Validez documentos protocolizados.
Consulta No. 1702 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro
Para: Señor
J. AUGUSTO TRIVIÑO VELÁSQUEZ
Calle 20 B No. 108 A – 33
Ciudad
Asunto: Validez documentos protocolizados, CN- 05, radicación ER 23106 de fecha 21 de junio de 2006
Fecha: 14 de julio de 2006
Apreciado señor Triviño Velásquez:
En el asunto descrito, consulta sobre la suerte, validez y vigencia de unos documentos públicos expedidos por entidades del Distrito, cuya documentación fue protocolizada ante Notario Público, pero no fue registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente.
Marco Jurídico:
Decreto ley 960 de 1970
Decreto ley 1250 de 1970
Ley 675 de 2001
Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 6º y 21º del decreto ley 960 de 1970 y 3º del decreto reglamentario 2148 de 1983, el notario debe velar por la
Hoja No. 2
Sr. J. Augusto Triviño Velásquez
legalidad de las declaraciones que ante él se emitan y queden consignadas en los instrumentos públicos, negando su autorización únicamente en el caso de que advierta en el acto o negocio jurídico a celebrar la existencia de nulidad absoluta o por estar clara y expresamente prohibido por la ley. De las demás irregularidades advertirá a las partes, y si ellas insisten en la autorización, el notario dejará constancia de lo ocurrido en el instrumento.
A su turno el artículo 13 del decreto ley en mención señala: “ La escritura Pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización”.
De otra parte, el artículo 9° ibídem, dispone: “ Los Notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo “.
La forma externa que debe revistir todo negocio jurídico formal es la Escritura Pública, y su elaboración requiere de un proceso, que en orden cronológico el primero es el de la ROGACIÓN, o requerimiento que deben hacer las partes al Notario para obtener de éste la prestación de sus servicios.
Luego procede el de la RECEPCIÓN, que consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la EXTENSIÓN, que es la versión escrita de los declarado; el OTORGAMIENTO, entendido como el asentimiento expresos que aquellos prestan al instrumento extendido, y la AUTORIZACIÓN, consistente en la fe que imprime el Notario a éste, en vista que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.
Ahora bien, en lo que respecta a la redacción de las declaraciones, éstas pueden hacerse por el Notario o ser presentadas a éste por las partes, redactadas por ellas o sus asesores, ( artículos 6°, 15 y 17 del D.L. 960 de 1970): en los dos casos, el Notario dentro del control de legalidad que ejerce, debe velar porque éstas se acomoden a la finalidad de los comparecientes, a las normas legales, a la clara expresión idiomática, pudiendo sugerir las correcciones que juzgue necesarias.
Hoja No. 3
Sr. J. Augusto Triviño Velásquez
La actividad notarial tiene como función, la de “dar fe pública notarial “ siendo un servicio público que presta el notario como delegatario del Estado a fin de que cumpla esta gestión privada.
El artículo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: “ El Notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.
De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento. “
A su turno el artículo 2o. Ibidem, señala que el notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.
De conformidad con las normas transcritas, el Notario presta su servicio a quien lo solicite, salvo que el acto esté expresamente prohibido por la ley o cuando sea de aquellos que degeneren en nulidad absoluta.
De otra parte, el artículo 37 del decreto ley 960 de 1970 establece: “ Extendida la escritura será leída en su totalidad por el Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimiento. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación. “ ( subrayo)
Y el artículo 40 Ibidem, señala: “ El notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar “.
Vale la pena aclarar, que la expresión “ protocolizar “, es muy diferente a “ elevar a escritura pública”. La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presente al Notario con los mismos fines. Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga. Y elevar a escritura pública es lo señalado por el artículo 13
Superintendencia de Notariado y Registro
Para: Señor
J. AUGUSTO TRIVIÑO VELÁSQUEZ
Calle 20 B No. 108 A – 33
Ciudad
Asunto: Validez documentos protocolizados, CN- 05, radicación ER 23106 de fecha 21 de junio de 2006
Fecha: 14 de julio de 2006
Apreciado señor Triviño Velásquez:
En el asunto descrito, consulta sobre la suerte, validez y vigencia de unos documentos públicos expedidos por entidades del Distrito, cuya documentación fue protocolizada ante Notario Público, pero no fue registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente.
Marco Jurídico:
Decreto ley 960 de 1970
Decreto ley 1250 de 1970
Ley 675 de 2001
Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:
De conformidad con lo dispuesto en los artículos 6º y 21º del decreto ley 960 de 1970 y 3º del decreto reglamentario 2148 de 1983, el notario debe velar por la
Hoja No. 2
Sr. J. Augusto Triviño Velásquez
legalidad de las declaraciones que ante él se emitan y queden consignadas en los instrumentos públicos, negando su autorización únicamente en el caso de que advierta en el acto o negocio jurídico a celebrar la existencia de nulidad absoluta o por estar clara y expresamente prohibido por la ley. De las demás irregularidades advertirá a las partes, y si ellas insisten en la autorización, el notario dejará constancia de lo ocurrido en el instrumento.
