función notarial

OFICINA ASESORA JURÍDICA

O.A.J. 326

PARA: Conrado de Jesús Giraldo

Droguería Médica -parque ppal Supía - Caldas

ASUNTO: función notarial- Código – CN 002

FECHA: 24 de mayo de 2005

En atención a su comunicación, en la que solicita se le informe si los notarios están facultados para tramitar toda clase de documentos, contratos, actos, etc. y si éstos, pueden “rechazar o emitir conceptos sobre documentos que hagan otras oficinas..., cuando a juicio del suscrito únicamente deben autenticar la firma de los contratantes dando fe de la presencia de éstos”, le manifiesto

Marco jurídico

Ley 29 de 1973, por la cual se dictan disposiciones en materia notarial Art. 1º.- El notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la función notarial

La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo que éste exprese respecto de los hechos percibidos por él en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece. Decreto 960 de 1970, por el cual se expide el Estatuto del Notariado.

Decreto 960 de 1970, por el cual se expide el Estatuto del Notariado.

Art. 3.- Compete a los notarios:

1) Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.

2) Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.

3) Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros notarios que las tengan registradas ante ellos.

4) Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.

8) Dar testimonio escrito con fines jurídico-probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.

Art. 5.- En general, los servicios notariales serán retribuidos por las partes ... y el notario no podrá negarse a prestarlos sino en los casos expresamente previstos en la ley.

Art. 6.- Corresponde al notario la redacción de los instrumentos en que se consignen las declaraciones emitidas ante él, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos o sus asesores. En todo caso, el notario velará por la legalidad de tales declaraciones y pondrá de presente las irregularidades que advierta, sin negar la autorización del instrumento en caso de insistencia de los interesados, salvo lo prevenido para la nulidad absoluta, dejando siempre en él constancia de lo ocurrido (se subraya).

Consideraciones generales

De acuerdo a las normas que se dejan reseñadas, la función del notario es la de dar fe de los diferentes actos, contratos, documentos o asuntos que los usuarios le sometan a su consideración. Estas diligencias pueden comprender la autorización de escritura pública, la protocolización de actuaciones o documentos, el reconocimiento de documentos privados y/o de autenticaciones, etc.

Según la ley, son excepcionales los casos en los cuales un notario se puede negar a prestar un servicio, pues, por regla general, en las actuaciones surtidas ante éstos, prima es la voluntad o manifestación de las partes, limitándose el notario a dar fe de la intención de las partes. Al respecto, preceptúa el artículo 6º del decreto 960/70, que el notario velará por la legalidad de las declaraciones emitidas ante él y que advertirá de las irregularidades “sin negar la autorización del instrumento” ante la insistencia de los interesados, salvo que observe una nulidad absoluta en dicho acto o negocio (véase el art. 21).

En el caso del reconocimiento de documento privado (art. 68), repara el Estatuto, que el notario no prestará sus servicios, si el compareciente “fuere absolutamente incapaz” y esta fuere perceptible a primera vista o si constare en pruebas fehacientes, es decir, cuando se está ante una causal de nulidad absoluta (art. 1504 del C.C.). Agrega el artículo 72, que el reconocimiento da plena autenticidad y fecha cierta al documento, y que procede respecto del otorgado para pactar obligaciones. En cambio, la autenticación “tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga” (art. 77).

Lo anterior demuestra, que el papel del notario es el de darle autenticidad a las declaraciones de los usuarios, el cual ofrece cierta seguridad jurídica para éstos. Por lo tanto, no se concibe un argumento jurídico para que otro notario le reste valor a un documento autenticado o reconocido por otro colega, salvo que dude de la firma del notario, ante lo cual le correspondería indagar sobre la certeza de dicha diligencia. También puede carecer de valor, sí el documento no es idóneo para el acto o contrato a celebrar o porque éste no reúne los requisitos de ley o es insuficiente, etc., por ejemplo, la falta de presentación personal de un poder o una declaración extrajuicio incompleta. En todo caso, el notario que rechace el documento, debe indicarle al usuario, las razones fácticas y jurídicas de su decisión, pues en ningún caso, la decisión del funcionario, puede quedar a su arbitrio o capricho.

El artículo 60 y siguientes del Código Disciplinario Único (ley 734/2002), señalan las conductas reprochables de los notarios que pueden dar lugar a una investigación disciplinaria, la cual es de competencia de la Dirección de Vigilancia de la Superintendencia, por lo tanto, si el usuario considera que el notario se está negando injustificadamente a prestar el servicio o está imponiendo requisitos no consagrados en la ley, puede acudir a la misma formulando la queja del caso y presentado las pruebas que respalden su dicho.

Como el consultante no aportó copia del documento ni especificó el trámite que quiere adelantar ante las notarías de la región, este concepto se presenta en forma general, por lo tanto, se puede concluir que los notarios no se pueden negar a prestar el servicio, y en el evento que ello suceda, deben manifestar las razones jurídicas a los usuarios. En ese mismo sentido les corresponde actuar, cuando rechazan un documento o acto autenticado o reconocido por otro notario.

Cordialmente,

Roberto Burgos Cantor

Jefe oficina asesora jurídica

Proyectó Edilpa

Revisó C.G.D.