lunes, diciembre 04, 2006

Búsqueda o reconstrucción registro civil de nacimiento.

Bogotá, D.C. 19 de septiembre de 2006
OAJ- 1322

Doctor
NELSON SAMBONI BERMEO
Calle 10 No. 11 A – 17
Barrio Las Américas
Popayán, Cauca


Asunto: Búsqueda o reconstrucción registro civil de nacimiento, CN-03, radicación ER 32759 de fecha 14 de septiembre de 2006


Apreciado doctor Samboni Bermeo:

Solicita en el asunto descrito, copia del registro civil de nacimiento de la señora Irma Castro Zúñiga, registrada en la Notaría Única del Círculo de Mercaderes, Caldas, cuyos archivos fueron trasladados a la Registraduría Municipal del Estado Civil de esa localidad; igualmente solicita en el evento de no localizarse el registro, su reconstrucción.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Decreto ley 1260 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

No está al alcance de esta Superintendencia satisfacer el requerimiento hecho por usted, toda vez que no contamos con un archivo central de inscripciones ni poseemos banco de datos en materia de registro civil.

El organismo facultado legalmente para prestar el servicio y centralizar la información del registro civil mediante los duplicados que le envían periódicamente los distintos funcionarios encargados de la prestación de este servicio en el país,


Hoja No. 2
Dr. Nelson Samboni Bermeo

es la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil, ubicado en la Avenida El Dorado – 46 – 20 CAN de esta ciudad.

El artículo 99 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “ Los folios, libros y actas del registro civil que se extraviaren, destruyeren o desfiguraren, serán reconstruidos con base en el ejemplar duplicado, y a falta de éste, con fundamento en su reproducción fotográfica o en copia auténtica del mismo, y en defecto de ellas, acudiendo a los restos de aquellos y a los documentos que reposan en el archivo, o a documentos fidedignos que suministren los interesados...

La reconstrucción será ordenada y practicada por la oficina central, previa comprobación sumaria de la falta, y plena de la conformidad de las copias o de la pertinencia y autenticidad de los otros documentos”.

Y el artículo 12 del decreto 2158 de 1970, expresa: Las funciones que el decreto ley 1260 de 1970 asigna a la oficina o archivo central del registro del estado civil en sus artículos 65, 89, 92, 99 y 113, serán ejercidas por la Superintendencia de Notariado y Registro...”

No obstante expresar la norma anterior que es de competencia de esta entidad, como quiera que por mandato constitucional se le atribuyó la función de organizar y dirigir el registro civil a la señora Registradora del Estado Civil, es a la Registraduría Nacional del Estado Civil a quien le compete ordenar la reconstrucción solicitada.

Por lo anterior, con oficio OAJ- 1321 de fecha 19 de septiembre del año en curso, dimos traslado de su petición por competencia al organismo en mención, copia del cual anexo.

Con sentimiento de especial consideración,

Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Anexo lo anunciado (01 folio)
GEVB / 19-09-06 / CGD


Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía.

Consulta No. 2700 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro


Para: Señor doctor
ALEXIS DEL CARMEN SAGBINI CABRERA
Notario Único del Círculo de Calamar
Calamar, Bolívar

Asunto: Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía, CN – 03, radicación ER 35167 de fecha 02 de octubre de 2006

Fecha: 04 de octubre de 2006

Apreciado doctor Alexis del Carmen:

Consulta en el asunto descrito, el procedimiento a seguir para corregir el registro civil de nacimiento correspondiente a Yina Paola Ortiz Caliz, en cuanto al nombre de los testigos, y quién debe otorgar la escritura pública de corrección, por cuanto la inscrita es mayor de edad y le ha sido imposible sacar la cédula de ciudadanía por el error que presenta su registro civil de nacimiento.

Esta oficina antes de entrar a orientar las inquietudes de la consulta, le recuerda al señor notario que no volveremos a emitir conceptos jurídicos, si no se anexa al escrito de la consulta el criterio jurídico que usted previamente considera que es el correcto, conforme a lo indicado en el artículo 15 de la resolución 4837, aprobada por la No. 359 de 2004 de la procuraduría General de la Nación, contenida en la Instrucción Administrativa No. 23 de 2004 de esta entidad.

Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil Hoja No. 2
Dr. Alexis del Carmen Sagbini Cabrera

y la identificación de las personas.

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.


Decreto 960 de 1970, artículo 24

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El artículo 2° del decreto 999 de 1988, dispone: “Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260

Hoja No. 3
Dr. Alexis del Carmen Sagbini Cabrera

de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”

El artículo 24 del decreto ley 960 de 1970, dispone: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...”

El documento legal de identificación de la inscrita es la cédula de ciudadanía, por ser mayor de edad.

El procedimiento a seguir es el de otorgar una escritura pública por parte de la inscrita Yeni Paola, quien deberá identificarse con su cédula de ciudadanía o con un documento auténtico, dejando constancia del documento de que se trata y que la identifica de conformidad con el artículo 24 anteriormente transcrito.

Si la otorgante no se identifica, la escritura pública quedaría viciada de nulidad formal de conformidad con lo dispuesto por el numeral 5º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970.

Con sentimiento de especial consideración,


Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)


Proyectó: GEVB
04-10-06
Revisó: CGD

Autenticación documento redactado en idioma diferente al español.

Consulta No. 2498 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor MIGUEL ALBERTO GÓMEZ VÉLEZE-

mail miguel.gomez@minrelext.gov.co

Asunto: Autenticación documento redactado en idioma diferente al español, CN – 07, radicación ER 32337 de fecha 12 de septiembre de 2006

Fecha: 20 de septiembre de 2006

Apreciado señor Gómez Vélez:

Consulta en el asunto descrito, si es viable realizar la diligencia de autenticación de firmas en documentos redactados en otro idioma diferente al español.Marco jurídico:Artículos 68, 73 y 77 del decreto ley 960 de 1970, los cuales definen y señalan los procedimientos para llevar a cabo las diligencias de reconocimiento de contenido y firma y autenticación.Artículo 252 del C.P.C., que señala: “Documento auténtico.

Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.El documento privado es auténtico en los siguientes casos:1. Si ha sido reconocido ante el Juez o Notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido...”Hoja No. 2Sr. Miguel Alberto Gómez VélezConsideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:Es necesario destacar que existe una marcada diferencia entre el reconocimiento de un documento y la autenticación del mismo. El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados. ( art. 68 D.L. 960 de 1970 ).

La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el Notario en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que la firma o firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos.

También podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista.De conformidad con lo dispuesto por el artículo 77 del decreto ley 960 de 1970, la autenticación sólo procede respecto de documento de los cuales no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.

El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que utiliza en todos sus actos públicos y privados.La autenticación de la firma, no implica que el notario tenga que leer el documento, esta diligencia se refiere es al hecho de haber sido realmente otorgado un documento por la persona y la manera que en tal instrumento se expresa.

De acuerdo con lo anterior, no existe norma legal que impida autenticar una firma en un documento que venga en idioma diferente al español, toda vez, que el Notario está dando fe en cuanto a que la firma o firmas fueron puestas en su presencia, o que corresponde a la que se encuentra registrada en la Notaría.

Con sentimiento de especial consideración,

Janeth Cecilia Díaz Cervantes

Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

GEVB / 20-09-06 / CGD

Matrimonio Civil ante Notario entre un extranjero y una colombiana.

Consulta No. 2570 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro


Para: Señora doctora
MARIA DEL PILAR HERRERA VERGARA
Notaria Primera del Círculo de Chía
Centro Comercial Plaza Chía (Cafam)
Chía, Cundinamarca

Asunto: Matrimonio Civil ante Notario entre un extranjero y una colombiana, CN-03, radicación ER 33284 de fecha 18 de septiembre de 2006

Fecha: 21 de septiembre de 2006



Apreciada doctora María del Pilar:

Consulta en el asunto descrito, los requisitos para la celebración de matrimonio civil ante Notario, entre un extranjero divorciado y con hijos menores, con una colombiana.

Además consulta lo siguiente:

1. Puede el Notario Aceptar divorcio bajo el amparo de la legislación del sistema Anglo Sajón sin traducción y legalización?

2. Cómo se procede respecto al inventario solemne de los bienes del menor exigido en nuestra legislación?

3. Es viable celebrar matrimonios cuando uno de los contrayentes no tiene intención de fijar su domicilio en Colombia?

Hoja No. 2
Dra. María del Pilar Herrera Vergara


Marco Jurídico:

Decreto 2668 de 1988

Ley 962 de 2005


Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:


Esta oficina antes de entrar a orientar las inquietudes de la consulta, le recuerda a la señora Notaria que no volveremos a emitir conceptos jurídicos, si no se anexa al escrito de la consulta el criterio jurídico que usted previamente considera que es el correcto, conforme a lo indicado en el artículo 15 de la resolución 4837, aprobada por la No. 359 de 2004 de la Procuraduría General de la Nación, contenida en la Instrucción Administrativa No. 23 de 2004 de esta entidad.

En la celebración de matrimonio civil entre un colombiano y un extranjero, el Notario debe limitarse a exigir los requisitos previstos en los decretos 2668 de 1988 y 1556 de 1989.

La solicitud debe ser escrita y presentada personalmente o por sus apoderados. El ciudadano colombiano debe aportar el registro civil de nacimiento expedido con antelación no mayor a un mes, (modificado por el parágrafo del artículo 21 de la ley 962 de 2005) y respecto al extranjero, copia del registro civil de nacimiento y el certificado donde conste el estado de soltería, o sus equivalentes.

Estos documentos deberán tener una vigencia inferior a tres (3) meses, contados a partir de la fecha de su expedición –( art. 1°. decreto 1556 de 1989 ) .

El parágrafo de la ley 962 de 2005 expresa: “Las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para la celebración del matrimonio, eventos estos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso, inferior a tres (3) meses”.

Hoja No. 3
Dra. María del Pilar Herrera Vergara


El artículo 3° del decreto 2668 de 1988, dispone: “ ... Si de segundas nupcias se trata, se acompañarán, además, el registro civil de defunción del cónyuge con quien se estuvo unido en matrimonio anterior o los registros civiles donde conste la sentencia de divorcio o de nulidad o de dispensa pontificia, debidamente registrada y un inventario solemne de bienes, en caso de existir hijos, en la forma prevista por la ley. “

Además de los documentos citados, el extranjero para la celebración del matrimonio debe aportar el documento idóneo de identificación, que es el pasaporte vigente, cédula de extranjería o el carnet que expide la Dirección del Protocolo; la visa, o el permiso de ingreso, deben estar vigentes. ( Instrucción administrativa No. 04 del 11 de enero de 2006), No se requiere visa especial para contraer matrimonio, (Instrucción administrativa No. 01 del 26 de enero de 2005).

Si el extranjero otorga poder para que lo representen en la celebración del matrimonio, es decir, no viene al país, no se requiere ninguno de los documentos de identificación arriba señalados, por lo tanto el poder puede ser otorgado ante la competente autoridad extranjera, identificándose con el documento idóneo en ese país u otorgarlo ante Cónsul Colombiano en el exterior.

El certificado de soltería o sus equivalentes, lo debe expedir la autoridad competente del lugar de origen del extranjero. Los equivalentes al certificado de soltería, son aquéllos documentos que se utilicen en el país de origen para acreditar el estado de soltería, éstos dependen de cada país.

Respecto al inventario de bienes, si en España no existen jueces de familia para efecto del nombramiento de curador, debe existir alguna autoridad que haga sus veces y es ésta a quien le corresponde elaborar dicho inventario, si no existe quién elabore el inventario, deberá anexar certificación en tal sentido, expedida por autoridad competente. Lo anterior, por cuanto la ley no menciona excepción alguna respecto al inventario de bienes en tratándose de extranjeros.