A su turno el artículo 13 del decreto ley en mención señala: “ La escritura Pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización”.
De otra parte, el artículo 9° ibídem, dispone: “ Los Notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo “.
La forma externa que debe revistir todo negocio jurídico formal es la Escritura Pública, y su elaboración requiere de un proceso, que en orden cronológico el primero es el de la ROGACIÓN, o requerimiento que deben hacer las partes al Notario para obtener de éste la prestación de sus servicios.
Luego procede el de la RECEPCIÓN, que consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la EXTENSIÓN, que es la versión escrita de los declarado; el OTORGAMIENTO, entendido como el asentimiento expresos que aquellos prestan al instrumento extendido, y la AUTORIZACIÓN, consistente en la fe que imprime el Notario a éste, en vista que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.
Ahora bien, en lo que respecta a la redacción de las declaraciones, éstas pueden hacerse por el Notario o ser presentadas a éste por las partes, redactadas por ellas o sus asesores, ( artículos 6°, 15 y 17 del D.L. 960 de 1970): en los dos casos, el Notario dentro del control de legalidad que ejerce, debe velar porque éstas se acomoden a la finalidad de los comparecientes, a las normas legales, a la clara expresión idiomática, pudiendo sugerir las correcciones que juzgue necesarias.
Hoja No. 3
Sr. J. Augusto Triviño Velásquez
La actividad notarial tiene como función, la de “dar fe pública notarial “ siendo un servicio público que presta el notario como delegatario del Estado a fin de que cumpla esta gestión privada.
El artículo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: “ El Notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.
De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento. “
A su turno el artículo 2o. Ibidem, señala que el notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.
De conformidad con las normas transcritas, el Notario presta su servicio a quien lo solicite, salvo que el acto esté expresamente prohibido por la ley o cuando sea de aquellos que degeneren en nulidad absoluta.
De otra parte, el artículo 37 del decreto ley 960 de 1970 establece: “ Extendida la escritura será leída en su totalidad por el Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimiento. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación. “ ( subrayo)
Y el artículo 40 Ibidem, señala: “ El notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar “.
Vale la pena aclarar, que la expresión “ protocolizar “, es muy diferente a “ elevar a escritura pública”. La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presente al Notario con los mismos fines. Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga. Y elevar a escritura pública es lo señalado por el artículo 13
Hoja No. 4
Sr. J. Augusto Triviño Velásquez
del D.L. 960 de 1970, anteriormente transcrito.
El artículo 2° del decreto 1250 de 1970, expresa: “ Están sujetos a registro: 1°. Todo acto, contrato, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces, salvo la cesión de crédito hipotecario o prendario...3°. los actos, contratos o providencias que dispongan la cancelación de las anteriores inscripciones.”
De conformidad con lo anterior, la escritura pública No. 785 del 27 de febrero de 1973, es una escritura pública de protocolización, razón por la cual no es suceptible de registrarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Respecto a la validez de los documentos, éstos se presumen válidos hasta tanto no sea declarado judicialmente lo contrario, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil.
La copia de la escritura pública por usted aportada no es contentiva de constitución de Reglamento de Propiedad Horizontal, es una simple protocolización.
Con sentimiento de especial consideración,
Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Proyectó: GEVB
14-07-06
Revisó: JDC
Sr. J. Augusto Triviño Velásquez
del D.L. 960 de 1970, anteriormente transcrito.
El artículo 2° del decreto 1250 de 1970, expresa: “ Están sujetos a registro: 1°. Todo acto, contrato, providencia judicial, administrativa o arbitral que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces, salvo la cesión de crédito hipotecario o prendario...3°. los actos, contratos o providencias que dispongan la cancelación de las anteriores inscripciones.”
De conformidad con lo anterior, la escritura pública No. 785 del 27 de febrero de 1973, es una escritura pública de protocolización, razón por la cual no es suceptible de registrarse en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Respecto a la validez de los documentos, éstos se presumen válidos hasta tanto no sea declarado judicialmente lo contrario, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil.
La copia de la escritura pública por usted aportada no es contentiva de constitución de Reglamento de Propiedad Horizontal, es una simple protocolización.
Con sentimiento de especial consideración,
Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Proyectó: GEVB
14-07-06
Revisó: JDC
posted by Grupo KM at 4:18 p. m.
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