Ejercicio de la función Notarial.
Consulta No. 474 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro
Para: Señora Lyda Esperanza Muñoz de Pazos
Secretaria Juzgado Segundo Laboral del Circuito
Popayán - Cauca
Asunto: CN.– 002 Ejercicio de la función Notarial.
Radicación ER25814 de fecha 15-07-2005
Ref: Proceso Ordinario Laboral
Demandante: Tirso Olmer Orozco
Demandado: Ana Lucia Delgado López y
Maria del Rosario Cuellar
Fecha: 29 de julio de 2005
Las señora Lyda Esperanza Muñoz de Pazos, Secretaria Juzgado del Juzgado Segundo Laboral del Circuito, Caldas, Antioquia, mediante oficio No 1215 de fecha 12 de julio de 2005 solicita la siguiente información con destino al proceso de la referencia:
1. Si los trabajadores que contratan las notarias se consideran empleados del notario sujetos al régimen de derecho privado
2. Que funciones y servicios presto la Notaría Segunda del Círculo de Popayán entre el periodo comprendido entre el 22 de septiembre de 1980 al 31 de mayo de 2004, cuando se desempeño como notaria la Doctora Ana Lucia Delgado López
3. Que funciones y servicios viene desempeñando la Notaría Segunda del círculo de Popayán a partir de del 1° de julio de 2004, cuando empezó a ejercer como notaria la doctora Maria del Rosario Cuellar de Ibarra,
Superintendencia de Notariado y Registro
Para: Señora Lyda Esperanza Muñoz de Pazos
Secretaria Juzgado Segundo Laboral del Circuito
Popayán - Cauca
Asunto: CN.– 002 Ejercicio de la función Notarial.
Radicación ER25814 de fecha 15-07-2005
Ref: Proceso Ordinario Laboral
Demandante: Tirso Olmer Orozco
Demandado: Ana Lucia Delgado López y
Maria del Rosario Cuellar
Fecha: 29 de julio de 2005
Las señora Lyda Esperanza Muñoz de Pazos, Secretaria Juzgado del Juzgado Segundo Laboral del Circuito, Caldas, Antioquia, mediante oficio No 1215 de fecha 12 de julio de 2005 solicita la siguiente información con destino al proceso de la referencia:
1. Si los trabajadores que contratan las notarias se consideran empleados del notario sujetos al régimen de derecho privado
2. Que funciones y servicios presto la Notaría Segunda del Círculo de Popayán entre el periodo comprendido entre el 22 de septiembre de 1980 al 31 de mayo de 2004, cuando se desempeño como notaria la Doctora Ana Lucia Delgado López
3. Que funciones y servicios viene desempeñando la Notaría Segunda del círculo de Popayán a partir de del 1° de julio de 2004, cuando empezó a ejercer como notaria la doctora Maria del Rosario Cuellar de Ibarra,
Marco jurídico
Constitución Nacional, artículo 123.
Ley 29 de 1973, artículos 2 y 4.
Decreto 2148 de 1983, artículo 118
Código Sustantivo del Trabajo
Consejo de Estado- Sala de lo Contencioso Administrativo – Sección Segunda – Subsección B, Sentencia del 27 de noviembre de 2003- Expediente 2158-01, Consejero Ponente: Dr. Tarsicio Cáceres Toro.
Instrucción Administrativa No. 01–39 del 08 de junio de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Decreto 960 de 1970, articulo 3°.
Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:
La actividad notarial tiene como función, la de “dar fé pública notarial “ siendo un servicio público que presta el notario como delegatario del Estado.
Con relación a los empleados que laboran en las notarías, esta Entidad ha venido considerando que como particulares que son se encuentran sometidos a la normatividad del Código Sustantivo del Trabajo, ya que no se trata de servidores públicos, por cuanto no se encuentran enumerados en el artículo 123 de la Constitución Nacional, ni ubicados en la escala de empleos fijadas para los funcionarios del sector público.
Dependen única y exclusivamente del Notario, no son empleados o trabajadores del Estado. Es el Notario quien los escoge y remueve con el lleno de los requisitos establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo, aplicable al trabajador privado.
