La Apostille.

Consulta No. 1672 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señora MILENA PRADA CHAVEZ E, mail amile_pdacvz@hotmail.com Asunto: La Apostille, CN- 07, radicación ER 22651 de fecha 16 de junio de 2006 Fecha: 07 de julio de 2006 Apreciada señora Milena: En el asunto descrito, consulta si la autenticación ante Notario de los registris civiles se puede hacer en cualquier notaría en Bucaramanga y luego hacer el reconocimiento de fecha, firma y sellos del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro en Bogotá, para posteriormente apostillarlos. Marco Jurídico: Decreto 1260 de 1970 Decreto 1024 de 1982 Ley 455 de 1998 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 110 del decreto ley 1260 de 1970, los funcionarios encargados de llevar el registro del estado civil y la oficina central podrán expedir copias y certificados de las actas y folios que reposan en sus archivos. (negrilla fuera de texto) Hoja No. 2 Sra. Milena Prada Chavez No se podrán expedir copias de certificados. Los certificados contendrán cuando menos los datos esenciales de toda inscripción y los de aquella de cuya prueba se trate. Tanto las copias como los certificados se expedirán en papel competente y bajo la firma del funcionario que los autoriza. (negrilla fuera de texto) A su turno, el artículo 1º. del decreto 278 de 1972, por el cual se reglamenta la expedición y uso de copias y certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimiento de que trata el artículo 115 del d.l. 1260 de 1970, dispone: “ Las copias y los certificados de las actas, partidas y folios de registro de nacimientos se reducirán a la expresión del nombre, el sexo y el lugar y la fecha de nacimiento. El artículo 3º del decreto 1024 de 1982, por el cual se dictan unas disposiciones sobre requisitos de documentos, expresa: “La certificación del ejercicio del cargo de Notario, sólo se exigirá para los documentos que deban presentarse en el exterior”. Con ocasión de la expedición de la ley 455 de 1998 “ por medio de la cual se aprueba La Convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961”, Colombia, entre otros países signatarios resolvieron abolir el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros. El trámite que prevé la Ley y que podrá exigirse para certificar la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y cuando proceda, la indicación de sello o estampilla que llevare, es la adición del certificado expedido por la autoridad competente del Estado de donde emana el documento, denominado “ Apostilla “, de acuerdo con los términos de la Convención. Podemos observar que la Apostilla, se refiere a la legalización de que tratan los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil. En el asunto descrito, tenemos que las copias o certificados de los registros civiles, se expiden por el funcionario donde repose el original, es decir si su registro se efectuó en Bucaramanga, es el Notario o Registrador del Estado Civil de dicha localidad quien debe expedir la copia. Hoja No. 3 Sra. Milena Prada Chavez Cuando el registro ha de utilizarse en el exterior, éste debe venir expedido por el Notario y no por el Secretario de la Notaría. Si viene firmado por el Notario, debe acercarse ante esta Entidad para efecto de certificar el cargo del Notario que suscribió el registro y luego sí llevarlo al Ministerio de Relaciones Exteriores para efecto de la apostillada, si es ante Registrador del Estado Civil, debe ir a Registraduría Nacional del Estado Civil, ubicada en la Avenida El Dorado No. 46- 20 CAN de esta ciudad y seguir el procedimiento ante el Ministerio. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: GEVB 07-07-06 Revisó: CGD