jueves, julio 27, 2006

La Apostille.

Consulta No. 1672 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señora
MILENA PRADA CHAVEZ
E, mail amile_pdacvz@hotmail.com

Asunto: La Apostille, CN- 07, radicación ER 22651 de fecha 16 de junio de 2006

Fecha: 07 de julio de 2006


Apreciada señora Milena:


En el asunto descrito, consulta si la autenticación ante Notario de los registris civiles se puede hacer en cualquier notaría en Bucaramanga y luego hacer el reconocimiento de fecha, firma y sellos del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro en Bogotá, para posteriormente apostillarlos.

Marco Jurídico:

Decreto 1260 de 1970

Decreto 1024 de 1982

Ley 455 de 1998


Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 110 del decreto ley 1260 de 1970, los funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil y la oficina central podrán expedir copias y certificados de las actas y folios que reposan en sus archivos. (negrilla fuera de texto)

Hoja No. 2
Sra. Milena Prada Chavez

No se podrán expedir copias de certificados.

Los certificados contendrán cuando menos los datos esenciales de toda inscripción y los de aquella de cuya prueba se trate.

Tanto las copias como los certificados se expedirán en papel competente y bajo la firma del funcionario que los autoriza. (negrilla fuera de texto)

A su turno, el artículo 1º. del decreto 278 de 1972, por el cual se reglamenta la expedición y uso de copias y certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimiento de que trata el artículo 115 del d.l. 1260 de 1970, dispone: “ Las copias y los certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimientos se reducirán a la expresión del nombre, el sexo y el lugar y la fecha de nacimiento.

El artículo 3º del decreto 1024 de 1982, por el cual se dictan unas disposiciones sobre requisitos de documentos, expresa: “La certificación del ejercicio del cargo de Notario, sólo se exigirá para los documentos que deban presentarse en el exterior”.

Con ocasión de la expedición de la ley 455 de 1998 “ por medio de la cual se aprueba La Convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, Colombia, entre otros países signatarios resolvieron abolir el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros.

El trámite que prevé la Ley y que podrá exigirse para certificar la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y cuando proceda, la indicación de sello o estampilla que llevare, es la adición del certificado expedido por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento, denominado “ Apostilla “, de acuerdo con los términos de la Convención.

Podemos observar que la Apostilla, se refiere a la legalización de que tratan los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil.

En el asunto descrito, tenemos que las copias o certificados de los registros civiles, se expiden por el funcionario donde repose el original, es decir si su registro se efectuó en Bucaramanga, es el Notario o Registrador del Estado Civil de dicha localidad quien debe expedir la copia.

Hoja No. 3
Sra. Milena Prada Chavez

Cuando el registro ha de utilizarse en el exterior, éste debe venir expedido por el Notario y no por el Secretario de la Notaría.

Si viene firmado por el Notario, debe acercarse ante esta Entidad para efecto de certificar el cargo del Notario que suscribió el registro y luego sí llevarlo al Ministerio de Relaciones Exteriores para efecto de la apostillada, si es ante Registrador del Estado Civil, debe ir a Registraduría Nacional del Estado Civil, ubicada en la Avenida El Dorado No. 46- 20 CAN de esta ciudad y seguir el procedimiento ante el Ministerio.

Con sentimiento de especial consideración,


Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: GEVB
07-07-06
Revisó: CGD