El artículo 118 del decreto 2148 de 1983, establece: “ Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos le señalan las normas legales. “
Y el artículo 4° de la ley 29 de 1973 dispone: “ El pago de las asignaciones a los empleados subalternos de los notarios, así como la dotación y sostenimiento de las respectivas oficinas, se hará por tales funcionarios de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley. “
Según lo dispuesto por el artículo 132 del C.S.T., modificado por el artículo 18 de la ley 50 de 1990, el patrono y el trabajador pueden acordar libremente el salario y su modalidad, siempre y cuando no se viole el salario mínimo legal, o el convencional.
El Notario goza de la discrecionalidad de manejar los recursos que percibe por concepto de derechos notariales y de crear los cargos que le exija el buen funcionamiento de la notaría.
Otro aspecto es el que contiene el artículo 2 de la Ley 29 de 1973, que expresa: “La remuneración de los Notarios la constituyen las sumas que reciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales, y por subsidios queles fije el Fondo Nacional del Notariado o la Superintendencia de Notariado y Registro cuando fuere el caso.
Con esta remuneración los Notarios están obligados a costear y mantener el servicio.”
La ley 1a. de 1962 en su artículo 10, reiteró el carácter de afiliado forzoso de los Notarios y de sus Empleados a la Caja Nacional de Previsión Social.
Posteriormente, el artículo 7° de la ley 33 de 1985, estableció que “ las Entidades que en la actualidad pagan cesantías a través de la Caja Nacional de Previsión, asumirán directamente el pago de dicha prestación a partir del 1° de enero de 1985. Además, quienes a partir del 1° de enero ingresen a la rama jurisdiccional, al Ministerio Público, la Contraloría General de la República, la Registraduria Nacional del Estado Civil y las Notarías, se regirán por las normas del Decreto extraordinario 3118 de 1968 y las que lo adicionen y reglamenten en lo relacionado con la liquidación y el pago de cesantías”.
El decreto 3118 de 1968 a partir del artículo 22 estableció la forma de liquidación de los antiguos empleados, las liquidaciones definitivas y liquidaciones anuales, la liquidación año de retiro e intereses a favor de los trabajadores.
Los Notarios asumieron en su calidad de patronos empleadores el manejo de sus propias cesantías y las de sus subalternos aplicando para el efecto el decreto 3118, en cuanto a la forma de su liquidación y pago, mientras se creaba el ente de previsión respectivo.
Con la expedición de la ley 86 de 1988 se creó FONPRENOR, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Justicia, organismo éste que tenía entre sus funciones: la de reconocer y pagar el auxilio de cesantía a los Notarios y los empleados de las notarías ( artículo 2°).
A su vez la precitada ley en su artículo 9° dispuso: “ La Caja Nacional de Previsión Social liquidará las prestaciones sociales de los empleados de la Superintendencia, del Fondo Nacional del Notariado, de los Notarios, de los empleados de los notarios y el Fondo de Previsión Social del Notariado y Registro que le correspondan hasta el momento en que empiece a funcionar la nueva entidad.
Serán de cargo de la Caja Nacional de Previsión Social las prestaciones sociales de los empleados antes citados, hasta la cuantía de los aportes que por tales conceptos se les haya efectuado. En el evento de que el valor de los aportes sea insuficiente para cancelar las prestaciones sociales, el Tesoro Nacional destinará los dineros suficientes para el cumplimiento de los objetivos al Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro.
El artículo 10 de la ley en mención establece: “ El Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro reconocerá y pagará a los Notarios y empleados de los Notarios el auxilio de cesantía que se cause a partir del momento en que empiece a funcionar. Para lo anterior FONPRENOR se ceñirá a las normas previstas en el Decreto Extraordinario 3118 de 1968 y las que lo adicionen y complementen.”
Instrucción Administrativa No. 01–39 del 08 de junio de 2001 de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Decreto 960 de 1970, articulo 3°.
Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:
La actividad notarial tiene como función, la de “dar fé pública notarial “ siendo un servicio público que presta el notario como delegatario del Estado.
