Suscripción Proyectos Escriturarios

Consulta No. OAJC- 751 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor doctor LUIS ORISON ARIAS BONILLA Notario Octavo del Círculo de Cali Carrera 4 No. 9 – 63 Oficina 106 Edificio Trujillo Cali, Valle Asunto: Suscripción proyectos escriturarios, CN 05, radicación ER 47046 de fecha 26 de diciembre de 2005. Fecha: 29 de diciembre de 2005 Apreciado doctor Arias Bonilla: En el asunto descrito, solicita apoyo legal en los casos que a continuación se relacionan y que en el proceso de entrega de la Notaría se encontró con que algunas personas habían cancelado antes del 28 de noviembre de 2005 el servicio notarial por escrituración al doctor Edgar Victoria González, Notario saliente, y éste no las autorizó y ahora los usuarios le están solicitando copias de las mismas. Lo anterior conlleva a preguntar: 1. Quién debe autorizar las escrituras? 2. Si el suscrito Notario debe autorizarlas, quién debe pagar los derechos notariales? Marco jurídico: Decreto Ley 960 de 1970 Decreto 2148 de 1983 Decreto 1681 de 1996 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: El artículo 100 del decreto ley 960 de 1970, establece que “El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del Notario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, disponer que el instrumento se suscriba por quien se halle ejerciendo el cargo”. Conc. :Decreto 2148 de 1983, Art. 47. De otra parte, el artículo 99 de la misma normatividad, dispone: “ Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se omita el cumplimiento de los requisitos esenciales en los siguientes casos: 1.Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo círculo notarial. 2.Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes, bien sea directamente, o por representación. 3.Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto del instrumento extendido. 4.Cuando no aparezca la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal del Notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación. 5.Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la forma de aquellos o de cualquier compareciente. 6.Cuando no se hayan consignado los datos y circunstancias necesarios para determinar los bienes objeto de las declaraciones”. Efectuado el estudio correspondiente a los documentos aportados, se observa en los proyectos escriturarios cuyas facturas de ventas son 2732, 2737, 2956, 2901 y 2931 de fechas 25 de octubre, 9, 15 y 17 de noviembre de 2005, respectivamente, que éstos se encuentran firmados por los otorgantes, careciendo del número de la escritura, fecha de otorgamiento y firma del Notario. Así las cosas, como los proyectos escriturarios carecen del número de la escritura y fecha de su otorgamiento, no reúnen todos los requisitos legales para ser autorizados, toda vez que el Notario no dio cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 9° del decreto 2148 de 1983, que expresa: “ La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto... Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma”. Teniendo en cuenta que los proyectos escriturarios serían firmados bajo su responsabilidad y como éstos no reúnen los requisitos legales, no es procedente autorizarlo para suscribirlos. En el evento de que fuera autorizado para suscribir los proyectos escriturarios, estaríamos perjudicando al Notario y al usuario, ya que si se autorizan, éstos estarían viciados de nulidad formal según lo dispuesto por el numeral 4º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970. Respecto a los otros proyectos escriturarios, se observan que las facturas son del 30 de abril de 2003, 13 y 30 de julio, 10 y 24 de noviembre de 2004, respectivamente. Proyectos éstos no firmados por ninguno de los otorgantes, ni por el Notario de la época. El artículo 13 del Decreto Ley en mención señala: “ La escritura Pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización”. La forma externa que debe revistir todo negocio jurídico formal es la Escritura Pública, y su elaboración requiere de un proceso, que en orden cronológico el primero es el de la ROGACIÓN, o requerimiento que deben hacer las partes al Notario para obtener de éste la prestación de sus servicios. Luego procede el de la RECEPCIÓN, que consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la EXTENSIÓN, que es la versión escrita de los declarado; el OTORGAMIENTO, entendido como el asentimiento expresos que aquellos prestan al instrumento extendido, y la AUTORIZACIÓN, consistente en la fe que imprime el Notario a éste, en vista que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados. En este caso, los proyectos escriturarios cumplieron con el requisito de la rogación, recepción y extensión, mas no con el de otorgamiento, es decir con el asentimiento que los otorgantes hacen del texto del instrumento extendido, el cual se entenderá efectuado con la firma de éstos. Como quiera que éstos proyectos escriturarios se refieren a los años 2003 y 2004, y como la prestación del servicio notarial no se puede tornar en indefinida, no obstante no existir norma específica para el caso, se entiende que si los otorgantes no firmaron, no aprobaron el texto del proyecto y por lo tanto desisten del mismo. En este momento, no es factible permitir que se suscriban dichos proyectos, por cuanto las numeraciones de las escrituras se hacen en forma cronológica , ininterrumpidamente y en orden sucesivo durante cada año calendario, y al firmar éstos tendría que consignar la fecha del día de la suscripción. Respecto a los proyectos escriturarios del año 2005, como no ha concluido su vigencia, previo estudio para ver si reúnen los requisitos de ley, y si usted lo estima pertinente, puede permitir su otorgamiento y posterior autorización. Lo anterior, teniendo en cuenta que los derechos notariales ya fueron cancelados, no obstante no habérsele cancelado a usted, toda vez que el usuario no puede responder por las faltas de los Notarios.. Si lo desea, puede solicitar al anterior Notario, la devolución de los dineros a él cancelados. De su oficio y documentos anexos, se dio traslado para los fines a que haya lugar a la Dirección de Gestión Notarial y a la Dirección de Vigilancia de esta entidad. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó GEVB 29-12-05 Revisó: CGD