Recursos del Fondo o Sistema especial de manejo de cuentas para capacitación.

Consulta No. 532 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor Doctor Alfonso Santana Díaz Jefe Oficina de Investigación y Capacitación Superintendencia de Notariado y Registro Asunto: Recursos del Fondo o Sistema especial de manejo de cuentas para capacitación. Fecha: 12 de agosto de 2004 El Jefe de la Oficina de Investigación y Capacitación eje la Superintendencia de Notariado y Registro, doctor Alfonso Santana Díaz, hace a esta Oficina la siguiente, consulta: 1. Todos los notarios del país, sin distinción alguna, sean o no subsidiados. 2. Los empleados de las notarías. 3. Los servidores públicos de esta Superintendencia. 4. Servidores públicos que prestan los servicios de notariado y registro del estado civil en el exterior (cónsules). El Jefe de la Oficina de Investigación y Capacitación eje la Superintendencia de Notariado y Registro, doctor Alfonso Santana Díaz, hace a esta Oficina la siguiente, consulta: "Con el fin de tener seguridad sobre la base legal del proyecto de capacitación virtual el cual al se ejecutará con la cooperación de la OEI, Contrato 043 de 2003-, y establecer, desde el punto de vista jurídico, el universo de estudiantes a capacitar, respetuosamente le solicito me indique si con cargo a los Recursos del Grupo Recaudos y Compensaciones Notariales, se puede capacitar a:

1. Todos los notarios del país, sin distinción alguna, sean o no subsidiados.
2. Los empleados de las notarías.
3. Los servidores públicos de esta Superintendencia.
4. Servidores públicos que prestan los servicios de notariado y registro del estado civil en el exterior (cónsules).

Dado que para la creación de contenidos académicos y cursos virtuales se utilizaría como fuente de financiación los Recursos del Grupo Recaudos y Compensaciones Notariales:

1. ¿De quién es la propiedad de estos cursos? (en la licitación se
le exigiría al proveedor que la propiedad fuera de la SNR)

2. En caso de que la propiedad fuera de la SNR, ¿podría ésta disponer de tales cursos para impartirlos a sus funcionarios, los cónsules o a un tercero (por ejemplo a entidades del sector justicia, o un particular que deseara adquirir tales conocimientos) habida cuenta el origen de la financiación (Recursos del Grupo Recaudos y Compensaciones Notariales)?

De otra parte, le agradezco su concepto sobre los siguientes puntos:

a) En relación con el alcance de las funciones asignadas a la Oficina de Investigación Y Capacitación, OIC:

1. El artículo 217 del Decreto Ley 960 de 1970, establece como finalidad de la Superintendencia de Notariado y Registro, la organización de cursos de capacitación para los notarios y sus empleados.

¿Cuál es el alcance de la acción de organizar?

2. El artículo 13, numeral 13.2 del Decreto 302 de 2004, ordena "Promover y gestionar los programas de capacitación que estarán a cargo de la SNR"

Este artículo no habla cursos sino de programas. ¿Se trata de ofrecer y organizar una serie ordenada de cursos para obtener un título y/o desarrollar habilidades y destrezas en los estudiantes, o desarrollar (impartir) cursos? Nótese que el primero es Decreto ley y el segundo es Decreto.

b) En relación con el alcance o responsabilidad de la SNR frente a la capacitación de empleados de las notarias:
­

1. El Decreto reglamentario 2148 de 1983, en su artículo 118, dispone que los notarios velarán por la capacitación de sus empleados.
¿Son los notarios los que tienen que pagar la capacitación de sus empleados?

2. El Decreto 302 de 2004, en su artículo 3 num. 3.16 estipula que la SNR debe llevar a cabo programas de capacitación para los notarios y empleados de la notaría, determinando, en forma específica, que la capacitación para los notarios se hará con los recursos del Fondo Cuenta Especial de Notariado.

¿Cuál es, entonces, la responsabilidad de la SNR en relación a los empleados de las notarías en cuanto a capacitación se refiere? ¿La SNR podría cobrarles a los notarios la capacitación de sus empleados en el evento en que la SNR no estuviere obligada a proveerla en forma gratuita o con cargo al Recurso del Grupo Recaudas y Compensaciones Notariales para capacitación?

