Funciones de los empleados de las notarías "Huella dactilar"

Consulta No. OAJC-711 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Sandra Lucía Ramírez Unidad de Delitos contra el Orden Económico y Social Fiscalia Sesenta y Ocho Delegada Carera 29 No. 18-45 Piso 2º. Bloque A Ciudad Asunto: Funciones de los empleados de las notarías. Huella dactilar en escritura pública. (CN 002. ER42755) Fecha: 6 de diciembre de 2005 Apreciada doctora: En el escrito mencionado en el asunto, solicita información sobre lo siguiente: 1.¿Los empleados de las notarías están facultados para revisar y constatar los documentos o anexos que los contratantes deben aportar cuando se firma una escritura de compraventa, tales como impuesto predial, impuesto de valorización, fotocopias de las cedulas, etc.? 2. ¿La huella digital que estampan los contratantes en las escrituras de venta es obligatoria o por el contrario no es de importancia para la celebración de dicho acto? Marco Jurídico -Decreto-ley 960 de 1970 -Ley 29 de 1973 -Instrucción Administrativa No. 32 de 2003 -Instrucción Administrativa No. 01 de 1995 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica 1. Teniendo en cuenta que el notario es un particular que presta funciones públicas, el artículo 3º de la ley 29 de 1973 le ha dado facultad de nombrar a sus empleados para efectos de prestar el servicio de notariado, señalando que “los notarios crearán bajo su responsabilidad, los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo” (subrayado fuera de texto). El pago de las asignaciones de los empleados de las notarías por parte del notario, se hará de los recursos percibidos de los usuarios por concepto de derechos notariales. (Artículo 4º, ley 29 de 1973) La Superintendencia de Notariado y Registro se ha pronunciado sobre este tema en la Instrucción Administrativa No. 01-39 del 2001, señalando que en varias oportunidades la Corte Constitucional ha sostenido a través de sus sentencias (C181/97, SU 250/98 y C741/98) que los notarios son particulares encargados de prestar el servicio público del Notariado; por eso se ha insistido que los empleados subalternos de esas oficinas son de carácter particular y por lo tanto los conflictos que surjan entre el notario y su subalterno, se tienen que dirimir a través de la Justicia Laboral. En este sentido, el notario bajo su responsabilidad puede contratar el personal que considere necesario para el eficaz funcionamiento de la notaría, y es con base en ese contrato de trabajo (entre notario y empleado) que se establecen las funciones propias de los empleados. 2. En relación a la obligatoriedad de imprimir la huella dactilar, la Instrucción Administrativa No. 32 de 2003, precisa que solo en los siguientes eventos la ley demanda la imposición de la huella dactilar, el artículo 39 del decreto-ley 960 de 1970 relativo a la firma a ruego, el artículo 37 del decreto 2148 de 1983 que contempla lo relacionado con la fé de vida, el artículo 69 del decreto-ley 960 de 1970 relacionado con el reconocimiento de documentos privados y el artículo 6º del decreto 1681 de 1996 que contempla los derechos notariales. Mediante Instrucción Administrativa No. 15 de 1991, modificada por la Instrucción Administrativa No. 01 de 1995, la Superintendencia de Notariado y Registro instruyó a los señores notarios del país sobre la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad en el ejercicio de la función notarial. Con la finalidad de evitar que personas inescrupulosas atentaran contra la dignidad del servicio notarial con suplantaciones de identidad, dichos instructivos recomendaron a manera de sugerencia a los señores notarios, que en el otorgamiento de escrituras públicas se protocolice fotocopia del documento de identidad de los comparecientes y a la vez se imprima la huella dactilar, requisitos que desde luego no son obligatorios. Con sentimiento de consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Proyectó: AKSV Revisó: CGD