protocolo notarial -préstamo

OFICINA ASESORA JURÍDICA

O.A.J. 404

PARA: Lucia Mejía Zuluaga

Notaria séptima de Medellín

ASUNTO: protocolo notarial -préstamo. Código – CN 007

FECHA: 24 de junio de 2005

En atención a su comunicación, en la cual cual consulta acerca de la viabilidad de sacar de la notaría el libro de protocolo del año de 1994 a fin de atender un requerimiento del Tribunal Superior de Medellín –sala civil--, quien ha insistido para su entrega, le manifiesto lo siguiente:

El Tribunal Superior es consciente de que el estatuto notarial prohibe sacar el protocolo de la notaría, sin embargo, argumenta que el Código de Procedimiento Civil es una norma superior y posterior al decreto ley 960 de 1970, por lo que deberá prevalecer, que además, con esa decisión se busca proteger un derecho fundamental, como es el debido proceso.

Marco jurídico

Decreto ley 960 de 1970, por el cual se expide el Estatuto del Notariado

ART. 113.—Los protocolos y libros de relación e índice serán custodiados con la mayor vigilancia por los notarios de cuyas oficinas no podrán sacarse. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario se trasladará con su secretario a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia.

ART. 114.—Cualquiera persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o de personas autorizadas por este (ver art. 53 D.R. 2148/83).

ART. 115.—El protocolo y los libros de relación e índice se mantendrán en las notarías hasta su envío al archivo oficial, según la reglamentación que sobre el particular se expida.

**NOTA.- Lo subrayado no es del texto original

Consideraciones generales

El artículo 107 del decreto ley 960 de 1970, señala que el protocolo “es el archivo fundamental del notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo”, que en él se guardarán todas las escrituras autorizadas en el respectivo año. Agrega, que éstos se conformarán en tomos, los cuales “se coserán y encuadernarán debidamente para que presten las mayores seguridades de integridad y conservación”.

Señala el artículo 74 de la Constitución Política que cualquier persona tiene derecho a acceder a los documentos públicos, por lo tanto, las autoridades deben garantizar la consulta de los mismos. En ese orden, establece el estatuto notarial, que los archivos de las notarías puede ser consultado por cualquier persona, “con el permiso y bajo la vigilancia del notario o del subalterno autorizado por este”.

Sobre la consulta del protocolo ha dicho la Corte Constitucional: “Toda persona tiene derecho a consultar los documentos 'que reposan' en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que no tengan el carácter de reservados conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional. Resulta que el horario establecido por el señor Notario, es un obstáculo para el libre ejercicio del derecho del actor a acceder a los documentos públicos que conforman el protocolo. La Carta Política le confiere la categoría de servicio público a las prestaciones a cargo de los notarios (artículo 131 C.N.), y no existe duda sobre la naturaleza igualmente pública de los documentos que integran los protocolos notariales” (El subrayado y negrillas no son del texto original). ---Sentencia T-182/93--.

El Estatuto notarial, está contenido en un decreto con fuerza de ley (960/70) y es de carácter especial, por lo tanto prevalece sobre otras leyes de carácter general. Se dictó con base en las facultades otorgadas por la ley 8ª de 1969, al igual que el Código de Procedimiento Civil, que se expidió con fundamento en las facultades de la Ley 4ª de 1969, o sea, que estas dos disposiciones son contemporáneas y en nada se oponen, pues aquélla, en nada limita el acceso a la justicia, ya que brinda a los jueces los medios para consultar los archivos notariales, para obtener copias auténticas de los mismos o para que se adelanten las inspecciones judiciales.

En efecto, frente a la clara prohibición del artículo 113, de no sacar los libros del protocolo de la notaría, el legislador previó la consulta de los mismos, la expedición de copias auténticas y señaló el procedimiento en el evento de la práctica de una inspección judicial, o sea, que en ningún momento, se está negando el acceso a la justicia o entorpeciendo su labor, pues fue el mismo legislador, el que estableció los instrumentos para acceder a los documentos públicos contenidos en el protocolo.

De permitirse la salida del protocolo de la notaría, se estaría desconociendo el derecho fundamental de consulta de los documentos públicos por cualquier persona, ya que en este libro se guardan todas las escrituras autorizadas en el año, y no solamente la requerida por el H. Tribunal Superior, o sea, que en un remoto caso, se enfrentarían dos derechos fundamentales, uno el de acceso a los documentos públicos por el público en general, y otro, el debido proceso de un caso particular, que en caso de prosperar, afectaría a toda una colectividad.

Insistimos, en que el estatuto notarial, le impone a los notarios la obligación de expedir copias auténticas de todos los documentos que reposan en el archivo notarial, por lo tanto, el Juez o Magistrado puede solicitar las copias que requiera, o si lo considera conveniente, puede ordenar una inspección judicial, tal como lo indica el artículo 113. Por ser expedidos por un Notario, estos se consideran auténticos para todos los efectos legales.

Como conclusión de lo expuesto, tenemos que la prohibición de sacar el libro de protocolo fuera de la sede la notaría, contenida en el artículo 113 del decreto ley 960 de 1970, no establece excepciones y en nada vulnera el debido proceso, pues con el se protege el derecho fundamental de las personas de consultarlos, en cualquier momento, por lo que deben estar a disposición de éstos, ya que en él se guardan todos los soportes de las escrituras autorizadas en una año calendario. Además, esta normatividad, responsabiliza es al notario de su guarda y custodia. Los jueces y magistrados cuentan con los medios judiciales para acceder a los documentos referidos, ya sea mediante la solicitud de copias auténticas o la práctica de una inspección judicial, como expresamente lo estipula el artículo en mención, por lo tanto, con dicha prohibición no se está obstaculizando a la administración de justicia, pues se cuentan con instrumentos alternos que conllevan a la misma finalidad.

Así las cosas, esta Oficina considera ajustada a la ley la negativa del notario séptimo de Medellín de enviar el libro de protocolo de 2004 al Tribunal Superior, por cuanto la interpretación que ha hecho del artículo 113 del decreto ley 960 de 1970, no es caprichosa ni arbitraria, y con ella, se permite el acceso de todas las personas a consultar los documentos públicos.

No obstante lo anterior, esta oficina deja en claro, que de acuerdo al artículo 8º del decreto ley 960 de 1970, los notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones, lo cual implica que no dependen de un superior jerárquico que le revise o avale sus actuaciones (art. 116 D.R. 2148/83).

Cordialmente,

Roberto Burgos Cantor

Jefe oficina asesora jurídica

Proyectó Edilpa
revisó C.G.D.