El artículo 5° del decreto 2820 de 1974, que modificó al artículo 169 del Código Civil, expresa: “ La persona que teniendo hijos (de precedente matrimonio) bajo su patria potestad, o bajo su tutela o curatela, quisiere (volver a) casarse, deberá proceder al inventario solemne de los bienes que esté administrando.



Hoja No. 4
Dra. María del Pilar Herrera Vergara


Para la confección de este inventario se dará a dichos hijos un curador especial “.

Nota: Las xpresiones puestas entre paréntisis, fueron declaradas inexequibles por la Corte Constitucional, en Sentencia C-289 de 2000, MP. Dr. Antonio Barrera Carbonell.

Y el artículo 6° Ibídem, señala: “ El artículo 170 del C.C. quedará así: Habrá lugar al nombramiento de curador aunque los hijos no tengan bienes propios de ninguna clase en poder del padre o de la madre. Cuando así fuere, deberá el curador especial testificarlo “.

El nombramiento de curador especial es obligatorio, no importa que el hijo sea o no propietario de bienes. Cuando carece de bienes, la gestión del guardador se limita a verificar la falta de éstos.

De las normas anteriores, se desprende que así no existan bienes, debe nombrarse un curador especial al menor, a fín de que testifique lo anterior.

Los documentos otorgados en el país extranjero, deberán presentarse debidamente legalizados ante la autoridad que delega cada país para apostillar (Convención de la Haya de octubre 5 de 1961, ley 455 de 1998), o presentarse debidamente legalizados por el Cónsul Colombiano en el respectivo país y abonada la firma de éste por el Ministerio de Relaciones Exteriores, documentos aquéllos que se acompañarán con la respectiva traducción oficial cuando fuere el caso- (artículo 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil ).

Respecto a su última inquietud, el decreto 2668 de 1988, no menciona en ninguno de sus apartes, que los futuros contrayentes deban tener la intención de domiciliarse en Colombia, luego no es causal de abstención de aceptar la solicitud.

Con sentimiento de especial consideración,


Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Proyectó: GEVB / 21-09-06 / Revisó: CGD

viernes, diciembre 01, 2006

Circunscripción territorial Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare

Consulta No. 2739 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro


Para: Doctor
JORGE EIDER MOLINA ALVAREZ
Delegado Departamental de la
Registraduría Nacional del Estado Civil
Calle 10 Carrera 24 Av. Los Colonizadores
San José del Guaviare, Guaviare

Asunto: Circunscripción territorial Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, CN – 03, radicación ER 35305 de fecha 02 de octubre de 2006.

Fecha: 20 de octubre de 2006


Apreciado doctor Molina Alvarez:

Consulta en el asunto descrito, el ámbito de jurisdicción de la Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, respecto de la facultad de registrar civilmente a personas nacidas fuera de la jurisdicción de dicha localidad.


Marco Jurídico:

Decreto ley 960 de 1970

Decreto 1260 de 1970


Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:


El artículo 46 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: “Los nacimientos ocurridos en el territorio nacional se inscribirán en la oficina correspondiente a la circunscripción territorial en que hayan tenido lugar. Si el nacimiento ocurre durante viaje dentro del territorio, o fuera de él, la inscripción se hará en lugar en que aquél termine”.(negrillas fuera de texto)

Artículo 34 ibídem, señala: “Los funcionarios encargados del registro del estado civil podrán recoger los denuncios y declaraciones de hechos relativos al estado civil fuera de sus despachos, pero dentro del territorio de su competencia, estableciendo puestos en hospitales y clínicas, y acudiendo al domicilio de los interesados, a instancia de ellos”.
Hoja No. 2
Dr. Jorge E. Molina Alvarez



El artículo 104 de la misma normatividad, dispone: “ Desde el punto de vista formal son nulas las inscripciones:
1. Cuando el funcionario actúe fuera de los límites territoriales de su competencia...”

El artículo 2 del decreto ley 960 de 1970, en concordancia con el artículo 23, expresa: “ La función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo Círculo Notarial”.

De las normas anteriores, se desprende que el Notario ejerce su función notarial dentro de su circunscripción territorial, y que los nacimientos ocurridos dentro del territorio nacional, sólo podrán inscribirse en la oficina encargada de llevar el registro civil del lugar dónde éste ocurrió. En el evento de inscribirse en lugar diferente al de su ocurrencia, la inscripción quedaría viciada de nulidad formal.

De otra parte, le informo que el Círculo Notarial de la Notaría Única del Círculo de San José del Guaviare, comprende los municipios de Guaviare, Calamar, El Retorno y Miraflores.

Lo anterior significa que el Notario Único del Círculo de San José del Guaviare, puede ejercer sus funciones dentro de la circunscripción territorial que demarque su círculo notarial.

Aquello que le está prohibido al Notario es desplazarse por fuera de su círculo a prestar el servicio que le demanden los usuarios, toda vez que estaría invadiendo competencia territorial, y en este caso las escrituras y las inscripciones en el registro civil, quedarían viciadas de nulidad formal ( numeral 1º art. 99 decreto ley 960 de 1970 y numeral 1º del decreto 1260 de 1970), a la vez que el notario compromete su responsabilidad, por tratarse de una conducta que atenta contra la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial (artículo 198 Ibidem ).

Con sentimiento de especial consideración,



Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica


Proyectó: GEVB
20-10-06
Revisó: GEVB

Corrección registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo

Consulta No.2808 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro



Para: Señora doctora
JULIA AMPARO RUIZ QUIROGA
Notaria Única del Círculo de Tocancipa
Tocancipa, Cundinamarca

Asunto: Corrección registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, CN- 03, radicación ER 36380 de fecha 10 de octubre de 2006

Fecha: 25 de octubre de 2006


Apreciada doctora Julia Amparo:


Consulta en el asunto descrito, el procedimiento a seguir para efectuar la corrección del registro civil de nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, en cuanto al nombre de sus padres.

Lo anterior, por cuanto en la partida de bautizo de la inscrita el nombre de los padres aparece diferente a como se consignó en el registro civil de nacimiento y a como aparece en su partida de bautizo y partida eclesiástica de matrimonio.


Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.
Hoja No. 2
Dra. Julia Amparo Ruíz Quiroga

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:

El órgano competente para dirigir y orientar en materia de registro del estado civil, es la Registraduría Nacional del Estado Civil – Dirección Nacional de Registro Civil. No obstante, como quiera que una de las funciones de esta Oficina Asesora Jurídica es la de orientar a los Notarios en materia notarial y el registro civil es una de éstas y teniendo en cuenta que su petición se refiere al procedimiento a seguir por parte suya para proceder a efectuar la corrección del Registro Civil de Nacimiento correspondiente a Ligia Emma Velásquez Carrillo, le informo que según lo dispuesto por el artículo 2° del decreto 999 de 1988, “ Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

Efectuado el estudio correspondiente a los documentos aportados, se observa que la prueba principal del estado civil de los padres de la inscrita, son las partidas eclesiásticas de bautismo, por haber nacido antes del 15 de junio de 1938, al igual que la partida eclesiástica de matrimonio, por haberse celebrado antes de la fecha en mención.


Hoja No. 3
Dra. Julia Amparo Ruíz Quiroga

Tanto en la partida de bautizo, como en la de matrimonio y la cédula de ciudadanía el padre de Ligia Emma, aparece como José Luís Francisco Misael Velásquez Rojas (aparece como R. , pero teniendo en cuenta que a uno le corresponde como segundo apellido el primero de la madre, y la madre aparece como Rojas, el segundo apellido es Rojas).
Así las cosas, es procedente corregir el registro civil de nacimiento de la señora Ligia Emma, en cuanto al nombre del padre y de la madre, mediante el otorgamiento de escritura pública, aportando para ello además de los documentos que Usted estime pertinentes, copia de las partidas eclesiásticas de bautizo de los padres, partida eclesiástica de matrimonio de éstos y partida eclesiástica de bautizo de la señora Ligia Emma, corregida en cuanto al nombre de los padres.

Si le asiste duda en cuanto al documento de identificación del padre y declarante del nacimiento de Ligia Emma, en razón a que en el registro aparece C.de C. No. 417.622 y la fotocopia que aporta el número de la cédula de ciudadanía es 8.145, puede solicitar a la interesada le allegue certificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la cual conste antes de 1953 fecha en que le fue expedida la C. de C. No. 8.145, qué número de cédula tenía.

Con sentimiento de especial consideración,


Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica


Proyectó: GEVB
25-10-06
Revisó: CGD

Corrección registro civil de nacimiento

Consulta No. 2759 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro


Para: Doctor
JUAN CARLOS PROCEL RAMÍREZ
Carrera 13 A No. 90 – 21 Oficina 209
Ciudad

Asunto: Corrección registro civil de nacimiento, CN – 03, radicación ER 35710 de fecha 05 de octubre de 2006

Fecha: 09 de octubre de 2006


Apreciado doctor Procel Ramírez:

Solicita en el asunto descrito, se corrija el registro civil de nacimiento de la señora Claudia Marcela Téllez Hahn, con el fin de ajustarlo a la realidad.

En su petición, no consigna la corrección pretendida, no obstante de los documentos aportados se presume que se pretende corregir el registro civil de nacimiento de su mandante, en cuanto al nombre del padre, toda vez que se consignó en el espacio correspondiente al nombre del padre, el nombre de la madre de la inscrita.


Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.



Hoja No. 2
Dr. Juan Carlos Procel Ramírez


Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:


El órgano competente para dirigir y orientar en materia de registro del estado civil, es la Registraduría Nacional del Estado Civil – Dirección Nacional de Registro Civil. No obstante, como quiera que una de las funciones de esta Oficina Asesora Jurídica es la de orientar a los Notarios en materia notarial y el registro civil es una de éstas y teniendo en cuenta que su petición se refiere al procedimiento a seguir por parte del Notario Tercero del Círculo de Bogotá para proceder a efectuar la corrección del Registro Civil de Nacimiento en comento, le informo que según lo dispuesto por el artículo 2° del Decreto 999 de 1988, “ Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

Efectuado el estudio correspondiente a la fotocopia aportada del registro civil de nacimiento correspondiente a Claudia Marcela Téllez Hahn, se observa que la inscripción se efectuó con base en testigos, luego no existe documento antecedente de la inscripción.


En el registro se observa que en el espacio dispuesto para consignar el nombre del padre, se consignó el nombre de la madre de la inscrita, repitiéndose éste en el espacio dispuesto para el nombre de la madre y además que es hija legítima. Al consignar que es hija legítima, se presume que entre los padres existe matrimonio
Hoja No. 3
Dr. Juan Carlos Procel Ramírez


y como quiera que el hijo de mujer casada se presume hijo del marido, (artículo 213 del C.C.), la corrección pretendida puede efectuarse otorgando una escritura pública de corrección de registro civil, para lo cual la inscrita deberá aportar además de los documentos que el Notario considere pertinentes, copia del registro civil de matrimonio de los padres, ya que éstos se casaron con anterioridad al nacimiento de la señora Claudia Marcela, es decir el matrimonio se celebró el 05 de mayo de 1953 y el nacimiento ocurrió el 04 de octubre de 1960.

Con sentimiento de especial consideración,



Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)

Proyectó GEVB
09-10-06
Revisó: CGD

Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía.

