viernes, diciembre 01, 2006

Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía.

Consulta No. 2733 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro


Para: Señora
ENNY MARÍA CONRADO HERNÁNDEZ
Carrera 21 C No. 28 – 04
Los Trupillos
Barranquilla, Atlántico

Asunto: Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía, CN – 03, radicación ER 35517 de fecha 04 de octubre de 2006

Fecha: 05 de octubre de 2006


Apreciada señora Enny María:


Consulta en el asunto descrito, lo siguiente:


Primer Caso:
1. Un menor de 14 años fue registrado en el año 2000, por lo que su registro es del nuevo sistema y tiene un NUIP ALFANUMÉRICO.
2. Al cumplir los 18 años se acerca a la Registraduría para que le expidan la cédula de ciudadanía, lo cual no es posible porque el registro no está grabado por lo que no tiene asignado el NUIP EQUIVALENTE, sólo tiene un NUIP ALFANUMÉRICO.
3. La grabación no es posible por errores en el registro, corregibles mediante escritura pública.
4. La escritura pública no la autoriza el Notario, porque el inscrito ya es mayor de edad.
5. No se le puede expedir la cédula por lo esbozado en los hechos 2 y 3, y tampoco puede otorgar escritura pública, por no tener cédula.
Hoja No. 2
Sra. Enny María Conrado Hernández


Cuál es la solución para este ciudadano? Debe el Notario autorizar la escritura pública sin la cédula, Cuál es la solución?


Segundo caso:
1. Se calificó una inscripción por correo y como documento base anexó al formato la declaración de dos testigos.
2. La declaración extraproceso se llevó a cabo ante un Registrador Municipal del Estado Civil, en aplicación del artículo 10 de la ley 769 de 2005, Antitrámites.
3. La oficina de destino realizó la devolución de la inscripción, por cuanto las declaraciones deben hacerse ante Notario.
4. El artículo 10 de la ley antitrámites, no aplica para el funcionario de destino y sí para quien califica

Debe el funcionario aceptar la inscripción con base en ese documento?


Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil .

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.


Decreto 960 de 1970, artículo 24

Decreto 158 de 1994

Ley 962 de 2005 (Antitrámites)


Hoja No. 3
Sra. Enny María Conrado Hernández


Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:


Caso No. 1:

El artículo 2° del decreto 999 de 1988, dispone: “Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260 de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”

El artículo 24 del decreto ley 960 de 1970, dispone: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...”

El documento legal de identificación del inscrito es la cédula de ciudadanía, por ser mayor de edad.


Hoja No. 4
Sra. Enny María Conrado Hernández


En el evento de que el Notario lo identifique con un documento auténtico diferente a la cédula de ciudadanía, debe dejar constancia del documento de que se trata y que lo identifica de conformidad con el artículo 24 anteriormente transcrito.

Si el otorgante no se identifica, la escritura pública quedaría viciada de nulidad formal de conformidad con lo dispuesto por el numeral 5º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970.

De otra parte, me permito transcribir el artículo 22 de la ley 962 de 2005, ley antitrámites: Número Unico de Identificación Personal. Créase el Número Unico de Identificación Personal, NUIP, el cual será asignado a los colombianos por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el momento de inscripción del registro civil de nacimiento expedido por los funcionarios que llevan el Registro Civil. El NUIP se aplicará a todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas, y a todos los documentos que sean expedidos por las autoridades públicas.

El NUIP será asignado por cada oficina de registro civil y su administración corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, la cual determinará la composición y estructura del mismo. Para los mayores de edad al momento de expedirse la presente ley, se entenderá que el NUIP es el número de cédula de ciudadanía de cada colombiano. (negrilla fuera de texto)


El NUIP no cambiará en ningún momento y cuando existan cambios de documentos, se conservará el NUIP original.

La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá crear los mecanismos de expedición de documentos que permitan la plena identificación de los menores y de los mayores de edad.
El NUIP será válido como número de identificación universal en todas las entidades del Sistema Integral de Seguridad Social".



Caso No. 2


En el evento de que el interesado, no pueda ir a registrar su nacimiento al lugar
Hoja No. 5
Sra. Enny María Conrado Hernández


donde ocurrió, la inscripción de éste puede hacerla, a través del formulario inscripción nacimiento por correo, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 1° del decreto 158 de 1994, el cual dispone: “Para inscribir extemporáneamente en el registro civil el nacimiento ocurrido en el territorio nacional de personas residentes en el exterior o en lugares apartados del territorio patrio con relación a aquel donde deba efectuarse el registro o cuando por motivos justificados sea inconveniente la comparecencia de aquéllas, se puede recurrir a la inscripción de nacimiento por correo, previa calificación de la solicitud y del documento acompañado como antecedente por parte del Notario o del Registrador Municipal del Estado Civil”.