Finalmente, ¿Existe norma alguna que le exija a los notarios -y si es del caso, a sus empleados, a tomar la capacitación virtual o presencial que la SNR les ofrezca?"
Para responder los diversos asuntos consultados es indispensable examinar las normas que hoy regulan la utilización de los recursos del Fondo o sistema especial de manejo de cuentas del notariado.

Marco Jurídico:
· Decreto ley 960 de 1970
· Ley 29 de 1973
· Ley 23 de 1982
· Decreto reglamentario 2148 de 1983
· Decreto 1672 de 1997
· Decreto 1890 de 1999
· Decreto 2245 de 2000
· Decreto 302 de 2004

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica.

Para el tema número 1.
1- La aplicación de los recursos del fondo o sistema especial de manejo de cuentas del notariado para efectos de la capacitación notarial comprende a la totalidad de los notarios.

Desde la creación del Fondo Nacional del Notariado, en la ley 29 de 1973, se señaló que su objeto era el de: "mejorar las condiciones económicas de los Notarios de insuficientes ingresos, y de propender por la capacitación de los Notarios y la divulgación del derecho notarial, en la forma y términos que establezca la Junta Directiva de dicho Fondo." (subrayas fuera del texto)

Con el decreto 1672 de 1997, por el cual se liquidó el Fondo Nacional del Notariado y se transformó en un fondo o sistema especial de manejo de cuentas administrado por la Superintendencia de Notariado y Registro, se dispuso que sus recursos serán destinados a mejorar las condiciones económicas de los notarios de insuficientes ingresos, a la capacitación de los notarios y a la divulgación del derecho notarial. Así como también, mediante los decretos 1890 de 1999 y 2245 de 2000, se le encargó de atender los gastos correspondientes a la impresión y distribución de los folios, tarjetas y libros necesarios para el registro d el esta do civil de las personas y aquellos relativos a la implementación de la carrera notarial, el otorgamiento de subsidios para notarías afectadas por catástrofes o calamidades y para la adecuación del archivo notarial.

En conclusión la capacitación de los notarios la normatividad
no hace diferencia entre ellos. Y, donde la ley no distingue, al _ intérprete le está vedado distinguir

2- La ley no prevé, ni autoriza la utilización de los recursos del fondo o sistema especial de manejo de cuentas del notariado para la capacitación de los empleados de las notarías.

Sin embargo, cabe anotar sobre este punto que el artículo 217 del decreto ley 960 de 1970, Estatuto del Notariado, dice: "La Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de capacitar y especializar a los Notarios y a sus empleados, organizará por sí, o con la colaboración de la Escuela Judicial y de Universidades, Escuelas o Establecimientos Públicos, cursos de capacitación, técnica y jurídica." (subrayas fuera del texto)

Es claro el artículo transcrito en cuanto a que la capacitación y la especialización de los empleados de las notarias está a cargo de la­ Superintendencia de Notariado y Registro. Ello sin perjuicio de las obligaciones derivadas del contrato empleado- notario. Para el cumplimiento de la primera obligación la Superintendencia deberá acudir a su propio presupuesto.

3- En cuanto a la utilización de los recursos del fondo para la capacitación de los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, al examinar la normatividad, no se encuentra disposición legal que lo permita.

La Superintendencia de Notariado Registro atenderá la capacitación de sus funcionarios con sus propios recursos presupuéstales.

4- Para atender la capacitación de los cónsules, entendida como aquella relacionada con la función notarial que desempeñan, con los recursos del fondo o sistema especial de manejo de cuentas del notariado, no se encuentra norma que la permita.


Es de suponer que esta función está a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores. No obstante, se podría pensar en el establecimiento de un convenio entre dicho Ministerio y la Superintendencia de Notariado y Registro. De todas formas esto sería materia de estudio dentro del alcance de las competencias de administración del fondo o sistema especial de manejo de cuentas del notariado.

Para el tema número 2.
1- En cuanto a la propiedad de los cursos, cuyos contenidos y metodologías se preparan, con recursos del fondo o sistema especial de manejo de cuentas del notariado, el asunto está claro.

