Concepto sobre declaraciones extrajuicio

Bogotá, 19 de enero de 2004
Señor Doctor
Gustavo Samper Rodríguez
Notario 26 del Círculo de Bogotá
Calle 40A número 13-65
Ciudad
Asunto: Su consulta sobre declaraciones extraproceso de madres cabeza de familia, desplazados y desmovilizados
Apreciado Notario:
Acuso recibo del escrito mencionado en el asunto, y procedo a responder así:
1. "Debe exigirse alguna acreditación a las madres solteras cabeza de familia con el fin de eximirlas del pago de la declaración extrajuicio?"
La Constitución Política, en su artículo 82, establece que las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas. Ni la ley ni el reglamento contemplan la exigencia de una acreditación a las madres (solteras o casadas) cabeza de familia para la declaración extrajuicio sobre su condición.
En cuanto al no cobro de derechos notariales por dicha declaración, la ley 82 de 1993 es clara sobre el particular. La Superintendencia se ha pronunciado en repetidas ocasiones en igual sentido, como se puede ver en la Instrucción Administrativa 04 de 1999, la Instrucción Administrativa 01-20 de 8 de junio de 2001, la Circular 01-36 de 20 de abril de 2001 y la Circular 02-39 de 17 de mayo de 2002.
2. "Cuál es el régimen (normas aplicables) de los desplazados en cuanto a acreditación y cobro de las declaraciones extrajuicio"
Según la ley 387 de 1997 y su decreto reglamentario 2569 de 2000, para acreditar la condición de desplazado se deben declarar los hechos ante la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, las personerías municipales o distritales o cualquier despacho judicial. Allí, se consignarán en un formato único de declaración los nombres de los sitios de expulsión y de llegada, las fechas correspondientes, el nombre y los apellidos de la persona que declara y los de los miembros de su hogar, así como su género, su estado civil y su edad; la profesión u oficio del jefe de hogar y su nivel de escolaridad. Además, se deben describir los hechos que dieron lugar al desplazamiento con las circunstancias de tiempo, modo y lugar. La valoración de las declaraciones la realizarán las unidades territoriales de la Red de Solidaridad Social, que es la entidad encargada del registro de esta población, competencia que le señaló el decreto 489 de 1999.

Así, los notarios no intervienen en el proceso de acreditación de la población desplazada, y las declaraciones extrajuicio que se realicen ante notario por parte de un desplazado (acredite o no su condición) no están exentas del cobro de derechos notariales.
3. ¿Cual es el régimen (normas aplicables) de los desmovilizados en cuanto a acreditación y cobro de las declaraciones extrajuicio?
Según el decreto 128 de 2003, desmovilizado es aquel que por decisión individual abandone voluntariamente sus actividades como miembro de organizaciones armadas al margen de la ley, esto es, grupos guerrilleros y grupos de autodefensa, y se entregue a las autoridades de la República. La misma norma establece que reinsertado es el desmovilizado certificado por el Comité Operativo para la Dejación de las Armas, CODA, que se encuentre en el proceso de reincorporación a la vida civil.
Así, la condición de reinsertado, necesaria para acceder a los beneficios que establecen la ley y el reglamento, se acredita mediante el certificado expedido por el Comité Operativo para la Dejación de las Armas, CODA, dando cuenta de la pertenencia del desmovilizado a una organización armada al margen de la ley y de su voluntad de abandonarla. La normatividad vigente no contempla la intervención del notario en el procedimiento de acreditación del desmovilizado o reinsertado.
En lo relativo al cobro de las declaraciones extrajuicio, mientras la ley no disponga otra cosa, se causan los emolumentos notariales correspondientes.
4. ¿Cuando se trata de declaraciones extrajuicio en las que comparecen dos o más personas para declarar sobre el mismo tema, ha de elaborarse una declaración por persona o, por el contrario, todas pueden hacerlo en una sola sin importar el número de declarantes?
En este caso, el decreto 1681 de 1996, por el cual se fijan los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial, establece en su artículo 6 que los derechos correspondientes a las actas de declaración extraproceso se cobran independientemente del número de declarantes.
Reciba un saludo.