facultad de los poderes trámite sucesoral

OFICINA ASESORA JURÍDICA

O.A.J. 405

PARA: Clara Alicia Delgado Bravo

Cra 4ª n.º 11 – 45 ofic. 403 'B' de Cali

ASUNTO: facultad de los poderes trámite sucesoral. Código N-001

FECHA: 24 de junio de 2005

En atención a su comunicación, en la cual consulta si es válida la exigencia de un notario de que en el poder conferido para adelantar una sucesión, debe estipularse que éstos lo facultan para suscribir la respectiva escritura pública y que expresen bajo la gravedad del juramento, “que no hay ni ha habido proceso judicial o trámite notarial respecto de esa sucesión en ninguna parte del mismo”, le manifiesto:

Hechos

Comenta que presentó ante una notaría, una solicitud de trámite sucesoral, acompañada de 7 poderes debidamente autenticados; que el notario le exige autenticar su firma y reconocer el contenido de todos los poderes, y que además, debían expresar que estaba autorizado para suscribir la escritura pública. Que ante ese pedimento, le solicitó al notario cuál era el fundamento legal de su decisión, frente a lo cual el notario le respondió, insistiendo que los poderdantes debían autorizarlo para suscribir la escritura y que expresaran que no se estaba adelantando proceso judicial o trámite notarial alguno.

Marco jurídico

Decreto 902 de 1988 y decreto 1729 de 1989, por la cual se autoriza la liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ellas ante notario público:

Artículo 1º. Modificado por el artículo 1º del Decreto 1729 de 1988. // (...) La solicitud deberá presentarse personalmente por los apoderados o los peticionarios, según el caso, ante el notario del círculo que corresponda al último domicilio del causante en el territorio nacional y, si éste tenía varios, al del asiento principal de sus negocios...

Artículo 2º. Modificado por el artículo 2º del Decreto 1729 de 1989. La solicitud deberá contener: el nombre y vecindad de los peticionarios y la indicación del interés que les asiste para formularla, el nombre y último domicilio del causante, y la manifestación de si se acepta la herencia pura y simplemente o con beneficio de inventario, cuando se trate de heredero.

Además, los peticionarios o sus apoderados, deberán afirmar bajo juramento que se considerará prestado por la firma de la solicitud, que no conocen otros interesados de igual o mejor derecho del que ellos tienen, y que no saben de la existencia de otros legatarios o acreedores distintos de los que se enuncian en las relaciones de activos y pasivos que se acompañan a la solicitud.

Artículo 14 del decreto 2148/83:

“El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de la ley”

Consideraciones generales

El Código de Procedimiento Civil establece que el poder especial para un determinado proceso debe ser presentado como se dispone para la demanda, es decir, que “Las firmas ... deberán autenticarse por quienes las suscriban, mediante comparecencia personal ante el secretario de cualquier despacho judicial, o ante notario”.

Por su parte, el artículo 14 del decreto 2148/83, alude a que el poder deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de la ley, por lo tanto, en nuestro criterio, tendrá que observarse lo que disponga el Código de Procedimiento Civil y el estatuto de notariado, sobre la comparecencia y las autenticaciones.

La diligencia de presentación personal de los poderes (y de las demandas) corresponde a un acto de autenticación que hace el notario o el juez, en el que asevera que determinada persona compareció directamente y que se verifico la autenticidad del documento. Esa evidencia, por regla general, queda demostrada con la firma que pone el interesado en el sello diseñado para estos fines.

Al respecto, ha dicho la Corte constitucional: La presentación personal de la demanda ante el despacho judicial al que vaya dirigida o, en su defecto, ante un despacho distinto al destinatario o ante una notaría de cualquier círculo, tiene como finalidad demostrar la existencia del autor del documento y la certeza de su contenido. Gracias a ese reconocimiento, el documento adquiere plena autenticidad y fecha cierta” ---negrillas y subrayado no son del texto----. (sentencia C- 012/02).

En el caso de un trámite notarial de sucesión, se debe observar, en primera instancia, la normatividad especial vigente, la cual se aplica de preferencia a una general, por lo tanto, a la luz de los decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989, el usuario tiene la razón cuando afirma que no hay un soporte jurídico en los requisitos adicionales impuestos por el mencionado notario. Veamos porque: Los poderes otorgados a la abogada consultante, le dan facultad para que tramite la liquidación de la herencia, para que presente la relación de bienes y efectúe el trabajo de partición y adjudicación de los mismos, es decir, que el mandato está conferido para que culmine con el procedimiento mencionado, el cual finaliza con la extensión de la escritura pública, pues, con ella queda ”solemnizada y perfeccionada la partición o adjudicación de la herencia y la liquidación de la sociedad conyugal si fuere el caso” (art. 3.3 dec. 902/88).

Agrega esa disposición, que ésta deberá ser suscrita por los asignatarios y el cónyuge, si fuere el caso, o por sus apoderados. La expresión si fuere el caso, se ha entendido para el evento en que los interesados no requieran de abogado, o sea, cuando actúan directamente, pero cuando lo hacen por medio de este profesional, él queda facultado legalmente para hacerlo, sin necesidad de que se estipule en el mandato.

En cuanto a la otra exigencia, de que los mandantes manifiesten bajo la gravedad del juramento sobre la existencia de proceso judicial o notarial, es una petición exagerada y sin sustento legal, que desconoce el principio de buena fe y le impone a éstos una carga que no le corresponde, como es la de averiguar en otras notarías o en los despachos judiciales el dato mencionado.

Para evitar duplicidad de una liquidación sucesoral por via notarial o por vía judicial, el decreto 902 de 1988, estableció el procedimiento a seguir en los artículos 7º a 10, además, el artículo 2º in fine del decreto 1729 de 1989, señala las consecuencias para los peticionarios que hayan obrado irregularmente y afecten a terceros con la sucesión. Por lo tanto, el poder conferido para estos asuntos, lleva envuelto todas estas condiciones.

Cordialmente,

Roberto Burgos Cantor

Jefe oficina asesora jurídica

Proyectó Edilpa

Revisó: C.G.D.