La circular 7 de 2002, de la Unidad Administrativa Especial Dirección Naciona! de Derecho de Autor, refiriéndose a la titularidad de les derechos patrimoniales de la obra que se realiza en ejercicio de las funciones de la actividad administrativa, dispuso lo siguiente:

"La legislación colombiana1 establece que los derechos patrimoniales que se desprenden de aquellas obras realizadas por un servidor público en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales a su cargo, serán de propiedad de la entidad pública correspondiente. El autor en estas condiciones, no tiene más prerrogativas que las morales sobre su creación en cuanto su ejercicio no sea incompatible con los derechos y obligaciones de la entidades beneficiadas."

Se recomienda acudir al Consejo Asesor del Fondo para dejar constancia de la titularidad de los derechos patrimoniales de los cursos según la modalidad que se adopte para su preparación y sistemas de impartirlos.

1 Ley 23 de 1982, artículo 91.

2- Disponer de los cursos, con finalidad específica, para impartirlos a terceros no tiene respaldo legal. Se entienden que para el caso son terceros: los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro, los cónsules y cualquier sujeto distinto al destinatario con legitimidad legal, que para el caso de los recursos del fondo o sistema especial de manejo de cuentas es el notario.

Hoy, no existe un mecanismo que extienda a otros beneficiarios la destinación de los recursos del fondo.

Para el tema número 3.
a) 1- La acción de organizar, tal como la define el Diccionario de la Lengua Española2 se refiere a: Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando los medios y las personas adecuados.

Para su análisis en el contexto del artículo 217 del decreto ley 960 de 1970 debe interpretarse- de manera sistemática con el decreto 302 de 2004.

En el decreto 302 de 2004, por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro y se dictan otras disposiciones, el artículo 13, ordinal 13.2, establece entre las funciones de la Oficina de Investigación y Capacitación: promover y gestionar los programas de capacitación que estarán a cargo de la Superintendencia de Notariado y Registro en materia de notariado y registro.

Con el artículo 217 del decreto ley 960 de 1970 se estableció a cargo de la Superintendencia la obligación de capacitar y especializar a los Notarios y a sus empleados, organizando cursos de capacitación, técnica y jurídica.

Si la capacitación de los notarios y de los empleados de notaría es una obligación a cargo de la Superintendencia, es función de Oficina de Investigación y Capacitación organizar, establecer, coordinar y diseñar los cursos que sean responsabilidad legal de esta Entidad.

2 Real Academia Española. Vigésima Primera Edición. Madrid 1992.

a) 2- Ante la ausencia de una definición legal en la normas relativas al servicio público de educación superior se puede entonces, conforme a los principios de interpretación, atender al sentido natural de las palabras. En el Diccionario de la Lengua Española, programa se describe como: el sistema y distribución de las materias de un curso o asignatura, que forman y publican ¡os profesores encargados de explicarlas. Curso es descrito como el tratado sobre una materia explicada o destinada a ser explicada durante cierto tiempo. (Acepción 5.)
Programa y curso entonces, no son terminos contrapuestos. El primero incluye al segundo.
Si se acepta la explicación sobre el vocablo organizar, se puede entender que la función asignada a la Oficina de Investigación y Capacitación incluye el desarrollo de los cursos o las gestiones necesarias para impartirlos - mediante un establecimiento especializado.

b) 1- La responsabilidad de la Superintendencia de Notariado y Registro en la capacitación de los empleados de las notarías es complementaria con la obligación de los notarios como patronos respecto a los empleados a su cargo.

Una es la obligación de la Superintendencia para la capacitación de los empleados de notarías y otra la obligación del notario como patrono.
La capacitación de los empleados de las notarías que le imparta la Superintendencia de Notariado y registro no implica una erogación económica para los notarios.

b) 2- En este punto debe entenderse que, de acuerdo a la responsabilidad de la Superintendencia de Notariado y Registro derivada del Estatuto Notarial, está a cargo de esta Entidad la

capacitación de los empleados de notaría. La Superintendencia ­se repite- debe acudir para este menester a sus recursos presupuéstales propios.

No es posible a la Superintendencia cobrar a los notarios la capacitación de sus empleados puesto que es una obligación legal, que no está sometida a condición o tarifa alguna.

Para el tema número 4.
No existe norma alguna que obligue a notarios, o a sus empleados a tomar los cursos que organiza la Oficina de Investigación y Capacitación de la Superintendencia de Notariado y Registro. Se podrían establecer incentivos que impulsen la asistencia.

Con sentimientos de consideración,

Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica