Cual de los documentos tiene más valor jurídico, entre un documento privado y una escritura Pública que no se ha registrado

Consulta No. 309 ante la Oficina Asesora Jurídica

Superintendencia de Notariado y Registro

Para: Señor Jairo Rueda Ayala
Trasversal 142 No. 58-14 Barrio el Carmen IV Etapa
Lebrija San tender,

Asunto: Cual de los documentos tiene más valor jurídico, entre un documento privado y una escritura Pública que no se ha registrado.

Código: CN- 05

Radicación ER –4733 de fecha 09 de febrero de 2006

Fecha: 10 de marzo de 2006

Respetado Señor Jairo Rueda Ayala


Describe Usted en el derecho de petición lo siguiente,


“1- Con fecha del 23 de noviembre de 1993 COMPRE al señor CECILIO CAMACHO unas mejoras, hecho por el cual firmamos ante notario 3° del circulo de Bucaramanga.”

“2-Con fecha 19 de diciembre de 1996 el Banco del Estado vende a la señora GRACIELA GONZALEZ SUAREZ, la finca el Rosal San Luis, por medio de escritura, la cual no ha sido registrada en la respectiva oficina de instrumentos de Registro Públicos (Hasta el día de hoy) no obstante que el señor notario señor GERMAN TÉLLEZ GOMEZ notario noveno del circuito les advierte, sobre las formalidades legales que del contrato se derivan en forma especial lo relacionado con el registro de la escritura en la oficina correspondiente.”

“ Si firmado y notariado este documento la validez del mismo es indefinida o tiene vencimiento. Presentado estos hechos con todo respeto solicito:

1- Se me informe que validez jurídica y civil tiene el documento firmado entre el señor CECILIO CAMACHO y mi persona JAIRO RUEDA AYALA.
2- Que validez jurídica y civil tiene la escritura firmada el 19 de diciembre de 1996 entre el Banco del Estado y la señora GRACIELA GONZALEZ SUÁREZ ( Escritura no registrada hasta el día de hoy).
3- Al no ser registrada la escritura en mención cual de los dos documentos notariados el primero en 1993 y el segundo notariado en 1996 y siendo susceptible la escritura, y teniendo firmado entre el señor CELIO CAMACHO, y mi persona JAIRO RUEDA AYALA tres años más de antigüedad de autenticación cual de estos dos documentos, podría tener más validez jurídica y civilmente.”

Marco Jurídico

Código Civil
Decreto 960 de 1970

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica

Sobre el particular, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del decreto 01 de 1984– Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatoria acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 302 de 2004.

Respecto a la consulta cabe advertir que el decreto 302 de 2004, determinó las funciones que debe desarrollar la Superintendencia de Notariado y Registro, cual es precisamente, todo lo relacionado con el ejercicio de la función notarial y Registro de Instrumentos Públicos en Colombia, especialmente la vigilancia y control de dichos servicios; por lo tanto el caso planteado no eso del resorte de esta entidad.

No obstante lo anterior, esta oficina en aras de que los ciudadanos que de manera respetuosa soliciten una orientación jurídica queden satisfechos, siempre estará presta ha dar una respuesta acorde a derecho en lo que le concierne y en las demás materias que puedan estar a su alcance.

El decreto 960 de 1970 nos habla de las escrituras públicas y en los siguientes artículos contempla lo siguiente:

ARTICULO 12. . Deberán celebrarse por escritura pública todos los actos y contratos de disposición o gravamen de bienes inmuebles, y en general aquellos para los cuales la Ley exija esta solemnidad.

ARTICULO 13. . La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización.

También el decreto anterior en el articulo 68 y 77 en concordancia con el artículo 34 del decreto 2148 de 19983 establece:

ARTICULO 68. . Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además estampará el sello de la Notaría.

ARTICULO 77. . La autenticación solo procede respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por si tenga.

Nuestro Código Civil en los artículos siguientes consagra:

“ARTICULO 669. . El dominio que se llama también propiedad es el derecho real en una cosa corporal, para gozar y disponer de ella arbitrariamente, no siendo contra ley o contra derecho ajeno.

La propiedad separada del goce de la cosa se llama mera o nuda propiedad.”