Con relación a los empleados que laboran en las notarías, esta Entidad ha venido considerando que como particulares que son se encuentran sometidos a la normatividad del Código Sustantivo del Trabajo, ya que no se trata de servidores públicos, por cuanto no se encuentran enumerados en el artículo 123 de la Constitución Nacional, ni ubicados en la escala de empleos fijadas para los funcionarios del sector público.
Dependen única y exclusivamente del Notario, no son empleados o trabajadores del Estado. Es el Notario quien los escoge y remueve con el lleno de los requisitos establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo, aplicable al trabajador privado.
El artículo 118 del decreto 2148 de 1983, establece: “ Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos le señalan las normas legales. “
Y el artículo 4° de la ley 29 de 1973 dispone: “ El pago de las asignaciones a los empleados subalternos de los notarios, así como la dotación y sostenimiento de las respectivas oficinas, se hará por tales funcionarios de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de los derechos notariales que autoriza la ley. “
Según lo dispuesto por el artículo 132 del C.S.T., modificado por el artículo 18 de la ley 50 de 1990, el patrono y el trabajador pueden acordar libremente el salario y su modalidad, siempre y cuando no se viole el salario mínimo legal, o el convencional.
El Notario goza de la discrecionalidad de manejar los recursos que percibe por concepto de derechos notariales y de crear los cargos que le exija el buen funcionamiento de la notaría.
Otro aspecto es el que contiene el artículo 2 de la Ley 29 de 1973, que expresa: “La remuneración de los Notarios la constituyen las sumas que reciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales, y por subsidios queles fije el Fondo Nacional del Notariado o la Superintendencia de Notariado y Registro cuando fuere el caso.
Con esta remuneración los Notarios están obligados a costear y mantener el servicio.”
La ley 1a. de 1962 en su artículo 10, reiteró el carácter de afiliado forzoso de los Notarios y de sus Empleados a la Caja Nacional de Previsión Social.
Posteriormente, el artículo 7° de la ley 33 de 1985, estableció que “ las Entidades que en la actualidad pagan cesantías a través de la Caja Nacional de Previsión, asumirán directamente el pago de dicha prestación a partir del 1° de enero de 1985. Además, quienes a partir del 1° de enero ingresen a la rama jurisdiccional, al Ministerio Público, la Contraloría General de la República, la Registraduria Nacional del Estado Civil y las Notarías, se regirán por las normas del Decreto extraordinario 3118 de 1968 y las que lo adicionen y reglamenten en lo relacionado con la liquidación y el pago de cesantías”.
El decreto 3118 de 1968 a partir del artículo 22 estableció la forma de liquidación de los antiguos empleados, las liquidaciones definitivas y liquidaciones anuales, la liquidación año de retiro e intereses a favor de los trabajadores.
Los Notarios asumieron en su calidad de patronos empleadores el manejo de sus propias cesantías y las de sus subalternos aplicando para el efecto el decreto 3118, en cuanto a la forma de su liquidación y pago, mientras se creaba el ente de previsión respectivo.
Con la expedición de la ley 86 de 1988 se creó FONPRENOR, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Justicia, organismo éste que tenía entre sus funciones: la de reconocer y pagar el auxilio de cesantía a los Notarios y los empleados de las notarías ( artículo 2°).
A su vez la precitada ley en su artículo 9° dispuso: “ La Caja Nacional de Previsión Social liquidará las prestaciones sociales de los empleados de la Superintendencia, del Fondo Nacional del Notariado, de los Notarios, de los empleados de los notarios y el Fondo de Previsión Social del Notariado y Registro que le correspondan hasta el momento en que empiece a funcionar la nueva entidad.
Serán de cargo de la Caja Nacional de Previsión Social las prestaciones sociales de los empleados antes citados, hasta la cuantía de los aportes que por tales conceptos se les haya efectuado. En el evento de que el valor de los aportes sea insuficiente para cancelar las prestaciones sociales, el Tesoro Nacional destinará los dineros suficientes para el cumplimiento de los objetivos al Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro.
El artículo 10 de la ley en mención establece: “ El Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro reconocerá y pagará a los Notarios y empleados de los Notarios el auxilio de cesantía que se cause a partir del momento en que empiece a funcionar. Para lo anterior FONPRENOR se ceñirá a las normas previstas en el Decreto Extraordinario 3118 de 1968 y las que lo adicionen y complementen.”