Consulta No. 2733 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro


Para: Señora
ENNY MARÍA CONRADO HERNÁNDEZ
Carrera 21 C No. 28 – 04
Los Trupillos
Barranquilla, Atlántico

Asunto: Otorgamiento escritura pública corrección registro civil de nacimiento sin cédula de ciudadanía, CN – 03, radicación ER 35517 de fecha 04 de octubre de 2006

Fecha: 05 de octubre de 2006


Apreciada señora Enny María:


Consulta en el asunto descrito, lo siguiente:


Primer Caso:
1. Un menor de 14 años fue registrado en el año 2000, por lo que su registro es del nuevo sistema y tiene un NUIP ALFANUMÉRICO.
2. Al cumplir los 18 años se acerca a la Registraduría para que le expidan la cédula de ciudadanía, lo cual no es posible porque el registro no está grabado por lo que no tiene asignado el NUIP EQUIVALENTE, sólo tiene un NUIP ALFANUMÉRICO.
3. La grabación no es posible por errores en el registro, corregibles mediante escritura pública.
4. La escritura pública no la autoriza el Notario, porque el inscrito ya es mayor de edad.
5. No se le puede expedir la cédula por lo esbozado en los hechos 2 y 3, y tampoco puede otorgar escritura pública, por no tener cédula.
Hoja No. 2
Sra. Enny María Conrado Hernández


Cuál es la solución para este ciudadano? Debe el Notario autorizar la escritura pública sin la cédula, Cuál es la solución?


Segundo caso:
1. Se calificó una inscripción por correo y como documento base anexó al formato la declaración de dos testigos.
2. La declaración extraproceso se llevó a cabo ante un Registrador Municipal del Estado Civil, en aplicación del artículo 10 de la ley 769 de 2005, Antitrámites.
3. La oficina de destino realizó la devolución de la inscripción, por cuanto las declaraciones deben hacerse ante Notario.
4. El artículo 10 de la ley antitrámites, no aplica para el funcionario de destino y sí para quien califica

Debe el funcionario aceptar la inscripción con base en ese documento?


Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil .

Artículos 3 y 94 del decreto ley 1260 de 1970.

Artículos 2, 3, 4 y 6° del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.


Decreto 960 de 1970, artículo 24

Decreto 158 de 1994

Ley 962 de 2005 (Antitrámites)


Hoja No. 3
Sra. Enny María Conrado Hernández


Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:


Caso No. 1:

El artículo 2° del decreto 999 de 1988, dispone: “Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia...

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260 de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”

El artículo 24 del decreto ley 960 de 1970, dispone: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...”

El documento legal de identificación del inscrito es la cédula de ciudadanía, por ser mayor de edad.


Hoja No. 4
Sra. Enny María Conrado Hernández


En el evento de que el Notario lo identifique con un documento auténtico diferente a la cédula de ciudadanía, debe dejar constancia del documento de que se trata y que lo identifica de conformidad con el artículo 24 anteriormente transcrito.

Si el otorgante no se identifica, la escritura pública quedaría viciada de nulidad formal de conformidad con lo dispuesto por el numeral 5º del artículo 99 del decreto ley 960 de 1970.

De otra parte, me permito transcribir el artículo 22 de la ley 962 de 2005, ley antitrámites: Número Unico de Identificación Personal. Créase el Número Unico de Identificación Personal, NUIP, el cual será asignado a los colombianos por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el momento de inscripción del registro civil de nacimiento expedido por los funcionarios que llevan el Registro Civil. El NUIP se aplicará a todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas, y a todos los documentos que sean expedidos por las autoridades públicas.

El NUIP será asignado por cada oficina de registro civil y su administración corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, la cual determinará la composición y estructura del mismo. Para los mayores de edad al momento de expedirse la presente ley, se entenderá que el NUIP es el número de cédula de ciudadanía de cada colombiano. (negrilla fuera de texto)


El NUIP no cambiará en ningún momento y cuando existan cambios de documentos, se conservará el NUIP original.

La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá crear los mecanismos de expedición de documentos que permitan la plena identificación de los menores y de los mayores de edad.
El NUIP será válido como número de identificación universal en todas las entidades del Sistema Integral de Seguridad Social".



