Permisos y licencias de los Notarios cuando ejercen sus funciones como escrutadores

Consulta No. 912 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor doctor JOSÉ DANIEL TRUJILLO ARCILA Notario Primero del Círculo de Pereira Carrera 7ª No. 16 – 50 Int. 109 Edificio Centro del Comercio Pereira, Risaralda Asunto: Permisos y licencias de los Notarios cuando ejercen sus funciones como escrutadores, CN- 02, radicación ER 12417 de fecha 05 de abril de 2006 Fecha: 21 de abril de 2006 Apreciado doctor Trujillo Arcila: En el asunto descrito, solicita concepto en el sentido de determinar si cuando el Notario está ejerciendo las funciones de “Escrutador”, se encuentra en permiso o en licencia. Usted considera que no se está ni en permiso ni en licencia, por cuanto se está actuando o ejerciendo una función notarial o actividad reglada por la ley. Marco Jurídico: Decreto ley 960 de 1970 Decreto 2148 de 1983 Hoja No. 2 Dr. José Daniel Trujillo Arcila Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica La actividad notarial tiene como función la de dar “ Fe Pública “, siendo un servicio público que presta el notario como delegatario del Estado. El Notario tiene carácter de particular que cumple una función pública, posición que se reafirma si se tiene en cuenta que no están encasillados como servidores públicos en el artículo 123 de la Carta Política. Esta Superintendencia ha expedido Instrucciones Administrativas relacionadas con la concesión de licencias y permisos solicitados por los señores notarios, entre éstas las Nos. 01-30 del 08 de junio de 2001 ( derogada en lo atinente a permisos) y la 04 del 04 de marzo de 2003. El artículo 150 del decreto ley 960 de 1970, dispone: “El Notario no podrá separarse del desempeño de sus funciones mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba reemplazarlo” (negrillas fuera de texto) El artículo 104 del decreto 2148 de 1983, dispone: “ El notario se encuentra en servicio activo, cuando debidamente posesionado ejerce sus funciones”. El artículo 105 de la misma normatividad señala: “El notario está en licencia cuando con la debida autorización, se separa transitoriamente del ejercicio del cargo por solicitud propia, por enfermedad o por maternidad” (negrillas fuera de texto) El artículo 107 del decreto 2148 de 1983, dispone: “ Los notarios tienen derecho a licencia ordinaria hasta por noventa días, continuos o discontinuos, en cada año...” (subrayo) Y el artículo 112, expresa: “ El notario puede solicitar permiso hasta por tres días cuando medie justa causa y será concedido por la Superintendencia de Notariado y Registro para los de círculos de la primera categoría y por los gobernadores, intendentes y comisarios para los demás. El permiso no interrumpe el tiempo de servicio. en casos urgentes podrá concederlo la primera autoridad política del lugar, con excepción de los notarios de la capital de la República “. (subrayo) Y el artículo 113, dispone: “El notario no podrá hacer uso de permisos y licencias sino una vez posesionado su reemplazo...” Hoja No. 3 Dr. José Daniel Trujillo Arcila El artículo 157 del decreto 2241 de 1986, por el cual se adopta el Código Electoral, dispone: “Diez (10) días antes de las correspondientes elecciones, los tribunales superiores de distrito judicial deberán designar, en Sala Plena, las comisiones escrutadoras distritales y municipales formadas por dos (2) ciudadanos de distinta filiación política, que sean jueces, notarios o registradores de instrumentos públicos en el respectivo distrito judicial. Los términos se suspenderán en los despachos de los jueces designados durante el tiempo en que cumplan su comisión de escrutadores. Si fueren insuficientes los jueces, notarios o registradores de instrumentos públicos para integrar las comisiones escrutadoras, los tribunales superiores las complementarán con personas de reconocida honorabilidad. Los registradores distritales y municipales actuarán como secretarios de las comisiones escrutadoras. El artículo 159 ibídem, señala: “Los cargos de escrutadores distritales, municipales y zonales son de forzosa aceptación. Los que no concurran a desempeñarlos pagarán una multa de diez mil pesos ($10.000) que será impuesta, mediante resolución, por los delegados del Registrador Nacional del Estado Civil, y si fueren funcionarios o empleados públicos incurrirán, además, en causal de mala conducta. El artículo 160 de la misma normatividad, señala:”Las comisiones escrutadoras distritales, municipales y auxiliares comenzarán el escrutinio a las nueve de la mañana del martes siguiente a las elecciones en el local que la respectiva registraduría previamente señale. Cuando no sea posible terminar el escrutinio antes de las nueve (9) de la noche del citado día, se continuará a las nueve (9) de la mañana del día siguiente en forma permanente, y si tampoco termina, se proseguirá durante los días calendario subsiguientes y en las horas indicadas hasta concluirlo”. Lo anterior, para precisar que la función de escrutador, no es una función notarial que ejerce el Notario, es una función que por su calidad de Notario – ejerce funciones públicas- debe ejercer cuando sea nombrado escrutador. Hoja No. 4 Dr. José Daniel Trujillo Arcila Así las cosas, al ser nombrado como escrutador, ejerce temporalmente esa función de escrutar y por lo tanto debe separarse de las funciones notariales por el tiempo que dure el escrutinio o se requiera para tal fin. Como quiera que la función notarial no se puede interrumpir y tampoco quedar la notaría sin notario, existen dos situaciones administrativas para evitar lo anterior, cuales son la del permiso (3 días) o la de licencia, que pueden ser ordinaria, por enfermedad o por maternidad. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: GEVB 21-04-06 Revisó: CGD