En consecuencia, hasta el 31 de diciembre de 1984, el pago de cesantías de los Notarios y de sus empleados estaban a cargo de la Caja Nacional de Previsión Social y, a partir del 1° de enero de 1985, el Notario entró a responder de sus propias cesantías y de las de sus empleados.
La Corte Constitucional ha sostenido a través de sus sentencias C 181 de 1997, C 741 de 1998, que los notarios son particulares encargados de prestar el servicio público del Notariado; por eso se ha insistido que los empleados subalternos de esas oficinas son de carácter particular y por lo tanto los conflictos que surjan entre el notario y su subalterno, se tienen que dirimir a través de la Justicia Laboral.
Para mayor información, le envió la Instrucción Administrativa No. 01-39 del 08 de junio de 2001, contentiva del Régimen Jurídico de los Empleados de las Notarías y Obligaciones Laborales.
De conformidad con los dispuesto en el decreto 960 de 1970 en su articulo 3° compete a los notarios:
1.Recibir y extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
2.Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados
3.Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y otros notarios que las tengan registradas ante ellos .
4.Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal
5.Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
6.Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la ley o el juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
7.Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposan en sus archivos
8.Dar testimonio escrito con fines jurídico probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
9.Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la ley civil deban otorgarse ante ellos.
10.Practicar apertura u publicación de testamentos cerrados.
11.Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades previstas en la ley
12.Las demás funciones que le asignen las leyes. Decretos 902, 999 y 2668 de 1988. Decreto 1557 y 1712 de 1989.
Asimismo la ley le ha asignado funciones para realizar matrimonios, divorcios y funciones de conciliador.
La Corte Constitucional ha sostenido a través de sus sentencias C 181 de 1997, C 741 de 1998, que los notarios son particulares encargados de prestar el servicio público del Notariado; por eso se ha insistido que los empleados subalternos de esas oficinas son de carácter particular y por lo tanto los conflictos que surjan entre el notario y su subalterno, se tienen que dirimir a través de la Justicia Laboral.
Para mayor información, le envió la Instrucción Administrativa No. 01-39 del 08 de junio de 2001, contentiva del Régimen Jurídico de los Empleados de las Notarías y Obligaciones Laborales.
De conformidad con los dispuesto en el decreto 960 de 1970 en su articulo 3° compete a los notarios:
1.Recibir y extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
2.Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados
3.Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y otros notarios que las tengan registradas ante ellos .
4.Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal
5.Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
6.Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la ley o el juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
7.Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposan en sus archivos
8.Dar testimonio escrito con fines jurídico probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
9.Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la ley civil deban otorgarse ante ellos.
10.Practicar apertura u publicación de testamentos cerrados.
11.Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades previstas en la ley
12.Las demás funciones que le asignen las leyes. Decretos 902, 999 y 2668 de 1988. Decreto 1557 y 1712 de 1989.
Asimismo la ley le ha asignado funciones para realizar matrimonios, divorcios y funciones de conciliador.
3. Las funciones y servicios que viene prestando la Notaría Segunda del Círculo de Popayán se encuentran descritas en el numeral 2° de esta consulta y rigen para todos los notarios del país, incluida la doctora Maria del Rosario Cuellar de Ibarra.
Conclusiones
Los empleados de los Notarios, son empleados particulares y se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo.
Las Funciones de los Notarios las establece el articulo 3° del decreto 960 de 1970 y son aplicables a todos los notarios del país.
De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de Estudio, Doctrina y Jurisprudencia, para lo de su competencia
Reciba un saludo,
Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Anexo lo anunciado
Proyecto: LSB.
Fecha: 29-07-2005
Reviso: G.V.
Los empleados de los Notarios, son empleados particulares y se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo.
Las Funciones de los Notarios las establece el articulo 3° del decreto 960 de 1970 y son aplicables a todos los notarios del país.
De esta consulta se envía copia al Grupo Interno de Estudio, Doctrina y Jurisprudencia, para lo de su competencia
Reciba un saludo,
Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Anexo lo anunciado
Proyecto: LSB.
Fecha: 29-07-2005
Reviso: G.V.
posted by Grupo KM at 9:40 a. m.
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