Caso No. 2


En el evento de que el interesado, no pueda ir a registrar su nacimiento al lugar
Hoja No. 5
Sra. Enny María Conrado Hernández


donde ocurrió, la inscripción de éste puede hacerla, a través del formulario inscripción nacimiento por correo, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 1° del decreto 158 de 1994, el cual dispone: “Para inscribir extemporáneamente en el registro civil el nacimiento ocurrido en el territorio nacional de personas residentes en el exterior o en lugares apartados del territorio patrio con relación a aquel donde deba efectuarse el registro o cuando por motivos justificados sea inconveniente la comparecencia de aquéllas, se puede recurrir a la inscripción de nacimiento por correo, previa calificación de la solicitud y del documento acompañado como antecedente por parte del Notario o del Registrador Municipal del Estado Civil”.

El formulario inscripción nacimiento por correo, deberá diligenciarse por duplicado y presentarlo ante uno cualquiera de los Notarios o registrador Municipal del Estado Civil, del sitio donde resida, para efecto del reconocimiento del contenido y firma del solicitante, además, deberá presentarse la persona cuyo nacimiento se va a registrar, a efecto de que se le tomen las huellas dactilares.

Una vez diligenciado el formulario, el Notario o Registrador del Estado Civil, le entregará al interesado tanto el original como la copia, y el documento que servirá como antecedente a la inscripción, para que por cuenta y a costa suya lo remita a un familiar o directamente a la Notaría o Registraduría Municipal del Estado Civil del lugar donde ocurrió el nacimiento, debiendo sufragar el porte de correo por los respectivos envíos.

El procedimiento a seguir para inscribir civilmente un nacimiento es el consagrado por el artículo 1° del decreto 2188 del 16 de octubre de 2001, el cual expresa: “Cuando se pretende registrar el nacimiento fuera del término prescrito en el artículo 48 del d.l. 1260 de 1970, la solicitud se adelantará ante el funcionario de registro civil, ante el cual declarará el solicitante o el representante legal si el inscrito es menor de edad que su nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente.

El nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacido vivo, expedido por el médico, enfermera o partera, o con otros documentos auténticos o con copia de las partidas parroquiales, respecto de las personas bautizadas en el seno de la iglesia católica o de las anotaciones de origen religioso, correspondientes a las personas de otros credos.


Hoja No. 6
Sra. Enny María Conrado Hernández


En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los documentos anteriores, se hará con fundamento en testimonios de conformidad con el artículo 50 del decreto ley 1260 de 1970. En este evento, la declaración bajo juramento rendida personalmente ante el mismo funcionario de registro civil o notario, la harán al menos dos personas que hayan presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento...”

El artículo 299 del Código de Procedimiento Civil, señala: “Los testimonios para fines no judiciales, se rendirán exclusivamente ante notarios o alcaldes...”

El artículo 1° del decreto 1557 de 1989, expresa: “ Podrán presentarse ante notario bajo la gravedad del juramento, declaraciones para fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante juez civil, sin perjuicio de la competencia asignada a este último funcionario.

La ley 962 de 2005, en su artículo 10 señala: “Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
"Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.
En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.

Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo.

Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario.


Hoja No. 7
Sra. Enny María Conrado Hernández


Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado.

Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada".

La ley antitrámites a que Usted hace alusión es la 962 de 2005 y no 769 del 2005.

Así las cosas, como quiera que las declaraciones extraproceso en la inscripción nacimiento por correo deben ser recepcionadas por escrito y remitirse al funcionario o Notario competente, para que sirvan de documento antecedente de la inscripción, muy diferente a cuando se realiza la inscripción y las declaraciones ante el mismo funcionario o Notario, ya que en este caso, basta con la sola firma de los testigos en el folio de registro civil de nacimiento, considera esta oficina que las declaraciones extraproceso que se van a remitir con el formulario inscripción nacimiento por correo, deben otorgarse ante funcionario competente, es decir ante Alcalde o Notario.


Con sentimiento de especial consideración,





Janeth Cecilia Díaz Cervantes
Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)


Proyectó: GEVB
05-10-06
Revisó: CGD