Ejercicio de la Función Notarial

Consulta No.1151 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Doctora Claudia Margarita Betancourt Valle Notaria sexta de Barranquilla Cra 53 No 66-81 Asunto: CN-002 Ejercicio de la Función Notarial Radicación ER15677 de fecha 02-05-2006 Fecha: Mayo 31 de 2006 La doctora Claudia Betancourt hace a esta oficina la siguiente consulta: ¿El archivo de los certificados de retención en la fuente que practica el notario a las personas naturales en la enajenación de activos fijos, pertenece al protocolo de la Notaria o por el contrario corresponde al notario como persona natural realizar dicha retención y por lo tanto no está obligado a entregarlo a quien los sustituya en el cargo en caso de reemplazo definitivo?. Hechos En mas de una oportunidad los usuarios (personas naturales) como enajenantes de sus activos fijos han solicitado a la Notaria la expedición de una copia del certificado de retención en la fuente efectuada en su momento por el notario saliente, y la Notaria se ha visto obligada a remitir tales solicitudes a quien la antecedió en el cargo, lo cual origina un malestar no sólo para el interesado sino para el despacho del notario, ya que el archivo de tales certificados no se encuentra en la Notaria, por cuanto no fueron entregados oportunamente por quien realizó la retención, no obstante de existir constancia de su recibo, según acta de visita especial con ocasión de la entrega del protocolo y archivos realizada por el saliente doctor Álvaro Pupo Pupo de fecha junio 17 de 2005 y que actualmente hacen parte de su archivo personal. Marco jurídico Artículo 107 del decreto 960 de 1970 Artículos 365 y 367 del E.T. Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica El artículo 107 del decreto 960 de 1970 señala: “El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorguen ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en él mismo. Tendrá vigencia desde el 1º de enero hasta el 31 de diciembre de cada año y constará del número de tomos que sea necesario formar, procurando que no exceda de mil el número de hojas de cada tomo. Las escrituras se colocarán en el orden numérico sucesivo que les corresponda y se numerarán las hojas que las compongan y las del los documentos agregados”. La norma antes descrita señala expresamente cuales son los documentos que forman parte del protocolo. El archivo de los documentos relacionados con la retención en la fuente, pertenece al archivo de la notaria pero no forma parte del protocolo. Por su parte, la retención en la fuente es el medio que facilita y asegura el recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, del año gravable en el que se cause (Artículos 365 y 367 del Estatuto Tributario.) El Notario esta facultado para realizar la retención en la fuente porque la ley lo autoriza y es por razón de su cargo que puede ser agente retenedor y no por su calidad de persona natural. Cuando el Notario hace la retención en la fuente esta realizando una actividad que corresponde al ejercicio de sus funciones, por lo tanto en el archivo de la Notaria debe quedar el registro de tales retenciones y si se produce el cambio de Notario en forma definitiva éste está obligado a entregarlo a quien los sustituya. Las personas o entidades señaladas como agentes de retención en la fuente, en las disposiciones vigentes por concepto del impuesto sobre la renta, deben expedir certificados al sujeto pasivo de la retención, dentro de los plazos indicados en la ley, por lo tanto si el notario saliente ya los expidió debe entregarlos a la Notaria porque estos documentos deben formar parte del archivo por haberse expedido en ejercicio de la función notarial. Tanto el retenedor como el retenido deberán conservar, por un período de cinco (5) años, una copia del certificado para ser exhibida cuando la Administración de Impuestos así lo requiera. Estos certificados servirán a quienes están obligados a presentar declaración de renta, para efectos de anexarlos como sustento de la misma. Conclusiones: El archivo de los documentos relacionados con la retención en la fuente no forman parte del protocolo, pero son parte del archivo de la notaría, por lo tanto el notario está obligado a entregarlo a quien lo sustituya en el cargo. De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de gestión del Conocimiento, para lo de su competencia Reciba un saludo, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyecto: LSB. Reviso: CG