El formulario inscripción nacimiento por correo, deberá diligenciarse por duplicado y presentarlo ante uno cualquiera de los Notarios o registrador Municipal del Estado Civil, del sitio donde resida, para efecto del reconocimiento del contenido y firma del solicitante, además, deberá presentarse la persona cuyo nacimiento se va a registrar, a efecto de que se le tomen las huellas dactilares.

Una vez diligenciado el formulario, el Notario o Registrador del Estado Civil, le entregará al interesado tanto el original como la copia, y el documento que servirá como antecedente a la inscripción, para que por cuenta y a costa suya lo remita a un familiar o directamente a la Notaría o Registraduría Municipal del Estado Civil del lugar donde ocurrió el nacimiento, debiendo sufragar el porte de correo por los respectivos envíos.

El procedimiento a seguir para inscribir civilmente un nacimiento es el consagrado por el artículo 1° del decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, el cual expresa: “Cuando se pretende registrar el nacimiento fuera del término prescrito en el artículo 48 del d.l. 1260 de 1970, la solicitud se adelantará ante el funcionario de registro civil, ante el cual declarará el solicitante o el representante legal si el inscrito es menor de edad que su nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente.

El nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacido vivo, expedido por el médico, enfermera o partera, o con otros documentos auténticos o con copia de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas en el seno de la iglesia católica o de las anotaciones de origen religioso, correspondientes a las personas de otros credos.


Hoja No. 6
Sra. Enny María Conrado Hernández


En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los documentos anteriores, se hará con fundamento en testimonios de conformidad con el artículo 50 del decreto ley 1260 de 1970. En este evento, la declaración bajo juramento rendida personalmente ante el mismo funcionario de registro civil o notario, la harán al menos dos personas que hayan presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento...”

El artículo 299 del Código de Procedimiento Civil, señala: “Los testimonios para fines no judiciales, se rendirán exclusivamente ante notarios o alcaldes...”

El artículo 1° del decreto 1557 de 1989, expresa: “ Podrán presentarse ante notario bajo la gravedad del juramento, declaraciones para fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante juez civil, sin perjuicio de la competencia asignada a este último funcionario.

La ley 962 de 2005, en su artículo 10 señala: “Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
"Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.
En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.

Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo.

Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario.


Hoja No. 7
Sra. Enny María Conrado Hernández


Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado.

Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada".

La ley antitrámites a que Usted hace alusión es la 962 de 2005 y no 769 del 2005.

Así las cosas, como quiera que las declaraciones extraproceso en la inscripción nacimiento por correo deben ser recepcionadas por escrito y remitirse al funcionario o Notario competente, para que sirvan de documento antecedente de la inscripción, muy diferente a cuando se realiza la inscripción y las declaraciones ante el mismo funcionario o Notario, ya que en este caso, basta con la sola firma de los testigos en el folio de registro civil de nacimiento, considera esta oficina que las declaraciones extraproceso que se van a remitir con el formulario inscripción nacimiento por correo, deben otorgarse ante funcionario competente, es decir ante Alcalde o Notario.


Con sentimiento de especial consideración,





Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)


Proyectó: GEVB
05-10-06
Revisó: CGD

4 Comments:

Blogger Cristian said...

Este comentario ha sido eliminado por el autor.

1:22 a. m.  
Blogger Unknown said...

Si la respuesta de la unscripcion por correo es correcta. Porque el formularii de insxripcion de regiatro civil por correo trae al igual que los formularios normales de inscripcion el espacio para la firma de dos testigos.que con la sola firma tambien estan declarando ante el funcionario público que diligencia dicha inscripcion por correo

7:19 p. m.  
Anonymous Anónimo said...

Hola buenas tardes doctor esq tengo doble cédula y doble registro civil q tengo q Aser gracias

12:35 p. m.  
Anonymous Anónimo said...

Buenos días...
Es muy urgente por favor quiero saber que se debe hacer.
En el caso de ser venezolano y su madre también pero su padre lo registro en Venezuela y su madre lo registro aquí con un tío que también es venezolano y aparece con dos padres y el es mayor de edad y su padre esta en Venezuela..
Respóndeme por favor.
Esta sin empleo.

7:10 a. m.  

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