El Artículo 1857, inciso segundo del Código Civil expresa:

“La venta de los bienes raíces y servidumbres y la de una sucesión hereditaria, no se reputan perfectas ante la ley, mientras no se ha otorgado escritura pública”

Se debe dejar establecido que los documentos privados no son aptos para el contrato de compraventa de inmuebles. Este aspecto debe quedar sumamente claro para los ciudadanos que lo firman y es deber del Notario advertirlo en el ejercicio del control de legalidad tal como lo dispone los artículos 7° y 8° del Estatuto Notarial, decreto ley 960 de 1970.

Es pertinente recordar la sentencia de casación de la Corte Suprema de Justicia que dijo:

“Es errónea la opinión de los que sostienen que la ley (C.C.,art.1857) reconoce la existencia de contratos de compraventa de bienes raíces imperfectos por no haberse otorgado escritura pública y consideran este otorgamiento como una de las obligaciones a que queda sujeto el vendedor después de verificado el contrato para perfeccionarlo; Pues este contrato es solemne y requiere para existir jurídicamente la formalidad de la escritura pública” (Cas., 4de octubre de1910, XIV,99).

Del anterior se puede observar, que un contrato solemne solo existe jurídicamente cuando cumple la formalidad sustancial exigida por la ley.

Así las cosas, se infiere que el documento privado no surte efectos jurídicos hasta que no reúna las demás formalidades que exige la ley, como es elevarlo a escritura pública.

Teniendo en cuenta lo relatado en la consulta, la compraventa que se realizó por documento privado fue la posesión y las mejoras realizadas en un terreno ajeno. Para dar claridad a la inquietud planteada en dicha consulta se debe informar lo siguiente:

Los artículos del Código Civil que se transcriben a continuación, determinan lo siguiente;

“Artículo 713. La accesión es un modo de adquirir por el cual el dueño de una cosa pasa a serlo de lo que ella produce o de lo que se adjunta a ella. Los productos de las cosas son frutos naturales o civiles.”

“ Artículo 739, El dueño del terreno en que otra persona, sin su conocimiento hubiere edificado, plantado o sembrado, tendrá derecho de hacer suyo el edificio, plantación o sementera, mediante las indemnizaciones prescritas a favor de los poseedores de buena o mala fe en el título de la reivindicación, o de obligar al que edificó o plantó a pagarle el justo precio del terreno con los intereses legales por todo el tiempo que lo haya tenido en su poder, y al que sembró a pagarle la renta y a indemnizarle los perjuicios.

Si se ha edificado, plantado o sembrado a ciencia y paciencia del dueño del terreno, será éste obligado, para recobrarlo, a pagar el valor del edificio, plantación o sementera.”

La Corte Suprema de Justicia sobre el tema se ha pronunciado planteando:

“Cuando uno construye en suelo extraño con cosas suyas o de terceras personas, el dueño de la finca pasa a serlo de lo que se junta a ella. Aplicase el principio dominante en dicho modo de adquirir; el edificio y el fundo constituyen una sola entidad; aquél es el accesorio y éste es lo principal. De buena o mala fe el edificador, debe perder el dominio de los materiales mediante ciertas indemnizaciones fundadas en el principio de que nadie puede enriquecerse sin justa causa a expensas de otro, amenos que el dueño del fundo prefiera obligarlo a pagar el justo precio del terreno con los intereses legales por todo el tiempo que lo haya tenido en su poder”. ( C.S.J., sent. 13 de marzo 19937. G.J., t. XLIV, Pág. 714)

“La accesión es un modo originario de adquisición del dominio, lo mismo que la ocupación. Es decir, el domino de la cosa lo adquiere el dueño del terreno por el hecho mismo de la accesión, sin que tenga por que operarse la transferencia de tal dominio de la cabeza de una persona distinta a la suya. El artículo 713 define la accesión así: “Es un modo de adquirir por el cual el dueño de una cosa pasa a serlo de lo que ella produce o de lo que se adjunta a ella..”: Por tanto, es la accesión ´perse lo que produce a favor del dueño de la cosa principal la adquisición del dominio de lo que se junta o accede a ella”. (C.S.J., sent. 5 de septiembre 1952. G.J., t. LXXIII, Pág. 183).

Con lo anterior esta oficina concluye lo siguiente:

1- Es evidente que el documento privado no tiene mayor fuerza jurídica que la escritura pública, el cual reúne todas las formalidades que la ley establece para la compraventa de bienes inmuebles.

2- Las mejoras plantadas en terreno ajeno son del dueño del predio, en virtud de la accesión. El mejorista tiene frente al dueño un derecho de carácter personal.

3- Quien planta mejoras en terreno ajeno sólo posee el derecho personal frente al dueño de solicitar la cancelación del valor de estas, o de ofrecer la compra del terreno sobre el que se encuentran plantadas.

4- Si tiene la posesión del terreno, por el tiempo que consagra la ley para ejercitar la acción prescriptiva, podrá hacer uso de dicha acción ante la jurisdicción ordinaria.


Con sentimientos de consideración,


ROBERTO BURGOS CANTOR
Jefe Oficina Asesora Jurídica



Proyecto : J.V.A.-
Revisó : J.D.C

Englobe de terreno

Consulta No. 271 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor Julio Enrique Rodríguez García Tv. 8ª. B Este No. 50-16 sur Ap 102. Asunto: Englobe de terreno Radicación No. ER –4309 de fecha 06 de febrero de 2006 Código CR 003 Fecha: 23 de marzo de 2006 Apreciado Señor Julio Enrique Rodríguez García En atención a su consulta en el cual expresa lo siguiente: Manifiesta Usted, que por medio de escritura se efectúo el englobe de unos inmuebles identificados claramente con sus áreas, linderos, matriculas inmobiliarias y títulos de adquisición. Al otorgamiento comparecieron la señora MARIA DEL PILAR SENOSIAIN VARON, titular del de nuda propiedad sobre los predios, y los señores ANGEN SENOSIAIN UGARTE Y MARIA JAVIERA VARONA DE SENOSIAIN, como titulares del derecho de usufructo legalmente constituido, consolidando así la propiedad plena de los predios. Nos dice que la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Melgar (Tolima), negó el registro de la referida escritura aduciendo que para efectuar el englobe se debe ser propietario pleno, el bien debe conservar la correcta tradición y por efectos del englobe no puede aparecer los usufructuarios y nudo propietario como propietarios plenos. No comparte los argumentos del Señor Registrador. Marco Jurídico Código Civil Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica Nuestro Código Civil consagra lo siguiente: “ARTICULO 669. . El dominio que se llama también propiedad es el derecho real en una cosa corporal, para gozar y disponer de ella arbitrariamente, no siendo contra ley o contra derecho ajeno. La propiedad separada del goce de la cosa se llama mera o nuda propiedad.” “ARTICULO 823. . El derecho de usufructo es un derecho real que consiste en la facultad de gozar de una cosa con cargo de conservar su forma y sustancia, y de restituir a su dueño, si la cosa no es fungible; o con cargo de volver igual cantidad y calidad del mismo género, o de pagar su valor si la cosa es fungible.” “ARTICULO 824. . El usufructo supone necesariamente dos derechos coexistentes: el del nudo propietario, y el del usufructuario. Tiene, por consiguiente, una duración limitada, al cabo de la cual pasa al nudo propietario y se consolida con la propiedad.” Conforme a las normas anteriores se puede observar que el dominio o propiedad en principio es un derecho absoluto y exclusivo que le confiere a su titular tres facultades que son las de usar, gozar y disponer de la cosa. Dicho derecho es susceptible de sufrir limitaciones que pueden ser legales o voluntarias, entre esas limitaciones figura la constitución de un usufructo, o sea del derecho de usar y gozar de la cosa, con independencia de la facultad de disponer del mismo bien sobre que se ejerce dicho usufructo; por lo tanto cuando el dominio se halla separado del uso y el goce, se llama nuda propiedad. En el usufructo se dan, simultáneamente dos derechos reales de contenidos distintos. De una parte el derecho real de dominio del nudo propietario. Derecho real en el cual se conserva la facultad de disposición (IUS ABUTENDI) pues el nudo propietario se desprendió del IUS UTENDI y del IUS FRUENDI (uso y goce). Por ser derechos de contenido distinto, se afirma que entre el nudo propietario y el usufructuario no hay comunidad. La doctrina consagra que el propietario (nudo) puede gravar su derecho de dominio o enajenarlo, pero ello no afecta el uso y goce del usufructuario. Si el nudo propietario es perseguido por un acreedor, le pueden embargar el bien dado en usufructo, y hasta rematárselo, pero esto no afecta al usufructuario, pues el adquiriente debe respetar el usufructo por el tiempo que falte. Por su parte, el usufructuario en uso del derecho real de usufructo, puede usar la cosa, percibir sus frutos, arrendarla, hipotecar su derecho de usufructo, cederlo a cualquier titulo, como permuta, venta, donación, aporte. Los acreedores pueden embargar ese derecho de usufructo, pues es distinto a la cosa sobre la cual recae. En este orden de ideas, es claro que en la nuda propiedad hay dos propietarios no plenos por que cada uno tiene una porción de esa propiedad, que pueden disponer a su voluntad sin perjuicio del otro; y si cada uno puede disponer de su respectivo derecho, con mayor razón y eficacia resulta la disposición que hagan en conjunto los propietarios de ese derecho, unificándolos resultando así la plena propiedad. Así las cosas, para el caso que nos ocupa, al firmar el acto, tanto usufructuario como el nudo propietario se unifican ambos derechos por la voluntad de los dos, dando origen a la plena propiedad, que al momento de efectuar el englobe cada uno vuelve a tomar el derecho que le corresponde sobre la totalidad del inmueble que resulte en el nuevo folio de matricula inmobiliaria. Por lo anterior, esta oficina considera que si es procedente el registro del acto jurídico ya mencionado. Con sentimiento de consideración, ROBERTO BURGOS CANTOR Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyecto : J.V.A. Revisó : J.D.C

