Cobro por concepto del valor del correo en remisión copias registro civiles

Consulta No. 1409 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor doctor PEDRO LUIS CORTES ABELLA Notario Primero del Círculo de Cali Carrera 4 No. 10 – 47 Segundo Piso Cali, Valle Asunto: Cobro por concepto del valor del correo en remisión copias registro civiles, CN- 03, radicación ER 18951 de fecha 22 de mayo de 2006 Fecha: 30 de mayo de 2006 Apreciado doctor Cortes Abella: Consulta en el asunto descrito, si el Notario está en la obligación de asumir los costos ocasionados por el envío de las inscripciones de nacimiento por correo, solicitud de remisión de copias de registro civil y otros documentos notariales que solicitan consulados y embajadas de nuestro país en el exterior. Marco Jurídico: Decreto 1681 de 1996 Resolución No. 7200 de 2005 Decreto 158 de 1994 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Esta oficina antes de entrar a orientar las inquietudes de la consulta, le recuerda al señor Notario que no volveremos a emitir conceptos jurídicos, si no se anexa al escrito de la consulta el criterio jurídico que usted previamente considera que es el correcto, conforme a lo indicado en el artículo 15 de la resolución 4837, aprobada por la No. 359 de 2004 de la procuraduría General de la Nación, contenida en la Instrucción Administrativa No. 23 de 2004 de esta entidad. Respecto al costo ocasionado por el envío de las inscripciones por correo, el decreto 158 Hoja No. 2 Dr. Pedro Luis Cortés Abella de 1994, determina claramente quién debe asumirlo, al expresar en su artículo 3º, que modifica el artículo 8º del decreto 1379 de 1972, lo siguiente: “Con la solicitud de inscripción de nacimiento por correo, diligenciada en original y copia deben comparecer a la Notaría, Registraduría Municipal del Estado Civil, al Consulado de Colombia en el Exterior de su domicilio, el denunciante para que reconozca el contenido y firma de la solicitud y la persona cuyo nacimiento se solicita inscribir, a efecto de que se le tomen las huellas dactilares, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 2º inciso 2º del decreto 1873 de 1971. Dichas huellas se imprimirán al dorso de la solicitud de inscripción, tanto en su original como en la copia. Previamente al reconocimiento del contenido y firma de la solicitud y la toma de huellas, el funcionario respectivo calificará el contenido de aquella y el documento aportado como antecedente de la inscripción y si los encuentra correctos procederá a extender la respectiva diligencia y a la toma de huellas. Seguidamente entregará al solicitante tanto el original como la copia de la solicitud junto con el documento allegado para acreditar el hecho del nacimiento, documentos que serán remitidos por el interesado al funcionario encargado de llevar el registro civil del lugar de ocurrencia del nacimiento, debiendo sufragar el valor de las copias del registro que solicite y el del porte de correo por los respectivos envíos. (negrillas fuera de texto) Respecto al envío de copias de registro civil y otros documentos notariales solicitados por las Embajadas y Consulados, le respondo que no existe normatividad relacionada con su pregunta, no obstante como quiera que el Notario ejerce una función pública, en aras de colaboración, apoyo interinstitucional con una entidad pública como son las embajadas y consulados, se debe asumir por parte del Notario el costo por concepto del porte de correo, ya que dicho funcionario requiere las copias con el fin de colaborar a un connacional que se encuentra en el exterior. Si la solicitud proviene de un particular, el artículo 10 de la ley 962 de 2005, ley antitrámites, dispone: “...Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado...” Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: GEVB 30-05-06 Revisó: CGD