Declaraciones.

Consulta No. OAJC-1036 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Angela María Cardona Betancourt Carrera 13A No. 28-38 Oficina 204. Manzana 2 Parque Central Bavaria Ciudad Asunto: Declaraciones (CN007. ER24665) Fecha: 27 de julio de 2006 Apreciada doctora: En el escrito mencionado en el asunto, solicita información relacionada con las declaraciones extrajuicio y en este sentido, procedo a responder lo siguiente: Marco Jurídico Decreto 1557 de 1989 Decreto-ley 2282 de 1989 Ley 962 de 2005 Instrucción Administrativa No. 20 de 2005 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica El Decreto 1557 de 1989 por medio del cual se autoriza a los notarios recibir declaraciones con fines extraprocesales, en su artículo 1º señala: “Podrán presentarse ante notario, bajo la gravedad del juramento, declaraciones para fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante juez civil, sin perjuicio de la competencia asignada a ese último funcionario. La declaración se hará constar en acta que suscribirán el declarante y el respectivo notario. El interesado podrá elaborar el acta y presentarla ante notario, quien constatará que cumple los siguientes requisitos: los generales de ley. La manifestación de que declara bajo la gravedad del juramento, la explicación de las razones de su testimonio y que este versa sobre hechos personales del declarante o de que tenga conocimiento. Si el acta reúne los requisitos señalados en el inciso anterior, será suscrita por el declarante y el notario. En uno y otro caso, el acta se entregará al interesado para los fines pertinentes”. Respecto al mismo tema, el Decreto-ley 2282 de 1989 que introduce algunas modificaciones al Código de Procedimiento Civil, en su artículo 1º numeral 130 dispone: “Podrán presentarse ante notario bajo la gravedad del juramento, declaraciones para fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante juez civil, sin perjuicio de la competencia asignada a este último funcionario. La declaración se hará constar en acta que suscribirán el declarante y el respectivo notario. […]” El artículo 25 de la llamada ley antitramites (Ley 962 de 2005) al modificar el artículo 10 del Decreto 2150 de 1995, establece que “en todas las actuaciones o trámites administrativos, suprímase como requisito las declaraciones extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento. Cuando se requieran testigos para acreditar hechos ante una autoridad administrativa bastará la declaración que rindan los mismos bajo la gravedad del juramento, ante la misma autoridad, bien sea en declaración verbal o por escrito en documento aparte, sin perjuicio de que el afectado con la decisión de la administración pueda ejercer el derecho de contradicción sobre el testimonio". De ahí se desprende que la prohibición esta dirigida a las entidades públicas, quienes no podrán requerir en sus trámites o actuaciones las declaraciones extrajuicio, excepto en los casos expresamente señalados en la misma ley. La Superintendencia se ha manifestado sobre el asunto. Mediante Instrucción Administrativa No. 13 de 2005 ilustra a los notarios del país las novedades de la ley 962 de 2005 (ley antitramites) relacionadas con el sector. Sin embargo, en la Instrucción Administrativa No. 20 de 2005 se precisa algunos aspectos de la anterior Instrucción: “Sobre el tema de las autenticaciones y declaraciones extrajuicios, dicen los artículos 24 y 25 de la citada ley, los cuales fueron referenciados en la Instrucción Administrativa, lo siguiente: “Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación”, pues las mismas se presumen que provienen “de la persona respecto de la cual se afirma corresponden”. También se advierte, que: “En todas las actuaciones o trámites administrativos, suprímase como requisito las declaraciones extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento (...)” (el subrayado es nuestro). De acuerdo a lo anterior, la supresión de la autenticación de firmas de documentos privados y las declaraciones extrajuicio, va dirigida es a las entidades públicas, por lo tanto, éstas no podrán requerir dicha diligencia para las actuaciones o trámites administrativos que en ellas se adelanten, salvo en los casos expresamente señalados por la ley 962 de 2005. Como puede observarse, son las entidades públicas las obligadas a darle estricto cumplimiento a la prohibición de pedir los documentos privados autenticados o exigir declaraciones extrajuicios, pues, para todos los efectos, las firmas se presumen auténticas o de su autor, o en el segundo caso, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública”. De todo lo anterior podemos inferir que las declaraciones extrajuicio ante notario son perfectamente válidas, es él quien se encarga de verificar el cumplimiento de los requisitos formales de la declaración, da fé de quien comparece es el mismo declarante, pero sin embargo, no es su función intervenir en la manifestación de voluntad o contenido de la declaración. Como usted lo menciona en su consulta, para efectos de objetar o negar la declaración extrajuicio debe demostrar con pruebas pertinente allí mencionado no corresponde con la realidad y en ese sentido lo que puede hacer es no tenerla en cuenta. En cuanto a la facultad de invalidar la declaración extrajuicio, es preciso tener en cuenta que de acuerdo con el Código de Procedimiento Civil, ésta tiene el carácter de documento público y en ese sentido sólo puede ser invalidada por un juez ya que el notario carece de funciones jurisdiccionales. Con sentimiento de consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Proyectó: AKSV Revisó: Edilpa