capital privado. Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas de derecho privado y a la jurisdicción ordinaria salvo disposición en contrario”.

Por su parte el Consejo de Estado ha señalado el carácter de autonomía administrativa que poseen estas sociedades y por ello precisa que están sometidas como regla general a la órbita del derecho privado, representado primordialmente en materia sustantiva por el Código Civil y el Código de Comercio, y en materia procedimental, por el Código de Procedimiento Civil, y por vía de excepción, están sometidas al derecho público, en aspectos atinentes a su creación, organización y control fiscal y en general las que tienen que ver con sus relaciones con la administración central, en los casos en los cuales la ley les ha conferido funciones de carácter administrativo, como cuando se les atribuye competencias que normalmente le corresponden al Estado, en materia laboral y en las actividades de dirección y confianza desarrolladas por personas que tengan calidad de empleados públicos.

Tratándose entonces de una sociedad de economía mixta, la liquidación de derechos notariales se debe hacer teniendo en cuenta la norma especial consagrada en el articulo 25 de la resolución No 7880 de 28 de diciembre de 2006, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro la cual señala:

“Constitución y reformas estatutarias de Sociedades de Economía Mixta. Los derechos notariales que se causen por la escritura de constitución de Sociedades de Economía Mixta del orden nacional, departamental o municipal, se liquidarán sobre la base de los aportes de los particulares y de las entidades no exentas que intervengan en el acto, los cuales pagarán en proporción a los mismos. En las escrituras referentes a reformas estatutarias que impliquen aumento de capital, la asunción del pago de los respectivos derechos correrá a cargo de tales organismos, tomando como base el incremento dado”, (ver literal a del articulo 15.

El artículo 54 de la misma resolución señala los actos exentos que no causan derecho alguno.

El literal n) establece: “Las actuaciones en aquellos documentos e instrumentos públicos en que intervengan exclusivamente las entidades Estatales, a excepción de la Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, las cuales asumirán el pago de los derechos notariales que se llegaren a causar”.

La liquidación propiamente dicha debe realizarla la notaria donde se otorgue la escritura pública correspondiente.

Conclusión

La liquidación de los derechos notariales, por aumento de capital social de la Empresa GECELCA S.A. E.S.P., como Sociedad de Economía mixta debe hacerse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 del la resolución 7880 de 2006, es decir, tomando como base el incremento de capital, aplicando para tal efecto la regla contenida en el literal b) del artículo 1º de la resolución de tarifas.

De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de Gestión del Conocimiento, para lo de su competencia.

Reciba un saludo,

CARLINA GOMEZ DURAN
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E).

Proyecto: LSB. Reviso: Edilpa.

Búsqueda o reconstrucción registro civil de nacimiento.

2006-12-04T16:51:00.000-05:00

Bogotá, D.C. 19 de septiembre de 2006
OAJ- 1322

Doctor
NELSON SAMBONI BERMEO
Calle 10 No. 11 A – 17
Barrio Las Américas
Popayán, Cauca

Asunto: Búsqueda o reconstrucción registro civil de nacimiento, CN-03, radicación ER 32759 de fecha 14 de septiembre de 2006

Apreciado doctor Samboni Bermeo:

Solicita en el asunto descrito, copia del registro civil de nacimiento de la señora Irma Castro Zúñiga, registrada en la Notaría Única del Círculo de Mercaderes, Caldas, cuyos archivos fueron trasladados a la Registraduría Municipal del Estado Civil de esa localidad; igualmente solicita en el evento de no localizarse el registro, su reconstrucción.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Decreto ley 1260 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

No está al alcance de esta Superintendencia satisfacer el requerimiento hecho por usted, toda vez que no contamos con un archivo central de inscripciones ni poseemos banco de datos en materia de registro civil.

El organismo facultado legalmente para prestar el servicio y centralizar la información del registro civil mediante los duplicados que le envían periódicamente los distintos funcionarios encargados de la prestación de este servicio en el país,

Hoja No. 2
Dr. Nelson Samboni Bermeo

es la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil, ubicado en la Avenida El Dorado – 46 – 20 CAN de esta ciudad.

El artículo 99 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “ Los folios, libros y actas del registro civil que se extraviaren, destruyeren o desfiguraren, serán reconstruidos con base en el ejemplar duplicado, y a falta de éste, con fundamento en su reproducción fotográfica o en copia auténtica del mismo, y en defecto de ellas, acudiendo a los restos de aquellos y a los documentos que reposan en el archivo, o a documentos fidedignos que suministren los interesados...

La reconstrucción será ordenada y practicada por la oficina central, previa comprobación sumaria de la falta, y plena de la conformidad de las copias o de la pertinencia y autenticidad de los otros documentos”.

Y el artículo 12 del decreto 2158 de 1970, expresa: Las funciones que el decreto ley 1260 de 1970 asigna a la oficina o archivo central del registro del estado civil en sus artículos 65, 89, 92, 99 y 113, serán ejercidas por la Superintendencia de Notariado y Registro...”

No obstante expresar la norma anterior que es de competencia de esta entidad, como quiera que por mandato constitucional se le atribuyó la función de organizar y dirigir el registro civil a la señora Registradora del Estado Civil, es a la Registraduría Nacional del Estado Civil a quien le compete ordenar la reconstrucción solicitada.

Por lo anterior, con oficio OAJ- 1321 de fecha 19 de septiembre del año en curso, dimos traslado de su petición por competencia al organismo en mención, copia del cual anexo.

Con sentimiento de especial consideración,

Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Anexo lo anunciado (01 folio)
GEVB / 19-09-06 / CGD

Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía.

2006-12-04T16:47:00.000-05:00

Consulta No. 2700 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor doctor
ALEXIS DEL CARMEN SAGBINI CABRERA
Notario Único del Círculo de Calamar
Calamar, Bolívar

Asunto: Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía, CN – 03, radicación ER 35167 de fecha 02 de octubre de 2006

Fecha: 04 de octubre de 2006

Apreciado doctor Alexis del Carmen:

Consulta en el asunto descrito, el procedimiento a seguir para corregir el registro civil de nacimiento correspondiente a Yina Paola Ortiz Caliz, en cuanto al nombre de los testigos, y quién debe otorgar la escritura pública de corrección, por cuanto la inscrita es mayor de edad y le ha sido imposible sacar la cédula de ciudadanía por el error que presenta su registro civil de nacimiento.

Esta oficina antes de entrar a orientar las inquietudes de la consulta, le recuerda al señor notario que no volveremos a emitir conceptos jurídicos, si no se anexa al escrito de la consulta el criterio jurídico que usted previamente considera que es el correcto, conforme a lo indicado en el artículo 15 de la resolución 4837, aprobada por la No. 359 de 2004 de la procuraduría General de la Nación, contenida en la Instrucción Administrativa No. 23 de 2004 de esta entidad.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil Hoja No. 2
Dr. Alexis del Carmen Sagbini Cabrera

y la identificación de las personas.

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.

Decreto 960 de 1970, artículo 24

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El artículo 2° del decreto 999 de 1988, dispone: “Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260

Hoja No. 3
Dr. Alexis del Carmen Sagbini Cabrera

de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”

El artículo 24 del decreto ley 960 de 1970, dispone: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...”

El documento legal de identificación de la inscrita es la cédula de ciudadanía, por ser mayor de edad.

El procedimiento a seguir es el de otorgar una escritura pública por parte de la inscrita Yeni Paola, quien deberá identificarse con su cédula de ciudadanía o con un documento auténtico, dejando constancia del documento de que se trata y que la identifica de conformidad con el artículo 24 anteriormente transcrito.

Si la otorgante no se identifica, la escritura pública quedaría viciada de nulidad formal de conformidad con lo dispuesto por el numeral 5º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970.

Con sentimiento de especial consideración,

Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)

Proyectó: GEVB
04-10-06
Revisó: CGD

Autenticación documento redactado en idioma diferente al español.

2006-12-04T16:45:00.000-05:00

Consulta No. 2498 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor MIGUEL ALBERTO GÓMEZ VÉLEZE-

mail miguel.gomez@minrelext.gov.co

Asunto: Autenticación documento redactado en idioma diferente al español, CN – 07, radicación ER 32337 de fecha 12 de septiembre de 2006

Fecha: 20 de septiembre de 2006

Apreciado señor Gómez Vélez:

Consulta en el asunto descrito, si es viable realizar la diligencia de autenticación de firmas en documentos redactados en otro idioma diferente al español.Marco jurídico:Artículos 68, 73 y 77 del decreto ley 960 de 1970, los cuales definen y señalan los procedimientos para llevar a cabo las diligencias de reconocimiento de contenido y firma y autenticación.Artículo 252 del C.P.C., que señala: “Documento auténtico.

Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.El documento privado es auténtico en los siguientes casos:1. Si ha sido reconocido ante el Juez o Notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido...”Hoja No. 2Sr. Miguel Alberto Gómez VélezConsideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:Es necesario destacar que existe una marcada diferencia entre el reconocimiento de un documento y la autenticación del mismo. El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados. ( art. 68 D.L. 960 de 1970 ).

La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el Notario en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que la firma o firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos.

También podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista.De conformidad con lo dispuesto por el artículo 77 del decreto ley 960 de 1970, la autenticación sólo procede respecto de documento de los cuales no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.

El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados.La autenticación de la firma, no implica que el notario tenga que leer el documento, esta diligencia se refiere es al hecho de haber sido realmente otorgado un documento por la persona y la manera que en tal instrumento se expresa.

De acuerdo con lo anterior, no existe norma legal que impida autenticar una firma en un documento que venga en idioma diferente al español, toda vez, que el Notario está dando fe en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, o que corresponde a la que se encuentra registrada en la Notaría.

Con sentimiento de especial consideración,

Janeth Cecilia Díaz Cervantes

Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

GEVB / 20-09-06 / CGD

Matrimonio Civil ante Notario entre un extranjero y una colombiana.

2006-12-04T16:41:00.000-05:00

Consulta No. 2570 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora doctora
MARIA DEL PILAR HERRERA VERGARA
Notaria Primera del Círculo de Chía
Centro Comercial Plaza Chía (Cafam)
Chía, Cundinamarca

Asunto: Matrimonio Civil ante Notario entre un extranjero y una colombiana, CN-03, radicación ER 33284 de fecha 18 de septiembre de 2006

Fecha: 21 de septiembre de 2006

Apreciada doctora María del Pilar:

Consulta en el asunto descrito, los requisitos para la celebración de matrimonio civil ante Notario, entre un extranjero divorciado y con hijos menores, con una colombiana.

Además consulta lo siguiente:

1. Puede el Notario Aceptar divorcio bajo el amparo de la legislación del sistema Anglo Sajón sin traducción y legalización?

2. Cómo se procede respecto al inventario solemne de los bienes del menor exigido en nuestra legislación?

3. Es viable celebrar matrimonios cuando uno de los contrayentes no tiene intención de fijar su domicilio en Colombia?

Hoja No. 2
Dra. María del Pilar Herrera Vergara

Marco Jurídico:

Decreto 2668 de 1988

Ley 962 de 2005

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

Esta oficina antes de entrar a orientar las inquietudes de la consulta, le recuerda a la señora Notaria que no volveremos a emitir conceptos jurídicos, si no se anexa al escrito de la consulta el criterio jurídico que usted previamente considera que es el correcto, conforme a lo indicado en el artículo 15 de la resolución 4837, aprobada por la No. 359 de 2004 de la Procuraduría General de la Nación, contenida en la Instrucción Administrativa No. 23 de 2004 de esta entidad.

En la celebración de matrimonio civil entre un colombiano y un extranjero, el Notario debe limitarse a exigir los requisitos previstos en los decretos 2668 de 1988 y 1556 de 1989.

La solicitud debe ser escrita y presentada personalmente o por sus apoderados. El ciudadano colombiano debe aportar el registro civil de nacimiento expedido con antelación no mayor a un mes, (modificado por el parágrafo del artículo 21 de la ley 962 de 2005) y respecto al extranjero, copia del registro civil de nacimiento y el certificado donde conste el estado de soltería, o sus equivalentes.

Estos documentos deberán tener una vigencia inferior a tres (3) meses, contados a partir de la fecha de su expedición –( art. 1°. decreto 1556 de 1989 ) .

El parágrafo de la ley 962 de 2005 expresa: “Las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para la celebración del matrimonio, eventos estos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso, inferior a tres (3) meses”.

Hoja No. 3
Dra. María del Pilar Herrera Vergara

El artículo 3° del decreto 2668 de 1988, dispone: “ ... Si de segundas nupcias se trata, se acompañarán, además, el registro civil de defunción del cónyuge con quien se estuvo unido en matrimonio anterior o los registros civiles donde conste la sentencia de divorcio o de nulidad o de dispensa pontificia, debidamente registrada y un inventario solemne de bienes, en caso de existir hijos, en la forma prevista por la ley. “

Además de los documentos citados, el extranjero para la celebración del matrimonio debe aportar el documento idóneo de identificación, que es el pasaporte vigente, cédula de extranjería o el carnet que expide la Dirección del Protocolo; la visa, o el permiso de ingreso, deben estar vigentes. ( Instrucción administrativa No. 04 del 11 de enero de 2006), No se requiere visa especial para contraer matrimonio, (Instrucción administrativa No. 01 del 26 de enero de 2005).

Si el extranjero otorga poder para que lo representen en la celebración del matrimonio, es decir, no viene al país, no se requiere ninguno de los documentos de identificación arriba señalados, por lo tanto el poder puede ser otorgado ante la competente autoridad extranjera, identificándose con el documento idóneo en ese país u otorgarlo ante Cónsul Colombiano en el exterior.

El certificado de soltería o sus equivalentes, lo debe expedir la autoridad competente del lugar de origen del extranjero. Los equivalentes al certificado de soltería, son aquéllos documentos que se utilicen en el país de origen para acreditar el estado de soltería, éstos dependen de cada país.

Respecto al inventario de bienes, si en España no existen jueces de familia para efecto del nombramiento de curador, debe existir alguna autoridad que haga sus veces y es ésta a quien le corresponde elaborar dicho inventario, si no existe quién elabore el inventario, deberá anexar certificación en tal sentido, expedida por autoridad competente. Lo anterior, por cuanto la ley no menciona excepción alguna respecto al inventario de bienes en tratándose de extranjeros.

El artículo 5° del decreto 2820 de 1974, que modificó al artículo 169 del Código Civil, expresa: “ La persona que teniendo hijos (de precedente matrimonio) bajo su patria potestad, o bajo su tutela o curatela, quisiere (volver a) casarse, deberá proceder al inventario solemne de los bienes que esté administrando.

Hoja No. 4
Dra. María del Pilar Herrera Vergara

Para la confección de este inventario se dará a dichos hijos un curador especial “.

Nota: Las xpresiones puestas entre paréntisis, fueron declaradas inexequibles por la Corte Constitucional, en Sentencia C-289 de 2000, MP. Dr. Antonio Barrera Carbonell.

Y el artículo 6° Ibídem, señala: “ El artículo 170 del C.C. quedará así: Habrá lugar al nombramiento de curador aunque los hijos no tengan bienes propios de ninguna clase en poder del padre o de la madre. Cuando así fuere, deberá el curador especial testificarlo “.

El nombramiento de curador especial es obligatorio, no importa que el hijo sea o no propietario de bienes. Cuando carece de bienes, la gestión del guardador se limita a verificar la falta de éstos.

De las normas anteriores, se desprende que así no existan bienes, debe nombrarse un curador especial al menor, a fín de que testifique lo anterior.

Los documentos otorgados en el país extranjero, deberán presentarse debidamente legalizados ante la autoridad que delega cada país para apostillar (Convención de la Haya de octubre 5 de 1961, ley 455 de 1998), o presentarse debidamente legalizados por el Cónsul Colombiano en el respectivo país y abonada la firma de éste por el Ministerio de Relaciones Exteriores, documentos aquéllos que se acompañarán con la respectiva traducción oficial cuando fuere el caso- (artículo 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil ).

Respecto a su última inquietud, el decreto 2668 de 1988, no menciona en ninguno de sus apartes, que los futuros contrayentes deban tener la intención de domiciliarse en Colombia, luego no es causal de abstención de aceptar la solicitud.

Con sentimiento de especial consideración,

Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Proyectó: GEVB / 21-09-06 / Revisó: CGD

Circunscripción territorial Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare

2006-12-01T16:37:00.000-05:00

Consulta No. 2739 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor
JORGE EIDER MOLINA ALVAREZ
Delegado Departamental de la
Registraduría Nacional del Estado Civil
Calle 10 Carrera 24 Av. Los Colonizadores
San José del Guaviare, Guaviare

Asunto: Circunscripción territorial Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, CN – 03, radicación ER 35305 de fecha 02 de octubre de 2006.

Fecha: 20 de octubre de 2006

Apreciado doctor Molina Alvarez:

Consulta en el asunto descrito, el ámbito de jurisdicción de la Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, respecto de la facultad de registrar civilmente a personas nacidas fuera de la jurisdicción de dicha localidad.

Marco Jurídico:

Decreto ley 960 de 1970

Decreto 1260 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El artículo 46 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Los nacimientos ocurridos en el territorio nacional se inscribirán en la oficina correspondiente a la circunscripción territorial en que hayan tenido lugar. Si el nacimiento ocurre durante viaje dentro del territorio, o fuera de él, la inscripción se hará en lugar en que aquél termine”.(negrillas fuera de texto)

Artículo 34 ibídem, señala: “Los funcionarios encargados del registro del estado civil podrán recoger los denuncios y declaraciones de hechos relativos al estado civil fuera de sus despachos, pero dentro del territorio de su competencia, estableciendo puestos en hospitales y clínicas, y acudiendo al domicilio de los interesados, a instancia de ellos”.
Hoja No. 2
Dr. Jorge E. Molina Alvarez

El artículo 104 de la misma normatividad, dispone: “ Desde el punto de vista formal son nulas las inscripciones:
1. Cuando el funcionario actúe fuera de los límites territoriales de su competencia...”

El artículo 2 del decreto ley 960 de 1970, en concordancia con el artículo 23, expresa: “ La función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo Círculo Notarial”.

De las normas anteriores, se desprende que el Notario ejerce su función notarial dentro de su circunscripción territorial, y que los nacimientos ocurridos dentro del territorio nacional, sólo podrán inscribirse en la oficina encargada de llevar el registro civil del lugar dónde éste ocurrió. En el evento de inscribirse en lugar diferente al de su ocurrencia, la inscripción quedaría viciada de nulidad formal.

De otra parte, le informo que el Círculo Notarial de la Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, comprende los municipios de Guaviare, Calamar, El Retorno y Miraflores.

Lo anterior significa que el Notario Único del Círculo de San José del Guaviare, puede ejercer sus funciones dentro de la circunscripción territorial que demarque su círculo notarial.

Aquello que le está prohibido al Notario es desplazarse por fuera de su círculo a prestar el servicio que le demanden los usuarios, toda vez que estaría invadiendo competencia territorial, y en este caso las escrituras y las inscripciones en el registro civil, quedarían viciadas de nulidad formal ( numeral 1º art. 99 decreto ley 960 de 1970 y numeral 1º del decreto 1260 de 1970), a la vez que el notario compromete su responsabilidad, por tratarse de una conducta que atenta contra la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial (artículo 198 Ibidem ).

Con sentimiento de especial consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: GEVB
20-10-06
Revisó: GEVB

Corrección registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo

2006-12-01T16:34:00.000-05:00

Consulta No.2808 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora doctora
JULIA AMPARO RUIZ QUIROGA
Notaria Única del Círculo de Tocancipa
Tocancipa, Cundinamarca

Asunto: Corrección registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, CN- 03, radicación ER 36380 de fecha 10 de octubre de 2006

Fecha: 25 de octubre de 2006

Apreciada doctora Julia Amparo:

Consulta en el asunto descrito, el procedimiento a seguir para efectuar la corrección del registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, en cuanto al nombre de sus padres.

Lo anterior, por cuanto en la partida de bautizo de la inscrita el nombre de los padres aparece diferente a como se consignó en el registro civil de nacimiento y a como aparece en su partida de bautizo y partida eclesiástica de matrimonio.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.
Hoja No. 2
Dra. Julia Amparo Ruíz Quiroga

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El órgano competente para dirigir y orientar en materia de registro del estado civil, es la Registraduría Nacional del Estado Civil – Dirección Nacional de Registro Civil. No obstante, como quiera que una de las funciones de esta Oficina Asesora Jurídica es la de orientar a los Notarios en materia notarial y el registro civil es una de éstas y teniendo en cuenta que su petición se refiere al procedimiento a seguir por parte suya para proceder a efectuar la corrección del Registro Civil de Nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, le informo que según lo dispuesto por el artículo 2° del decreto 999 de 1988, “ Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

Efectuado el estudio correspondiente a los documentos aportados, se observa que la prueba principal del estado civil de los padres de la inscrita, son las partidas eclesiásticas de bautismo, por haber nacido antes del 15 de junio de 1938, al igual que la partida eclesiástica de matrimonio, por haberse celebrado antes de la fecha en mención.

Hoja No. 3
Dra. Julia Amparo Ruíz Quiroga

Tanto en la partida de bautizo, como en la de matrimonio y la cédula de ciudadanía el padre de Ligia Emma, aparece como José Luís Francisco Misael Velásquez Rojas (aparece como R. , pero teniendo en cuenta que a uno le corresponde como segundo apellido el primero de la madre, y la madre aparece como Rojas, el segundo apellido es Rojas).
Así las cosas, es procedente corregir el registro civil de nacimiento de la señora Ligia Emma, en cuanto al nombre del padre y de la madre, mediante el otorgamiento de escritura pública, aportando para ello además de los documentos que Usted estime pertinentes, copia de las partidas eclesiásticas de bautizo de los padres, partida eclesiástica de matrimonio de éstos y partida eclesiástica de bautizo de la señora Ligia Emma, corregida en cuanto al nombre de los padres.

Si le asiste duda en cuanto al documento de identificación del padre y declarante del nacimiento de Ligia Emma, en razón a que en el registro aparece C.de C. No. 417.622 y la fotocopia que aporta el número de la cédula de ciudadanía es 8.145, puede solicitar a la interesada le allegue certificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la cual conste antes de 1953 fecha en que le fue expedida la C. de C. No. 8.145, qué número de cédula tenía.

Con sentimiento de especial consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: GEVB
25-10-06
Revisó: CGD

Corrección registro civil de nacimiento

2006-12-01T16:32:00.000-05:00

Consulta No. 2759 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor
JUAN CARLOS PROCEL RAMÍREZ
Carrera 13 A No. 90 – 21 Oficina 209
Ciudad

Asunto: Corrección registro civil de nacimiento, CN – 03, radicación ER 35710 de fecha 05 de octubre de 2006

Fecha: 09 de octubre de 2006

Apreciado doctor Procel Ramírez:

Solicita en el asunto descrito, se corrija el registro civil de nacimiento de la señora Claudia Marcela Téllez Hahn, con el fin de ajustarlo a la realidad.

En su petición, no consigna la corrección pretendida, no obstante de los documentos aportados se presume que se pretende corregir el registro civil de nacimiento de su mandante, en cuanto al nombre del padre, toda vez que se consignó en el espacio correspondiente al nombre del padre, el nombre de la madre de la inscrita.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.

Hoja No. 2
Dr. Juan Carlos Procel Ramírez

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El órgano competente para dirigir y orientar en materia de registro del estado civil, es la Registraduría Nacional del Estado Civil – Dirección Nacional de Registro Civil. No obstante, como quiera que una de las funciones de esta Oficina Asesora Jurídica es la de orientar a los Notarios en materia notarial y el registro civil es una de éstas y teniendo en cuenta que su petición se refiere al procedimiento a seguir por parte del Notario Tercero del Círculo de Bogotá para proceder a efectuar la corrección del Registro Civil de Nacimiento en comento, le informo que según lo dispuesto por el artículo 2° del Decreto 999 de 1988, “ Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

Efectuado el estudio correspondiente a la fotocopia aportada del registro civil de nacimiento correspondiente a Claudia Marcela Téllez Hahn, se observa que la inscripción se efectuó con base en testigos, luego no existe documento antecedente de la inscripción.

En el registro se observa que en el espacio dispuesto para consignar el nombre del padre, se consignó el nombre de la madre de la inscrita, repitiéndose éste en el espacio dispuesto para el nombre de la madre y además que es hija legítima. Al consignar que es hija legítima, se presume que entre los padres existe matrimonio
Hoja No. 3
Dr. Juan Carlos Procel Ramírez

y como quiera que el hijo de mujer casada se presume hijo del marido, (artículo 213 del C.C.), la corrección pretendida puede efectuarse otorgando una escritura pública de corrección de registro civil, para lo cual la inscrita deberá aportar además de los documentos que el Notario considere pertinentes, copia del registro civil de matrimonio de los padres, ya que éstos se casaron con anterioridad al nacimiento de la señora Claudia Marcela, es decir el matrimonio se celebró el 05 de mayo de 1953 y el nacimiento ocurrió el 04 de octubre de 1960.

Con sentimiento de especial consideración,

Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)

Proyectó GEVB
09-10-06
Revisó: CGD

Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía.

2006-12-01T16:26:00.000-05:00

Consulta No. 2733 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora
ENNY MARÍA CONRADO HERNÁNDEZ
Carrera 21 C No. 28 – 04
Los Trupillos
Barranquilla, Atlántico

Asunto: Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía, CN – 03, radicación ER 35517 de fecha 04 de octubre de 2006

Fecha: 05 de octubre de 2006

Apreciada señora Enny María:

Consulta en el asunto descrito, lo siguiente:

Primer Caso:
1. Un menor de 14 años fue registrado en el año 2000, por lo que su registro es del nuevo sistema y tiene un NUIP ALFANUMÉRICO.
2. Al cumplir los 18 años se acerca a la Registraduría para que le expidan la cédula de ciudadanía, lo cual no es posible porque el registro no está grabado por lo que no tiene asignado el NUIP EQUIVALENTE, sólo tiene un NUIP ALFANUMÉRICO.
3. La grabación no es posible por errores en el registro, corregibles mediante escritura pública.
4. La escritura pública no la autoriza el Notario, porque el inscrito ya es mayor de edad.
5. No se le puede expedir la cédula por lo esbozado en los hechos 2 y 3, y tampoco puede otorgar escritura pública, por no tener cédula.
Hoja No. 2
Sra. Enny María Conrado Hernández

Cuál es la solución para este ciudadano? Debe el Notario autorizar la escritura pública sin la cédula, Cuál es la solución?

Segundo caso:
1. Se calificó una inscripción por correo y como documento base anexó al formato la declaración de dos testigos.
2. La declaración extraproceso se llevó a cabo ante un Registrador Municipal del Estado Civil, en aplicación del artículo 10 de la ley 769 de 2005, Antitrámites.
3. La oficina de destino realizó la devolución de la inscripción, por cuanto las declaraciones deben hacerse ante Notario.
4. El artículo 10 de la ley antitrámites, no aplica para el funcionario de destino y sí para quien califica

Debe el funcionario aceptar la inscripción con base en ese documento?

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil .

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.

Decreto 960 de 1970, artículo 24

Decreto 158 de 1994

Ley 962 de 2005 (Antitrámites)

Hoja No. 3
Sra. Enny María Conrado Hernández

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

Caso No. 1:

El artículo 2° del decreto 999 de 1988, dispone: “Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260 de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”

El artículo 24 del decreto ley 960 de 1970, dispone: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...”

El documento legal de identificación del inscrito es la cédula de ciudadanía, por ser mayor de edad.

Hoja No. 4
Sra. Enny María Conrado Hernández

En el evento de que el Notario lo identifique con un documento auténtico diferente a la cédula de ciudadanía, debe dejar constancia del documento de que se trata y que lo identifica de conformidad con el artículo 24 anteriormente transcrito.

Si el otorgante no se identifica, la escritura pública quedaría viciada de nulidad formal de conformidad con lo dispuesto por el numeral 5º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970.

De otra parte, me permito transcribir el artículo 22 de la ley 962 de 2005, ley antitrámites: Número Unico de Identificación Personal. Créase el Número Unico de Identificación Personal, NUIP, el cual será asignado a los colombianos por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el momento de inscripción del registro civil de nacimiento expedido por los funcionarios que llevan el Registro Civil. El NUIP se aplicará a todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas, y a todos los documentos que sean expedidos por las autoridades públicas.

El NUIP será asignado por cada oficina de registro civil y su administración corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, la cual determinará la composición y estructura del mismo. Para los mayores de edad al momento de expedirse la presente ley, se entenderá que el NUIP es el número de cédula de ciudadanía de cada colombiano. (negrilla fuera de texto)

El NUIP no cambiará en ningún momento y cuando existan cambios de documentos, se conservará el NUIP original.

La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá crear los mecanismos de expedición de documentos que permitan la plena identificación de los menores y de los mayores de edad.
El NUIP será válido como número de identificación universal en todas las entidades del Sistema Integral de Seguridad Social".

Caso No. 2

En el evento de que el interesado, no pueda ir a registrar su nacimiento al lugar
Hoja No. 5
Sra. Enny María Conrado Hernández

donde ocurrió, la inscripción de éste puede hacerla, a través del formulario inscripción nacimiento por correo, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 1° del decreto 158 de 1994, el cual dispone: “Para inscribir extemporáneamente en el registro civil el nacimiento ocurrido en el territorio nacional de personas residentes en el exterior o en lugares apartados del territorio patrio con relación a aquel donde deba efectuarse el registro o cuando por motivos justificados sea inconveniente la comparecencia de aquéllas, se puede recurrir a la inscripción de nacimiento por correo, previa calificación de la solicitud y del documento acompañado como antecedente por parte del Notario o del Registrador Municipal del Estado Civil”.

El formulario inscripción nacimiento por correo, deberá diligenciarse por duplicado y presentarlo ante uno cualquiera de los Notarios o registrador Municipal del Estado Civil, del sitio donde resida, para efecto del reconocimiento del contenido y firma del solicitante, además, deberá presentarse la persona cuyo nacimiento se va a registrar, a efecto de que se le tomen las huellas dactilares.

Una vez diligenciado el formulario, el Notario o Registrador del Estado Civil, le entregará al interesado tanto el original como la copia, y el documento que servirá como antecedente a la inscripción, para que por cuenta y a costa suya lo remita a un familiar o directamente a la Notaría o Registraduría Municipal del Estado Civil del lugar donde ocurrió el nacimiento, debiendo sufragar el porte de correo por los respectivos envíos.

El procedimiento a seguir para inscribir civilmente un nacimiento es el consagrado por el artículo 1° del decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, el cual expresa: “Cuando se pretende registrar el nacimiento fuera del término prescrito en el artículo 48 del d.l. 1260 de 1970, la solicitud se adelantará ante el funcionario de registro civil, ante el cual declarará el solicitante o el representante legal si el inscrito es menor de edad que su nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente.

El nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacido vivo, expedido por el médico, enfermera o partera, o con otros documentos auténticos o con copia de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas en el seno de la iglesia católica o de las anotaciones de origen religioso, correspondientes a las personas de otros credos.

Hoja No. 6
Sra. Enny María Conrado Hernández

En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los documentos anteriores, se hará con fundamento en testimonios de conformidad con el artículo 50 del decreto ley 1260 de 1970. En este evento, la declaración bajo juramento rendida personalmente ante el mismo funcionario de registro civil o notario, la harán al menos dos personas que hayan presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento...”

El artículo 299 del Código de Procedimiento Civil, señala: “Los testimonios para fines no judiciales, se rendirán exclusivamente ante notarios o alcaldes...”

El artículo 1° del decreto 1557 de 1989, expresa: “ Podrán presentarse ante notario bajo la gravedad del juramento, declaraciones para fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante juez civil, sin perjuicio de la competencia asignada a este último funcionario.

La ley 962 de 2005, en su artículo 10 señala: “Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
"Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.
En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.

Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo.

Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario.

Hoja No. 7
Sra. Enny María Conrado Hernández

Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado.

Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada".

La ley antitrámites a que Usted hace alusión es la 962 de 2005 y no 769 del 2005.

Así las cosas, como quiera que las declaraciones extraproceso en la inscripción nacimiento por correo deben ser recepcionadas por escrito y remitirse al funcionario o Notario competente, para que sirvan de documento antecedente de la inscripción, muy diferente a cuando se realiza la inscripción y las declaraciones ante el mismo funcionario o Notario, ya que en este caso, basta con la sola firma de los testigos en el folio de registro civil de nacimiento, considera esta oficina que las declaraciones extraproceso que se van a remitir con el formulario inscripción nacimiento por correo, deben otorgarse ante funcionario competente, es decir ante Alcalde o Notario.

Con sentimiento de especial consideración,

Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)

Proyectó: GEVB
05-10-06
Revisó: CGD

Derechos reales.

2006-11-28T11:38:00.000-05:00

Consulta 2221 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor:
Julio Cesar García Hoyos
Cra 20 No 20-12
Cisneros

Asunto: CR-005.
Derechos reales.

Radicado: 2006ER29061

Fecha: 18 de septiembre de 2006

Apreciado Señor:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el que solicita concepto frente a los siguientes planteamientos

Consulta

1. Una persona figura en el certificado de libertad y tradición como propietaria de una edificación en terrenos supuestamente del ferrocarril o la Nación; ¿El folio de matricula inmobiliaria pertenece al propietario de la edificación o mejoras, o a la Entidad Estatal que no figura en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos con titulo de propiedad de derechos reales?
2. ¿Cuándo una persona natural o jurídica es propietaria de derechos reales?
3. Una persona natural o jurídica sin ser propietaria de derechos reales, ¿Puede tener folio de matricula inmobiliaria, excepto a mejoras o posesión material inscrita?

Marco Jurídico

- Código Civil
- Decreto ley 1250 de 1970.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

En cuanto a su primera y segunda inquietud le manifiesto que:

El Código Civil establece en los artículos 740 y 756, respectivamente que:

“ La tradición es un modo de adquirir el dominio de las cosas, y consiste en la entrega que el dueño hace de ellas a otro, habiendo por una parte la facultad e intención de transferir el dominio, y por la otra la capacidad e intención de adquirirlo. Lo que se dice del dominio se extiende a todos los otros derechos reales”.

“ Se efectuará la tradición del dominio de los bienes raíces por la inscripción del título en la oficina de registro de instrumentos públicos”.

En este orden de ideas la tradición opera por mandato de la ley bajo dos presupuestos que son el título ( escritura pública) y el modo ( inscripción en el registro de instrumentos públicos), concluyéndose que es el certificado de libertad y tradición, el que indica el titular del derecho de dominio( propiedad).

De otro lado hay que tener en cuenta la teoría de la accesión (I.A. 01-33 del 8 de junio de 2001), según la cual, el dueño del terreno es también propietario de lo que se construya o plante en él.

En virtud de la mencionada Instrucción, “Terreno ajeno es aquel que no pertenece al mejorista, incluyendo los baldíos municipales y los ejidos.

Las mejoras plantadas en terreno ajeno son del dueño del predio, en virtud de la accesión. El mejorista tiene frente al dueño un derecho de carácter personal, razón por la cual las declaraciones de construcción de mejoras en suelo ajeno no constituyen un acto sujeto a registro, por no estar contempladas en el artículo 2º del Decreto Ley 1250 de 1970”.

“(...)Quien planta mejoras en terreno ajeno solo posee frente al dueño un derecho personal de solicitar la cancelación del valor de estas a título de indemnización, o de ofrecer la compra del terreno sobre el que se encuentran plantadas”.

En cuanto a su tercera inquietud, la respuesta es que si puede figurar en un folio de matricula inmobiliaria con hechos que configuran la falsa tradición.

Conclusión

- El certificado de libertad y tradición es el que indica, quien es el titular del derecho de dominio.
- Una persona es propietaria de derechos reales cuando tiene titulo y modo, esto es, la escritura pública y la inscripción en el Registro de Instrumentos públicos.
- Una persona sin ser propietaria de derechos reales, puede tener folio de matricula inmobiliaria, excepto a mejoras o posesión material inscrita en virtud de hechos que configuran la falsa tradición.

Va un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: JDC

Sucesiones.

2006-11-16T16:14:00.000-05:00

Consulta 2133 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor doctor:
Edgar Ignacio Rodríguez Ruget
Avenida Jiménez No 8-74 Oficina 309
Bogotá D.C

Asunto: CN-001.
Sucesiones.

Radicado: 2006ER27528

Fecha: 19 de septiembre de 2006

Apreciado doctor:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el cual solicita consulta de acuerdo con los siguientes planteamientos:

1. Cual es el monto o porcentaje que se debe cancelar o pagar por parte de los interesados -Herederos- al momento de llegar a la etapa de la protocolización del trabajo de partición de bienes que se adjudicaron.
2. Puede o es una facultad discrecional o legal del Notario, el que pueda exigir la declaración de renta y patrimonio del ultimo año a la muerte del causante, para que se pueda finalmente aprobar el trabajo de partición de bienes y su protocolización.
3. Es una actividad administrativa independiente -Dada la competencia del funcionario- lo relacionado con el trámite de declaración de renta de un causante; aparte del trámite de una herencia dentro del marco del Decreto 902 de 1988.
4. Tiene la Superintendencia de Notariado y Registro establecido el monto de la cuantía que se debe cancelar en la oficina de Registro correspondiente una vez protocolizado el trabajo de partición de bienes de un causante, lo mismo que el de beneficencia.

Marco Jurídico

- Resolución 7200 del 14 de diciembre de 2005
- Decreto 902 de 1988

Consideraciones de la oficina asesora jurídica:

Según la Resolución No 7200, del 14 de diciembre de 2005 en su Sección I, establece cuales son las tarifas por concepto del ejercicio de la función notarial así:

“ART. 1 º— Autorización. La autorización de las declaraciones de voluntad que de conformidad con la ley requieran de la solemnidad de escritura pública, al igual que la de aquellas que los interesados deseen revestir de tal solemnidad, causará los siguientes derechos:
a) Actos sin cuantía o no determinable. Los actos que por su naturaleza carezcan de cuantía o cuando esta no se pudiere determinar, la suma de treinta y seis mil seiscientos cuarenta pesos ($ 36.640);
b) Actos con cuantía. Aquellos cuya cuantía fuere igual o inferior a ciento cuatro mil quinientos pesos ($ 104.500), la suma de doce mil doscientos veinte pesos ($ 12.220).
Cuando fuere superior, las siguientes sumas adicionales sobre el exceso:
b.1. El tres por mil (3/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a diez millones ochenta y un mil cuarenta pesos ($ 10.081.040);
b.2. El dos punto nueve por mil (2.9/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a veinte millones ciento sesenta y dos mil ochenta pesos ($ 20.162.080);
b.3. El dos punto ocho por mil (2.8/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a treinta millones doscientos cuarenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($ 30.243.140);
b.4. El dos punto siete por mil (2.7/1000) cuando la cuantía fuere superior a treinta millones doscientos cuarenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($ 30.243.140);
c) Liquidación de herencias y sociedades conyugales. El trámite de liquidación de herencias ante notario y el de la liquidación de la sociedad conyugal, causará la suma de doce mil doscientos veinte pesos ($ 12.220), por los primeros ciento cuatro mil quinientos pesos ($ 104.500), correspondientes al patrimonio líquido. Cuando fuere superior, las siguientes sumas adicionales sobre el exceso:
c.1. El tres punto cinco por mil (3.5/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a diez millones ochenta y un mil cuarenta pesos ($ 10.081.040);
c.2. El tres punto cuatro por mil (3.4/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a veinte millones ciento sesenta y dos mil ochenta pesos ($ 20.162.080);
c.3. El tres punto tres por mil (3.3/1000) cuando la cuantía fuere inferior o igual a treinta millones doscientos cuarenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($ 30.243.140);
c.4. El tres punto dos por mil (3.2/1000) cuando la cuantía fuere superior a treinta millones doscientos cuarenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($ 30.243.140);
Requisito de documento: a la solicitud de trámite se aportará para protocolizar con la correspondiente escritura pública, el documento o documentos auténticos que sirvan de soporte al pasivo declarado.
PAR.—En relación con los ordinales a, b y c del presente artículo, se causará la suma adicional de mil setecientos diez pesos ($ 1.710) por cada hoja del instrumento público, advirtiendo que en dicha liquidación queda incluido el costo correspondiente a la adquisición de la hoja del papel notarial.

DERECHOS NOTARIALES-Tarifas. PROTOCOLIZACIÓN.
ART. 2 º— Protocolización. Los derechos notariales que causa la protocolización de documentos, se liquidarán teniendo en cuenta lo previsto en los ordinales a) y b) del artículo 1º de esta resolución, según el caso”.

Así las cosas, el valor del monto a pagar por la protocolización del trabajo de partición, se calcula de acuerdo a lo establecido por la citada Resolución.

Los requisitos establecidos en el decreto 902 de 1988 (el cual le anexo), en ningún momento establecen, que se deba exigir la declaración de renta del ultimo año del causante.

Ahora bien, si la solicitud y la documentación anexa, se ajustan a las exigencias del mencionado decreto, el Notario deberá adelantar los pasos siguientes:

1.E notario la aceptará, mediante acta y ordenará la citación de las personas que tengan derecho a concurrir a la liquidación por medio de edicto emplazatorio que se publicará en un periódico de circulación nacional, se difundirá por una vez en una emisora del lugar si la hubiere y se fijará por el término de diez (10) días en sitio visible de la notaría.
2. Además el notario debe comunicar a la Superintendencia de Notariado y Registro, la iniciación del trámite, informando el nombre del causante, y el número de su cédula de ciudadanía o la tarjeta de identidad, o el NIT, según el caso.
3. Así mismo deberá dar inmediatamente a la oficina de cobranzas de la administración de impuestos nacionales que corresponda, un aviso en el que informe el nombre del causante y el avalúo o valor de los bienes, siempre y cuando la cuantía de los bienes sea hoy en día superior a once millones cien mil pesos ($ 11.100.000). Esta información debe ser enviada a la oficina de cobranzas de la administración de impuestos nacionales, con el fin de que esta se haga parte en el trámite y obtenga el recaudo de las deudas de plazo vencido y de las que surjan hasta el momento en que se liquide la sucesión.
Si dentro de los veinte (20) días siguientes a la comunicación, la administración de impuestos no se ha hecho parte, el funcionario podrá continuar con los trámites correspondientes.
Los herederos, asignatarios o legatarios podrán solicitar acuerdo de pago por las deudas fiscales de la sucesión. En la resolución que apruebe el acuerdo de pago se autorizará al funcionario para que proceda a tramitar la partición de los bienes, sin el requisito del pago total de las deudas.
5. Publicado el edicto en el periódico respectivo, se presentará al notario la página en la cual conste la publicación de aquel y exigirá la certificación de la radiodifusora, cuando a ello hubiere lugar.
6. Diez (10) días después de publicado el edicto sin que se hubiere formulado oposición por algún interesado y cumplida la intervención de las autoridades tributarias en los términos establecidos por las disposiciones correspondientes, siempre que los impuestos a cargo del causante hubieren sido cancelados o se hubiere celebrado acuerdo de pago con la respectiva autoridad, procederá el notario a extender escritura pública, con la cual quedará solemnizada y perfeccionada la partición o adjudicación de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso. Dicha escritura deberá ser suscrita por los asignatarios y el cónyuge, si fuere el caso, o por sus apoderados.
7. De la misma forma podrá proceder el notario, si dentro de los términos establecidos por las normas tributarias, la oficina de cobranzas o el administrador de impuestos nacionales correspondiente no hubiere concurrido a la liquidación notarial para obtener el pago de los impuestos a cargo del causante.
8. Si antes de suscribirse la escritura pública de partición notarial, se presentare otro interesado de los que determina el artículo 1312 del Código Civil, deberán rehacerse de común acuerdo, por todos los interesados, la partición de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso. Si no existiere acuerdo, se dará por terminada la actuación notarial, debiendo el notario entregar el expediente a los interesados.
9. Si después de suscrita la mencionada escritura aparecieren nuevos interesados, estos podrán hacer valer ante el juez competente sus derechos, o solicitar al mismo notario, conjuntamente con los que intervinieron en la anterior liquidación, que esta se rehaga. Para efectos de la liquidación notarial adicional no es necesario repetir la documentación que para la primera se hubiere presentado, ni nuevo emplazamiento.
10. Si durante el trámite de la liquidación surgiere desacuerdo entre los interesados que hayan concurrido a solicitarla o intervenido posteriormente, el notario dará por terminada la actuación y les devolverá el expediente.
11. Cuando después de otorgada la escritura pública que pone fin a la liquidación notarial, aparecieren nuevos bienes del causante o de la sociedad conyugal, o cuando se hubiesen dejado de incluir en aquella bienes inventariados en el trámite de dicha liquidación, podrán los interesados solicitar al mismo notario una liquidación adicional, para lo cual no será necesario repetir la documentación que para la primera se hubiere presentado, ni nuevo emplazamiento.
12. Si después de terminado un proceso de sucesión por la vía judicial, aparecieren nuevos bienes del causante o de la sociedad conyugal, podrán los interesados acudir a la liquidación adicional, observando para ello el trámite de la liquidación de herencia ante notario.

De otra parte, el monto a cancelar en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, se liquidará de conformidad con lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1428 del 2000, el cual también le anexo.

Va un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Anexo: Copia del Decreto 902 de 1988
Copia del Decreto 1428 de 2000

PROYECTO: VSP
REVISO: CGD

Inscripciones Corrección de errores

2006-11-16T15:08:00.000-05:00

Bogotá, D.C., noviembre 9 de 2006
O. A.J. 2978

Señora doctora
Cristina Trujillo Fernández
Calle 19 Nº 14-17 Oficina 707
Armenia - Quindío

Asunto: Inscripciones CR-005
Corrección de errores

Apreciada Doctora Trujillo Fernández :

Verificada la fotocopia del certificado de tradición 280-100468, se observa:

En la anotación 04 se inscribió la escritura No. 5621 de 25 de octubre de 1995 de la Notaría 3ª del Círculo de Armenia, la cual una vez corregida denota la resolución del contrato de compraventa entre CONVIVIENDA LTDA y José Novar Pineda González y Cía. Ltda., de tal manera que la propiedad tornó al segundo de los mencionados.
La anotación 05, se refiere a la inscripción de la misma escritura, mediante la cual APARTACASAS LTDA, constituye hipoteca a favor de la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero.
La anotación 06, contiene la inscripción de la misma escritura, referida a cancelación de hipoteca constituida por CONVIVIENDA LTDA mediante escritura No. 1085 del 23 de diciembre de 1994 de la Notaría de Circasia.

De lo anterior se infiere una posible incongruencia en el tracto sucesivo de la tradición, por cuanto al no ser APARTACASAS LTDA, la titular del derecho de dominio mal podría hipotecar un inmueble ajeno, al respecto el artículo 752 del código civil preceptúa: “Si el tradente no es el verdadero dueño de la cosa que se entrega por él o a su nombre, no se adquieren por medio de la tradición otros derechos que los trasmisibles del mismo tradente sobre la cosa entregada.”

Ante esta circunstancia el Registrador de Instrumentos Públicos como fedatario de la historia que muestra las inscripciones, en su función de historiador que dá fe o testifica esa realidad, los errores por él percibidos deben ser corregidos en cumplimiento del deber legal que le asiste y en aplicación del artículo 82 del decreto ley 1250 de 1970, al establecer que la forma de llevar los folios de matrícula inmobiliaria se ajustará a lo dispuesto en aquella ordenación, de manera que la matrícula exhiba en todo momento el estado jurídico del respectivo bien.

No obstante, la actuación correctiva por parte del Registrador, en este caso no es necesaria por cuanto la irregularidad ha sido subsanada al cancelar el gravamen hipotecario como obra la anotación cinco del folio de matrícula, con la inscripción de la escritura No. 3528 del 14 de diciembre de 1999 otorgada en la Notaría 3ª de Armenia.

Se concluye entonces que con la corrección efectuada mediante resolución No. 56 del 18 de agosto de 2006 y con las cancelaciones que obran en el folio de matrícula inmobiliaria, este exhibe su real situación jurídica y no adolece de falsa tradición.

Atento Saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó. Ares
Noviembre 9 de 2006
Revisó. JCDC

Ejercicio de la función registral.

2006-11-16T15:06:00.000-05:00

Bogotá, D.C., noviembre 9 de 2006
O. A.J. 3058

Señor Doctor
Fabio Alberto Agudelo Gonzalez
Registrador Principal
Carrera 15 No. 3 N 26
Armenia – Quindío

Asunto: Ejercicio de la función registral. CR-002
Concepto para registrar escritura 2795 del 18 de septiembre de 2006.

Apreciado Registrador:

Requiere en su escrito se conceptúe sobre la viabilidad de desenglobar de un inmueble matriz lotes sobre los cuales se construirán las etapas II y III del Conjunto Residencial Jardín de las Américas.

Al respecto desde el punto de vista material, el proceso de registro de instrumentos públicos, es administrativo dentro de él el Registrador de Instrumentos Públicos, adopta una decisión que puede ser positiva o negativa, sobre el documento que se radica, ordenando la inscripción o la devolución.

Del examen previo, a que deben ser sometidos los títulos llevados al registro de instrumentos públicos y, dadas las facultades conferidas al Registrador, los sistemas que se acogen en este procedimiento están basados en el principio de legalidad, de manera que sólo tendrán acceso al registro los títulos válidos y perfectos.

La calificación o estudio de los documentos, sometidos a registro, no se reduce a una simple labor mecánica, limitándose a indicar la clase de registro que debe efectuarse, o a devolver el documento sin realizar el estudio correspondiente, so pretexto de efectuar una consulta. El objetivo mismo lo impone la normatividad registral vigente, por lo que debe investigarse si el respectivo documento público reúne o no los requisitos formales y de fondo exigidos por la ley.

Atendiendo lo expuesto le sugiero aplicar la técnica registral, apoyada en el artículo 50 del decreto ley 1250 de 1970 y en el artículo 7º de la ley 675 de 2001 que dispone:

“CONJUNTOS INTEGRADOS POR ETAPAS. Cuando un conjunto se desarrolle por etapas, la escritura de constitución deberá indicar esta circunstancia, y regular dentro de su contenido el régimen general del mismo, la forma de integrar las etapas subsiguientes, y los coeficientes de copropiedad de los bienes privados de la etapa que se conforma, los cuales tendrán carácter provisional.

Las subsiguientes etapas las integrará el propietario inicial mediante escritura s adicionales, en las cuales se identificarán sus bienes privados, los bienes comunes localizados en cada etapa y el nuevo cálculo de los coeficientes de copropiedad de la totalidad de los bienes privados de las etapas integradas al conjunto, los cuales tendrán carácter provisional.

En la escritura pública por medio de la cual se integra la última etapa, los coeficientes de copropiedad de todo el conjunto se determinarán con carácter definitivo.

Tanto los coeficientes provisionales como los definitivos se calcularán de conformidad con lo establecido en la presente ley.

PARÁGRAFO. En todo caso, la autoridad urbanística solo podrá aprobar los desarrollos integrados por etapas de inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal, cuando estas permitan el uso y goce del equipamiento ofrecido para su funcionalidad.”

Como quiera que la decisión en cuanto a la inscripción de la escritura que se ha presentado para registro, se supedita a esta consulta, cuya solicitud puede ser negativa de su parte, susceptible de ser impugnada en apelación ante el Director de Registro, no podemos expresar criterio a favor o en contra de la viabilidad del desenglobe, por cuanto sobre el particular la competencia para pronunciarse sobre ello le corresponde a la instancia referida.

Atento Saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó. Ares
Noviembre 9 de 2006
Revisó. JCDC

Limitaciones y afectaciones

2006-11-16T15:05:00.000-05:00

Consulta No. 2931 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor Doctor
Milton Julian Arias Duque
Fiscal Primero Seccional Delegado ante el Juzgado Promiscuo del Circuito
Puerto Boyacá - Boyacá

Asunto: Limitaciones y afectaciones CR-001
Prohibición enajenar.

Fecha: 7 de noviembre de 2006

Apreciado señor Fiscal:

Consulta si es legal o no, la inscripción que se hizo en el folio de matrícula inmobiliaria 088-0009505, de la escritura pública No. 301 de fecha 30 de abril de 2002, mediante la cual se enajenó un inmueble ubicado en Puerto Boyacá, el cual había sido adjudicado a título de subsidio familiar, mediante resolución No. 505 de diciembre de 2000, en el cual se anotó la expresa prohibición de enajenar antes de cinco años.

Marco Jurídico.

Artículos 2º del decreto ley 1250 de 1970, artículo 8º ley 3ª de 1991, artículo 52 decreto 975 de 2004.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica.

El artículo 8ª de la ley 3ª de 1991, expresa: “ El Subsidio Familiar de Vivienda será restituible al Estado cuando el beneficiario transfiera el dominio de la solución de vivienda o deje de residir en ella antes de haber transcurrido cinco años desde la fecha de su asignación, sin mediar permiso específico fundamentado en razones de fuerza mayor definidas por el reglamento.
También será restituible el subsidio si se comprueba que existió falsedad o imprecisión en los documentos presentados para acreditar los requisitos establecidos para la asignación del subsidio.

El decreto 975 de 2004, en su artículo 52, expresa: “ Autorización para enajenación de viviendas de interés social adquiridas con subsidio. No habrá lugar a la restitución del subsidio cuando la entidad otorgante autorice la venta de una vivienda adquirida o construida con este, cuando se acrediten razones de fuerza mayor o caso fortuito que justifiquen la necesidad del cambio de vivienda, bajo la condición que el producto de esa enajenación se destine a la adquisición de una vivienda de interés social...
Parágrafo. Los registradores de instrumentos públicos que con ocasión de sus funciones tengan conocimiento de enajenaciones de viviendas obtenidas con el Subsidio Familiar de Vivienda dentro del término de cinco (5) años de que trata la ley 3ª de 1991 deberán poner tal situación en conocimiento de la respectiva entidad otorgante”.

La normatividad transcrita prohíbe al beneficiario de subsidio de vivienda familiar, transferir el dominio, y al Registrador de Instrumentos Públicos le impone la obligación de informar esta eventualidad al otorgante del subsidio, para que el beneficiario restituya el subsidio, más no es causal legal de inadmisión de un acto de compraventa.

En consecuencia la inscripción de la escritura referida, se ajusta al principio de legalidad.

De esta consulta se enviará copia al Grupo Interno de Gestión del Conocimiento Doctrina y Jurisprudencia para lo de su competencia.

Atento Saludo,

Roberto Burgos Cantor.
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Ares/
Noviembre 7 de 2006
Revisó:JCDC

Compraventa bien inmueble por colombiano por adopción.

2006-11-16T11:58:00.000-05:00

Consulta No. 2927 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor
ORLANDO RONDON QUICENO
E-mail rondonabogado@hotmail.com

Centro Comercial Acuarios Local 7
Leticia, Amazonas

Asunto: Compraventa bien inmueble por colombiano por adopción, CN – 08, radicación ER 38090 de fecha 20 de octubre de 2006

Fecha: 10 de noviembre de 2006

Apreciado doctor Rondon Quiceno:

Consulta en el asunto descrito, si está permitido que una señora peruana de nacimiento, pero colombiana por adopción, residente en Leticia, Amazonas, compre una casa para su vivienda y la de sus hijos, quienes son colombianos por nacimiento.

Marco Jurídico:

Código Civil

Constitución Nacional

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El artículo 96 de la Carta Política, expresa: “Son nacionales colombianos:
1. Por nacimiento... ( ...)

Hoja No. 2
Dr. Orlando Rondón Quiceno

2. Por adopción:
a) Los extranjeros que soliciten y obtengan carta de naturalización, de acuerdo con la ley, la cual establecerá los casos en los cuales se pierde la nacionalidad colombiana por adopción;
b) Los latinoamericanos y del Caribe por nacimiento domiciliados en Colombia, que con autorización del Gobierno y de acuerdo con la ley y el principio de reciprocidad, pidan ser inscritos como colombianos ante la municipalidad donde se establecieren, y;
c) Los miembros de los pueblos indígenas que comparten territorios fronterizos, con aplicación del principio de reciprocidad según tratados públicos.
Ningún colombiano por nacimiento podrá ser privado de su nacionalidad.
La calidad de nacional colombiano no se pierde por el hecho de adquirir otra nacionalidad. Los nacionales por adopción no estarán obligados a renunciar a su nacionalidad de origen o adopción”.
Este reconocimiento de nacionalidad por adopción está sujeto por el mismo artículo a la aplicación de tratados de reciprocidad, como el Acuerdo de Cooperación Amazónica con Ecuador (1980) y el Tratado de Cooperación Amazónica con Perú (1979), el de Desarrollo Integral y Asistencia Básica de las Poblaciones Indígenas Wayuu con Venezuela (1990). .

El artículo 100 de la misma normatividad, expresa: Los extranjeros disfrutarán en Colombia de los mismos derechos civiles que se conceden a los colombianos. No obstante, la ley podrá, por razones de orden público, subordinar a condiciones especiales o negar el ejercicio de determinados derechos civiles a los extranjeros.

Así mismo, los extranjeros gozarán, en el territorio de la República, de las garantías concedidas a los nacionales, salvo las limitaciones que establezcan la Constitución o la ley.

Los derechos políticos se reservan a los nacionales, pero la ley podrá conceder a los extranjeros residentes en Colombia el derecho al voto en las elecciones y consultas populares de carácter municipal o distrital”.

Hoja No. 3
Dr. Orlando Rondón Quiceno

El artículo 1849 del Código Civil, dispone: “ La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y esta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. “

Y el artículo 1851 Ibídem, señala: “ Son hábiles para el contrato de venta todas las personas que la ley no declara inhábiles para celebrarlo o para celebrar todo contrato”.

En cuanto a la adquisición de bienes inmuebles por parte de extranjeros en el territorio nacional, existe limitación cuando se trate de terrenos baldíos ubicados
en las costas nacionales y en las regiones limítrofes con las naciones vecinas, ya se trate de los lotes intermedios reservados por el artículo 52 del Código Fiscal (ley 110 de 1912) o de los no reservados, los cuales sólo podrán ser adjudicados de conformidad con las disposiciones vigentes sobre la materia, únicamente a colombianos de nacimiento.

Igualmente los terrenos baldíos adquiridos de conformidad con éste artículo no podrán ser traspasados a extranjeros a ningún título.

El artículo 674 del Código Civil determinó que se llaman bienes de la Unión aquellos cuyo dominio pertenece a la República.

La Constitución Nacional en el artículo 102 determina: “ El territorio, con los bienes públicos que de él forman parte, pertenecen a la Nación”.

A su vez el artículo 166 del decreto 2324 de 1984, considera como bienes de uso público: las playas, los terrenos de bajamar y las aguas marítimas, por tanto son intransferibles a cualquier título a los particulares.

Así mismo, el decreto 225 de 1973 en su artículo 1° señala: “ Los Notarios del país y los cónsules en el extranjero no podrán autorizar escrituras mediante las cuales se traspase el dominio de inmuebles en el Archipiélago de San Andrés y Providencia a favor de personas naturales que no sean colombianos de nacimiento o de persona jurídicas extranjeras sino cuando en el mismo instrumento se protocolice la prueba de que el inmueble que se traspasa salió del patrimonio nacional antes de la vigencia del decreto 1415 de 1940”.

Hoja No. 4
Dr. Orlando Rondón Quiceno

La ley 467 de 1993 en su artículo 27 dispone: “ Las playas del departamento archipiélago y los recursos naturales que lo integran son bienes de uso público y por lo tanto tienen características de ser inalienables, imprescriptibles e inembargables”.

En consecuencia, los extranjeros pueden adquirir inmuebles en nuestro país siempre que con tal adquisición no menoscaben los derechos de soberanía que tiene el Estado Colombiano.

Respecto a su consulta, considera esta Oficina Asesora Jurídica que si en el Plan de Ordenamiento Territorial de Leticia, Amazonas, no existe impedimento alguno para que el colombiano por adopción pueda adquirir un bien inmueble, en este caso una casa para su vivienda, la señora peruana por nacimiento y colombiana por adopción puede adquirirla.

Sería conveniente consultar ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, si existe Acuerdo internacional alguno, que impida dicha transacción.

Con sentimiento de especial consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

GEVB / 10-11-06 / JDC

Propiedad horizontal

2006-11-16T11:56:00.000-05:00

Consulta No. 1846 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor Henry Suárez Betancourth
Calle 78 No 42-38

Asunto: Propiedad horizontal
CR- 003 Derecho Urbano de Inmuebles
Radicación ER21870 de fecha 13-06-2006

Fecha: 9 de noviembre de 2006

Hechos

El señor Henry Suárez hace parte del Conjunto residencial Lech Wallesa, ubicado en la calle 125 No 103-05 hoy calle 125 No 101 B 25, el conjunto se acogió a la nueva ley de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001). El conjunto esta integrado por 5 interiores.

Dentro del globo de terreno existe otro conjunto llamado Corinto que consta de 2 interiores, como no diligenciaron directamente la documentación para acogerse a la nueva ley, la misma los acogió de manera obligatoria.

El conjunto Lech Wallesa, mediante asamblea ordinaria y con el quórum legal establecido decidieron separarse de la siguiente forma

Como son 5 interiores 2 se quedaron con el nombre de Lech Wallesa y los tres restantes se fusionarán con los interiores del conjunto Corintio, para quedar con un total de 5 interiores.

En el conjunto Corintio también celebraron la correspondiente asamblea y con el quórum suficiente aceptaron recibir los 3 interiores de Lech Wallesa.

Ambos conjuntos tienen su personería ante la Alcaldía local y tienen su documentación al día. Solicita se le informe si es posible realizar la fusión.

Marco jurídico

Ley 675 de 2001

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El artículo 3º de la ley 675 de 2001 define el Régimen de Propiedad Horizontal como el sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.

Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal”.

El artículo 28 establece: “MODIFICACIÓN DE COEFICIENTES. La asamblea general, con el voto favorable de un número plural de propietarios que represente al menos el setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, podrá autorizar reformas al reglamento de propiedad horizontal relacionadas con modificación de los coeficientes de propiedad horizontal, en los siguientes eventos:

1. Cuando en su cálculo se incurrió en errores aritméticos o no se tuvieron en cuenta los parámetros legales para su fijación.

2. Cuando el edificio o conjunto se adicione con nuevos bienes privados, producto de la desafectación de un bien común o de la adquisición de otros bienes que se anexen al mismo.

3. Cuando se extinga la propiedad horizontal en relación con una parte del edificio o conjunto.

4. Cuando se cambie la destinación de un bien de dominio particular, si ésta se tuvo en cuenta para la fijación de los coeficientes de copropiedad.
Artículo 38. NATURALEZA Y FUNCIONES. La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:...

6. Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal”.

El articulo 64 Ibidem dispone: “Unidades inmobiliarias cerradas. Las Unidades Inmobiliarias cerradas quedarán sometidos a las disposiciones de esta ley, que le sean íntegramente aplicables.

Las unidades inmobiliarias cerradas se constituirán por los administradores de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal llamados a integrarla, y que lo soliciten por lo menos un numero inferios al 80% de los propietarios”.

Las normas anteriormente descritas señalan los requisitos para realizar las reformas al reglamento de propiedad horizontal como son la autorización previa de la asamblea de copropietarios con el quórum respectivo y la modificación de coeficientes; por lo que se sugiere que con las actas de aprobación se solicite la autorización a la Curaduría Urbana, una vez aprobada se procederá a otorgar la Escritura pública de fusión.

De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de Gestión del Conocimiento, para lo de su competencia

Reciba un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: LSB.
Reviso: YCD.

Inscripciones

2006-11-16T11:51:00.000-05:00

Consulta No. 3027 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora Juez
Sandra Belen Herrera Clavijo
Juzgado Promiscuo Herrera Clavijo
Calle 11 Nº 5-44
Becerril Cesar

Asunto: Inscripciones CR.005
Hipoteca

Fecha: 8 de noviembre de 2006

Apreciada señora Juez:

Mediante escrito radicado en esta Superintendencia, solicita se le aclare si el actual propietario de un bien inmueble sobre el cual pesa gravamen hipotecario por más de diez años, sin que el acreedor haya ejercido acción alguna durante ese tiempo , puede mediante una escritura invocar la prescripción extintiva de la obligación hipotecaria y si dicho acto puede ser objeto de registro.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Al tenor del artículo 2457 del Código Civil, la hipoteca se extingue junto con la obligación principal, y se extingue, así mismo:

Por la resolución del derecho del que la constituyó

Por el evento de la condición resolutoria, según las reglas legales.

Por la llegada del día hasta el cual fue constituida y,

Por la cancelación que el acreedor acordare por escritura pública, de que se tome razón al margen de la inscripción respectiva.

A su vez el estatuto notarial, decreto 960 de 1970, prevé:

Art. 49.- La cancelación de gravámenes o limitaciones o condiciones que aparezcan en una escritura pública se hará por el titular del derecho, en otra escritura.

Art. 50.- Cuando se trate de cancelación de hipotecas, bastará la declaración del acreedor de ser él el actual titular del crédito.

Quien actúe como causahabiente en el crédito o como representante del acreedor deberá comprobar su calidad de tal con los documentos pertinentes, de los cuales se hará mención en el mismo instrumento, bajo la fe del notario

Art. 51.- Modificado, art. 38, D. 2163 de 1970: "Cuando fallecido el acreedor no se hubiere aún liquidado su sucesión o el crédito no hubiere sido adjudicado, podrán hacer la cancelación todos los herederos que hayan aceptado la herencia y el cónyuge sobreviviente, quienes probarán su calidad de tales con copia de los autos de reconocimiento y certificación de que no existen otros interesados reconocidos.

"Si se tratare de sucesión testada y hubiere albacea con tenencia de bienes, podrá este, conjuntamente con el cónyuge, hacer las cancelaciones. En tal caso deberá probarse la extensión y vigencia del albaceazgo y la calidad del cónyuge.

"En estos casos, y tratándose de sucesiones en curso, el valor del crédito será depositado en el juzgado del conocimiento y el notario no expedirá certificado de cancelación mientras no se acredite ante él que el depósito ha sido constituído con destino a la sucesión".

En este orden de ideas, la cancelación notarial de una hipoteca procede tan solo cuando esta manifestación proviene del acreedor, sus herederos, cónyuge o albacea.

De tal manera que para cancelar una hipoteca, cuando no media la declaración del acreedor, se debe acudir a la justicia ordinaria ya sea aduciendo la prescripción de la misma o por la llegada del día hasta el cual fue constituida, por ende no es la vía notarial para declarar la prescripción de la vía ordinaria, por cuanto ello es de competencia exclusiva de los jueces de la República, en ese orden de ideas, con base en el principio de legalidad no le es dado a los Registradores de Instrumentos Públicos, inscribir la escritura objeto de su consulta.

De esta consulta se enviará copia al Grupo de Gestión del Conocimiento, para lo de su competencia.

Atento Saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Ares/
Noviembre 8 de 2006
Revisó: JCDC

Limitaciones y afectaciones.

2006-11-09T11:03:00.000-05:00

Consulta No. 2674 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora Doctora
Mireya Tovar Chavarro
Jefe Sección Servicios de Vivienda
Caja de Compensación Familiar "CAFAM"
Ciudad

Asunto: Limitaciones y afectaciones. CR-001
Subsidio de vivienda.

Fecha: 2 de noviembre de 2006

Relata en su escrito que:
1. El señor MEDINA CAUCALI ROLANDO es beneficiario de un subsidio de vivienda otorgado por la Caja de Compensación familiar CAFAM el 24 de junio de 2003 y vigente hasta el 30 de septiembre de 2006.
2. El subsidio para el que se postuló el señor Medina era para la compra de vivienda nueva y por tal motivo eligió un proyecto ubicado en el municipio del Colegio -Cundinamarca denominado "Conjunto Residencial Portales del Tequendama"; suscribiendo escritura pública de compraventa No 1.130 del 27 de junio de 2004, acto que fue protocolizado en la notaría Única del Circulo de la Mesa y sometido a registro en la oficina de instrumentos públicos de la misma ciudad.
3. El 25 de agosto del año en curso el oferente del proyecto la Corporación Geodesarrollo presentó los documentos para el cobro del subsidio contra escritura de conformidad con lo establecido en el Decreto 975 de 2004, articulo 49.
4. En el proceso de revisión de los documentos encontramos que en el certificado de libertad con folio de matricula inmobiliaria No 166-70716 aparecía en la anotación No 3 una limitación al dominio por una condición resolutoria expresa de la Caja de Compensación familiar CAFAM a los compradores; por lo que revisada la escritura pública de compraventa se especificó dentro de la naturaleza del acto además de la compraventa, patrimonio de familia inembargable; la condición resolutoria.
Consultando cada una de las disposiciones de la escritura de compraventa se halló en la cláusula séptima como obligación especial del comprador "...no enajenar la vivienda que por medio de este documento adquiere en el término de 10 años contados a partir de la fecha de esta escritura, obligación que debe ser registrada en el folio de matricula inmobiliaria. Así mismo, no podrá rescindir o resolverse el contrato sin mediar permiso especifico, fundamentado en razones de fuerza mayor, aceptadas por la Caja de Compensación Familiar CAFAM".

5. Las sanciones estipuladas en dicha cláusula son consecuentes con lo señalado en la ley 3ª de 1991 artículo 8º y 30; no obstante no entendemos porque fueron registradas tales circunstancias como una condición resolutoria expresa de CAFAM ya que en momento en que llegara a resolverse tal condición la caja no comparece para ese tipo de actos sino por el contrario realiza un estudio y emite comunicación otorgando o no permiso al beneficiario del subsidio.

Además el decreto 975 de 2004, el parágrafo del artículo52 estipula lo siguiente: “los registradores de instrumentos públicos que con ocasión de sus funciones tengan conocimiento de enajenaciones de viviendas obtenidas con el Subsidio Familiar de Vivienda dentro del término de cinco años de que trata la ley 3ª de 1991, deberán poner tal situación en conocimiento de la respectiva entidad otorgante”

Lo anterior nos lleva a concluir que la mencionada condición resolutoria no se encuentra taxativamente señalada en la legislación para los casos de compraventa de vivienda de interés social con subsidio como consecuencia de la existencia de limitaciones para el beneficiario dentro de un término legal; sino por el contrario faculta a las Cajas de Compensación de dar permiso específico siempre que se fundamenten las razones por fuerza mayor o caso fortuito.

Objeto de la consulta.

Es procedente establecer como una limitación al dominio una condición resolutoria expresa en razón a las sanciones establecidas en la ley 3ª.

Marco Jurídico.

Artículo 2º del decreto ley 1250 de 1970, artículo 8º ley 3ª de 1991, artículo 52 decreto 975 de 2004.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica.

El artículo 8ª de la ley 3ª de 1991, expresa: “ El Subsidio Familiar de Vivienda será restituible al Estado cuando el beneficiario transfiera el dominio de la solución de vivienda o deje de residir en ella antes de haber transcurrido cinco años desde la fecha de su asignación, sin mediar permiso específico fundamentado en razones de fuerza mayor definidas por el reglamento.
También será restituible el subsidio si se comprueba que existió falsedad o imprecisión en los documentos presentados para acreditar los requisitos establecidos para la asignación del subsidio.

El decreto 975 de 2004, en su artículo 52, expresa: “ Autorización para enajenación de viviendas de interés social adquiridas con subsidio. No habrá lugar a la restitución del subsidio cuando la entidad otorgante autorice la venta de una vivienda adquirida o construida con este, cuando se acrediten razones de fuerza mayor o caso fortuito que justifiquen la necesidad del cambio de vivienda, bajo la condición que el producto de esa enajenación se destine a la adquisición de una vivienda de interés social...
Parágrafo. Los registradores de instrumentos públicos que con ocasión de sus funciones tengan conocimiento de enajenaciones de viviendas obtenidas con el Subsidio Familiar de Vivienda dentro del término de cinco (5) años de que trata la ley 3ª de 1991 deberán poner tal situación en conocimiento de la respectiva entidad otorgante”.

La normatividad transcrita prohíbe al beneficiario de subsidio de vivienda familiar, transferir el dominio, y al Registrador de Instrumentos Públicos le impone la obligación de informar esta eventualidad al otorgante del subsidio. Se evidencia entonces que estas circunstancias no son objeto de registro al tenor del artículo 2º del decreto ley 1250 de 1970, por cuanto no limitan el derecho de dominio, es decir que el inmueble se puede transferir, so pena de restituir el subsidio. Es más esta prohibición, como acto jurídico no existe en materia registral, por ello no hay código ni especificación para calificarlo, en consecuencia los registradores la inscriben como una condición resolutoria expresa.

No obstante la Cajas de Compensación Familiar, se obstinan en exigir que la obligación especial del comprador, de no enajenar la vivienda, se registre en el folio de matrícula, como se evidencia en la cláusula séptima de la escritura objeto de consulta. Aún cuando no existe en la ley 3ª ni en sus decretos reglamentarios la exigencia de este requisito para desembolsar el subsidio, basta con que la obligación conste en la escritura de compraventa para hacer exigible la restitución del subsidio si hay incumplimiento.

Ante esta circunstancia, algunos Registradores de Instrumentos Públicos, han optado por inscribir tal obligación especial, como una condición resolutoria expresa, ante la suplica de un beneficiario ad portas de perder el subsidio si no acredita este requisito, sin piso legal en cuanto al estatuto de registro se refiere, y en la mayoría de los casos por exigencia de los otorgantes del subsidio.

Inscripción errónea por cuanto, como se explicó anteriormente, no es objeto de registro, toda vez que ella no saca el bien del comercio, no limita el derecho de dominio, basta con que el registrador en la anotación de la compraventa de vivienda de interés social, con subsidio familiar de vivienda, incluya en el comentario cual fue la entidad otorgante del subsidio, para que en el evento de transferirse la vivienda antes del plazo señalado en la normatividad vigente, esta proceda a solicitar la restitución del subsidio.

Como quiera que de una u otra forma a los Registradores se les ha hecho incurrir en error, al acceder a inscribir estas obligaciones especiales, a través de cláusulas contenidas en documento público, sin el cual no se desembolsa el subsidio a las clases menos favorecidas económicamente, debe mediar escritura pública que corrija o aclare que no se requiere de la inscripción, para que de esta manera desaparezca el efecto jurídico de la mal llamada condición resolutoria expresa.

De esta manera se entiende absuelto su interrogante.

De esta consulta se enviará copia al Grupo Interno de Gestión del Conocimiento Doctrina y Jurisprudencia para lo de su competencia.

Atento Saludo,

Roberto Burgos Cantor.
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Ares/
Noviembre 2 de 2006
Revisó:JCDC

Irregularidad por haber inscrito un remate

2006-11-09T10:57:00.000-05:00

Bogotá, D.C., noviembre 7 de 2006
O.A.J. 2764

Señor
Celestino Noriega Sánchez
Carrera 39 A Nº 6 Norte 07 Barrio Maria Eugenia
Aguachica - Cesar

Apreciado señor Noriega Sánchez

Indaga si la Registradora de Instrumentos Públicos de Aguachica, Cesar, cometió alguna irregularidad por haber inscrito un remate en bienes de su propiedad que no estaban amparados por una hipoteca que había contraído con el Banco Davivienda S.A.

En aras de avocar la respuesta requerida, es necesario efectuar el siguiente análisis, acorde con la documentación adjunta a su escrito:

1.- Mediante escritura 1486 de 1997, hipoteca el bien inmueble con matrícula inmobiliaria 196-0003675.

2.- El citado inmueble, lo divide en cinco predios, mediante escritura 136 de 2000, a los que se le asignó las matrículas inmobiliarias 196-29919, 196-29920, 196-29921, 196-29922, 196-29923. Este último afectado a vivienda familiar, por ser una casa.

3.- Con ocasión de la hipoteca constituida a favor del Banco Davivienda S.A., el Juzgado 1º Promiscuo Municipal de Rio de Oro, ordenó el embargo de los inmuebles referidos.

4.- Por último en desarrollo del proceso hipotecario el mismo juzgado, remate el inmueble, cuyo proveído se inscribe en los folios de matrícula inmobiliaria 196-29919, 196-29920, 196-29921, 196-29922, 196-29923, así como la cancelación de la hipoteca y del embargo.

En ese orden de ideas, el artículo 2433 del Código Civil, preceptúa que la hipoteca es indivisible.

En consecuencia, cada una de las cosas hipotecadas a una deuda, y cada parte de ellas son obligadas al pago de toda la deuda y de cada parte de ella.

Por consiguiente si un inmueble se divide materialmente, y este se encuentra gravado con una hipoteca, cada una de las matrículas que surgen como efecto de tal acto heredan el gravamen, como primera anotación, para indicar con ello que el acto fue inscrito antes de la aludida división.

Lo anterior se deriva de la teoría de la indivisibilidad de la hipoteca, que significa que el acreedor tiene pleno derecho de hacerla efectiva sobre todos los bienes gravados y sobre todas y cada una de las partes en que se dividen o puedan dividirse, hasta lograr la satisfacción de la deuda en su totalidad.

Ahora bien tratándose de los bienes afectados a vivienda familiar, en principio son inembargables salvo cuando sobre el bien inmueble se hubiere constituido hipoteca con anterioridad al registro de la afectación a vivienda familiar. (artículo 7º de la ley 258 de 1996)

Atendiendo la normatividad transcrita, no se evidencia error por parte de la Registradora de Instrumentos Públicos de Aguachica, Cesar, por cuanto en su actuar se observa que con ocasión de la división material procedió a abrir cinco matrículas inmobiliarias, a las que trasladó como anotación 01 la hipoteca constituida en mayor extensión a favor del Banco Davivienda S.A., como anotación 02 una demanda en mayor extensión , promovida por Teresa de Jesús Sánchez Florez y como anotación 03 la División Material, acatando por último decisión de Juez de la República ante quien se promovió proceso hipotecario, basado en la indivisibilidad de la hipoteca constituida en el folio de matrícula inmobiliaria 196-0003675.

Atento saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó. Ares.
Noviembre 7 de 2006
Revisó JCDC.

Embargo coactivo

2006-11-09T10:56:00.000-05:00

Consulta No. 2778 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Dra. Elva Jiménez Mamian
Registradora Seccional de I.P.
Carrera 3ª No. 7 - 19
Bolivar - Cauca

Asunto: Inscripciones. C.R.005
Embargo coactivo

Fecha: 7 de noviembre de 2006

Apreciada Registradora:
Solicita se le informe si procede la inscripción de embargo coactivo, contra el señor Carlos Emilio Joaqui, quien no figura como titular de dominio, en razón a que lo adquirido por él son derechos y acciones.
Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica.
De acuerdo con el artículo 59 de la Ley 788 de 2002, las entidades territoriales deberán aplicar el Estatuto Tributario Nacional para la administración, determinación, discusión, cobro, devoluciones y régimen sancionatorio, incluida su imposición, a los impuestos por ellas administrados. El citado artículo establece:
Artículo 59. Procedimiento tributario territorial. Los departamentos y municipios aplicarán los procedimientos establecidos en el Estatuto Tributario Nacional, para la administración, determinación, discusión, cobro, devoluciones, régimen sancionatorio incluida su imposición, a los impuestos por ellos administrados. Así mismo aplicarán el procedimiento administrativo de cobro a las multas, derechos y demás recursos territoriales. El monto de las sanciones y el término de la aplicación de los procedimientos anteriores, podrán disminuirse y simplificarse acorde con la naturaleza de sus tributos, y teniendo en cuenta la proporcionalidad de estas respecto del monto de los impuestos.
En consecuencia, en cuanto se refiere al impuesto predial unificado, y a los hechos objeto de la consulta, los municipios aplicaran el procedimiento previsto en el artículo 839-1 del Estatuto Tributario Nacional, que establece.

ARTICULO 839-1. TRAMITE PARA ALGUNOS EMBARGOS. El embargo de bienes sujetos a registro se comunicará a la oficina encargada del mismo, por oficio que contendrá los datos necesarios para el registro; si aquellos pertenecieren al ejecutado lo inscribirá y remitirá el certificado donde figure la inscripción, al funcionario de la Administración de Impuestos que ordenó el embargo.

Si el bien no pertenece al ejecutado, el registrador se abstendrá de inscribir el embargo y así lo comunicará enviando la prueba correspondiente. Si lo registra, el funcionario que ordenó el embargo de oficio o a petición de parte ordenará la cancelación del mismo.(Negrilla y subraya fuera del texto)....”

Atendiendo la normatividad anterior, no es procedente la inscripción de los embargos coactivos, en las circunstancias relatadas en su consulta.

De esta consulta se enviará copia al Grupo Interno de Trabajo de Gestión del conocimiento para lo de su competencia.

Atento Saludo,

Roberto Burgos Cantor.
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Ares/
Noviembre 7 de 2006
Revisó: JCDC

Reconstrucción folio matrícula inmobiliaria

2006-11-09T10:50:00.000-05:00

Consulta No. 2693 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora Doctora
Ilva Restrepo Arias
Secretaria General
Aeronáutica Civil
Aeropuerto El Dorado
Bogotá D.C.

Asunto: Ejercicio de la función registral. CR-002
Reconstrucción folio matrícula inmobiliaria

Fecha: 7 de noviembre de 2006
Apreciada Secretaria General:
Relata en su escrito los siguientes hechos:
1.- Con ocasión del incendio que afectó a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de San Andrés se quemaron los archivos en los que constaba el registro de escrituras públicas, entre ellas, el de la escritura de adquisición de los terrenos en los que se encuentra construido el aeropuerto "El Embrujo" de esa Isla.
2.- A través del oficio No. 3001-0643 del 13 de julio de 2006, se solicitó al Registrador la reconstrucción de dicho registro en el marco de lo establecido por los artículos 47, 85 del decreto 1250 de 1970, exponiendo los argumentos jurídicos, toda vez que contamos con los siguientes documentos auténticos que se adjuntaron a nuestra petición:
• La escritura pública 266 del 3 de junio de 1961 con la anotación en el folio cuatro del Registrador de Instrumentos Públicos de la época, sobre el registro realizado ante esa dependencia y,
• El certificado de fecha 15 de junio de 2005, en el que se demuestra el registro, suscrito por el registrador del momento, Franz Smith.
3.- Es importante evidenciar que para lograr la reconstrucción del folio conforme lo establece la norma, el funcionario del Grupo de Administración de Inmuebles de Bogotá, JHON DAMIÁN MÉNDEZ SILVA realizó la gestión personalmente ante el señor Registrador el día 14 de julio de 2006, entregó los documentos auténticos y llevó consigo el expediente en el cual reposan los originales de los documentos citados, los cuales puso a su disposición con el fin de verificar la autenticidad y veracidad de los mismos.
4.- Pese a lo anterior y al contenido del artículo 47 del decreto ley 1250 de 1970, el Registrador "respondió que no procederá a la reinscripción, trámite éste que nunca hemos solicitado por cuanto tenemos claro que el término para realizar tal gestión ya expiró. Por ello, con oficio No. 3001- 0672 del 21 de julio de 2006, cuya copia se envió al Señor Superintendente de Notariado y Registro, aclaramos que lo solicitado es la "reconstrucción del folio de matrícula inmobiliaria", más no la "reinscripción" de los títulos. Es decir, hemos estado solicitando se reconstruya el registro y se expida el certificado de libertad correspondiente.
Sin embargo, el Registrador insiste en desviar el tema de la reconstrucción del folio hacia una "reinscripción" con lo que omite dar cumplimiento a los artículos ya citados del decreto 1250 de 1970, e indica como procedimiento a seguir el iniciar un proceso judicial de pertenencia para que se declare la propiedad de estos terrenos, acción esta que consideramos no es posible interponer dada su naturaleza de bien de uso público y, por tanto, imprescriptible.

Objeto de la consulta.
Como interesada directa que es la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil por ser la titular del derecho de dominio exclusivo del predio donde se ubica el aeropuerto, El Embrujo de San Andrés Isla, se solicita información acerca de los pasos a seguir para que el Registrador reconstruya el registro de la escritura pública 266 del 3 de junio de 1961, efectuado en la Oficina de Registro de San Andrés el 15 de junio de 1961, bajo el número 178, a páginas 59, 60, 61 y 62 del Libro Primero (1°), Tomo Octavo (8°).

Marco Jurídico.

Artículo 47 del decreto ley 1250 de 1970, decreto 302 de 2003.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica.

Conforme al artículo 47 del Decreto 1250 de 1970, “ en caso de pérdida de folio, índice o libro de registro, se procederá a su reconstrucción con base en el duplicado del mismo que se conserve en el archivo, o en su defecto, con fundamento en los documentos auténticos y anotaciones que se encuentran en la propia oficina o en poder de los interesados.

Atendiendo la normatividad transcrita, los Registradores de Instrumentos Públicos, previa actuación administrativa, reconstruirán los folios, indices o libros de registro.

Empero, en caso de existir negativa por parte de estos, a partir de enero 29 de 2004, el legislador estableció la doble instancia para asuntos registrales; del recurso de reposición ante el registrador de instrumentos públicos y del recurso de apelación que debe conocer y decidir el Director de Registro de esta Superintendencia, por consiguiente le sugiero reiterar la petición de reconstrucción y en caso de negativa, hacer uso de los recursos para que sea la Dirección de Registro quien asuma la posición institucional.

De esta consulta se enviará copia al Grupo Interno de Gestión del Conocimiento Doctrina y Jurisprudencia para lo de su competencia.

Atento Saludo,

Roberto Burgos Cantor.
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Ares/
Noviembre 7 de 2006
Revisó:JCDC

Poder para especial para enajenar derechos herenciales.

2006-11-09T10:46:00.000-05:00

Consulta No. 2818 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora:
Carolina Prada
Calle 22 Nº 3N – 58
Santiago de Cali

Asunto: Poder para especial para enajenar derechos herenciales.

Fecha: 30 octubre de 2006

Apreciada señora,

Con fundamento en los siguientes:

Hechos

Primero. Le compro derechos herenciales sobre una posesión de un inmueble a su nombre y en nombre y representación de su hermano José Giovanny Torres Idarraga.

Segundo. El poder se otorga ante notario público y ha sido confirmado por la notaria 8ª de Cali, el problema estriba en que la asesora jurídica manifiesta que el poder no es suficiente para correr la escritura de venta de los derechos herenciales, ya esta firmada y se niega a autorizarla.

Solicita a esta Oficina Asesora Jurídica resolver la consulta sobre al viabilidad de vender los derechos herenciales mediante poder otorgado por uno de los herederos.

Marco Jurídico

Articulo 65 CPC.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El articulo 65 del CPC, modificado por el artículo 1, numeral 23 del Decreto 2282 de 1989. Señala:
Los poderes generales para toda clase de procesos y los especiales para varios procesos separados, sólo podrán conferirse por escritura pública. En los poderes especiales, los asuntos se determinarán claramente, de modo que no puedan confundirse con otros.

El poder especial para un proceso puede conferirse por escritura pública o por memorial dirigido al juez del conocimiento, presentado como se dispone para la demanda.

Los poderes o las sustituciones de éstos podrán extenderse en el exterior, ante Cónsul colombiano o el funcionario que la ley local autorice para ello; en este último caso su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 259.

Cuando quien otorga el poder fuere una sociedad, si el cónsul que lo autentica o ante quien se otorgue hace constar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de aquélla y que quien lo confiere es su representante, se tendrán por establecidas estas circunstancias. De la misma manera se procederá cuando quien confiere el poder, sea apoderado de otra persona.

Como quiera que la minuta de la escritura pública que se anexa señala:

“Primero: Que por medio del presente instrumento trasfiere a titulo de venta real y enajenación perpetua a favor de la señora (…), todos los derechos sobre la posesión quieta, tranquila y pacifica que ejercen sobre el siguiente inmueble (…)”. Subrayado fuera de texto

De otra parte la copia del poder que se anexa señala:

“Para que en mi nombre y representación venda los derechos herenciales que a titulo universal me correspondan o puedan corresponder dentro de la sucesión intestada de la señora (…)”. Subrayado fuera de texto

Conclusión.

Es del caso señalar entonces que entre la finalidad con la cual se suscribe el poder y la minuta de escritura pública que se anexa no hay concordancia en lo que al objeto de los mismos se refiere.

Es decir que el poder se refiere a derechos herenciales, en tanto que la minuta de escritura pública contempla la enajenación de todos los derechos sobre la posesión quieta, tranquila y pacifica que ejercen sobre un inmueble determinado.

De lo anterior se infiere que para que se puede otorgar una escritura pública en la que medie poder especial, este deberá tener plena relación con el objeto de la escritura y en este caso no es así, en consecuencia para poder otorgar la minuta se debe cambiar el objeto del poder o escritura según sea el caso.

Cordial Saludo

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: Heyner Rodríguez
Revisó : CGD
Octubre 30 de 2006

Servidumbres.

2006-11-09T10:40:00.000-05:00

Consulta 2646 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora:
Manuela Uribe Llano
Calle 114 No 9-45
Bogotá

Asunto: CR-002.
Servidumbres.

Radicado: 2006ER34384

Fecha: 25 de octubre de 2006

Apreciada señora Uribe Llano:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el que solicita concepto de conformidad con los siguientes planteamientos:

- La Escritura mediante la cual se crea el gravamen de servidumbre es objeto de registro?
q Si el inmueble al cual pertenece la servidumbre es enajenado y por lo tanto también la servidumbre que el inmueble tiene, bien sea por activa o por pasiva, ¿La Escritura mediante la cual se deja constancia de la transferencia de la servidumbre es objeto de Registro?.
- ¿El Registro de los cambios de la titularidad de las servidumbres, con ocasión al cambio en la titularidad de uno de los predios, se registra tanto para el predio sirviente como para el predio dominante?

Marco Jurídico

- Decreto 1250 de 1970
- Código Civil

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Para dar respuesta a su inquietud debo empezar por citarle el articulo 879 y 880 del Código Civil que define la servidumbre como un gravamen impuesto sobre un predio que se llama sirviente en utilidad o beneficio de otro que se denomina dominante, siendo éstos de distinto dueño, y según el artículo 760 de la misma norma, su constitución mediante negocio jurídico es bilateral y solemne dado que requiere escritura pública en la que ambas partes manifiestan su voluntad: el tradente de construirla y el adquirente de aceptarla y su posterior registro.

Así las cosas los requisitos para la constitución de servidumbre son:

- Debe constar en Escritura Pública (Art. 760 C.C).
- Dicha Escritura debe ser registrada (Art. 759 y 760 C.C).
- En esa Escritura Publica debe el dueño del predio expresar su voluntad de constituirla y el dueño del predio dominante su voluntad de aceptarla.

Ahora, si ese inmueble al cual pertenece la servidumbre, es enajenado, no es necesario volver a registrar la servidumbre, por lo que ésta, ya se encuentra registrada en el folio de matricula inmobiliaria.

Conclusiones

La escritura mediante la cual se constituye la servidumbre es objeto de registro; al operar la mutación en la propiedad de alguno de los predios sirviente o dominante, no se hace extensiva a la servidumbre ya que como lo estipula el Código Civil este gravamen es inseparable a los predios que se sirven de ellas.

Va un saludo

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: VSP
Revisó: JDC

Registro parcial.

2006-11-09T10:35:00.000-05:00

Consulta No 2991 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Señora doctora
Luz Stella Trujillo Cortes
Registradora de Instrumentos Públicos
Calarcá Quindío

Asunto: Registro parcial.
Código: CR 002
Radicado: 2006ER39135

Fecha: 1 de octubre de 2006.

Apreciada registradora:

Acuso recibo del oficio del asunto, en el que solicita consulta acerca de si es procedente el registro parcial de un inmueble adjudicado en liquidación de sociedad conyugal.

Marco Jurídico

- Decreto 1250 de 1970

Consideraciones Oficina Asesora Jurídica

Los artículos 22 y siguientes del Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos reglan el modo de hacer el registro. El artículo 22 dice: “El proceso de registro de un título o documento, se compone de la radicación, la calificación, la inscripción y la constancia de haberse ejecutado ésta, y deberá cumplirse dentro del término de tres días hábiles”. El artículo 25 del decreto ley 1250 de 1970, establece que el formulario de calificación contendrá impresas las distintas clases de títulos que puedan ser objeto de registro, clasificados por su naturaleza jurídica y sección o columna a que corresponden, y un espacio para señalar la orden de inscripción y el número de la radicación.Si el título fuere complejo o contuviere varios actos, contratos o modalidades que deban ser registrados, se ordenarán las distintas inscripciones en el lugar correspondiente. Así, tratándose de un contrato de compraventa cuyo precio se quedó a deber parcialmente y en el que para garantía del pago se constituyó hipoteca sobre el inmueble comprado, en el formulario de calificación se indicará que en la matrícula debe inscribirse la tradición a que da lugar la compraventa, en la primera columna (modos de adquisición); la hipoteca, en la segunda columna (gravámenes); y la condición resolutoria aparente, en la tercera columna (limitaciones del dominio).Por sustracción de materia, se entiende que el registro parcial, consiste en inscribir uno o algunos de los actos de un título que contiene varios actos o contratos, así mismo es procedente cuando el objeto del acto o del contrato es una pluralidad de inmuebles y alguno de ellos está fuera del comercio, o existe algún impedimento de orden legal por el cual deba rechazarse la inscripción.

Conclusión

De acuerdo a lo expuesto, como se trata en este caso de un solo inmueble, no es procedente el registro parcial.

Con sentimientos de consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: JDC

Licencia de Construcción

2006-11-09T10:16:00.000-05:00

Consulta OAJ 2590 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor Jaime Buitrago Bustos
Calle 132 A No. 147 A- 65
Bogotá

Asunto: Licencia de Construcción

Radicación ER –33763 de fecha 06 de abril de 2006.

Fecha 1 de noviembre 2006

Apreciado Señor Jaime Buitrago Bustos

En atención a la consulta en el cual expone lo siguiente:

1- “Que la escritura pública No. 0255 del 25 de enero 2000, fue devuelta por la oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá D.C. zona Norte, por carecer de la licencia de construcción.

2- Que en dicha escritura no se tuvo en cuenta la resolución 0370 de agosto 20 1998, que hace las veces de licencia de construcción puesto que la obra se ejecuto entre los años 1992 y 1993. manifiesta el consultante que por los costos tan elevados que cobran las curadurías no le es posible sacar la licencia de construcción”.

Marco Jurídico

Resolución 0370 de 1998

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El artículo 7° de la ley 810 de 2003 dice:

La resolución 0370 de 1998 del Departamento Administrativo de Planeación Distrital en su articulo 7° contempla:

Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

Artículo 7°.- De las licencias de urbanización y/o Construcción.

“De acuerdo con lo previsto en inciso 2 del artículo 66 del Decreto Nacional 1052 del 16 de junio de 1998, la presente resolución hará las veces de licencia de construcción para todos y cada uno de los lotes de la urbanización, objeto de la presente legalización, siempre y cuando dichos inmuebles no excedan de noventa salarios mínimos legales mensuales. Igualmente se entienden legalizadas las construcciones existentes que se ajusten a las normas de construcción establecidas en esta resolución. Lo aquí previsto sólo procede cuando el barrio asentamiento o desarrollo y las respectivas se hayan terminado antes del 9 de agosto de 1998.

A partir de la presente resolución toda obra de urbanización, parcelación, loteo subdivisión, construcción ampliación, modificación y demolición de edificaciones que se adelanten en los desarrollos legalizados deberá estar amparada con la respectiva licencia la cual se sujetará a todas las normas urbanísticas prevista en esta resolución y demás normas vigentes en la materia, y a los requisitos sobre las redes de servicios señalados por las empresas de servicios públicos”.

Teniendo en cuenta la norma precedente donde se fijan los parámetros y lineamientos de los inmuebles que no necesitan presentar licencia de construcción en la oficina de Registro e Instrumentos Públicos ya que dicha resolución hace las veces de licencia, en el caso que nos ocupa y teniendo en cuenta la escritura publica No. 0255 del 25 de enero 2000, en declaraciones hechas por los otorgantes donde manifiestan que ellos hicieron la obra con dineros propios, y además iniciaron la obra en el año 1993 y fue terminada en obra negra en el año 1997 e igual manifestación hicieron los señores José Roberto Castro y Hilda Melo de Hernández.

Lo que demuestra que para la fecha en que fue terminada la obra de acuerdo a declaraciones hechas bajo juramento ante notario, se hacia necesario obtener con anterioridad licencia de construcción para poder terminar la obra como lo contempla la resolución 0370 de agosto 1996.

Conforme a lo anterior esta oficina concluye:

1. Para la fecha de la expedición de la resolución los proyectos urbanísticos en vía de legalización relacionados en ella, se encuentran amparados por el proveído mencionado, toda vez que esta hace las veces de licencia siempre que reúnan los requisitos exigido en la misma, situación que no ocurrió con el citado inmueble, ya que su terminación se dio con posterioridad a la fecha estipulada en la resolución citada.

Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

2. Por lo anterior se hace necesario la licencia de construcción para que la oficina de instrumentos públicos proceda a realizar la respectiva inscripción.

Con sentimientos de consideración

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : P.A.J.L.
Revisó: J.D.C

Pasivos sobre herencia.

2006-11-08T10:44:00.000-05:00

Consulta No. 2814 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora:
Leonor Milena Obando
milenaobando@yahoo.com
Bogota DC.

Asunto: Pasivos sobre herencia.

Fecha: 31 octubre de 2006

Apreciada Leonor,

Consulta usted a esta Oficina Asesora Jurídica:

¿Hay posibilidad de iniciar por notaria un trámite donde haya menores de edad?
Un hijo del difunto, también fallecido dejó tres hijos jóvenes en dos madres distintas. ¿Puede venderse los derechos de los menores?

Existe una deuda hipotecaria que esta causando intereses mensuales. No todos quieren pagarla. ¿Es posible que se divida el valor a heredar? o el pasivo recae sobre todos los herederos.

3. ¿Cuánto tarda el proceso realizado por notaria?

Marco Jurídico

Decreto 902 de 1988 modificado por el decreto 1729 de 1988.

Decreto 2651 de 1991, convertido en legislación permanente por la ley 446 de 1998.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

A su primer interrogante, le respondo diciendo el artículo 1 del Decreto 902 de 1988, modificado por el decreto 1729 de 1988, por el cual se autoriza la liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ellas ante notario público…, señala:

“Artículo 1º. Modificado por el artículo 1º del Decreto 1729 de 1988. Podrán liquidarse ante Notario Público las herencias de cualquier cuantía y las sociedades conyugales cuando fuere el caso, siempre que los herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente, o los cesionarios de éstos, sean plenamente capaces, procedan de común acuerdo y lo soliciten por escrito mediante apoderado, que deberá ser abogado titulado e inscrito”. (Subrayado fuera de texto).

De otra parte el decreto 2651 de 1991, convertido en legislación permanente por la ley 446 de 1998.
“ARTICULO 33. Además de las sucesiones, y liquidaciones que se vienen tramitando ante notario de conformidad con las normas vigentes, este funcionario podrá, dando aplicación a los Decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989 y normas concordantes, liquidar sucesiones y sociedades conyugales donde cualquiera de los herederos, legatarios o cónyuge supérstite sean menores o incapaces, si se cumplen los siguientes requisitos:
1. Que por lo menos alguno de los interesados sea mayor de edad.
2. Que los interesados que sean menores o incapaces estén representados legalmente por quien corresponda.
3. Que exista común acuerdo entre todos los intervinientes que sean plenamente capaces y los representantes legales de los menores o incapaces.
En la partición y adjudicación, se dará prelación a los menores e incapaces en la adjudicación de inmuebles.
El notario dará fe de que en la sucesión o en la liquidación de sociedad conyugal se han garantizado todos los derechos sustanciales del menor o del incapaz”.
Lo anterior evidencia entonces que si hay lugar al trámite de sucesión ante notario, en la cual intervengan menores de edad, previo el cumplimiento de los requisitos señalados en la norma citada.

En lo que refiere a la venta de los derechos de los menores hay posibilidad de realizarla, pero debe mediar autorización de autoridad judicial competente.

Respecto del segundo interrogante, se presenta una situación respecto de la cual esta Oficina Asesora Jurídica no puede conceptuar pues lo allí expresado es posible, pues se trata de un acuerdo de voluntades entre el acreedor y los deudores hipotecarios.

Con relación al tiempo que demora el proceso de sucesión en una notaria el decreto 902 de 1988, modificado por el decreto 1729 de 1988, establece:

“Artículo 3o. Para la liquidación notarial de la herencia y de la sociedad conyugal cuando fuere el caso, se procederá así:
1. Los solicitantes presentarán al notario los documentos indicados en el artículo 588 del Código de Procedimiento Civil, el inventario y avalúo de los bienes, la relación del pasivo de la herencia y de la sociedad conyugal si fuere el caso, y el respectivo trabajo de partición o adjudicación.
2. Modificado por el artículo 3o. del Decreto 1729 de 1989. Si la solicitud y la documentación anexa se ajustan a las exigencias de este Decreto, el notario lo aceptará mediante acta y ordenará la citación de las personas que tengan derecho a concurrir a la liquidación por medio de edicto emplazatorio que se publicará en un periódico de circulación nacional, se difundirá por una vez en una emisora del lugar si la hubiere y se fijará por el término de diez (10) días en sitio visible de la notaría.
Así mismo dará inmediatamente a la oficina de cobranza o a la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda, el aviso que exigen las disposiciones legales sobre el particular y comunicará a la Superintendencia de Notariado y Registro, la iniciación del trámite, informando el nombre del causante y el número de su cédula de ciudadanía o la tarjeta de identidad, o el NIT, según el caso.
Publicado el edicto en el periódico respectivo, se presentarán al notario la página en la cual conste la publicación de aquel y exigirá la certificación de la radiodifusora, cuando a ello hubiere lugar.
Si faltare alguno de los requisitos exigidos en el presente Decreto, el notario devolverá la solicitud a quienes la hubieren presentado, con las correspondientes observaciones.
3. Diez (10) días después de publicado el edicto sin que se hubiere formulado oposición por algún interesado y cumplida la intervención de las autoridades tributarias en los términos establecidos por las disposiciones correspondientes, siempre que los impuestos a cargo del causante hubieren sido cancelados o se hubiere celebrado acuerdo de pago con la respectiva autoridad, procederá el notario a extender escritura pública, con la cual quedará solemnizada y perfeccionada la partición o adjudicación de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso. Dicha escritura deberá ser suscrita por los asignatarios y el cónyuge, si fuere el caso, o por sus apoderados.
De la misma forma podrá proceder el notario, si dentro de los términos establecidos por las normas tributarias, la Oficina de Cobranzas o el Administrador de Impuestos Nacionales correspondiente no hubiere concurrido a la liquidación notarial para obtener el pago de los impuestos a cargo del causante.
El notario no podrá extender la respectiva escritura, sin el lleno de los requisitos exigidos por el presente numeral.

Conclusión.

Es del caso señalar que los términos arriba establecidos y señalados por la norma están sujetos al cumplimiento de las obligaciones a cargo de los interesados es decir a aportar la documentación requerida, realizarlos pagos de impuestos y los demás que la ley señala.

Cordial Saludo

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: Heyner Rodríguez
Revisó : CGD
Octubre 31 de 2006

Propiedad horizontal

2006-11-08T10:37:00.000-05:00

Consulta No 2710 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Señor
Álvaro Pinto Rodríguez
Calle 22 No 43 A 20
Bogotá D.C.

Asunto: Propiedad horizontal
Código: CR 002
Radicación: 2006ER35000

Fecha: 2 de noviembre de 2006.

Apreciado señor

Acuso recibo el oficio del asunto, en el cual solicita consulta, de conformidad con los siguientes planteamientos:

¿ Que requisitos se exigen para inscribir en el registro una propiedad horizontal?
¿ Ya constituida una propiedad horizontal, si se desea adicionar nuevas unidades privadas, se requiere licencia de construcción?
¿ Si se requiere licencia de construcción para adicionar nuevas unidades privadas que ley o reglamento lo exige?
¿Varios lotes se pueden constituir en propiedad horizontal y si la respuesta es afirmativa que ley y requisitos se deben cumplir?
¿Qué pasa si no se cumple con los requisitos exigidos para constituir propiedad horizontal y la escritura se registra?

Marco Jurídico

- Ley 675 de 2001

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Para someter un inmueble al régimen de propiedad horizontal , en primer término, ha de obtenerse una licencia de construcción para proyectos en desarrollo o de modificación para los inmuebles ya existentes; en segundo lugar, debe elaborarse un reglamento de propiedad horizontal con las especificaciones y descripción del inmueble; en tercer lugar, dicho reglamento debe elevarse a escritura pública, junto con la licencia de construcción y los planos de alinderamiento que conforman el reglamento de propiedad horizontal ; el paso siguiente es de inscribir la escritura pública que contiene el reglamento de propiedad horizontal en la oficina de registro de instrumentos públicos y finalmente para efectos de la demostración de la personaría jurídica del edificio o conjunto, debe inscribirse la escritura de constitución de la propiedad horizontal ante la alcaldía municipal o distrital de ubicación del inmueble.

El artículo 5 de la ley 675 de 2001 por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal establece cual es el contenido de la escritura que establece el reglamento de propiedad horizontal así:

1. El nombre e identificación del propietario.

2. El nombre distintivo del edificio o conjunto.

3. La determinación del terreno o terrenos sobre los cuales se levanta el edificio o conjunto, por su nomenclatura, área y linderos, indicando el título o títulos de adquisición y los correspondientes folios de matrícula inmobiliaria.

4. La identificación de cada uno de los bienes de dominio particular de acuerdo con los planos aprobados por la Oficina de Planeación Municipal o Distrital o por la entidad o persona que haga sus veces.

5. La determinación de los bienes comunes, con indicación de los que tengan el carácter de esenciales, y de aquellos cuyo uso se asigne a determinados sectores del edificio o conjunto, cuando fuere el caso.

6. Los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución, según el caso.

7. La destinación de los bienes de dominio particular que conforman el edificio o conjunto, la cual deberá ajustarse a las normas urbanísticas vigentes.

8. Las especificaciones de construcción y condiciones de seguridad y salubridad del edificio o conjunto.

Además de este contenido básico, los reglamentos de propiedad horizontal incluirán las regulaciones relacionadas con la administración, dirección y control de la persona jurídica que nace por ministerio de esta ley y las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto.

Parágrafo 1°. En ningún caso las disposiciones contenidas en los reglamentos de propiedad horizontal podrán vulnerar las normas imperativas contenidas en esta ley y, en tal caso, se entenderán no escritas.

Parágrafo 2°. En los municipios o distritos donde existan planos prediales georreferenciados, adoptados o debidamente aprobados por la autoridad catastral competente, estos podrán sustituir los elementos de determinación del terreno enunciados en el numeral tercero del presente artículo.

Parágrafo 3°. Los reglamentos de propiedad horizontal de los edificios o conjuntos de uso comercial podrán consagrar, además del contenido mínimo previsto en esta ley, regulaciones tendientes a preservar el ejercicio efectivo y continuo de la actividad mercantil en los bienes privados, y a propender a su ubicación según el uso específico o sectorial al cual se encuentren destinados, así como las obligaciones específicas de los propietarios en relación con sus bienes privados.

Parágrafo 4°. El reglamento de administración de la propiedad horizontal no podrá contener normas que prohíban la enajenación o gravamen de los bienes de dominio privado, ni limitar o prohibir la cesión de los mismos a cualquier título.

A su vez el artículo 6 ibidem establece que: “Con la escritura pública de constitución o de adición al régimen de propiedad horizontal, según sea el caso, deberán protocolizarse la licencia de construcción o el documento que haga sus veces y los planos aprobados por la autoridad competente que muestren la localización, linderos, nomenclatura y área de cada una de las unidades independientes que serán objeto de propiedad exclusiva o particular y el señalamiento general de las áreas y bienes de uso común.(Se subraya)

Parágrafo. Si se encontraren discordancias entre la escritura de constitución o adición al régimen de propiedad horizontal y los documentos señalados en el presente artículo, el Notario Público respectivo dejará constancia expresa en la escritura”.

Ahora bien, en cuanto a su pregunta referente a si varios lotes se pueden constituir en propiedad horizontal, lo remito al artículo 85 de la ley 675 de 2001 que señala que: “Cuando una parcelación esté conformada por lotes de terreno de dominio particular y por bienes comunes, sus propietarios podrán someterse a las disposiciones de esta ley, en todo cuanto le sea aplicable, en especial a las normas que hacen relación al surgimiento de la persona jurídica, la administración de la parcelación, el carácter indivisible de los bienes comunes, el pago de expensas, el cálculo de coeficientes de copropiedad, la resolución de conflictos y las sanciones”.

De otro lado, si se registra una escritura sin el lleno de los requisitos el usuario del servicio registral puede acudir a la jurisdicción ordinaria para controvertir lo actuado.

Con sentimientos de consideración

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: JDC

Remate.

2006-11-08T10:32:00.000-05:00

Consulta 2500 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora:
Cecilia León Bejarano
E-mail: ceci496@hotmail.com

Asunto: CR-005.
Remate.

Radicado: 2006ER32332

Fecha: 19 de octubre de 2006

Apreciada señora:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el que solicita se le ilustre como se debe hacer el registro de un predio adquirido por remate sino se tiene escritura.

Marco Jurídico

- Código de Procedimiento Civil
- Instrucción administrativa 25 de 2004

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El artículo 530 del Código de Procedimiento Civil en su ordinal tercero dispone:

“En el auto que apruebe el remate se dispondrá, además:
(...).
3. La expedición de copia del acta de remate y del auto aprobatorio, las cuales deberán entregarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de este último. Si se trata de bienes sujetos a registro, dicha copia se inscribirá y protocolizará en la notaría correspondiente al lugar del proceso; copia de la escritura se agregará luego al expediente”.
La Instrucción administrativa 25 de 2004 indica el orden cronológico para el registro del remate así:

a) Inscribir copia del acta y del auto correspondientes en el registro público competente, que, como ya es sabido, no puede ser otro que la oficina de registro de instrumentos públicos del lugar de ubicación del inmueble. Esta lectura se deriva de que la inscripción de los bienes sujetos a registro se efectúa en el registro de instrumentos públicos competente;

b) Surtido dicho registro los documentos inscritos se protocolizarán en la notaría correspondiente. Esta disposición legal estableció también una competencia específica para dicha protocolización. El auto y el acta de remate registrados se protocolizan en la notaría correspondiente al lugar del proceso. Así se limita el principio general derogación de los actos notariales y queda sujeto a cualquiera de las notarías del círculo donde esté ubicado el juzgado en el cual se llevó a cabo el proceso respectivo.
c) Debe observarse que el interesado, una vez cumplida con las obligaciones de inscripción en el registro de instrumentos públicos competente y de protocolización en la notaría correspondiente, debe llevar una copia al juzgado respectivo para que sea agregada al expediente.

De acuerdo a lo expuesto, se tiene que cuando se adquiere un predio por remate, lo que se registra es el acta de aprobación del mismo.

Va un saludo

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: VSP
Revisó: JDC

Registro de sentencia.

2006-11-08T10:30:00.000-05:00

Consulta 2422 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor:
Edgar García
Registrador de Instrumentos Públicos
Purificación

Asunto: CR-005.
Registro de sentencia.

Radicado: 2006ER31583

Fecha: 10 de octubre de 2006

Apreciado Registrador:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el que solicita concepto frente a los siguientes planteamientos

- El folio de matricula 368-0014516, tiene inscrita una hipoteca a favor de Caja Agraria (Anotación No. 03) y un embargo de Acción real (Anotación 04).
- El folio tiene cabida indeterminada.
- Con fecha 23 de agosto con turno 1879 se solicita la inscripción de una sentencia de pertenencia sobre un área de 100 hectáreas en este mismo predio.

Consulta

1. Es procedente el Registro de la Sentencia de Pertenencia estando inscrita la hipoteca y el embargo mencionado o hay que rechazar la sentencia.
2. Si la Sentencia es registrable hay que abrir un folio con las 100 hectáreas?

Marco Jurídico

- Decreto 1250 de 1970
- Código de Procedimiento Civil
- Articulo 2534 del Código Civil

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El artículo 2534 del Código Civil, establece que: “La sentencia judicial que declara una prescripción hará las veces de escritura pública para la propiedad de bienes raíces o de derechos reales constituidos en ellos; pero no valdrá contra terceros sin la competente inscripción”

Por vía jurisprudencial la Corte Suprema de Justicia, en sentencia de 7 de septiembre de 1951 expresó: “ Cuando la declaración de prescripción adquisitiva es resultado de una acción directa, no es necesario pedir que se ordene la cancelación del registro de los títulos del dueño anterior. La inscripción de la sentencia que reconoce la prescripción, aunque deje formalmente vigente tales requisitos anteriores, los cancela en realidad, en forma tan absoluta que el registrador al expedir, por ejemplo, un certificado sobre tradición del dominio de determinada finca raíz, debe considerar que el registro de la sentencia que declaró la prescripción de ella a favor de ciertas personas, canceló tácitamente la inscripción del titulo del dueño anterior. Así se deduce rectamente de los artículos 789, 2534, 2652, Ord. 2, y 2681 del C.C.”
El articulo 69 del Decreto 1250 de 1970 menciona que “Ejecutoriada la sentencia declarativa de pertenencia, el Registrador la inscribirá en el folio de matrícula correspondiente al bien de que se trate.
Si esa matrícula no estuviere abierta o la determinación del bien que apareciere en ella no coincidiere exactamente con la expresada en la sentencia, será abierta o renovada según el caso, la respectiva matrícula, ajustándola por lo demás a las especificaciones establecidas en la presente ordenación, pero sin que sea necesario relacionar los títulos anteriores al fallo”.
En virtud de lo expuesto se da respuesta a cada una de sus inquietudes así:
1. Si es procedente el registro de la sentencia de pertenencia estando inscrita la hipoteca y el embargo, teniendo en cuenta el medio de adquirir la propiedad y sanear la tradición del folio de matricula inmobiliaria.
2. Sobre el particular, usted como Registrador deberá verificar del mismo fallo si se esta adjudicando la totalidad del inmueble, máxime si usted manifiesta que en el folio de matricula inmobiliaria no figura área determinada.
Va un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: JDC

Hipoteca.

2006-11-08T10:28:00.000-05:00

Consulta 2526 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora:
Damaris Marín Duque
E-mail: marindamaris1966@yahoo.com

Asunto: CR-005.
Hipoteca.

Radicado: 2006ER32646

Fecha: 26 de octubre de 2006

Apreciado doctor:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el que solicita concepto, de conformidad con los siguientes planteamientos:

1. Una vez se ha constituido hipoteca debidamente registrada por un valor determinado, el hipotecante quiere sustituir la garantía hipotecaria con otro inmueble, pero informa que la oficina de Registro zona sur le está cobrando como si fuera una nueva hipoteca, situación que no ha ocurrido con otras Oficinas de Registro. Solicita le informen que valor se cobra por una sustitución de garantía?.
2. En inmuebles que traen una tradición de varios años en las escrituras se identifica el folio de matricula con varios ceros a la izquierda ejemplo 050-000100268, y ahora aparece 050-100628, tiene alguna implicación legal la supresión de los ceros en las nuevas escrituras?.

Marco Jurídico

q Decreto 1250 de 1970
q Decreto 1428 de 26 de julio de 2000

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica
El artículo 6 inciso 4 del Decreto 1428 de 2000 estable que: “Las escrituras públicas de constitución de hipoteca originadas en la sustitución de garantía real, otorgadas entre las mismas partes y por el mismo crédito, de lo cual se dejará expresa constancia en el documento, se liquidarán como acto sin cuantía, siempre que en el mismo instrumento se cancele la hipoteca constituida sobre el inmueble objeto de sustitución, esta última también se liquidará como acto sin cuantía”.
Así las cosas, si se quiere sustituir la garantía hipotecaria con otro inmueble, la Oficina de Registro, no puede cobrarle como si fuera una nueva hipoteca, sino como un acto sin cuantía, siempre y cuando en el mismo acto escriturario se cancele la hipoteca.
En cuanto a la supresión de ceros a la izquierda, esto no tiene ninguna implicación legal en las nuevas escrituras.

Va un saludo

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: VSP
Revisó: JDC

Concepto sobre inclusión en venta de derechos de cuotas.

2006-11-08T10:19:00.000-05:00

Consulta OAJ 2622 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor Doctor Eustaquio Losada España
Notario Único del Circulo de Timaná
Huila

Asunto: Concepto sobre inclusión en venta de derechos de cuotas.

Radicación ER –34312 de fecha 22 de septiembre 2006.

Fecha 1 de noviembre 2006

Apreciado Señor Doctor Eustaquio Losada España

En atención a la consulta en el cual expone lo siguiente:

1- En la escritura de compraventa número 358 de fecha 31 de octubre 2003, donde se omitió incluir el nombre de uno de los comparecientes. Se consulta el procedimiento a seguir para que esa persona a la cual se omitió incluir su nombre aparezca vendiendo la cuota parte, como efectivamente lo hizo.

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970
Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica
El artículo 103 del Decreto 960 de 1970 párrafo segundo dice:

“Si se cometiere error en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula o registro catastral, podrá corregirse mediante el otorgamiento de escritura aclaratoria suscrita por el actual titular del derecho, si de los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y de los títulos antecedentes apareciere el de manifiesto. De igual modo se procederá si el error se cometiere en relación con los nombres o apellidos de alguno de los otorgantes, considerando los documentos de identificación anotados en el mismo instrumento. (Subrayado fuera de texto).

Teniendo en cuenta la norma precedente los notarios mediante escritura aclaratoria pueden realizar correcciones donde se presenten omisiones de nombres o apellidos de alguno de los otorgantes.
Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

Con base en la citada escritura, donde se relacionan en el formato de calificación los nombres de cada uno de los comparecientes a la notaria con su respectivo documento de identificación, y al momento de elaborar la escritura pública se relacionaron los nombres de las personas comparecientes omitiéndose el nombre de la señora OLGA pero se relacionaron los números de cédula de todos ellos, entre los cuales se encuentra el número de cédula 51’633.584 correspondiente a la señora OLGA CARVAJAL ROJAS y apareciendo de nuevo el nombre con la firma y huella de todos los otorgantes incluyendo el de la persona que se había omitido.

Así las cosas sobre el caso expuesto, el notario podrá hacer las correcciones a través de escritura de aclaración donde se incluya el nombre de la señora OLGA CARVAJAL ROJAS subsanando la omisión de acuerdo a las razones expuestas, el notario debe hacer alusión al motivo que genero la omisión de trascripción para que la oficina de Registro e Instrumentos Públicos realice la correspondiente anotación.

Con sentimientos de consideración

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : P.A.J.L.
Revisó: J.D.C

Solicitud de expedición de copias por parte de un usuario

2006-10-30T11:53:00.000-05:00

Bogotá D.C., 25 de Octubre de 2006

Señora Doctora
Adriana María Villegas Cardona
Notaria Única del Círculo de Turbo
Turbo - Antioquia
notariaturbo@yahoo.es

Asunto: Oficios radicados ER36133 del 9/10/2006
y ER35663 del 5/10/2006

Apreciada Notaria:

Me refiero a las peticiones mencionadas en el asunto. Allí, Usted solicita orientación acerca de cómo debe proceder ante la solicitud de expedición de copias por parte de un usuario, con destino a las rentas Departamentales y a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Debe advertirse que sobre la Escritura Pública que se solicitó la copia la Fiscalía adelanta una investigación por falsedad en documento público.

En el escrito de la Fiscalía que Usted anexa, suscrito por el doctor Wilfredo Jesús Sobaja Escobar, Fiscal 144 Delegado de la Dirección Seccional de Fiscalías de Antioquia, le solicitan que informe los trámites que se surtan en relación con las Escrituras Públicas objeto de la investigación.

De acuerdo a la determinación de la Fiscalía está claro, a la luz de los documentos aportados, que a Usted señora Notaría, no la obligan a abstenerse de expedir copias sobre las escrituras motivo de la investigación. Sin embargo es claro que una determinación posterior podría afectar los actos jurídicos que se desarrollen con tales copias.

Hoja No. 2

Lo anterior indica, en atención al principio de la buena fe y en el conocimiento que el notario tiene sobre las Escrituras Públicas sobre las cuales se expide copia que él tendría el deber de advertir en las copias expedidas que las Escrituras a las cuales dichas copias se refieren son objeto de una investigación por tal Fiscalía y por tal posibilidad de delito.

Reciba un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Reconstruir una escritura

2006-10-24T12:14:00.000-05:00

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970

Consideraciones de la Consulta No. 2600 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctora Martha Ferrer Rivadeneira
Notaria Única del Circulo de Jamundí- Valle

Asunto: Reconstruir una escritura

Código: CN- 005

Radicación ER –34065

Fecha: 24 de octubre de 2005

Apreciada Doctora Martha Ferrer Rivadeneira.

En atención a su consulta en la cual expone lo siguiente:

“ ...solicitan la reconstrucción de la Escritura Pública No. 684 del 23 de Mayo de 2000 de la Notaría Única de Jamundí, aportando dicha Escritura con sellos de la Oficina de Registro, también aporta copia del certificado de tradición expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Buga, bajo el folio de matricula inmobiliaria 370-40771, y confrontando con el protocolo de esta Notaría, observamos que la escritura presentada por el señor Salazar corresponde a una Compraventa y en nuestro archivo (Libro Radicador y de Escrituras) esta misma escritura es una Protocolización de Matrimonio Civil, por lo anterior vale decir que existen dos (2) escrituras con el mismo número y con la misma fecha.”

Solicita si es factible su reconstrucción.

Oficina Asesora Jurídica

El decreto 960 de 1970, en su artículo 105 establece la forma de reconstrucción de escritura pública perdida o destruida, y al respecto nos dice:

“Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en el archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El Notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que reemplaza al original.

Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en testimonio de la reconstrucción se sentará por el Notario en acta que enumere todas las escrituras que lo formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido. “

La anterior norma transcrita, determina el procedimiento que debe seguir el notario cuando se presenta la perdida o destrucción de una escritura pública, y nos dice que puede ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en el archivo oficial, y que el Notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando con su firma que remplaza el original.

En el caso presente, según lo relatado por el consultante en el libro radicador y en el protocolo aparece el numero de escritura pero no corresponde con el acto de la escritura que solicitan se reconstruya, de tal manera que no se puede hablar que haya dos escritura con el mismo número, ya que solo existe esta hecho cuando en el protocolo aparecen dos escrituras con el mismo número pero con actos diferentes, caso en el cual a la segunda de ella se le podrá distinguir con el vocablo “Bis”.

El consultante no menciona si en el protocolo de la Notaría o en el tomo correspondiente sufrió algún deterioro, destrucción o perdida. Tampoco manifiesta si faltan uno o varios folios del tomo respectivo, de la fecha mencionada, lo que daría lugar a pensar que en realidad dicha escritura si fue otorgada en esa Notaría.

