Corrección registros civiles

Consulta No. 1385 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señora doctora EDELMIRA MORENO DE GONZÁLEZ Notaria Primera (E) Barrancabermeja, Santander Asunto: Corrección registros civiles, CN-03, radicación ER 18726 de fecha 19 de mayo de 2006 Fecha: 24 de mayo de 2006 Apreciada doctora Edelmira: En el asunto descrito, consulta lo siguiente: Caso No. 1 Se diligencia el formulario inscripción nacimiento por correo, en razón a que la inscrita nació en Barrancabermeja y reside en Bogotá. Para lo anterior, la interesada aporta además del formulario, fotocopia de la Partida Eclesiástica de Bautismo y de su cédula de ciudadanía. En el primero de los documentos aparece como nacida el 30 de marzo de 1945 y en la cédula de ciudadanía como nacida el 30 de marzo de 1943. Por lo anterior consulta: Está obligado el funcionario que lleva el registro, a sentar la correspondiente inscripción, conociendo que hay una diferencia de años entre los dos documentos aportados por la interesada? Hoja No. 2 Dra. Edelmira Moreno de González Caso No. 2 La persona interesada, solicita la corrección de su registro civil de nacimiento en cuanto al sexo.. En el registro aparece de sexo masculino, y aporta escritura pública de corrección en donde estable el cambio de sexo. Por lo anterior consulta: Puede efectuarse la corrección con la documentación allegada? Debe el Notario hacer la sustitución del folio, con base en la escritura pública de corrección? Marco Jurídico: El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas. Decreto ley 1260 de 1970 Decreto 999 de 1988 Decreto 158 de 1994 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Caso No. 1 El artículo 46 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: “ Los nacimientos ocurridos en el territorio nacional se inscribirán en la oficina correspondiente a la circunscripción territorial en que hayan tenido lugar...” El procedimiento a seguir para inscribir civilmente un nacimiento es el consagrado por el artículo 1° del decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, el cual expresa: “Cuando se pretende registrar el nacimiento fuera del término prescrito en el artículo 48 del d.l. 1260 de 1970, la solicitud se adelantará ante el funcionario de registro civil, ante el cual declarará el solicitante o el representante legal si el inscrito es menor de edad que su nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente. Hoja No. 3 Dra. Edelmira Moreno de González El nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacido vivo, expedido por el médico, enfermera o partera, o con otros documentos auténticos o con copia de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas en el seno de la iglesia católica o de las anotaciones de origen religioso, correspondientes a las personas de otros credos. En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los documentos anteriores, se hará con fundamento en testimonios de conformidad con el artículo 50 del decreto ley 1260 de 1970. En este evento, la declaración bajo juramento rendida personalmente ante el mismo funcionario de registro civil o notario, la harán al menos dos personas que hayan presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento...” En el asunto descrito, en el evento de que el interesado, no pueda ir a registrar su nacimiento al lugar donde ocurrió, la inscripción de éste puede hacerla, a través del formulario inscripción nacimiento por correo, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 1° del decreto 158 de 1994, el cual dispone: “Para inscribir extemporáneamente en el registro civil el nacimiento ocurrido en el territorio nacional de personas residentes en el exterior o en lugares apartados del territorio patrio con relación a aquel donde deba efectuarse el registro o cuando por motivos justificados sea inconveniente la comparecencia de aquéllas, se puede recurrir a la inscripción de nacimiento por correo, previa calificación de la solicitud y del documento acompañado como antecedente por parte del Notario o del Registrador Municipal del Estado Civil”. El formulario inscripción nacimiento por correo, deberá diligenciarse por duplicado y presentarlo ante uno cualquiera de los Notarios o registrador Municipal del Estado Civil, del sitio donde resida, para efecto del reconocimiento del contenido y firma del solicitante, además, deberá presentarse la persona cuyo nacimiento se va a registrar, a efecto de que se le tomen las huellas dactilares. Una vez diligenciado el formulario, el Notario, le entregará tanto el original como la copia, y el documento que servirá como antecedente a la inscripción, para que por cuenta y a costa suya lo remita a un familiar o directamente a la Notaría o Registraduría Municipal del Estado Civil del lugar donde ocurrió el nacimiento, debiendo sufragar el valor de las copias de registro que solicite y el porte de correo por los respectivos envíos. Hoja No. 4 Dra. Edelmira Moreno de González De lo anterior se infiere, que junto con el formulario inscripción nacimiento por correo, debe anexarse el documento que servirá de antecedente a la inscripción, que en el caso en consulta, es la partida eclesiástica de bautizo y la cédula de ciudadanía, documentos éstos que deben coincidir con lo consignado en el formulario. Al existir incongruencia con lo consignado en el formulario y con las fotocopias aportadas de los documentos que servirán de antecedente, Usted, dentro del control de legalidad que ejerce, debe devolver la documentación sin efectuar la inscripción, lo anterior, por cuanto todos los datos deben coincidir, para así evitarle problemas futuros a los interesados. Si la verdadera fecha de nacimiento, es la que aparece en la partida de bautizo, ésta es la que debe consignarse en el formulario y anexar como antecedente la partida, y en el evento de que sea correcta la fecha que aparece en el documento de identificación, será éste el documento que sirva como antecedente. Caso No. 2 El artículo 2° del decreto 999 de 1988, dispone“ Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este decreto “. El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”. Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia... Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil” Hoja No. 5 Dra. Edelmira Moreno de González Le respondo en forma general, toda vez que no aportó documento alguno. De lo anterior, se observa que si en el documento que sirvió de antecedente para efectuar la inscripción, aparece el inscrito como de sexo femenino, la corrección puede realizarse por la vía notarial, de conformidad con lo dispuesto por el inciso primero del artículo 4º del decreto 999 de 1988. Si en el documento antecedente aparece el inscrito como de sexo masculino, tal y como se consignó en el registro, la corrección pretendida en cuanto al cambio de sexo, a femenino, no es viable por vía notarial, toda vez que implica cambio de uno de los elementos esenciales del estado civil e implica alteración del mismo, por lo que le corresponde al interesado iniciar por intermedio de un profesional del derecho el correspondiente proceso de jurisdicción voluntaria ante Juez de Familia. ( artículo 5º numeral 18 del decreto 2272 de 1989) Si Usted, dentro del control de legalidad que ejerce, observa que de acuerdo con lo anterior, no es viable aceptar la escritura pública que le aportan, debe rechazarla y no proceder a sustituir el correspondiente folio. En sentencia No. T-504/94 – Magistrado Ponente Dr. Alejandro Martínez Caballero, se dispuso: “En ese orden de ideas, la competencia de corregir o modificar el estado civil de las personas que requiera una valoración de la situación planteada dada su indeterminación le corresponde al juez. El Decreto No. 2272 de 1989, en el artículo 5º, preceptúa: Artículo 5º. Competencia. Los jueces de familia conocen de conformidad con el procedimiento señalado en la ley, de los siguientes asuntos: (...) En primera instancia (...) 18. De la corrección, sustitución o adición de partidas del estado civil, cuando se requiera intervención judicial. (...) En conclusión, el juez de familia es el funcionario competente para conocer, en primera instancia, de los procesos adelantados para la corrección, sustitución o adición de partidas del estado civil, lo que, para el caso en estudio, sería la consecuencia de la demostración plena del cambio del sexo” . Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: GEVB / 24-05-06 / Revisó: CGD