Es de anotar, que en el protocolo aparecen los actos que se han realizado en la respectiva Notaría, y por lo tanto se puede dar fe de los mismos. Caso contrario no seria posible, lo que daría a pensar que todo documento que se diga que ha sido suscrito en la Notaría y que no figure en el protocolo, debe ser objeto de una investigación.

Así las cosas, esta oficina considera que falta más información por parte del consultante para poder darle una orientación adecuada,

Cordial Saludo

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: J.V.A.
Revisó: C.G.D

Empleados de una notaria.

2006-10-12T14:40:00.000-05:00

Consulta No. 2118 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Jaime Ignacio Salazar Jurado
Jisalazar32@gmail.com

Asunto: Empleados de una notaria.

Radicación. ER 27462, fecha agosto 02 de 2006

Código: CN 002

Fecha: 30 de agosto de 2006

Respetado Doctor Jaime Ignacio Salazar Jurado.

En atención a su consulta en la cual manifiesta lo siguiente:

“En algunas Notarias de Medellín y de algunos pueblos de Antioquia, no se si de Colombia entera, existen unos empleados que no se si son empleados de la Notaría o que aprovechan algún beneficio que les otorgue el titular la misma, pero que funcionan dentro de la Notaría y en las horas habituales de atención al público, que prestan servicios adicionales a los que por ley les corresponde a las Notarías. Pregunto; Los honorarios que cobran estos funcionarios van a las arcas de la Notaría?, son para ellos personalmente?, está permitido esta clase de servicios?, quien fija las tarifas o arancel?, quien responde por la mala elaboración de dichos documentos?, no se está aprovechando de una situación preferente?, no constituye ese procedimiento un ejercicio de competencia desleal para los abogados?.

Lo anterior por que me he enterado de ello y de alguna manera algunos usuarios dicen muy olímpicamente: “..vamos a la Notaría que allí es más barato.. o en tal notaría cobran menos..y términos por el estilo.

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970
Decreto 2148 de 1983
Ley 29 de 179
Decreto 1681 de 1996
Resolución 7200 de 2005 de esta entidad
Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Los artículo que a continuación se transcriben nos orientan respecto de los interrogantes planteados por el consultante:

El decreto ley 960 de 1970 prescribe lo siguiente.

“Artículo 5. . En general, los servicios notariales serán retribuidos por las partes según la tarifa oficial y el Notario no podrá negarse a prestarlos sino en los casos expresamente previstos en la Ley.”

“Artículo 218. Las tarifas que señalan los derechos notariales son revisables periódicamente por el gobierno Nacional teniendo en consideración los costos del servicio y la conveniencia pública.”

Artículo 195. “Los Notarios son responsables civilmente de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio por culpa o dolo de la prestación del mismo.”

La ley 29 de 1973, consagra:

Articulo 2. “ La remuneración de los Notarios la constituye la suma que reciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales, y por subsidios que les fije el Fondo Nacional del Notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro cuando fuere el caso.

Con esta remuneración los Notarios están obligados a costear y mantener el servicio”

Artículo 3. “ Los Notarios crearan bajo su responsabilidad, los empleos que requieran su eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo y enviarán a la Superintendencia copia de la providencias que dicten en ese sentido.”

Artículo 4. “El pago de las asignaciones de los empleados subalternos de los Notarios, así como la dotación y sostenimiento de las respectivas oficinas, se hará por tales funcionarios de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley.”

El decreto 2148 de 1983, nos dice:

Art. 117. “Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio aunque no se produzca perjuicio.”

Artículo 118. “ Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la ofician a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velar por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplir las obligaciones que para con sus subalternos le señale las normas legales.”

A través del decreto 1681 de 1996, el Gobierno Nacional fijó las tarifas por concepto del ejercicio de la función notarial y en los siguientes artículo consagra:

Artículo 32. “Los valores absolutos de las tarifas notariales, los rangos de los actos y el valor de los aportes fijados en el presente Decreto se incrementarán anualmente, el día primero (1o.) de enero de 1998 y años subsiguientes, en el mismo porcentaje de la inflación esperada para el año correspondiente, según la meta que establezca la Junta Directiva del Banco de la República.”

Artículo 33. “El Superintendente de Notariado y Registro estará facultado para reajustar los valores absolutos y las cuantías de que trata el artículo anterior, ajustándolos a la decena más próxima."

De acuerdo a las normas precedentes esta entidad expide la resolución 7200 del 14 de diciembre de 2005, por la cual se actualizan la tarifas notariales, los rangos de los actos, y el valor de los aportes, en el mismo porcentaje de la inflación esperada para el año 2006 y se ajusta a la decena más próxima.

Sobre el caso expuesto, es conveniente determinar si las personas a las que usted se refiere son empleados o no de la notaria, por que de ser así ellos solo pueden cobrar lo que está autorizado por ley en lo referente al servicio notarial, y que obviamente esos recursos son para el Notario para que cumpla con las obligaciones adquiridas y mantenga un buen servicio notarial.

Los servicios que ofrezcan otras personas ajenas a la notaria, como los abogados, sus dependientes o demás personas que en el ejercicio de su profesión liberal, asesoran, elaboran minutas, contratos, demandas ect, buscando el sustento diario de ellos y su familia, no es responsabilidad de la notaría salvo que sean empleados de ésta.

Las normas anteriores establecen que el Notario crea bajo su responsabilidad los empleos que requiera para la prestación de un buen servicio; lo que indica que debe responder por todas las conductas que realicen sus empleados, responsabilidad que puede ser civil, penal y disciplinaria; de ahí que cualquier reclamo que el usuario tenga lo hará ante el notario, quien es el empleador y representante de la notaria, y si no se logra conjurar las controversias suscitadas, podrá hacer uso de las acciones judiciales y disciplinarias establecidas en la ley.

Así las cosas, esta oficina considera que es pertinente particularizar cuales notarias pueden estar ocasionando traumatismos el la buena prestación del servicio notarial, con el fin de poder adelantar una investigación y si hay lugar abrir un proceso disciplinario.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D

Nota de referencia en la escritura

2006-10-12T14:32:00.000-05:00

Consulta No. 2260 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Ramses Escobar Henao
Notario único de Chigorodó -Antioquia

Asunto: Nota de referencia en la escritura .

Código: CN- 0005

Radicación: ER –29886 de agosto 18 de 2006.

Fecha: 08 de Septiembre de 2006

Apreciado: Doctor Ramses Escobar Henao

En atención a su consulta, esta oficina ya se había pronunciado sobre el particular con oficio No. O.A.J. 137 de marzo 3 de 2005, donde en uno de sus apartes se le informa de manera clara lo siguiente:

“ La escritura que se encuentra incorporada en el protocolo de la notaría, por ser la original, adquiere mayor fuerza probatoria o de autenticidad que la copia registrada en la Oficina de Registro. Cualquier cotejo que se haga entre estas dos copias, es lógico concluir que el texto original o matriz prevalece sobre aquel.

En conclusión, la escritura que no ha sido firmada por los comparecientes adolece de un requisito formal esencial, pues su texto no recibió la aprobación de las partes, que genera su nulidad “desde el punto de vista formal”, la cual no es subsanable por estos, por tratarse de una nulidad absoluta, Por lo tanto, no es viable jurídicamente autorizar o permitir a los interesados la firma de la misma.”

Como se puede observar ya se dijo que esa escritura está viciada de nulidad absoluta lo cual no puede ser subsanable, de tal manera que no se puede pretender a través de otro instrumento escriturario de ratificación subsanar dicho vicio, cundo la ley ha dicho que las nulidades absolutas no son subsanables, lo que indica que todo acto posterior a aquel que adolece de nulidad corre la misma suerte.

Conforme a lo manifestado en la consulta, en este caso no se está hablando de una error u omisión de los que contempla la ley que se pude corregir o subsanar, aquí se esta al frente de una de las formalidades esenciales que debe llevar una escritura para que se considere legalmente válida, y como no se cumplió esa formalidad se tipifica una de las causales de nulidad que contempla el artículo 99 del decreto 960 de 1970.

Así las cosa esta oficina considera que no le es dable al Notario Único del Círculo de Chigorodó –Antioquia, protocolizar el certificado expedido por la Notaría doce (12) del Círculo de Medellín, con el objeto de que se proceda a colocar la nota de referencia respectiva en la escritura 114 del 18 de mayo de 1983, por las razones anteriores y por el control de legalidad que todo notario debe ejercer.

Cordial Saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D.

Solicitud de licencia.

2006-10-12T14:21:00.000-05:00

Consulta No. 2247 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor: Alfonso Povea Anichiarico
Notario Primero de Círculo de Riohacha-Guajira

Asunto: Solicitud de licencia.

Radicación: No. ER –29545 de fecha 16 de agosto de 2006

Fecha: 13 de septiembre de 2006

Apreciado Doctor Alfonso Povea Anicharico

En atención a su consulta en la cual expone lo siguiente:

“..si para solicitar una licencia que no exceda de quince (15) días, pueda hacerlo ante la Alcaldía Mayor de la Ciudad de Riohacha, o necesariamente debe ser a través de la Superintendencia de Notariado y Registro.”

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El artículo 189 del decreto 960 de 1970 en uno de sus apartes contempla:

“...Cuando la licencia no exceda de quince (15) días y el notario no resida en la ciudad capital, el alcalde de su sede podrá concederla y hacer el encargo....”

la Instructiva Administrativa No. 07 del 26 de enero de 2006, incluye lo anterior y agrega:.. “... En tal caso debe remitir el acto administrativo correspondiente a la Superintendencia con la respectiva acta de posesión del encargo...”

La norma es muy clara y no necesita mayor interpretación. Por lo tanto conforme a lo manifestado por el consultante, es procedente que la primera autoridad del lugar conceda la licencia respectiva.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó: C.G.D

Registro usufructo parcial

2006-10-12T12:56:00.000-05:00

Consulta No. 2201 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora Laila Judith Beleño Pájaro
Trasversal 78 B No. 7 A – 50 Apa 121 Int 11
Bogotá D.C.

Asunto: Registro usufructo parcial

Radicación No. ER –28682

Código CR 005

Fecha: 06 de Septiembre de 2006

Respetada: Señora Laila Judith Beleño Pájaro

En atención a la consulta en la cual nos manifiesta:

Que tiene un predio rural junto con una casa, y que quiere constituir un usufructo sobre la casa y 20 metros de terreno, conservando para Usted el resto de la finca, y nos solicita si es posible registrar ese usufructo.

Marco Jurídico

Código Civil
Decreto 1250 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El dueño de un inmueble puede disponer de el arbitrariamente no siendo contra la ley o contra derecho ajeno. La propiedad separada del goce de la cosa, se llama mera o nuda propiedad, (Art. 669 C..C) lo cual permite que el propietario se conserve para si el usufructo.

El dominio es en principio un derecho absoluto, exclusivo y perpetuo, que confiere a su titular las tres facultades de usar, de gozar y de disponer de la cosa o bien sobre que recae. Dicho derecho en sin embargo, susceptible de sufrir limitaciones en la duración, extensión o ejercicio de los tributos que lo integran. Tales restricciones pueden ser legales o voluntarias, en el sentido de ser impuestas por la ley o por un acto jurídico del propio titular del dominio. Entre esas limitaciones figura la constitución de un usufructo, o sea del derecho de usar y gozar de la cosa, con independencia de la facultad de disponer del mismo bien sobre que se ejerce dicho usufructo.

Artículo 823 del C.C. “ El usufructo es un derecho real que consiste en a facilidad de gozar de una cosa con cargo de conservar su forma y sustancia, y de restituirla a su dueño, si la cosa no es fungible; o con cargo de volver igual cantidad y calidad del mismo género, o de pagar su valor, si la cosa es fungible.”

Artículo 825 del C.C., “ El derecho de usufructo se puede constituir de varios modos:
1. Por la ley, como el de padre de familia, sobre ciertos bienes del hijo.
2. Por testamento.
3. Por donación, venta u otro acto entre vivos
4. Se puede también adquirir un usufructo por prescripción

El usufructo nace unas veces del contrato, otras veces de un testamento y en ocasiones de la ley.

Un contrato puede crear un derecho de usufructo de dos maneras: ya sea por vía de constitución directa, el propietario se despoja del usus y del fructus a favor del otro contratante.

El usufructo que recae sobre un inmueble, por ser un derecho real inmobiliario, hace que su constitución esté sometida a publicidad. La falta de publicación del contrato de constitución de un usufructo inmobiliario lleva a que ese contrato sea oponible a terceros.

E l decreto 1250 de 1970 en el los siguientes artículo consagra:

Artículo 2. “ Están sujetos a registro:

“1-Todo acto, contrato, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces, salvo la cesión del crédito hipotecario o prendario.” (Negrilla fuera de texto)

Artículo 52. para que pueda ser inscrito en el registro cualquier título objeto se deberá indicar la procedencia inmediata del dominio o del derecho respectivo, mediante la cita del título antecedente, con los datos de su registro. Sin este requisito no procederá la inscripción, a menos que ante el Registrador se demuestre la procedencia con el respectivo título inscrito.

A falta de título antecedente, se expresará esta circunstancia con indicación del modo en virtud del cual el enajenante pretende justificas su derecho.”

El artículo 2 del anterior decreto nos dice que están sujetos a registro: “Todo acto, contrato,.. que implique constitución.... u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces.” Conforme a este articulo se colige que la constitución de usufructo está sujeto a registro por cuanto según el artículo 823 del C.C., es un derecho real.

En este orden de ideas, como el usufructo es un derecho real se requiere que su constitución se efectúa a través de escritura pública, y se realice la inscripción en el folio de matricula inmobiliaria respectivo de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, del Círculo a donde pertenece el predio.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : J.D.C

Se extiende la garantía hipotecaria a otra clase de obligaciones.

2006-10-12T12:52:00.000-05:00

Consulta No. 1878 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor: Rubén Darío Galvis García
Notario Sexto de Cúcuta

Asunto: Se extiende la garantía hipotecaria a otra clase de obligaciones.

Radicación No. ER –24654

Fecha: 22 de agosto de 2006

Respetada Doctor : Rubén Darío Galvis García

En atención a su consulta en la cual manifiesta lo siguiente:

“ Se desvirtúa el fin de la norma recogida en el artículo 23 de la ley 546 de 1999 cuando al constituirse una hipoteca para garantizar un crédito de vivienda individual, se extiende esta garantía a toda otra clase de obligaciones?

Se debe aplicar la tarifa del 70% a las hipotecas constituidas de la forma descrita?

Marco Jurídico

Código Civil
Ley 546 de 1999

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Antes de entrar a estudiar el caso planteado por el consultante, es de advertirle que debe anexar a toda consulta su propio concepto sobre el particular, dando cumplimiento a la Instructiva Administrativa No. 23 de 2004.

Nuestro Código Civil en los siguiente artículos consagra:

Artículo.1602. “Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalido sino por su consentimiento mutuo o por causas legales.” (Negrilla nuestra)

Articulo. 1540. “ La condición debe ser cumplida de modo que las partes han probablemente entendido que lo fuese, y se presumirá que el modo más racional de cumplirla es el que han entendido las partes.”

(...)”

Artículo. 1618. “Conocida claramente la intención de las partes, debe estarse a ella más que a lo literal de las palabras.”

Artículo. 1619. “ Por general que sean los términos de un contrato, solo se aplicarán a la materia sobre que se ha contratado.”

Artículo. 1620. “El sentido en que una cláusula pueda producir algún efecto, deberá preferir a aquel en que no sea capaz de producir efecto alguno.”

(...)

Artículo. 2455.- “La hipoteca podrá limitarse a una determinada suma, con tal que así se exprese inequívocamente, pero no se extenderá en ningún caso a más del duplo del importe conocido o presunto, de la obligación principal, aunque así se haya estipulado.

El deudor tendrá derecho a que se reduzca la hipoteca a dicho importe; y reducida, se hará a su costa una nueva inscripción, en virtud de la cual no valdrá la primera sino hasta la cuantía que se fijare en la segunda.”

La ley 546 de 1999, determina:

Artículo 2º.- Objetivos y criterios de la presente Ley. El Gobierno Nacional regulará el sistema especializado de financiación de vivienda de largo plazo para fijar las condiciones necesarias para hacer efectivo el derecho constitucional a la vivienda digna, de conformidad con los siguientes objetivos y criterios:

(...)

3. Proteger a los usuarios de los créditos de vivienda.

“Artículo 17.- Condiciones de los créditos de vivienda individual. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo primero de la presente Ley, el Gobierno Nacional establecerá las condiciones de los créditos de vivienda individual a largo plazo, que tendrán que esta denominados exclusivamente en UVR, de acuerdo con los siguientes criterios generales:”

“Artículo 23.- Derechos notariales y gastos de registro. Los derechos notariales y gastos de registro que se causen con ocasión de la constitución o modificación de gravámenes hipotecarios, a favor de un participante en el sistema especializado de financiación de vivienda, para garantizar un crédito de vivienda individual, se liquidarán al setenta por ciento (70%) de la tarifa ordinaria aplicable. La cancelación de gravámenes hipotecarios de créditos para vivienda se considerará acto sin cuantía.”

De lo anterior se observa que un contrato debe celebrarse de manera legal, no puede ser contrario a la ley, de igual manera se establece que se mirará siempre la intención de las partes y no la literalidad de las palabras, al igual que por más general que sean los términos de un contrato solo se aplicarán a la materia sobre que se ha contratado.

“Se colige que las estipulaciones de las partes no pueden referirse si no a la materia que es objeto del contrato que celebran. Única sobre la cual han pensado, y habría por lo tanto restringir a ellas el alcance de las cláusulas que por su generalidad pudieran tener una aplicación más amplia.” (Luis Carlos Soler. Explicaciones de derecho civil Chileno. T . VIII)

Es obvio que si los contratos celebrados no se ajustan a lo pretendido por una de las partes y a la normatividad vigente, este seria objeto de las acciones respectivas por la parte que se sienta perjudicada.

Así las cosas teniendo en cuenta lo anterior, y lo narrado por el consultante, esta oficina considera que no se desvirtúa uno de los fines de la ley 546 de 1999, cuyo objetivo es la de garantizar un crédito de vivienda individual. Es de indicar que la ley debe ser interpretada en su conjunto (artículo 30 del C.C.).

En cuanto a la aplicación del 70%, con forme a lo expuesto, es natural que se debe sujetar a lo establecido en la respectiva ley.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D.

Licencia urbanística en la resolución de un contrato de englobe.

2006-10-12T12:07:00.000-05:00

Consulta No. 2159 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Hernando Camacho Ríos
Notario Segundo del Círculo de Neiva-Huila

Asunto: Licencia urbanística en la resolución de un contrato de englobe.

Código: CR 005

Radicación ER –21804

Fecha: 04 de Septiembre de 2006

Respetado Doctor Hernando Camacho Ríos

En atención a su consulta la resumimos así:

Se requiere presentar licencia urbanística para la resolución de un contrato donde se englobó dos terrenos de diferente dueño, al igual que si se liquidad la comunidad que nació al englobarse esos inmuebles, ya que deben dividirse para que cada propietario obtenga vuelva a tener lo suyo.

Marco Jurídico

Código Civil
Decreto 960 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El artículo 1546 consagra que “en los contratos bilateral va implícita la condición resolutoria en caso de no cumplirse por uno de los contratantes lo pactado ...”

se infiere de la anterior disposición que la condición resolutoria va implícita y opera es en los contratos bilaterales, y tiene un elemento cual es, el incumplimiento por parte de una de las partes en las obligaciones pactadas.

Como es suficiente conocido, uno de los principios fundamentales que inspiran al Código Civil es el de la autonomía de la voluntad, conforme el cual, con las limitaciones impuestas por el orden público y por el derecho ajeno, los particulares pueden realizar actos jurídicos, con sujeción a las normas que lo regulan en cuanto a su validez y eficiencia principio éste que en materia contractual alcanza expresión legislativa en el artículo 1602 del C.C., que le asigna a los contratos legalmente celebrados el carácter de ley para las partes, al punto que no pueden ser invalidados sino por su consentimiento mutuo o por causas legales. Formando el contrato, con el conjunto de las formalidades que le sean propias, adquiere perfección y su destino es el de producir los efectos que por su medio buscaron los contratantes.

Con igual poder de voluntad el contrato puede ser invalidado por las partes, como también por causas legales, con intervención del órgano judicial.

“Si la voluntad de los interesados crea el contrato, esa misma voluntad puede dejarlo sin efecto. Concurriendo todos aquellos que intervinieron en la conformación del acto jurídico, este puede ser extinguido por mutuo consentimiento por que, por regla general, las cosas en derecho se deshacen de la misma manera como se hacen.

Esta forma de disolución de los contratos constituye, según la doctrina, uno de los casos del fenómeno llamado resciliación o mutuo disenso – que consiste en el anonadamiento del convenio por el mutuo consenso de las partes. Cuando un contrato ha sido dejado por este medio sin efecto, se dice entonces que ha sido resciliación..

La otra forma de extinción de los contratos es por causa legales. Entre esta se encuentra la resolución, que es el efecto que produce el evento de una condición resolutoria, cuando uno de los contratantes no cumple lo pactado.

De suerte que siendo diferente la resolución del contrato y la resciliación o mutuo disenso, es impropio hablar de resolución del negocio jurídico por mutuo disenso, pues en el primer evento el aniquilamiento de la convención se produce como efecto del cumplimiento de la condición resolutoria por la inejecución por parte de uno de los contratantes de las obligaciones de su cargoy, en el segundo, se produce por el acuerdo mutuo para dejarlo sin efecto.” (C.S.J. Sentencia Septiembre 20/78). ( Negrillas fuera de texto)

El decreto 960 de 1970 en sus artículos 45 y 49 preceptúa:

Artículo 45. “ La cancelación de una escritura puede hacerse por declaración de los interesados o por decisión judicial en casos de ley”
(Negrilla fuera de texto)

Artículo 46. “ El otorgante o los otorgantes de una escritura pueden declarar cancelada o sin efecto por decisión individual o por mutuo acuerdo según el caso, en una nueva escritura, con todos los requisitos legales, siempre que la retractación o revocación no esté prohibida” (Resalto nuestro)

En sentencia C-345/97, la Honorable Corte Constitucional dijo lo siguiente:

“Las normas bajo examen exigen al notario que para la cancelación de una escritura tenga la declaración de los interesados en ese sentido, o que exista de por medio una declaración judicial;...

“El legislador bien puede considerar que cuando un acto se ha elevado a escritura pública o ha sido inscrito en el registro de instrumentos públicos, tiene por esas solas circunstancias una apariencia de legalidad que debe ser desvirtuada o bien por la declaración de los propios interesados, o bien por la del juez, en caso de controversia....” (Negrilla nuestra)

De conformidad con lo anterior es claro que no hay que hablar de resolución del contrato sino de resciliación o mutuo disenso, ya que esta última consiste en la voluntad de las partes de dejar o extinguir en todos sus efectos jurídicos un contrato que habían celebrado. Y como dice la corte y la doctrina sus efectos se extingue que dando las cosas en el estado inicial antes a de su celebración.

A hora bien, el interesado en volver las cosas a su estado en que se encontraba antes de otorgar escritura de englobe tiene dos opciones: Una la resciliación y otra la que consagra el artículo 45 y 46 del decreto 960 de 1970, y en ambas esta oficina considera que no necesita de licencia urbanística, puesto que en este caso en concreto, no se está realizando un a división material del inmueble, si no lo que se busca es dejar sin efecto el acto por el cual se hizo el englobe, para que cada interesado que participó en dicho contrato quede de nuevo con su predio, cuyos linderos y áreas ya se encuentran definidos en los instrumentos escriturarios anteriores.

Cordial Saludo

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.-
Revisó : C.G.D

Trámite de sucesión de incapaz absoluto.

2006-10-12T11:30:00.000-05:00

Consulta No. 2047 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Luis Orison Arias Bonilla
Notario octavo del Círculo de Cali-Valle

Asunto: Trámite de sucesión de incapaz absoluto.

Radicación. No. ER –26768

Código: CN. 001

Fecha: 29 de agosto de 2006

Respetada Doctor Luis Orison Aria Bonilla

En atención a su consulta en lo cual manifiesta lo siguiente:

Se presentó a la Notaría la solicitud de trámite sucesoral del representante legal de un incapaz absoluto mayor de edad como único interesado.

Pregunto: ¿Si es o no posible iniciara este trámite o peticionario requiere iniciar el proceso judicial de la sucesión?.

(…)

Marco Jurídico

Decreto 2651 de 1991
Ley 377 de 1997
Ley 446 de 1998

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El decreto 2651 de 1991, fue expedido con el fin de descongestionar los despachos judiciales, cuyo término de vigencia fue de 42 meses a partir del 10 de enero de 1992, término éste prorrogado por la ley 377 de 1997. Y con la ley 446 del 7 de julio de 1998 artículo 162 se adoptó como legislación permanente los artículos 9, 12 a 15, 19, 20, 21, salvo sus numerales 4 y 5; artículos 23, 24, 33 a 37, 41,46 a 48, 50, 51, 56 y 58 del decreto en mención.

En anterior decreto, en su artículo 33 dispone: “ Además de las sucesiones y liquidaciones que se vienen tramitando ante notario de conformidad con las normas vigentes, este funcionario podrá, dando aplicación a los decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989 y normas concordantes, liquidar sucesiones y sociedades conyugales donde cualquiera de los herederos, legatarios o cónyuge supérstite sean menores o incapaces, si se cumplen los siguientes requisitos:

1. Que por lo menos alguno de los interesados sea mayor de edad.

2. Que los interesados que sean menores o incapaces estén representados legalmente por quien corresponda.

3. Que exista común acuerdo entre todos los intervinientes que sean plenamente capaces y los representantes legales de los menores o incapaces....”

De conformidad con las normas transcritas, se determina que cuando hay menores o incapaces deben reunirse unos requisitos, en los que se encuentra el del ordinal uno del artículo 33 del decreto 2651 de 1991, que dice: “Que por lo menos alguno de los interesados sea mayor de edad.”

En el caso que no ocupa es necesario aclara que la norma hace mención a menores de edad e incapaces, el cual se infiere que a este último lo tomo sin interesar la edad que tenga, de ahí que no se puede decir que es procedente tramitar la succión en notaria argumentando que el incapaz es mayor de edad, lo cual seria contradictorio al mandato legal.

Conforme a lo anterior esta oficina considera que teniendo en cuenta lo manifestado por el consultante no es posible tramitar la sucesión ante notario, por lo tanto de be adelantar dicho proceso ante la jurisdicción de familia, cumpliendo con lo establecido en la ley.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D

Solicitud por el cesionario de Copia sustitutiva que presta merito ejecutivo

2006-10-12T11:24:00.000-05:00

Consulta No.1703 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Guillermo Sandoval Fonseca
Notario tercero del Círculo de Tunja

Asunto: Solicitud por el cesionario de Copia sustitutiva que presta merito ejecutivo

Código: CN-005

Radicación: ER-23057

Fecha: 16 de agosto de 2006

En atención a su consulta en lo cual solicita lo siguiente:

“Está legitimado para solicitar la copia sustitutiva de la escritura de Hipoteca que presta mérito ejecutivo, un supuesto cesionario que no exhibe las especiales y propias notas de cesión que así lo acrediten?”

“Bastará para tenerlo por legitimado como cesionario-acreedor, los contratos (genéricos) que dieron origen a la cesión (específica) que no se presenta?”

Será jurídicamente posible expedirle la copia sustitutiva a favor de quien hoy solicita la copia como cesionario, o a favor de quien es el acreedor inicial?

Marco jurídico

artículos 15 y 16 del Código Civil
Artículo 81 y 82 del Decreto-Ley 960 de 1970
Decreto 2148 de 1983

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Ha sido criterio de esta Entidad que cuando las partes autorizan en una de las cláusulas de la escritura al notario para que en caso de pérdida o destrucción de la primera copia que presta mérito ejecutivo, se expida una sustitutiva de aquélla, es procedente su expedición, dado que la ley no lo ha prohibido. Lo anterior siempre que se esté frente a la pérdida o destrucción de la copia con mérito ejecutivo.

Frente al tema en estudio, mediante oficio 04467 de abril 10 de 1991, ante consulta de contenido similar esta oficina se pronunció en los siguientes términos:

“Si bien el Honorable Consejo de Estado en fallo de mayo 14 de 1990, declaró nula la expresión “antes o” contenida en el artículo 39 del Decreto 2148 de 1983 norma ésta concordante con el artículo 81 del Decreto-Ley 960 de 1970, es de señalar que las disposiciones han de estimarse, interpretarse y aplicarse armónicamente y no aisladamente.

En efecto, frente al tema en consulta estima este despacho que hay fundamento para invocar igualmente los artículos 15 y 16 del Código Civil, ya que si es voluntad de las partes autorizar mediante escritura pública al notario para que en caso de pérdida o destrucción de la primera copia con mérito ejecutivo se compulse una sustitutiva de ésta, tal cláusula es legal en cuanto que la ley no la ha prohibido.

La libertad contractual, principio general de los intervinientes en el negocio jurídico, sólo encuentra limitaciones cuando sea contraria al orden público y las buenas costumbres o cuando esté prohibida expresamente la renuncia de los derechos conferidos por las leyes, como corresponde a las limitaciones que cito a manera de ejemplo: renunciar, ceder o vender el derecho a los alimentos, según lo previsto en el artículo 424 del Código Civil; la condonación del dolo futuro, conforme lo dispone el artículo 1522 del Código Civil; renunciar a la facultad de pedir separación de bienes, de acuerdo con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1ª de 1976.

Obsérvese bien como la restricción contenida en el artículo 81 del Decreto 960 de 1970 constituye un derecho a favor del deudor al cual puede renunciar voluntariamente, manifestándolo expresamente en la escritura pública. Y así tenemos que mientras una convención no desconozca ni vulnere principios superiores o normas imperativas, aquélla toma fuerza vinculante; de no ser así, carecería de sentido el precepto contenido en el artículo 1602 del código Civil referido a que todo contrato legalmente celebrado es ley para las partes y sólo podrá invalidarse por mutuo consentimiento o por causas legales.

La circunstancia relacionada con la existencia del fallo del Consejo de Estado a mi modo de ver en nada se opone ni lo contraría, toda vez, que lo importante e imprescindible es que antes de hacer la solicitud ante el respectivo notario, se le haya perdido o destruido la primera copia con mérito ejecutivo al acreedor y que la autorización de la expedición de la copia sustitutiva de la primera haya quedado consignada expresamente en el texto del acto escriturario de hipoteca.

Entendido así lo anterior, si en la escritura por medio de la cual se constituyó la hipoteca como garantía del crédito, el deudor expresó que en caso de pérdida o destrucción de la primera copia con mérito ejecutivo le sea expedida por el Notario una copia sustitutiva de la primera a favor del acreedor, estimamos que tal pacto es perfectamente valedero y aplicable al presentarse una de las dos condiciones antedichas.

Debe tenerse en cuenta que, si se hizo una cesión de crédito a través de un contrato, el acreedor hipotecario o cedente trasmite al cesionario todas sus facultades, derechos y obligaciones que tenia frete al deudor hipotecario. de tal manera que si se presenta el instrumento inicial y en el aparece la autorización o aceptación del deudor para que el creedor solicite la copia respectiva, es procedente expedirla.

Ahora bien, puede aportarse por el interesado (acreedor) o por el apoderado de éste debidamente facultado para ello, una copia auténtica o una fotocopia autenticada del denuncio formulado con motivo de la pérdida o destrucción de la primera copia.

En aquellos eventos en que no esté claramente dada la situación a que me referí anteriormente (constancia expresa en la matriz de la escritura pública autorizando la compulsa, la calidad de cesionario y la pérdida o destrucción de la primera copia con mérito ejecutivo antes de solicitar la expedición de la copia sustitutiva), no habría fundamento alguno para atender el trámite señalado.”

Así las cosas esta oficina considera que si no se reúne los requisitos ya mencionados, en este caso le corresponde al notario exigir que las partes se acojan al trámite judicial previsto en el artículo 81 del Decreto Ley 960 de 1970.

De esta consulta se envía copia al Grupo Interno Gestión del Conocimiento.

Reciba un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: J.V.A
Reviso: C.G.D

Cambio de nombre y posterior corrección ortográfica

2006-10-10T16:22:00.000-05:00

Consulta No. 2057 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora doctora
ADRIANA MARÍA ÚSUGA OSORIO
Notaria Sexta del Círculo de Medellín, (E)
Circular 1ª No. 72 – 12 Laureles
Medellín, Antioquia

Asunto: Cambio de nombre y posterior corrección ortográfica, CN – 03, radicación ER 26933 de fecha 28 de julio de 2006

Fecha: 28 de agosto de 2006

Apreciada doctora Adriana María:

Consulta en el asunto descrito, si es viable efectuar la corrección pretendida en el registro civil de nacimiento correspondiente a Rene de la Cruz Retat Mesa, en cuanto al primer nombre, es Renee y se anotó Rene.

Hechos:

Mediante escritura pública No. 1850 del 7 de octubre de 1997, de esa Notaría, la inscrita cambió su nombre de Renee Retat Mesa por Rene de la Cruz Retat Mesa.

Hoy en día, solicita se corrija la escritura pública, en el sentido de indicar que la escritura de su primer nombre es Renee con doble e y no como se consignó.

En la cédula de ciudadanía aparece como Rene.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil

Hoja No. 2
Dra. Adriana María Úsuga Osorio

y la identificación de las personas.

Artículos 3, 53 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 3° y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.

Decreto 960 de 1970, artículo 37

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El artículo 3° del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “ Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. El nombre comprende, el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo...” (subrayado fuera del texto)

El artículo 3º del decreto 999 de 1988, dispone: “ Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

El artículo 6° del decreto 999 de 1988, señala. El artículo 94 del decreto ley 1260 de 1970, quedará así: “ El propio inscrito podrá disponer, por una sola vez, mediante escritura pública, la modificación del registro, para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombre todo con el fin de fijar su identidad personal...” (negrilla fuera de texto)

El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260 de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”

Las disposiciones anteriores, expresan que, el nombre comprende tanto el nombre como los apellidos.

Hoja No. 3
Dra. Adriana María Úsuga Osorio

De otra parte, el artículo 37 del decreto ley 960 de 1970 establece: “ Extendida la escritura será leída en su totalidad por el Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimiento. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación. “

De las normas transcritas, se observa, especialmente en lo dispuesto por el artículo 6º del decreto 999 de 1988, que las correcciones, rectificaciones, adiciones de nombre que se hagan por escritura pública, únicamente pueden hacerse por una sola vez por éste medio.

En el caso en consulta, todo parece indicar que la inscrita efectuó la escritura pública de cambio de nombre, por cuanto se adicionó “ De la Cruz” , evento éste en que no había necesidad de acreditar con documento alguno dicho cambio.

Lo que pretende ahora, es corregir la ortografía de su primer nombre, es RENEE y no como quedó consignado RENE. Si lo que pretende es corregir la escritura pública, ésta corrección no es viable, por cuanto el artículo 6º sólo permite una escritura pública; pero si pretende corregir la escritura de su primer nombre consignado en su registro civil de nacimiento, como quiera que se trata de un error ortográfico, puede hacerlo, con una solicitud escrita que le haga al notario, aportando para ello un documento que acredite la correcta escritura, lo anterior de conformidad con el inciso primero del artículo 4º del decreto 999 de 1988.

No obstante lo anterior, como quiera que el competente para organizar y dirigir el registro civil es la Registraduría Nacional del Estado Civil, le sugiero formular la misma consulta al ente rector

Con sentimiento de especial consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: GEVB / 28-08-06 / revisó: CGD

Folio de matricula inmobiliaria.

2006-09-16T16:19:00.000-05:00

Consulta 2295 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señoras:
Ruth Mireya Quiroga Ordóñez
Elvis Mahecha Galindo
E-mail:mgelvis@hotmail.com
Cra 97 No 75-21
Bogotá D.C

Asunto: CR-004.
Folio de matricula inmobiliaria.

Radicado: 2006ER30545

Fecha: 15 de septiembre de 2006

Apreciadas Señoras:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el que solicitan información respecto al registro de un bien inmueble, en el que aparece aún, el nombre del anterior propietario.

Objeto de la Consulta

Se trata de establecer porque aun no se han actualizado los datos

Marco Jurídico

- Código Civil
- Decreto ley 1250 de 1970.

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El Código Civil establece en los artículos 740 y 756, respectivamente que:

“ La tradición es un modo de adquirir el dominio de las cosas, y consiste en la entrega que el dueño hace de ellas a otro, habiendo por una parte la facultad e intención de transferir el dominio, y por la otra la capacidad e intención de adquirirlo. Lo que se dice del dominio se extiende a todos los otros derechos reales”.

“ Se efectuará la tradición del dominio de los bienes raíces por la inscripción del título en la oficina de registro de instrumentos públicos”.

En este orden de ideas la tradición opera por mandato de la ley bajo dos presupuestos que son el título ( escritura pública) y el modo ( inscripción en el registro de instrumentos públicos), concluyéndose que es el certificado de libertad y tradición, el que indica el titular del derecho de dominio( propiedad).

Ahora bien, el Decreto 1270 de 1970 en su capitulo IV establece el modo de hacer el Registro así:
“Art. 22.- El proceso de registro de un título o documento, se compone de la radicación, la calificación, la inscripción y la constancia de haberse ejecutado ésta, y deberá cumplirse dentro del término de tres días hábiles.
Art. 23.- Recibido el título o documento en la oficina de registro, se procederá a su radicación en el Libro Diario Radicador, con indicación de la fecha y hora de recibo, número de orden sucesivo anual, naturaleza del título, fecha, oficina y lugar de origen.
A quien lo presente para su registro se le dará constancia escrita del recibo, fecha, hora y número de orden; circunstancias que igualmente se anotarán tanto en el ejemplar que será devuelto al interesado, como en la copia destinada al archivo de la oficina.
Art. 24.- Hecha la radicación, el documento pasará a la sección jurídica de la oficina para su examen y calificación. En formulario especial y con la firma del funcionario correspondiente, se señalarán las inscripciones a que dé lugar, referidas a las respectivas secciones o columnas del folio.
Art. 25.- El formulario de calificación contendrá impresas las distintas clases de títulos que puedan ser objeto de registro, clasificados por su naturaleza jurídica y sección o columna a que corresponden, y un espacio para señalar la orden de inscripción y el número de la radicación.
Si el título fuere complejo o contuviere varios actos, contratos o modalidades que deban ser registrados, se ordenarán las distintas inscripciones en el lugar correspondiente. Así, tratándose de un contrato de compraventa cuyo precio se quedó a deber parcialmente y en el que para garantía del pago se constituyó hipoteca sobre el inmueble comprado, en el formulario de calificación se indicará que en la matrícula debe inscribirse la tradición a que da lugar la compraventa, en la primera columna (modos de adquisición): la hipoteca, en la segunda columna (gravámenes); y la condición resolutoria aparente, en la tercera columna (limitaciones del dominio).
Art. 26.- Hecha la calificación, el título pasará a la sección de inscripción para para su registro, de conformidad con la orden dada por la sección jurídica.
Art. 27.- La inscripción se hará siguiendo con todo rigor el orden de radicación, con anotación en el folio, en las correspondientes secciones o columnas, distinguida con el número que al título le haya correspondido en el orden del Diario Radicador y la indicación del año con sus dos cifras terminales. En seguida se anotará la fecha de la inscripción, la naturaleza del título: escritura, sentencia, oficio, resolución, etc., su número distintivo, si lo tuviere, su fecha, oficina de origen, y partes interesadas, todo en forma breve y clara, y en caracteres de fácil lectura y perdurables.
Art. 28.- Cumplida la inscripción de ella se dejará constancia tanto en el ejemplar del título que se devolverá al interesado, corno en la copia destinada al archivo de la oficina, con expresión de su fecha, número de orden en el Libro Radicador, el código distintivo del folio de matrícula en que fue inscrito y la columna o columnas de aquel donde se hizo la inscripción. Acto seguido se anotar en los índices, y se guardar la copia en el archivo.
Art. 29.- Luego de efectuada la inscripción y puesta la constancia de ella en el título o documento objeto del registro, aquel regresará a la sección de radicación, para que allí, en la columna sexta del Libro Diario Radicador, en seguida de la radicación, se escriba el folio y la fecha en que fue registrado, y se devuelva al interesado, bajo recibo.
Art. 30.- Con las anotaciones en la forma indicada en el presente Capítulo se considera realizado para todos los efectos legales el registro de instrumentos”.
De otra parte, en virtud de lo dispuesto en el Decreto 302 de 2004, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, pese a ser dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro son autónomas en el ejercicio de la función registral, sin perjuicio de que esta entidad dentro del marco de sus atribuciones interprete la ley de acuerdo con las reglas fijadas para ello, e imparta orientaciones a través de circulares e instrucciones administrativas, por lo tanto ante la situación planteada por ustedes, lo que deben hacer es indagar ante la Oficina de Registro correspondiente, el porque aún no se han actualizado los datos.

Va un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: JDC

Ejercicio de la función registral

2006-09-15T11:41:00.000-05:00

Consulta No 2425 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Señora doctora
Mavis Felisa Pantoja
Registradora de Instrumentos Públicos (e)
San Andrés de Tumaco

Asunto: Ejercicio de la función registral
Código: CR 002
Radicado: No.2006ER31580

Fecha: 12 de septiembre de 2006.

Apreciada Registradora:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el cual solicita consulta acerca de si es procedente o no, el Registro de la Escritura No 428 del 16 de julio de 2006, por cuanto la cancelación de la afectación a vivienda familiar que hizo el notario no es clara.

Marco Jurídico

- Decreto 1250 de 1970
- Decreto 302 de 2004

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

En virtud de lo dispuesto en el Decreto 302 de 2004, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, pese a ser dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro son autónomas en el ejercicio de la función registral, sin perjuicio de que esta entidad dentro del marco de sus atribuciones interprete la ley de acuerdo con las reglas fijadas para ello, e imparta orientaciones a través de circulares e instrucciones administrativas, por lo tanto como usted se encuentra ante una situación jurídica determinada, en virtud de su autonomía y de acuerdo a su criterio jurídico, es su decisión si accede o no, ya que de lo que usted resuelva hay una segunda instancia ante la Dirección de Registro de Instrumentos Públicos de esta Superintendencia, por lo cual, no podemos nosotros decirle que decisión tomar ya que entraríamos en conflicto con la segunda instancia.

Por otra parte, conviene recordarle que según la Instrucción Administrativa 23 de octubre 6 de 2004 se reglamentó que las consultas que formulen los Notarios, Registradores y Jefes de División Jurídica deben incluir el criterio jurídico del consultante sobre el tema objeto del pronunciamiento requerido; por lo tanto en adelante no se procederá a tramitar solicitudes de conceptos en los cuales no se incluya el criterio jurídico del consultante sobre el tema objeto del pronunciamiento requerido, de conformidad con la mencionada instrucción.

Con sentimientos de consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: JDC

Solicitud por el cesionario de Copia sustitutiva que presta merito ejecutivo

2006-09-14T12:44:00.000-05:00

Nombramiento de notario ad-hoc

2006-09-13T12:12:00.000-05:00

Consulta No. 2331 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Ángel Francisco Vega Fuentes
Notario Único del Circulo de San Albero-Cesar

Asunto: Nombramiento de notario ad-hoc

Radicación ER –30745

Fecha: 14 de septiembre de 2006

Apreciado: Doctor Ángel Francisco Vega Fuentes

El doctor Ángel Francisco Vega Fuentes Notario Único del Circulo de San Alberto-Cesar, solicita la designación de un Notario ad-hoc, para que autorice escrituras públicas contentivas de un tramite sucesoral , que se adelante en su notaría, las cuales él no puede autorizar.

Marco jurídico

Articulo 68 del decreto 2148 de 1983

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El articulo 68 del decreto 2148 de 1983 señala: “Cuando el Notario no puede autorizar actos por tener interés directo o por ser otorgantes su cónyuge o parientes dentro de cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, será designado un notario ad-hoc por la Superintendencia de Notariado y Registro si se trata de notario único de círculos de primera categoría y por la respectiva autoridad nominadora si pertenecieren a la segunda o tercera”.

Por su parte el articulo 61 del mismo decreto señala que los notarios de segunda y tercera categoría son nombrados por el Gobernador del Departamento.

De conformidad con las normas antes descritas la designación del Notario ad-hoc la debe hacer la autoridad nominadora que en el presente caso es el Gobernador del Departamento del Cesar,

Conclusión:

Corresponde al Gobernador del Departamento del Cesar designar el Notario ad-hoc.

De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de gestión del Conocimiento, para lo de su competencia

Reciba un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.-
Revisó : C.G.D.

Nombramiento de notario ad-hoc

2006-09-13T12:02:00.000-05:00

Consulta No. 2062 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Cruz Evelio Trenjos López
Notario Único del Circulo de Santa Rosa de cabal-Risaralda

Asunto: Nombramiento de notario ad-hoc

Radicación ER –26942

Fecha: 29 de agosto de 2006

Apreciado: Doctor Cruz Evelio Trenjos López

El doctor Cruz Evelio Trenjos López Notario Único del Circulo de Santa Rosa de Cabal -Risaralda, solicita la designación de un Notario ad-hoc, para que autorice escrituras públicas contentivas de contratos de compraventa y otros, que se otorgan en su notaría, las cuales él no puede autorizar.

Marco jurídico

Articulo 68 del decreto 2148 de 1983

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El articulo 68 del decreto 2148 de 1983 señala: “Cuando el Notario no puede autorizar actos por tener interés directo o por ser otorgantes su cónyuge o parientes dentro de cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, será designado un notario ad-hoc por la Superintendencia de Notariado y Registro si se trata de notario único de círculos de primera categoría y por la respectiva autoridad nominadora si pertenecieren a la segunda o tercera”.

Por su parte el articulo 61 del mismo decreto señala que los notarios de segunda y tercera categoría son nombrados por el Gobernador del Departamento.

De conformidad con las normas antes descritas la designación del Notario ad-hoc la debe hacer la autoridad nominadora que en el presente caso es el Gobernador del Departamento por ser el Notario del Circulo de Santa Rosa de Cabal-Risaralda.

Conclusión:

Corresponde al Gobernador del Departamento de Risaralda designar el Notario ad-hoc.

De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de gestión del Conocimiento, para lo de su competencia

Reciba un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.-
Revisó : C.G.D.

Identificación del extranjero ante notario para presentación personal

2006-09-13T11:54:00.000-05:00

Consulta No. 2174 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor Juez Séptimo Civil del Circuito de Barranquilla y
Secretaria señora Benilda Críales Rincón

Asunto: Identificación del extranjero ante notario para presentación personal

Radicación No. ER –28151 fecha 08 de agosto de 2006

Código CN. 008

Fecha: 30 de agosto de 2006

Respetado Juez Séptimo Civil del Circuito de Barranquilla

En atención a su consulta en el cual pregunta lo siguiente:

“...nos certifique con que documento debe identificarse un extranjero ante un notario para hacer presentación personal de un poder dirigido a un Juzgado de Circuito de nuestro país...”

Marco Jurídico

Decreto 4000 de 2004
Instructivas Administrativas No. 04 y 16 del 11 de enero y 18 de abril de 2006, de esta entidad

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El decreto 4000 de 20004 en el articulo siguiente determina:

“Artículo 78. Los titulares de Visa Preferencial se identificarán con el carné expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Los titulares de las otras categorías de visas que deban registrarse ante el
Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, se identificarán dentro del territorio nacional con la respectiva cédula de extranjería. Los demás extranjeros se identificarán con el pasaporte vigente.”

En la Instructiva Administrativa No. 04 del 11 de enero del presenta año se hace extensiva una respuesta, contenida en el oficio número Vs. No. 06796 del 25 de noviembre de 2005, emitido por el Coordinador grupo de Visas e Inmigración del Ministerio de Relaciones Exteriores, de la cual se resaltan los siguientes apartes:

“La Chancillería inicia su concepto recordando los problemas presentados a los extranjeros que siendo titulares de una visa o permiso de visitante turista, van a suscribir una Escritura Pública, señalando que: esta Coordinación se permite nuevamente destacar que la visa no es un documento de identidad y que por ello no puede exigirse, por un Notario, una determinada clase o categoría de visa para efectos de celebrar un negocio jurídico.

Igualmente consideramos que el hecho de que haya una visa específica para la actividad del turismo, en tanto no haya una disposición constitucional o legal que prohíba celebrar ciertos actos por parte de un extranjero en el país que está en calidad de visitante turista, como son los de hacerse socio de sociedades ya existentes o constituir una sociedad, comprar un inmueble o celebrar un matrimonio, dichos actos pueden realizarse validamente por él sin que ello entre en contradicción con su calidad de turista.

Agrega que por considerar que a nivel migratorio no existe impedimento legal para que un extranjero puede comprar un bien inmueble o ser socio de una sociedad o constituir la misma en Colombia con una visa visitante turista, esa Coordinación elevó consulta al Banco de la República y a la Superintendencia de Industria y Comercio, entre otras entidades, de las cuales el Banco de la República respondió que: “se puede concluir que dentro de los requisitos para el registro de una inversión extranjera en inmuebles no se establece ningún tipo de visa y tampoco se permite que normas diferentes a las mencionadas en el Régimen General de Inversiones de capital extranjero en Colombia y de capital colombiano en el exterior regulen el tema”

La Superintendencia de Industria y Comercio sostuvo que:

“Sobre el particular me permito manifestarle que no existe en nuestro estatuto comercia norma alguna que exija a los extranjeros la presentación de una determinada clase de visa para efectos de realizar actos de inscripción en el registro mercantil; ni documento de identificación diferente al previsto en la normatividad vigente.

Así mismo, tampoco existe prohibición para que los extranjeros que posean solo una visa de turista sean socios de sociedades comerciales o propietarios de establecimientos de comercio.

El artículo 78 del decreto 4000 de 2004, expresa:

““Artículo 78. Los titulares de Visa Preferencial se identificarán con el carné expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

Los titulares de las otras categorías de visas que deban registrarse ante el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, se identificarán dentro del territorio nacional con la respectiva cédula de extranjería. Los demás extranjeros se identificarán con el pasaporte vigente.”

Así las cosas, le solicito a usted, señor Notario, tener en cuenta que para efectos de suscribir un documento notarial o una Escritura Pública, el extranjero en Colombia deberá identificarse, bien con la cédula de extranjería, el carnet que expide la Dirección del Protocolo, o con su pasaporte vigente.”

El día 18 de abril de 2006, esta entidad expidió la Instructiva Administrativa No. 16, en donde le informa a los Notarios sobre la visa y permisos vigentes de los extranjeros en los actos Notariales, y al respecto determina:

“ Mediante la Instrucción Administrativa No. 4 del 11 de enero de 2006, y de conformidad con el concepto emitido por el doctor Carlos Iván Plazas Herrera, Coordinador Grupo de Visas e Inmigraciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, contenido en el oficio Vs, No. 06796 del 25 de noviembre de 2005, se les instruyó en relación con el documento de identificación de los extranjeros en el otorgamiento de escrituras públicas, concluyendo que éstos debían identificarse, bien con la cédula de extranjería, el Carnet que expide la Dirección del Protocolo, o con su pasaporte vigente.

El doctor Carlos Iván Plazas Herrera, amplia su respuesta en el sentido en que los extranjeros pueden suscribir un documento notarial o una escritura pública identificándose con los documentos arriba señalados, pero además, deben ser titulares de cualquier visa o permiso de ingreso y permanencia otorgada por el Departamento Administrativo de Seguridad, documentos éstos que deben estar vigentes, lo cual garantiza que su situación migratoria sea regular en Colombia.
Así las cosas, le solicito a Usted, señor Notario al identificar a los extranjeros, con los documentos pertinentes de identificación, verificar además, que la visa o el permiso según el caso, se hallen vigentes.”

Conforme a lo anterior queda claro cuales son los documentos que debe exigir un Notario a los extranjeros que realicen actos en sus notarias. Por lo tanto esta oficina considera que queda resuelta la consulta formulad por el señor Juez Séptimo Civil del Circuito de Barranquilla.

De otro lado le informo que las Instructivas Administrativas que profiere esta entidad sobre el ejercicio de la función notarial y registral, es de obligatorio acatamiento por parte de Notarios y Registradores de Instrumentos Publico, de ahí que cualquier irregularidad al respecto es objeto de investigación por parte de la Dirección de Vigilancia de esta Superintendencia,

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D

Legalidad de un decreto.

2006-09-12T11:49:00.000-05:00

Consulta No. 2132 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor José Rubén León Padilla
Notario Único del Círculo de Primara- Vichada

Asunto: Legalidad de un decreto.

Radicación. No. ER –27536 de fecha agosto 3 de 2006

Código: CN 09

Fecha: 31 de agosto de 2006

Respetado Doctor José Rubén León Padilla

En atención a su consulta esta oficina le informa que a través de la consulta número 2143 de agosto 24 del presente, se dió respuesta a lo solicitado por el Doctor José Juan Silva Meche Representante a la Cámara, cuyo contenido era referente a los mismos hechos que usted nos comenta en la presente consulta, y sobre la legalidad del decreto que dio por terminado su nombramiento como Notario.

De tal manera, consideramos pertinente hacer la trascripción de la respuesta dada al Honorable Representante a la Cámara, pues en esta se le resolverán los interrogantes planteados en la presente consulta.

En la consulta 2143 de agosto 24 se dijo lo siguiente:

“En atención a su consulta en lo cual manifiesta lo siguiente:

“...solicito a su despacho conceptuarme sobre la legalidad del decreto No. 180 del 27 de julio de 2006 expedido por el despacho del señor gobernador del Vichada “por medio del cual se da por terminado un nombramiento en interinidad” del cual anexo copia”

En dicho decreto el señor gobernador procede a retirar de su cargo al señor José Rubén León Padilla, esgrimiendo unas motivaciones en los considerandos que no corresponden a la realidad fáctica, ni jurídica, pues el señor Rubén lleva más de tres (3) años ejerciendo el cargo de notario del circulo de primavera, como salta a la vista en el mismo decreto en comento.”

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970
Decreto 2148 de 1983

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El decreto 960 de 1970 en los siguientes artículos consagra:

Artículo 148. “Habrá lugar a designación en interinidad:

1. Cuando el concurso sea declarado desierto, mientras se hace el nombramiento en propiedad;

2. Cuando las causa que motive el encargo se prolongue más de tres meses, mientras ella subsista o se hace la designación en propiedad.

Articulo 149. “Dentro del respectivo periodo los interinos que reúnan los requisitos legales exigidos para el cargo, tienen derecho de permanencia mientras subsista la causa de la interinidad y no se provea el cargo en propiedad; los demás podrán ser removidos libremente.”

Artículo 161. “Subrogado por el artículo 5o. del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: Los notarios serán nombrados, así: Los de primera categoría por el Gobierno Nacional; los demás, por los Gobernadores,

La comprobación de que se reúnen los requisitos exigidos para el cargo se surtirá ante la autoridad que hizo el respectivo nombramiento, la cual lo confirmará una vez acreditados.”

Por su parte el decreto 2148 de 1970 dispone:

Artículo 66. “El notario desempeña el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo:
1) En propiedad cuando, con el lleno de los requisitos legales exigidos para el cargo, ha sido seleccionado mediante concurso.
2) En interinidad, cuando ha sido designado como tal:
a) Por no realizarse el concurso convocado o éste se declare desierto;
b) Por encargo superior a tres meses;

c) Por falta absoluta de titular;
d) Por encargo cuando ha sido designado para suplir faltas del titular.”
Artículo 67. “El notario interino que reúna los requisitos legales exigidos para la categoría, tiene derecho a permanecer en el cargo hasta el vencimiento del período, salvo que se provea en propiedad o asuma sus funciones el titular.

Conforme a las normas anteriores se determina en que momento puede ser nombrada una persona como notario interino, y quien es la autoridad competente para realizar dicho nombramiento. De igual manera se establece que el notario interino tiene derecho a permanecer en su cargo mientras no se presenten ciertos hechos que hagan removerlo del empleo, o que haya cometido algunas de las faltas que atentan contre la majestad, dignidad y eficiencia del servicio notarial consagradas en el articulo 198 del decreto 960 de 1970, y en la ley 734 de 2002.

Teniendo en cuenta la consulta sub examine, esta oficina expone lo siguiente:

El artículo 132 del decreto 960 de 1970 estableció que para ser Notario, a cualquier titulo, es decir para desempeñarse en cualquiera de las Notarías que la ley creó, se necesita

(...) ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.”

Estos requisitos generales se exigen a los notarios que se van a desempeñar en Notarías de segunda categoría y aquellos que se vayan a desempeñar en Notarías de tercera categoría .

Para ser Notario en los círculos de tercera categoría se requiere:

Artículo 155 del decreto ley 960 de 1970:

“Para ser Notario en los Círculos de tercera categoría, además de las exigencias generales se requiere alternativamente:

1. Ser abogado titulado.

2. No siendo abogado, haber sido Notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza secundaria o normalista y tenido practica judicial, notarial o registral por término no menor de cinco años.” (Negrilla fuera de texto)
Después de la Constitución Política de 1991 se han dado algunos pronunciamientos de la Corte Constitucional sobre el régimen de nombramientos de los Notarios, y al respecto se ha dicho.

“Sea lo primero señalar que cuando el señor Gobernador actúa como autoridad nominadora tiene una responsabilidad total sobre su acto, ejerce una potestad legal establecida en el decreto ley 2163 de 1970. Quiere lo anterior decir que cuando los mandatarios departamentales nombran a un Notario, de segunda o tercera categoría, no proceden como agentes del Gobierno Nacional.”

Al resolver conflictos de inconstitucionalidad entre el Estatuto Notarial y la nueva carta, declararon inexequible algunos aspectos del régimen notarial en lo referido a su sistema de ingreso, permanencia periodos y carrera.

Lo que se resalta ahora es que reiteró el mandato Constitucional que para ser Notario en propiedad dicho nombramiento supone el ingreso mediante concurso.

De acuerdo con lo dispuesto por la Corte Constitucional los nombramientos de Notarios en Colombia, hasta tanto se implemente el concurso, se harán en interinidad. Pero esta es una interinidad sometida a ciertas condiciones que garantizan una estabilidad media para la buena prestación del servicio. Así dijo la Corte.

“(..) eso no quiere decir que haya quedado en una situación de absoluta inestabilidad, sino que aunque pueden ser removidos, su remoción está condicionada a que el acto administrativo de desvinculación responda a los principios constitucionales de imparcialidad, eficiencia y publicidad, por que solo así se sabe si hubo o no incumplimiento de los deberes por parte del Notario, incumplimiento que justificará el retiro (...)”

“(...) además la permanencia del Notario parte del presupuesto de que si cumple con sus deberes tiene un grado de confianza que le permite no ser retirado del servicio”

“ Se entiende que la facultad del Gobierno nacional y de los gobernadores respectivos no es discrecional, por cuanto los notarios no son sus agentes si no personas que ejercen una función pública eminentemente técnica. Los notarios no son entonces, tal y como ya lo precisó la esta corte en anterior decisión, funcionarios de libre nombramiento y remoción, por lo cual no solo no pueden ser removidos discrecionalmente por el nominador sino que, además, en los casos de los notarios en propiedad, la Facultad del Gobierno Nacional y de los gobernadores se limita a nombrar a la persona que haya obtenido el mayor puntaje en el concurso respectivo....” ( Sentencia C- 741 de 1998)

Observando el texto del decreto 180 del 27 de julio de 2006, proferido por el Gobernador del Departamento del Vichada, por medio del cual da por terminado el nombramiento de Notario interino del señor José Rubén León Padilla, se evidencia que el fundamento que tuvo en cuenta el Gobernador fue el de que el señor José Rubén León Padilla, no llena los requisitos mínimos y alternativos para ejercer funciones de Notario el los Círculos de tercera categoría.

Esta Oficina considera, que en lo referente a la legalidad del decreto cuestionado, no es de su resorte determinar si un acto administrativo cumple o no con los requisitos de legalidad. El competente para pronunciarse sobre tal cuestión es el Juez administrativo, por cuanto una vez emitidos estos actos se consideran que están ajustados a derecho. Esto es, a las normas jurídicas que le son de obligatoria observancia y cumplimiento. Es una presunción “Iuris Tantum”, que significa que se puede probar en contrario, para cuando se demuestra que se contravino el ordenamiento jurídico. En esta medida, un acto administrativo dictado se presume legítimo y conlleva a la ejecutividad del mismo, hasta tanto no se desvirtúe esa presunción por un pronunciamiento expreso y en firme del Juez respectivo.”

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D

Ejercicio de la función notarial.

2006-09-07T11:47:00.000-05:00

Consulta 2348 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor:
Omar Castro
Cra 10 No 15-39 oficina 808
Bogotá

Asunto: CN-002.
Ejercicio de la función notarial.

Radicado: 2006ER30862

Fecha: 5 de septiembre de 2006

Apreciado Señor Castro:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el cual solicita consulta en el sentido de dilucidar si para registrar un matrimonio se necesita que comparezcan los dos contrayentes.

Marco Jurídico

- Decreto 1260 de 1970

Consideraciones de la oficina asesora jurídica:

El matrimonio es una acto que afecta el estado civil de las personas, por lo tanto, es necesario legalizar su existencia ante el Estado por medio de un documento público, esto es el Registro de Matrimonio.

Así las cosas, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 67 del Decreto 1260 de 1970, los matrimonios que se celebren en el país, se deben inscribir en la Oficina de Registro Civil correspondiente al lugar de la celebración, la misma norma dice que se debe registrar, dentro de los 30 días siguientes a la celebración del matrimonio, pero en la práctica no tiene término de registro.

De igual modo el artículo 68 ibidem, establece que cualquier persona que posea cédula de ciudadanía puede solicitar la inscripción del matrimonio.

En ese orden de ideas, no es necesario que comparezcan los dos contrayentes para registrar el matrimonio ya que la norma en ningún momento lo establece, basta con que cualquier persona que tenga cédula, aporte la partida de matrimonio para que proceda el registro de este.

De otra parte, si usted tiene alguna queja contra algún notario, debe presentarla formalmente ante la Dirección de Vigilancia de esta entidad.

Con sentimientos de consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: CGD
05/sep/06

Escritura pública de adición de la partícula “de” apellido de casada

2006-09-06T16:17:00.000-05:00

Consulta No. 1973 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora doctora
MARTHA ISABEL ACEVEDO PRADA
Notaria Primera del Círculo de Bogotá, D.C. (E)
Calle 16 No. 4 – 62
Ciudad

Asunto: Escritura pública de adición de la partícula “de” apellido de casada, CN – 03, radicación ER 26012 de fecha 18 de julio de 2006

Fecha: 29 de agosto de 2006

Apreciada doctora Martha Isabel:

En el asunto descrito, consulta lo siguiente:

1.- Es procedente sustituir el folio de nacimiento a la mujer casada que desee agregarse el apellido del marido, para que conserve dichos apellidos por siempre?

2.- Si la anterior pregunta es afirmativa, ¿es procedente hacer la sustitución con base en la escritura pública No. 1814 de la Notaría 64, haciendo caso omiso al decreto 1555 de 1989?

3.- Teniendo en cuenta que la interesada, la señora Noemí Ramírez Valero, manifestó que es colombiana de nacimiento pero con residencia y domicilio en EEUU, ¿tiene competencia este despacho notarial para hacer dicha adición o modificación de su registro civil de nacimiento?

Hoja No. 2
Dra. Martha Isabel Acevedo Prada

HECHOS:

1. La señora Noemí Ramírez Valero, solicitó mediante escritura pública 1814 de 2006 de la Notaría 64 de Bogotá, adicionar a su primer apellido de soltera la partícula “de Sánchez” como consecuencia de su matrimonio católico contraído con el señor Armando Sánchez Andrade.

2. Con copia de dicha escritura, solicitó la modificación de su cédula de ciudadanía, donde debía aparecer Ramírez de Sánchez.

3. La Registraduría Nacional del Estado Civil, le informó que para proceder a dicho cambio tenía que solicitar la sustitución de su registro de nacimiento(el cual reposa en el archivo de la Notaría Primera de Bogotá), donde apareciera con su nuevo apellido de casada haciendo las correspondientes notas marginales.

4. La tésis de la Registraduría es que se debe acatar estrictamente e l artículo 94 del decreto ley 1260 de 1970, sustituyendo el folio de nacimiento de la interesada con el nuevo apellido de casada.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil
y la identificación de las personas.

Decreto 999 de 1988

Decreto 1555 de 1989

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

Como quiera que no aportó documento alguno, desconocemos el contenido de la escritura pública en mención, a la vez que las manifestaciones en ella contenidas, ya que se ignora si lo que pretendió la interesada fue cambiar su nombre en el registro civil de nacimiento, fijando así su identidad personal, es decir con el apellido de casada, o por el contrario lo que pretendió fue cambiar el nombre en su cédula de ciudadanía.

Hoja No. 3
Dra. Martha Isabel Acevedo Prada

De otra parte le informo que el organismo encargado constitucionalmente para organizar y dirigir lo concerniente con el registro civil, es la Registraduría Nacional del Estado Civil. No obstante, como quiera que son funciones de esta Entidad entre otras las de orientar o emitir concepto en materia notarial y la inscripción en el registro civil es una de las funciones de los Notarios, le respondo.

El artículo 6º del decreto 999 de 1988, expresa: “El artículo 94 del decreto ley 1260 de 1970, quedará así:
El propio inscrito podrá disponer, por una sola vez, mediante escritura pública, la modificación del registro, para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombre, todo con el fin de fijar su identidad personal.

La mujer casada podrá proceder, por medio de escritura pública, a adicionar o suprimir el apellido del marido precedido de la preposición “de”, en los casos en que ella hubiere adoptado o hubiere sido establecido por la ley.

El instrumento a que se refiere el presente artículo deberá inscribirse en el correspondiente registro civil del interesado, para lo cual se procederá a la apertura de un nuevo folio. El original y el sustituto llevarán notas de recíproca referencia”. (negrilla fuera de texto)

El artículo 3° del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. El nombre comprende, el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo...” (subrayado fuera del texto)

La ley 54 de 1989, modificó el artículo 53 del decreto ley 1260 de 1970, cuyo texto quedó así: “En el registro de nacimiento se inscribirán como apellidos del inscrito, el primero del padre seguido del primero de la madre, si fuere hijo legítimo, extramatrimonial reconocido o con paternidad judicialmente declarada; en caso contrario, se le asignarán los apellidos de la madre”.

Nótese de las normas transcritas, que en ninguno de sus apartes se consigna que el primero o segundo apellido del inscrito, en el registro civil de nacimiento, es el apellido del marido; luego tenemos que en el registro civil de nacimiento no aparece el apellido de casada de la inscrita precedido de la preposición “de”, aunque de conformidad con el artículo 6º del decreto 999 de 1988, el inscrito puede cambiarse el nombre y ponerse el que quiera, sin justificar o acreditar el cambio.

Hoja No. 4
Dra. Martha Isabel Acevedo Prada

El inciso 2º del artículo 6º del decreto 999 de 1988 que modificó el artículo 94 del decreto ley 1260 de 1970, aunque no lo mencionó, se refiere es a las cédulas de ciudadanía, ya que en éste documento de identificación sí aparece la propietaria con el apellido de casada precedido de la partícula “de”; apellido éste que en una época fue obligatorio, es decir establecido por la ley y hoy en día es opcional. Pero la mujer que desee ponérselo o quitárselo, debe efectuarlo por medio de escritura pública.

De la escritura pública contentiva de supresión o adición del apellido de casada precedido de la preposición “de”, deberá tomarse nota marginal en el correspondiente registro civil de nacimiento de la interesada, el cual con base en la nota marginal deberá sustituirse, con notas de recíproca referencia.

El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260 de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”

Con base en la anterior norma, si el interesado en el registro reside o efectúa la escritura dentro del círculo notarial en donde se encuentra el registro que ha de modificarse, debe otorgar la escritura pública en la misma notaría en donde se encuentre el original del registro.

En el caso en consulta, dentro del control de legalidad que ejercen los Notarios, Usted como Notaria encargada debe abstenerse de aceptar la escritura pública en mención, por cuanto ésta ha debido otorgarse en su notaría.

Con sentimiento de especial consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó GEVB
29-08-06
Revisó: CGD

Certificado Catastral

2006-09-04T16:28:00.000-05:00

Consulta No 2027 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Bogotá D.C. 29 de agosto de 2006

Señora doctora
Gladys Uribe Castro
Registradora Seccional de Instrumentos Públicos
Barichara

Asunto: Certificado Catastral
Código: CR002
Radicado: 2006ER26652

Apreciada doctora :

En atención a su Oficio No 0275 del 17 de julio de 2006 en el que solicita se le aclare, si se da aplicación inmediata a los parámetros correspondientes a catastro, numero predial y cambio de área de linderos, que mediante oficio le envió el Director Territorial del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

Al respecto le informo que esos parámetros que le envió el Director Territorial del mencionado Instituto, han existido desde siempre; así las cosas los inmuebles matriculados pueden sufrir modificaciones desde el punto de vista material, de estos cambios esenciales que sufra el predio, como de las mutaciones en el derecho de dominio, el Registrador debe informar a la oficina de catastro dentro de los diez primeros días de cada mes, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 2 del Decreto 1711 de 1984.

Ahora bien el decreto 3496 de 1983 reglamento la ley 14 de 1983, y en su artículo 2 se refiere al Catastro como “...el inventario o censo, debidamente actualizado y clasificado, de los bienes inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica”.

El aspecto físico, consiste en identificar los linderos del terreno y edificaciones del predio sobre documentos gráficos o fotografías aéreas u ortofotografías, y la descripción y clasificación de las edificaciones y del terreno. El aspecto jurídico, en identificar y anotar en los documentos catastrales a los propietarios o poseedores de los inmuebles, su cédula o identificación tributaria y la matricula inmobiliaria del predio.
El articulo 7 de la Resolución 2555 de 1988 establece cuales son los objetivos del catastro así:

1. La formación, actualización de la formación y conservación del catastro nacional. La formación es el proceso por medio del cual se obtiene la información correspondiente a los predios de una unidad orgánica catastral o de parte de ella, teniendo como base sus aspectos físico, jurídico, fiscal y económico.

La actualización catastral es el conjunto de operaciones destinadas a renovar los datos de la formación, mediante la revisión de los elementos físico y jurídico del catastro y la eliminación en el elemento económico de las diferencia originadas en los cambios físicos, de uso de productividad, obras publicas o condiciones del mercado inmobiliario. El proceso de actualización termina con la Resolución por medio de la cual el jefe de la oficina de catastro ordena la renovación de la inscripción en el catastro de los predios que fueron actualizados.

La conservación catastral tiene, entre otras finalidades mantener al día los documentos catastrales de acuerdo con los cambios que experimenta la propiedad del inmueble, asegurar la debida conexión entre el notariado, el registro y el catastro, establecer la base para la liquidación del impuesto predial y de otros gravámenes y actualizar la carta catastral.

2. La determinación física y jurídica, en forma cada vez mas completa, de los limites de la propiedad inmueble en beneficio de los propietarios o poseedores, de la comunidad y del Estado.
3. La elaboración de cartas catastrales y temáticas.
4. El establecimiento de un sistema nacional encargado de prestar los servicios de Registro de Instrumentos Públicos, catastro y liquidación del impuesto predial.
5. La elaboración de las informaciones relativas a la propiedad del inmueble, para su utilización en los programas de acción del Estado.
6. La fijación de los avalúos que permitan conocer la riqueza inmueble del país, facilite el recaudo de los impuestos directos e indirectos de la propiedad raíz y sirvan de base para la transferencia o adquisición de la misma por parte del Estado y de los particulares.

La interrelación registro-catastro y la liquidación del impuesto predial se efectúa mediante el intercambio obligatorio y continuo de información actualizada entre dichos servicios con el objeto de unificar el tratamiento a los inmuebles respecto a los actos y contratos que los afecten, a su identificación real y a la tributación predial1.

Con sentimientos de consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISÓ : JDC

Promesa de compraventa.

2006-09-04T15:11:00.000-05:00

Consulta No 2036 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Señor
Fernando Castiblanco Cobos
Cra 16B No 55-13 sur
Bogotá

Asunto: Promesa de compraventa
Código: CN 005

Fecha: 15 de agosto de 2006.

Apreciado señor:

Ilustra en el oficio del asunto que:

q En el año de 1982, se suscribió una promesa de compraventa de un casalote ubicado en la zona de Ciudad Bolívar de esta ciudad.
q Las dos partes cumplieron con sus obligaciones contractuales, es decir, una con la entrega del bien y la otra con el pago.
q Las partes fijaron como plazo para otorgar la escritura de compraventa, dentro de los seis meses siguientes a la suscripción de la promesa.
q No se suscribió dicha escritura.
q Los dos contratantes fallecieron.
q La parte que compró estuvo habitando el casalote desde la fecha en que lo adquirió hasta la fecha de su fallecimiento.
q A la fecha solo existe la promesa de compraventa.

Consulta:

1. ¿Qué deben hacer los herederos para poder suscribir la escritura pública del bien?
2. ¿Cuál es el procedimiento para legalizar el casalote, teniendo en cuenta que esta ubicado en Mochuelo Bajo Barrio Paticos (Ciudad Bolívar) con nomenclatura carrera 18 F sur

Marco jurídico

q Código Civil

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El artículo 1849 del Código Civil establece que:

“ La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio”.

El artículo 1857 ibidem menciona:

“La venta se reputa perfecta desde que las partes han convenido en la cosa y en el precio, salvo las excepciones siguientes:

La venta de los bienes raíces y servidumbres y la de una sucesión hereditaria, no se reputan perfectas ante la ley, mientras no se ha otorgado escritura pública.

Los frutos y flores pendientes, los árboles cuya madera se vende, los materiales de un edificio que va a derribarse, los materiales que naturalmente adhieren al suelo, como piedras y sustancias minerales de toda clase, no están sujetos a esta excepción”.

El artículo 762 al definir la posesión estipula que:

“La posesión es la tenencia de una cosa determinada con ánimo de señor o dueño, sea que el dueño o el que se da por tal, tenga la cosa por sí mismo, o por otra persona que la tenga en lugar y a nombre de él.

El poseedor es reputado dueño, mientras otra persona no justifique serlo”.

El articulo 764 ibidem habla de los tipos de posesión y dice:

“La posesión puede ser regular o irregular.

Se llama posesión regular la que procede de justo título y ha sido adquirida de buena fe, aunque la buena fe no subsista después de adquirida la posesión.

Se puede ser, por consiguiente, poseedor regular y poseedor de mala fe, como viceversa, el poseedor de buena fe puede ser poseedor irregular.

Si el título es traslaticio de dominio, es también necesaria la tradición.

La posesión de una cosa, a ciencia y paciencia del que se obligó a entregarla, hará presumir la tradición, a menos que ésta haya debido efectuarse por la inscripción del título”.

El artículo 765 menciona que:

“El justo título es constitutivo o traslaticio de dominio. Son constitutivos de dominio la ocupación, la accesión y la prescripción.

Son traslaticios de dominio los que por su naturaleza sirven para transferirlo, como la venta, la permuta, la donación entre vivos. Pertenecen a esta clase las sentencias de adjudicación en juicios divisorios y los actos legales de partición.

Las sentencias judiciales sobre derechos litigiosos no forman nuevo título para legitimar la posesión.

Las transacciones en cuanto se limitan a reconocer o declarar derechos preexistentes no forman un nuevo título; pero en cuanto transfieren la propiedad de un objeto no disputado constituyen un título nuevo”.

Del anterior marco jurídico, se infiere que la Compraventa del casalote descrito por usted nunca se perfeccionó, ya que el contrato jamás se suscribió, ni fue elevado a Escritura Publica, por lo tanto en este caso se presenta una posesión material del bien, así que lo que puede hacer el comprador es iniciar la acción posesoria pertinente, cuyo objeto es el establecido en el articulo 972 del Código Civil y es el de “(...) conservar o recuperar la posesión de los bienes raíces, o derechos reales constituidos en ellos”.

De otro lado, el poseedor del bien, también puede iniciar un proceso de declaración de pertenencia por prescripción, ya que según el articulo 2512 del Código Civil “La prescripción es un modo de adquirir las cosas ajenas, o de extinguir las acciones o derechos ajenos, por haberse poseído las cosas y no haberse ejercido dichas acciones y derechos durante cierto lapso de tiempo, y concurriendo los demás requisitos legales(...).” Así las cosas, como según lo narrado por usted la posesión del inmueble se ha realizado desde el año 1982, hasta la fecha, quiere decir que han pasado mas de 20 años, por lo cual puede adquirir el bien por la mencionada figura.

También pueden los herederos del poseedor del inmueble, buscar a los herederos del comprador, para que inicien la respectiva sucesión y se hagan parte en ella y así le adjudiquen el bien.

Conclusión

De todo lo expuesto se infiere que los herederos del poseedor pueden adquirir el bien mediante una acción posesoria, una acción de declaración de pertenencia por prescripción, o solicitarle a los herederos del vendedor que inicien la sucesión y hacerse parte en ella para que así se les adjudique el inmueble.

Atento Saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

VSP/ 15-08-2006
REVISO: CGD

Solicitud de conciliación.

2006-09-04T12:47:00.000-05:00

Consulta No. 1991 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor Luis Alfonso Castillo Castro
Calle 16 No 17N-17E-09 Urbanización Niza
Cúcuta Norte de Santander

Asunto: Solicitud de conciliación
CN- 002 Ejercicio de la Función Notarial
Radicación ER26096 de fecha 19 de julio de 2006

Fecha: 22 de agosto de 2006

Hechos

El doctor Mauricio González Cuervo, Secretario Jurídico de la Presidencia de la República, por instrucciones del Presidente de la República traslada el derecho de petición RAD EXT 06-73313, con oficio OF106-76997/ AUV 13200 de fecha 10 de julio de 2006, en el cual el señor Luis Alfonso Castillo Castro pide se le absuelva una solicitud de conciliación que presento ante la Presidencia de la República con el No 4256 de 2003, relacionada con el proceso de nulidad y Restablecimiento del Derecho para obtener el reintegro a su cargo de Notario Primero del Círculo de Cúcuta.

Marco jurídico

Decreto 0302 de enero 29 de 2004

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El expediente: No. 54-0001- 23- 31- 003- 2002- 0732-.01-1106, en el cual es demandada la Nación, Ministerio de Justicia y del Derecho, Superintendencia de Notariado y Registro, actualmente se encuentra en el Tribunal Administrativo de Norte de Santander para fallo, se estima que no es el momento procesal para conciliar toda vez que solo falta el pronunciamiento definitivo del Tribunal de Norte de Santander que seguramente será favorable a la Superintendencia de Notariado y Registro ya que entre el señor Luis Alfonso Castillo Castro y la entidad no existió ningún vinculo laboral, fue la doctora Maria Eudoxia Becerra Mejìa, Notaria 1ª del Círculo de Cúcuta quien lo vinculó a la notaria para que la reemplazara durante sus ausencias.
El Decreto 0302 del enero 29 de 2004 señala en el articulo 1°: “La Superintendencia de Notariado y Registro es un organismo que goza de autonomía administrativa y financiera, con personería jurídica y patrimonio independiente, adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia.

El articulo 2 Ibidem dispone: Objetivos. “La Superintendencia de Notariado y Registro tendrá como objetivos primordiales.

2.1. Orientar, vigilar inspeccionar y controlar el servicio notarial”.

Numeral 3.7. “Ejercer la inspección, vigilancia y control de las notarias en los términos establecidos en las normas vigentes, mediante visitas generales, especiales, de seguimiento, por procedimientos, virtuales, o por cualquier otra modalidad”.

Numeral 3.9 Investigar y sancionar las faltas disciplinarias de los notarios en desarrollo de sus funciones, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación.

La decisión presidencial de retirar del servicio a la doctora Maria Eudoxia Becerra Mejía mediante decreto 398 de marzo 13 de 2001, como notaria primera del Circulo de Cúcuta, no es del resorte de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Este despacho considera que lo mas conveniente para la Entidad es esperar el fallo del Tribunal Administrativo de Norte de Santander.

Reciba un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: LSB.
Reviso: CGD.

Proceso Ordinario de pertenencia.

2006-09-04T12:23:00.000-05:00

Consulta No. 2147 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Wilson López Wilches
Secretario Juzgado Segundo Civil del Circuito
Santa Marta - Magdalena

Asunto: Naturaleza juridica de los Notarios
CN-002 Ejercicio de la Función Notarial
Radicación ER27840 08-08-2006

Fecha: 14 de agosto de 2006

REF: Proceso Ordinario de pertenencia de Frutas y Bananos Verdura contra personas indeterminadas.

El doctor Wilson solicita se le informe cual era la denominación legal del Notario desde 1970 a 1980.

Marco jurídico

Artículo 1º de la Ley 29 de 1973

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El Notariado es un servicio público que implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en el caso y con los requisitos que la ley establece.

El artículo 1º de la Ley 29 de 1973, señala que "El notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe notarial" y la jurisprudencia de la Corte Constitucional, en varios de sus pronunciamientos se ha referido a la naturaleza jurídica de la función notarial y del notario, indicando que:
"(...) Los notarios no son, en sentido subjetivo, servidores públicos, así objetivamente ejerzan la función de dar fe pública de los actos que requieren de su intervención. Son, en cambio, particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración" (negrillas nuestras. Sent. C-1212/2001).

En torno a estos planteamientos jurisprudenciales, la Corte Constitucional ha desarrollado algunas notas distintivas que caracterizan la actividad notarial, como "(i) un servicio público, (ii) de carácter testimonial, (iii) que apareja el ejercicio de una función pública, (iv) a cargo normalmente de los particulares, en desarrollo del principio de descentralización por colaboración y (v) a los cuales les otorga, la condición de autoridades" (Sent. C-1508/2000 y C-1212/2001).De esta manera el Estado acude al apoyo de los particulares para que desempeñen algunas de sus funciones, bajo ciertas condiciones, como es "la regulación, el control, la vigilancia y la orientación de la función administrativa" que sigue en cabeza de la entidad pública, la que deberá impartir las instrucciones y directrices necesarias para su ejercicio" (L. 489/98, art. 110) y así asegurar la eficiente prestación de los servicios públicos. Por esta razón, señala el Decreto 302 del 29 de enero de 2004, que corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro "orientar, vigilar, inspeccionar y controlar el servicio público notarial" y "fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos". También existen otras jurisprudencias y textos de doctrinantes en los cuales se les configura como servidores públicos teniendo en cuenta el título constitucional en que aparecen inscritos y la función pública que desempeñan con sus rasgos atípicos. Sin embargo la realidad es que los notarios no aparecen clasificados en la rama operativa del poder público.

Se desprende de todo lo anterior que los notarios se encuentran al frente de oficinas que son despachos públicos y que el notariado es un servicio público, sin duda alguna. No obstante, ello no significa, forzosamente, que ellos sean per se, funcionarios o empleados públicos, dado que podría sostenerse que determinados servicios públicos se encomiendan a personas naturales o entidades particulares que no tengan esa condición, por cuanto puede darse la figura de la llamada “descentralización administrativa por colaboración”, es decir, a través de un mecanismo mediante el cual el Estado, en virtud de facultad legal o de un contrato de servicio o de otro similar, encarga a particulares, a personas privadas, la gestión de ciertas funciones que son inmanentemente suyas, ora por tiempo indefinido, ora por un lapso determinado, ora para eventos específicos; ...” (Sentencia 281 del 14-05-1990. Expedientes 281 y 2996. Sección segunda, Consejero Ponente: Dr. Álvaro Lecompte Luna).

“La función notarial en términos generales, debe ser entendida principalmente como una función testimonial de autoridad, que implica la guarda de la fe pública, teniendo en cuenta que el notario, en virtud del servicio que presta, debe otorgar autenticidad a las declaraciones que son emitidas ante él, y en consecuencia, dar plena fe de los hechos que ha podido percibir en el ejercicio de tales competencias. De conformidad con la Carta, entonces, la actividad notarial es un "servicio público" confiado de manera permanente a particulares, circunstancia que hace de ésta actividad, un ejemplo claro de la llamada "descentralización por colaboración" autorizada por la Carta en virtud de los artículos 209, 123, inciso 3 y 365 de la Constitución (Sentencia C-399/99).

La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, señaló que los notarios no son simples particulares que cumplen funciones públicas, sino que los sitúan en una condición sui generis en el régimen institucional colombiano. Algunos de esos distintivos y el ejercicio de la función notarial, que implica el de la fe pública, los convierte en particulares investidos de potestades, que provienen del Estado y están sujetos a normatividad que emana de la Constitución o de la ley; además, como responsables de la oficina a su cargo, tienen poder de mando sobre sus empleados, administran los dineros que provienen de los usuarios y manejan libros y archivos que son bienes de la Nación” (Concepto del 25-02-1998. Rad. 1085, Consejero Ponente: Dr. Javier Henao Hidrón)

De esta manera el Estado acude al apoyo de los particulares para que desempeñen algunas de sus funciones, bajo ciertas condiciones, como es "la regulación, el control, la vigilancia y la orientación de la función administrativa" que sigue en cabeza de la entidad pública, la que deberá impartir las instrucciones y directrices necesarias para su ejercicio" (L. 489/98, Art. 110) y así asegurar la eficiente prestación de los servicios públicos. Por esta razón, señala el Decreto 302 del 29 de enero de 2004, que corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro orientar, vigilar, inspeccionar y controlar el servicio público notarial y fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos.

Con fundamento en la ley y la jurisprudencia, se concluye que el notario presta un servicio público y desempeña una función pública, en desarrollo del principio de descentralización por colaboración, no es un agente del Estado y tampoco pertenece a ninguna rama del poder público.

Conclusiónes

Los notarios constituyen una figura jurídica de creación constitucional y ejercen una función pública bajo la figura de la descentralización por colaboración.

La naturaleza juridica del notario Notario no vario del año 1970 a 1980.

De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de Gestión del Conocimiento, para lo de su competencia

Reciba un saludo,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: LSB.
Reviso: CGD.

Notario encargado.

2006-09-04T12:16:00.000-05:00

Consulta No 2164 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Señor
Héctor Moreno
E-mail: hectormoreno@une.net.co

Asunto: Notario encargado.
Código: CN 002
Radicación: 2006ER27832

Fecha: 17 de agosto de 2006

Apreciado señor:

Doy respuesta a su consulta del asunto en la que solicita se le informe quien autoriza el encargo de una persona como Notario cuando el titular se tiene que ausentar por algún motivo y ante quien se posesiona aquel encargado.

Marco Jurídico

q Decreto 960 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

De conformidad a lo dispuesto en el artículo 188 del Decreto 960 de 1970, los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo mediante Licencia Ordinaria hasta por noventa (90) días en cada año calendario y a obtener licencia por enfermedad o por incapacidad física hasta por ciento ochenta (180) días.

También tienen derecho a Permisos Generales hasta por tres(3) días, cuando medie justa causa; o Permiso Especial, según lo previsto en el artículo 112 del Decreto 2148 de 1983.

Igualmente, podrá asistir a eventos académicos o reuniones extraordinarias de interés para el notariado o asuntos propios del gremio, para lo cual se pueden conceder permisos de “medio tiempo” es decir, por toda la mañana o por toda la tarde, según el caso.

Ahora bien, para efectos de determinar quien concede estos permisos y licencias se debe tener en cuenta la categoría de la Notaria, así:

Para los Notarios de 1ª categoría las licencias ordinarias o especiales se solicitan ante la Superintendencia de Notariado y Registro cuando esta no exceda de quince (15) días y para el Notario de fuera de Bogotá, podrá solicitarlo ante el Alcalde respectivo.

Los Permisos Generales se solicitan ante la Superintendencia de Notariado y Registro y los Especiales se pueden solicitar a la primera autoridad del lugar.

Para los Notarios de 2ª y 3ª categoría las Licencias Ordinarias o Especiales se solicitan ante el respectivo Gobernador.

En cuanto a los Permisos Generales se solicitan ante el respectivo Gobernador y el Especial ante la primera autoridad del lugar ( Alcalde).

Por ultimo, le informo que siempre que el Notario vaya ausentarse de la Notaria deberá dejar a un Notario encargado que puede ser el asesor jurídico de la misma, o quien el estime conveniente, dicha persona se encarga en el mismo Acto Administrativo en el cual se le concede el permiso o la licencia.

Conclusión

Según lo antedicho, siempre que el Notario se vaya ausentar de la Notaría, debe dejar un funcionario encargado el cual es nombrado por el Gobernador o el Alcalde, de conformidad con las consideraciones expuestas.

Con sentimientos de consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: ARES

Ejercicio de la función registral.

2006-09-04T12:05:00.000-05:00

Consulta No 2063 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Señor doctor
Eduardo Arévalo Vivic
Registrador de Instrumentos Públicos
Cra 7 No 8 54
Fundación Magdalena

Asunto: Ejercicio de la función registral
Código: CR 002
Radicado: No.2006ER26943

Fecha: 17 de agosto de 2006.

Apreciado Registrador:

Acuso recibo del escrito del asunto, en el cual solicita consulta frente a los siguientes planteamientos:

q A su despacho ingresó para su registro la Resolución No0107, de abril 24 de 2006, por medio de la cual el municipio de Fundación, adjudica definitivamente un lote de terreno urbano.
q En dicha Resolución, no existe claridad jurídica, en el acto, por cuanto se manifiesta adjudicación definitivamente (sic), lo cual debe ser a titulo gratuito, y por otra parte, se apoya mediante la cesión a titulo gratuito y por otra parte alega la ley 137 de 1959. Como también, se observa que en articulo séptimo, se le coloca un valor de cincuenta mil pesos.
q El municipio alega normas discordantes, por cuanto al solicitar la ley 137 de 1959, se debe aplicar Escritura Pública y si se apoya en la ley 9ª debe ser a titulo gratuito, como también solicito el apoyo del decreto 540 de 1998, en este caso faltaría una limitación de dominio.

Objeto de la Consulta

Se solicita emitir concepto jurídico, con la situación planteada, con el fin de inscribir o rechazar el documento en mención.

Marco Jurídico

q Decreto 1250 de 1970
q Decreto 302 de 2004

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Antes de dar respuesta a lo consultado, conviene recordarle que según la Instrucción Administrativa 23 de octubre 6 de 2004 se reglamentó que las consultas que formulen los Notarios, Registradores y Jefes de División Jurídica deben incluir el criterio jurídico del consultante sobre el tema objeto del pronunciamiento requerido; por lo tanto en adelante no se procederá a tramitar solicitudes de conceptos en los cuales no se incluya el criterio jurídico del consultante sobre el tema objeto del pronunciamiento requerido, de conformidad con la mencionada instrucción.

Ahora bien, en virtud de lo dispuesto en el Decreto 302 de 2004, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, pese a ser dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro son autónomas en el ejercicio de la función registral, sin perjuicio de que esta entidad dentro del marco de sus atribuciones interprete la ley de acuerdo con las reglas fijadas para ello, e imparta orientaciones a través de circulares e instrucciones administrativas, por lo tanto como usted se encuentra ante una situación jurídica determinada, en virtud de su autonomía es su decisión si accede o no, ya que de lo que usted resuelva hay una segunda instancia ante la Dirección de Registro de Instrumentos Públicos de esta Superintendencia.

Con sentimientos de consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

PROYECTO: VSP
REVISO: ARES

Creación pàgina web en las notarías.

2006-08-31T12:14:00.000-05:00

Consulta No.1929

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Mauricio Londoño Cardona
Notaría Novena del Círculo de Medellín
Carrera 48 No. 57-43

Asunto: Creación pagina web en la notarías.

Radicación. No. ER –7601

Código: CN 02

Fecha: 16 de agosto de 2006

Respetado doctor Mauricio Londoño Cardona

En atención a su consulta en lo cual manifiesta lo siguiente:

“..solicito se digne conceptuar si el arte que le anexo donde pienso informar a los usuarios la creación de mi pagina WEB, constituye falta disciplinaria que viole el articulo 198, numeral 5° decreto 960/70, toda vez que no existe sobre el particular un concepto claro que lleve certeza sobre dicha prohibición.”

Marco Jurídico

Instructiva Administrativa No. 03 de enero de 2004
Decreto 960 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Sobre el particular, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del decreto 01 de 1984– Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatoria acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 302 de 2004.

Sobre el tema que nos plantea, es necesario traer a colación lo que preciso esta entidad a través de la Instructiva Administrativa No. 03 de enero 9 de 2002, indicando lo siguiente:

“El artículo 15 del resolución 1542 de 2003 establece que la política de administración del Portal de la entidad será revisada de manera regular para asegurar que refleje correctamente los desarrollos normativos y la evolución de la tecnología de la información y de la comunicaciones. ...”

“La Superintendencia es conciente de la utilidad que estas páginas pueden tener para los ciudadanos. Otros países miembros del notariado latino así lo entienden, y tanto los notarios como las agremiaciones ofrecen sus servicios en línea....”

“En lo relativo a las paginas web de los notarios, cada notario es responsable de mantener su página web de acuerdo a las directivas de la Superintendencia. Está claro que todas las gestiones necesarias para la creación, funcionamiento y mantenimiento de la pagina, entre ellas la gestiones sobre el nombre de dominio, el hostíng la estructura de la pagina competen al notario.”

“Si un notario desea crear la su pagina web, no necesita la autorización previa dela Superintendencia. Una vez sea posible, el notario debe solicitar a la empresa con la que contrató el servicio que deje en línea una página de demostración durante dos o tres semanas, tiempo para que el comité de administración del portal consulte la página y realice los comentarios y sugerencias pertinentes.”

Por su parte el decreto 960 de 1970, en su artículo 198, contemplan las conductas que atentan la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial, y que acarrea sanción disciplinaria, en las que se encuentra la del ordinal 5 que nos dice:

“ El empleo de propaganda de índole comercial o de incentivos de cualquier orden para estimular al público a demandar sus servicios.”

Debemos tener en cuenta que propaganda comercial con incentivos, es todo anuncio dirigido al público en general o a un sector específico de la población, en el cual se ofrece en forma temporal, la comercialización de productos o servicios en condiciones más favorables que las habituales las cuales pueden consistir en el ofrecimiento a través de cualquier medio de divulgación o sistema de publicidad de rifas, sorteos, cupones, vales, fotos, figuras, afiches, imágenes o cualquier otro tipo de representación de personas, animales o cosas, dinero o de cualquier retribución en especie, con el fin de inducir o hacer más atractiva la compra de un producto o servicio determinado.

Como se puede observar la Superintendencia se había referido sobre la creación de página web por parte de los notarios; sin embargo referente al tema en particular sobre la utilización del medio manual o volante que común mente llamamos, para ofrecer los servicios notariales, esta oficina considera que se trata de una propaganda con todas sus características, la cual contraviene lo presupuestado en el artículo 198, ordinal 5 del decreto 960 de 1970.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D

Vigencia del poder especial.

2006-08-31T11:38:00.000-05:00

Consulta No. 1707 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Reynaldo Sarmiento Quintero
Notario Único del Círculo de San Vicente de Chucurí-Santander

Asunto: Vigencia del poder especial.

Radicación ER –23088

Código: CN. 007

Apreciado Doctor Reynaldo Sarmiento Quintero

En atención a su consulta en la cual expone lo siguiente:

El abogado Eliseo Muñoz González, ha presentado a esa notaría solicitud de liquidación de herencia de Domingo Antonio Cáceres Prada y presenta como uno de los documentos base dela actuación una sustitución del poder del abogado Adolfo Muñoz González, que le fuera otorgado por el interesado con nota de autenticación del 22 de agosto de 2000.

Es viable tener en cuenta como inicio del trámite correspondiente el poder conferido en agosto 22 de 2000.

Marco Jurídico

Código Civil Colombiano

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Nuestro Código Civil regula todo lo relacionado con el mandato es así que en su artículo 2142 establece lo siguiente: “El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera.

La persona que concede el encargo se llama comitente o mandante, y la que lo acepta apoderado, procurador, y en general mandatario.
El articulo 2189 nos habla de las causales de terminación del mandato y en su texto literal nos manifiesta: “ El mandato termina:

1. Por el desempeño del negocio para que fue constituido.
2. Por la expiración del término o por el evento de la condición prefijados para la terminación del mandato.
3. Por la revocación del mandante.
4. Por la renuncia del mandatario.
5. Por la muerte del mandante o del mandatario.
6. Por la quiebra o insolvencia del uno o del otro.
7. Por la interdicción del uno o del otro.
8.
9. Por las cesaciones de las funciones del mandante, si el mandato ha sido dado en ejercicio de ellas.

Entre las anteriores causales se encuentra la muerte del mandatario o el mandante, hecho este que pone fin al mandato. De igual manera el artículo 2194 consigna lo siguiente: “ Sabida la muerte natural del mandante, cesará el mandatario en sus funciones; pero si de suspenderlas se sigue perjuicio a los herederos del mandante, será obligado a finalizar la gestión principiada”.

Con base a lo anterior y lo narrado por el consultante esta oficina considera que si no existe causal alguna de las mencionadas anteriormente el poder sigue vigente, pero si ya murió el mandante sin que el mandatario haya iniciado la gestión par la cual se le confirió poder, éste ya no tiene facultad legal para seguir con lo mandado.

Es de anotar que lo consagrado en el artículo 69 del C.P.C aplica para procesos judiciales.

Cordial Saludo

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C,G,D

Legalidad de un decreto.

2006-08-31T11:32:00.000-05:00

Consulta No. 2143 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor José Juan Silva Meche
Representante a la Cámara
Carrera 7 No. 8-68, Of 407-408

Asunto: Legalidad de un decreto.

Radicación. No. ER –27768 de fecha 4 de agosto de 2006

Código: CN 09

Fecha: 24 de agosto de 2006

Respetado Representante, doctor José Juan Silva Meche

En atención a su consulta en lo cual manifiesta lo siguiente:

“...solicito a su despacho conceptuarme sobre la legalidad del decreto No. 180 del 27 de julio de 2006 expedido por el despacho del señor gobernador del Vichada “por medio del cual se da por terminado un nombramiento en interinidad” del cual anexo copia”

En dicho decreto el señor gobernador procede a retirar de su cargo al señor José Rubén León Padilla, esgrimiendo unas motivaciones en los considerandos que no corresponden a la realidad fáctica, ni jurídica, pues el señor Rubén lleva más de tres (3) años ejerciendo el cargo de notario del circulo de primavera, como salta a la vista en el mismo decreto en comento.”

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970
Decreto 2148 de 1983

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El decreto 960 de 1970 en los siguientes artículos consagra:

Artículo 148. “Habrá lugar a designación en interinidad:

1. Cuando el concurso sea declarado desierto, mientras se hace el nombramiento en propiedad;

2. Cuando las causa que motive el encargo se prolongue más de tres meses, mientras ella subsista o se hace la designación en propiedad.

Articulo 149. “Dentro del respectivo periodo los interinos que reúnan los requisitos legales exigidos para el cargo, tienen derecho de permanencia mientras subsista la causa de la interinidad y no se provea el cargo en propiedad; los demás podrán ser removidos libremente.”

Artículo 161. “Subrogado por el artículo 5o. del Decreto 2163 de 1970. El nuevo texto es el siguiente: Los notarios serán nombrados, así: Los de primera categoría por el Gobierno Nacional; los demás, por los Gobernadores,

La comprobación de que se reúnen los requisitos exigidos para el cargo se surtirá ante la autoridad que hizo el respectivo nombramiento, la cual lo confirmará una vez acreditados.”

Por su parte el decreto 2148 de 1970 dispone:

Artículo 66. “El notario desempeña el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo:
1) En propiedad cuando, con el lleno de los requisitos legales exigidos para el cargo, ha sido seleccionado mediante concurso.
2) En interinidad, cuando ha sido designado como tal:
a) Por no realizarse el concurso convocado o éste se declare desierto;
b) Por encargo superior a tres meses;

c) Por falta absoluta de titular;
d) Por encargo cuando ha sido designado para suplir faltas del titular.”
Artículo 67. “El notario interino que reúna los requisitos legales exigidos para la categoría, tiene derecho a permanecer en el cargo hasta el vencimiento del período, salvo que se provea en propiedad o asuma sus funciones el titular.

Conforme a las normas anteriores se determina en que momento puede ser nombrada una persona como notario interino, y quien es la autoridad competente para realizar dicho nombramiento. De igual manera se establece que el notario interino tiene derecho a permanecer en su cargo mientras no se presenten ciertos hechos que hagan removerlo del empleo, o que haya cometido algunas de las faltas que atentan contre la majestad, dignidad y eficiencia del servicio notarial consagradas en el articulo 198 del decreto 960 de 1970, y en la ley 734 de 2002.

Teniendo en cuenta la consulta sub examine, esta oficina expone lo siguiente:

El artículo 132 del decreto 960 de 1970 estableció que para ser Notario, a cualquier titulo, es decir para desempeñarse en cualquiera de las Notarías que la ley creó, se necesita

(...) ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.”

Estos requisitos generales se exigen a los notarios que se van a desempeñar en Notarías de segunda categoría y aquellos que se vayan a desempeñar en Notarías de tercera categoría .

Para ser Notario en los círculos de tercera categoría se requiere:

Artículo 155 del decreto ley 960 de 1970:

“Para ser Notario en los Círculos de tercera categoría, además de las exigencias generales se requiere alternativamente:

1. Ser abogado titulado.

2. No siendo abogado, haber sido Notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza secundaria o normalista y tenido practica judicial, notarial o registral por término no menor de cinco años.” (Negrilla fuera de texto)
Después de la Constitución Política de 1991 se han dado algunos pronunciamientos de la Corte Constitucional sobre el régimen de nombramientos de los Notarios, y al respecto se ha dicho.

“Sea lo primero señalar que cuando el señor Gobernador actúa como autoridad nominadora tiene una responsabilidad total sobre su acto, ejerce una potestad legal establecida en el decreto ley 2163 de 1970. Quiere lo anterior decir que cuando los mandatarios departamentales nombran a un Notario, de segunda o tercera categoría, no proceden como agentes del Gobierno Nacional.”

Al resolver conflictos de inconstitucionalidad entre el Estatuto Notarial y la nueva carta, declararon inexequible algunos aspectos del régimen notarial en lo referido a su sistema de ingreso, permanencia periodos y carrera.

Lo que se resalta ahora es que reiteró el mandato Constitucional que para ser Notario en propiedad dicho nombramiento supone el ingreso mediante concurso.

De acuerdo con lo dispuesto por la Corte Constitucional los nombramientos de Notarios en Colombia, hasta tanto se implemente el concurso, se harán en interinidad. Pero esta es una interinidad sometida a ciertas condiciones que garantizan una estabilidad media para la buena prestación del servicio. Así dijo la Corte.

“(..) eso no quiere decir que haya quedado en una situación de absoluta inestabilidad, sino que aunque pueden ser removidos, su remoción está condicionada a que el acto administrativo de desvinculación responda a los principios constitucionales de imparcialidad, eficiencia y publicidad, por que solo así se sabe si hubo o no incumplimiento de los deberes por parte del Notario, incumplimiento que justificará el retiro (...)”

“(...) además la permanencia del Notario parte del presupuesto de que si cumple con sus deberes tiene un grado de confianza que le permite no ser retirado del servicio”

“ Se entiende que la facultad del Gobierno nacional y de los gobernadores respectivos no es discrecional, por cuanto los notarios no son sus agentes si no personas que ejercen una función pública eminentemente técnica. Los notarios no son entonces, tal y como ya lo precisó la esta corte en anterior decisión, funcionarios de libre nombramiento y remoción, por lo cual no solo no pueden ser removidos discrecionalmente por el nominador sino que, además, en los casos de los notarios en propiedad, la Facultad del Gobierno Nacional y de los gobernadores se limita a nombrar a la persona que haya obtenido el mayor puntaje en el concurso respectivo....” ( Sentencia C- 741 de 1998)

Observando el texto del decreto 180 del 27 de julio de 2006, proferido por el Gobernador del Departamento del Vichada, por medio del cual da por terminado el nombramiento de Notario interino del señor José Rubén León Padilla, se evidencia que el fundamento que tuvo en cuenta el Gobernador fue el de que el señor José Rubén León Padilla, no llena los requisitos mínimos y alternativos para ejercer funciones de Notario el los Círculos de tercera categoría.

Esta Oficina considera, que en lo referente a la legalidad del decreto cuestionado, no es de su resorte determinar si un acto administrativo cumple o no con los requisitos de legalidad. El competente para pronunciarse sobre tal cuestión es el Juez administrativo, por cuanto una vez emitidos estos actos se consideran que están ajustados a derecho. Esto es, a las normas jurídicas que le son de obligatoria observancia y cumplimiento. Es una presunción “Iuris Tantum”, que significa que se puede probar en contrario, para cuando se demuestra que se contravino el ordenamiento jurídico. En esta medida, un acto administrativo dictado se presume legítimo y conlleva a la ejecutividad del mismo, hasta tanto no se desvirtúe esa presunción por un pronunciamiento expreso y en firme del Juez respectivo

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D

Liquidación de sociedad no registrada en la cámara de comercio.

2006-08-31T11:27:00.000-05:00

Consulta No. 2068 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctora : Alba Regina Palomino Ordóñez
Calle 8 No. 5-70 Of 705, Cali
arpalomino02@yahoo.com

Asunto: Liquidación de sociedad no registrada en la cámara de comercio.

Código: CN- 006

Radicación ER –26790.

Fecha: 18 de agosto de 2006

Apreciada Doctora Alba Regina Palomino Ordóñez,

En atención a su consulta en la cual manifiesta lo siguiente:

Se constituyó una sociedad limitada, conforme a la escritura pública No. 307 del 13 de febrero de 1986 de la Notaría Novena de Cali, el señor Antonio Javier Pérez, hizo su aporte con un bien inmueble de su propiedad. La escritura de constitución de la sociedad fue registrada en el folio de matrícula inmobiliaria No.370-0059415 de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Cali, quedando como propietaria del inmueble la sociedad conformada por dicha escritura..

La respectiva sociedad nunca cumplió el objeto social, ni fue registrada en la cámara de comercio ni en Industria y Comercio de Cali. El señor Pérez falleció sin que se hubiera liquidado la sociedad, los herederos del difunto me otorgaron poder amplio y suficiente para liquidar la sociedad limitada

Que el Notario Noveno de Cali, no acepto la liquidación de dicha sociedad, toda vez que la Cámara de Comercio no expidió el certificado de disolución de la sociedad, teniendo en cuenta que la sociedad ni fue registrada en la cámara de Comercio.

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El artículo 25 del decreto 960 de 1970 consagra:

“En la escritura se consignará el nombre, apellido, estado civil, edad y domicilio de los comparecientes, En caso de representación se expresará además, la clase de ésta y los datos de las personas naturales representadas como si comparecieran directamente, o de las personas jurídicas tal como corresponda según la ley o los estatutos, indicando su domicilio y naturaleza.

Como se puede observar en el otorgamiento de la escritura se debe dejar consignado la representación legal de la persona jurídica, y esta solo se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal de la sociedad que expide la Cámara y Comercio respectiva.

Así las cosa, y conforme a lo manifestado por la consultante, en el sentido de que la sociedad conformada nunca se registró en Camera de Comercio, esta oficina considera que la entidad idónea para resolver dicho interrogante es la Cámara de Comercio o la Superintendencia de Sociedades.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: J.V.A.
Revisó: C.G.D

Trámite de sucesión.

2006-08-31T11:23:00.000-05:00

Consulta No. 2019 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor Jorge Orlando Rubiano Carranza
Carrera 28 A No. 17-59 piso tercero, Bogotá D.C. .

Asunto: Trámite de sucesión.

Radicación. No. ER –26367

Código: CN. 001

Fecha: 14 de agosto de 2006

Respetada Doctor Jorge Orlando Pubiano Carranza

En atención a su consulta en lo cual manifiesta lo siguiente:

Que los herederos de la causante Olga Pineda de Cortés le confirieron poder para el trámite de la sucesión. Los herederos desconocen el paradero del presunto conjuge, hecha la averiguación en la Registraduría Nacional del Estado Civil que el número de cedula que pertenecía el supuesto conjuge, fue cancelada por muerte, pero declara la imposibilidad de informar sobre el registro civil de defunción, he hecho otras averiguaciones y no es posible encontrar el registro de defunción.

Por lo anterior solicita cual es el procedimiento a seguir.

Marco Jurídico

Decreto 902/88 modificado por el decreto 1729/89

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Sobre el particular, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del decreto 01 de 1984– Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatoria acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 302 de 2004.

El decreto 902 de 1988, modificado por el decreto 1729 de 1989, por la cual se autoriza la liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ellas ante Notario Público, en el artículo 2 preceptúa:

(....)

“Además, los peticionarios o sus apoderados, deberán afirmar bajo juramento que se considerará prestado por la firma de la solicitud, que no conocen otros interesados de igual o mejor derecho del que ellos tienen, y que no saben de la existencia de otros legatarios o acreedores distintos de los que se enuncian en las relaciones de activos y pasivos que se acompañan a la solicitud.

No obstante, si de los documentos aportados con la solicitud se infiere que el causante había contraído matrimonio, el notario exigirá que la solicitud sea presentada conjuntamente con el cónyuge, a menos que se demuestre su muerte o la disolución de la sociedad conyugal.” (Negrilla fuera de texto)

El artículo 3 nos dice que para la liquidación notarial de la herencia y de la sociedad conyugal cuando fuere el caso, se procederá así:

“1. Los solicitantes presentarán al notario los documentos indicados en el artículo 588 del Código de Procedimiento Civil, el inventario y avalúo de los bienes, la relación del pasivo de la herencia y de la sociedad conyugal si fuere el caso, y el respectivo trabajo de partición o adjudicación.

(...)

Si faltare alguno de los requisitos exigidos en el presente Decreto, el notario devolverá la solicitud a quienes la hubieren presentado, con las correspondientes observaciones.”

El ordinal 4 de este artículo nos dice:

“(....)

“Si faltare alguno de los requisitos exigidos en el presente Decreto, el notario devolverá la solicitud a quienes la hubieren presentado, con las correspondientes observaciones.”

Como se puede observar en las normas anteriores, se exige unos requisitos para poder tramitar la herencia ante notaría, de ahí que el notario respectivo se negará rotundamente de admitir la solicitud de liquidación de la sucesión, hasta tanto no se le presente todos los documentos que exige la ley.

Conforme a lo anterior esta oficina considera que teniendo en cuenta lo manifestado por el consultante no es posible tramitar la sucesión ante notario, por lo tanto de be adelantar dicho proceso ante la jurisdicción de familia, ya que el juez si puede entrar a valorar los documentos que anexa por tener la facultad legal de practicar y valorar las pruebas que se aporten o se soliciten dentro del proceso.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D

Cambio en la partición de la sucesión.

2006-08-31T11:18:00.000-05:00

Consulta No. 2018 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora Marlene Acevedo Páez
Carrera 10 No. 15-39 Of. 211 Bogotá D.C.

Asunto: Cambio en la partición de la sucesión.

Radicación. No. ER –26272 y 26586

Código: CN. 001

Fecha: 14 de agosto de 2006

Respetada Señora Marlene Acevedo Páez

En atención a su derecho de petición de consulta en lo cual pregunta lo siguiente:

¿SI es cierto que una vez radicada una minuta para una sucesión y luego de ser aceptado el trabajo de partición, no puede llevarse a cabo ningún cambio en la misma?

(..)

“Lo anterior por que mis clientes solicitaron un cambio en el trabajo de partición, sin modificación alguna a ninguno delos valores de la masa sucesoral. Solo fue en la distribución de gananciales e Hijuelas.”

No obstante los herederos estar de común acuerdo, el asesor jurídico de l anotaría Cuarta de Bogotá, me informo que dicho cambio no era pertinente ni posible hacerlo y debía retirar todo los documentos correspondientes a la sucesión y radicarla en la Oficina Judicial.

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970
Decreto 2148 de 1983
Decreto 902/88 modificado por el decreto 1729/89
Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Sobre el particular, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del decreto 01 de 1984– Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatoria acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 302 de 2004.

“ARTICULO 4o. . Los Notarios sólo procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegir libremente el Notario ante quien deseen acudir.”

“ARTICULO 12. . Deberán celebrarse por escritura pública todos los actos y contratos de disposición o gravamen de bienes inmuebles, y en general aquellos para los cuales la Ley exija esta solemnidad.”

“ARTICULO 13. . La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización.”

“ARTICULO 14. . La recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime el Notario a este, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.”

“ARTICULO 15. . Cuando el Notario redacte el instrumento, deberá averiguar los fines prácticos y jurídicos que los otorgantes se proponen alcanzar con sus declaraciones, para que queden fielmente expresados en el instrumento; indicará el acto o contrato con su denominación legal si la tuviere, y al extender el instrumento velará porque contenga los elementos esenciales y naturales propios de aquel, y las estipulaciones especiales que los interesados acuerden o indique el declarante único, redactado todo en lenguaje sencillo, jurídico y preciso.”

El decreto 902 de 1988, modificado por el decreto 1729 de 1989, por la cual se autoriza la liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ellas ante Notario Público, en el artículo 3 ordinal 3 y subsiguientes preceptúa:

“3. (....)

El notario no podrá extender la respectiva escritura, sin el lleno de los requisitos exigidos por el presente numeral.”

“4 (....)

Si no cumplieren los requisitos establecidos en el inciso anterior, el notario dará por terminada la actuación y entregará el expediente a los interesados. De esta misma manera deberá proceder el notario cuando el alguno de los sucesores sobreviniere una incapacidad.”

“5. Si antes de suscribirse la escritura de que trata el numeral 3 del presente artículo, se presentare otro interesado de los que determina el artículo 1312 del Código Civil, deberán rehacerse de comùn acuerdo, por todos los interesados, la partición de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso.
Si no existiere acuerdo, se dará por terminada la actuación notarial, debiendo el notario entregar el expediente a los interesados.”

“6. Si después de suscrita la mencionada escritura aparecieren nuevos interesados, éstos podrán hacer valer ante el juez competente sus derechos, o solicitar al mismo notario, conjuntamente con los que intervinieron en la anterior liquidación, que ésta se rehaga, para lo cual se aplicará lo dispuesto en los numerales anteriores. Para efectos de la liquidación notarial adicional no es necesario repetir la documentación que para la primera se hubiere presentado,m ni nuevo emplazamiento.”

“7. Si durante el trámite de la liquidación surgiere desacuerdo entre los interesados que hayan concurrido a solicitarla o intervenido posteriormente, el notario dará por terminada la actuación y les devolverá el expediente.”

“8. Modificado por el artículo 4o. del Decreto 1729 de 1989.

Cuando después de otorgada la escritura pública que pone fin a la liquidación notarial, aparecieren nuevos bienes del causante o de la sociedad conyugal, o cuando se hubiesen dejado de incluir en aquella bienes inventariados en el trámite de dicha liquidación, podrán los interesados solicitar al mismo notario una liquidación adicional, para lo cual no será necesario repetir la documentación que para la primera se hubiere presentado, ni nuevo emplazamiento.”

De las normas anteriores surgen cuatro aspectos antes de otorgar la escritura: El primero es la prohibición al notario de extender la escritura cuando no se reúna los requisitos del ordinal 3 del artículo 3 del anterior decreto, el segundo es que el notario dará por terminada la actuación cuando no se reúne los requisitos del ordinal 4 del decreto 902 de 1989, el tercero es que antes de suscribirse la escritura, se presenten otros interesados se rehace de común acuerdo la partición de la herencia, pero si no existiere acuerdo se dará por terminada la actuación notarial, devolviendo el notario el expediente a los interesados, el cuarto es que si durante el trámite de la liquidación surgiere desacuerdo entre los interesados, el notario terminará la actuación y devolverá el expediente.

Hay otros aspectos que sedan después de firmada u otorgada la escritura como son: El primer término cuando aparecen nuevos interesados después de firmada la escritura, podrán solicitarle al mismo notario conjuntamente con los que intervinieron en la anterior liquidación que se rehaga, en segundo lugar cuando aparecieren nuevos bienes del causante o se hubieran dejado de incluir en la liquidación, se podrá solicitar al notario que se haga una liquidación adicional.

Así las cosas se observa que la norma solo contempla tres momentos en los cuales el notario devolverá el expediente a los interesados de la sucesión, ellos son el del ordinal 4,5 y 7 del artículo 3 del decreto 902 de 1989.

En este orden de ideas y conforme a lo planteado en la consulta, esta oficina considera que si las normas transcritas permiten que después de otorgada la escritura se pueden incluir herederos o adicionar la liquidación, con mayor razón es procedente hacer todos los cambios que los interesados quieran antes de el otorgamiento de dicha escritura, cumpliendo lo establecido en las normas respectivas.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto : J.V.A.
Revisó : C.G.D

Reconstruir una escritura.

2006-08-31T11:14:00.000-05:00

Consulta No. 1767 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor Edgar Valbuena Toro
Riohacha – Guajira

Asunto: Reconstruir una escritura

Código: CN- 005

Radicación ER –23688

Fecha: 22 de agosto de 2005

Apreciada Señor Edgar Valbuena Toro.

En atención a su consulta en la cual expone lo siguiente:

“..como heredero del señor JOSE VALBUENA, propietario de un lote cuyas escrituras de 1974 no aparece que fue incluida o empastada; por que se salta de la 111 a la 113, solicito el gran favor de informarnos el mecanismo para construir la Escritura No. 112 de Febrero 25 de 1974 emanada de la Notaría Única de Riohacha, hoy Notaría Primera de Riohacha.

Marco Jurídico

Decreto 960 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El decreto 960 de 1970, en su artículo 105 establece la forma de reconstrucción de escritura pública perdida o destruida, y al respecto nos dice:

“Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en el archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El Notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que reemplaza al original.

Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en testimonio de la reconstrucción se sentará por el Notario en acta que enumere todas las escrituras que lo formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido. “

La anterior norma transcrita, determina el procedimiento que debe seguir el notario cuando se presenta la perdida o destrucción de una escritura pública, y en el caso que nos ocupa esta oficina considera que es viable que el Notario proceda de conformidad con lo establecido en la norma.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: J.V.A.
Revisó: C.G.D

Plazo para autorizar la escritura de sucesión.

2006-08-31T11:05:00.000-05:00

Consulta No. 1739 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Doctor : Rubén Darío Galvis García
Notario Sexto del Circulo de Cúcuta

Asunto: Plazo para autorizar la escritura de sucesión.

Código: CN- 001

Radicación ER –23475.

Fecha: 17 de agosto de 2006

Apreciada Doctor :Rubén Darío Galvis García,

En atención a su consulta en la cual manifiesta lo siguiente:

“ Se otorgo una escritura pública, la cual recoge la protocolización de un proceso de sucesión.

El interesado no ha cancelado el valor correspondiente a los derechos notariales de la escritura citada, y de conformidad con el Articulo 231 del decreto 960 de 1970 no se ha autorizado.

¿El plazo para autorizar la escritura pública, debe de ser el de dos (2) meses contemplado en el Artículo 10 del decreto 2148 de 1983?

¿En el evento de no ser autorizada, el proceso de sucesión entregado para su protocolización, cebará ser fotocopiado y entregado al usuario, para ser protocolizado en esta o otra Notaría?

Marco Jurídico

Decreto 960
Decreto 2148 de 1983
Decreto 902 de 1988
Decreto 1729 de 1989

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

El artículo 231 del decreto 960 de 1970 consagra:

“Los Notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que haya intervenido, hasta cuando reciba la totalidad de los derechos que le corresponden por la prestación de su servicio”

por su parte el decreto 2148 de 183 en los artículos 10 y 143 disponen:

“Artículo 10.- Cuando transcurridos dos meses desde el momento de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por este motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.”

“Art. 143.- Salvo las excepciones legales, los notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que hayan intervenido o de expedir copias de los documentos, hasta cuando reciban la totalidad de los derechos que le corresponden por la prestación de sus servicios.”

En cuanto a lo consultado hay que tener en cuenta lo presupuestado en el decreto 902 de 1988 reformado por el decreto 1729 de 1989, en el artículo 3 inciso 3, y artículo 6 donde consagra respectivamente lo siguiente:

“3) Diez (10) días después de publicado el edicto sin que se hubiere formulado oposición por algún interesado y cumplida la intervención de las autoridades tributarias en los términos establecidos por las disposiciones correspondientes, siempre que los impuestos a cargo del causante hubieren sido cancelados o se hubiere celebrado acuerdo de pago con la respectiva autoridad, procederá el notario a extender escritura pública, con la cual quedará solemnizada y perfeccionada la partición o adjudicación de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso.

Dicha escritura deberá ser suscrita por los asignatarios y el cónyuge, si fuere el caso, o por sus apoderados.

De la misma forma podrá proceder el notario, si dentro de los términos establecidos por las normas tributarias, la Oficina de Cobranzas o el administrador de Impuestos Nacionales correspondiente no hubiere concurrido a la liquidación notarial para obtener el pago de los impuestos a cargo del causante.

El notario no podrá extender la respectiva escritura, sin el lleno de los requisitos exigidos por el presente numeral.”

El artículo siguiente del mismo decreto nos dice:

“Art. 6o._ Si transcurridos dos (2) meses a partir de la fecha en que según el numeral 3 del artículo 3o del presente decreto, deba otorgarse la escritura pública, y esta no hubiere sido suscrita, se considerará que los interesados han desistido de la solicitud de liquidación notarial. En este caso, el notario dará por terminada la actuación, y dejará constancia de ello, debiendo los interesados, si existe acuerdo unánime, iniciar nueva actuación.” (Negrilla fuera de texto)

Conforme a las normas anteriores, no es procedente aplicar lo contemplado en el artículo 10 de decreto 2148 de 1983, puesto que esta norma hace alusión es cuando uno de los otorgantes haya firmado la escritura y alguno o algunos de los demás otorgantes no se haya presentado a firmarla, trascurrido dos meses contados a partir de la firma del primer otorgante.

En cuanto al decreto especial que regula el trámite de sucesión ante notario (decreto 902 de 1988) consagra un término de dos (2) meses para suscribir la escritura pública de acuerdo al artículo 3 ordinal 3 del citado decreto, de lo contrario se considera que los interesados han desistido de la solicitud de la liquidación notarial. Lo que genera, que el notario de por terminada la actuación, dejando constancia de lo sucedido.

Teniendo en cuenta lo manifestado por el consultante, en el sentido de que no se le han pagado los derechos notariales, en este caso en particular es procedente aplicar lo preceptuado en articulo 231 del decreto 960 de 1970, concordante con el artículo 143 del decreto 2148 de 1983.

Con sentimiento de consideración,

ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyecto: J.V.A.
Revisó: C.G.D