Firma de reglamento de propiedad horizontal cuando hay un menor como heredero de un inmueble

Consulta No. 110 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Señor León Darío Salinas Restrepo Calle 47 No. 73- 39 Ap 602 Florida Nueva Medellín-Antioquia, Asunto: Firma de reglamento de propiedad horizontal cuando hay un menor como heredero de un inmueble Radicación ER –2370 de fecha 19 de enero de 2006. Código: CR 004 Fecha: 14 de marzo de 2006 Respetado Señor León Darío Salinas Restrepo En atención a su consulta en el cual exponen lo siguiente: Nos dice usted en la consulta que quiere constituir un reglamento de propiedad horizontal sobre un edificio de tres pisos, en el municipio de Amalfi Departamento de Antioquia, cuyo propietario es usted exceptuando un local ubicado en el primer piso del edificio, que pertenecía al Señor Virgilio Meza el cual murió y dejo como herederos a los tres hijos entre ellos un menor de edad. Como es un edificio, por ley hay que crear el reglamento de propiedad horizontal; los dos herederos mayores y la madre como tutora del menor están dispuestos a firmar el reglamento, para que cada quien tenga su escritura legal, pero la señora Yolanda Mercedes Maya Notaria Única del municipio de Amalfi Departamento de Antioquia, manifiesta que bajo ningún motivo se puede hacer por que la madre del menor no puede firmar el reglamento. Aclara el consultante que con ese acto el menor no está realizando ninguna clase de venta de su propiedad ni está enajenando algún derecho. Marco Jurídico Código Civil artículo 288,306,307 Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica Sobre el particular, es necesario precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Jurídica, se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del decreto 01 de 1984– Código Contencioso Administrativo -, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los Registradores de Instrumentos Públicos y/o Notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 302 de 2004. El Código Civil establece las normas relativas a la representación judicial de los menores de edad. A continuación se transcribe algunas normas que regulan la materia: “ARTICULO 288. . La patria potestad es el conjunto de derechos que la ley reconoce a los padres sobre sus hijos no emancipados, para facilitar a aquellos el cumplimiento de los deberes que su calidad les impone. Corresponde a los padres, conjuntamente, el ejercicio de la patria potestad sobre sus hijos legítimos. A falta de uno de los padres, la ejercerá el otro. Los hijos no emancipados son hijos de familia, y el padre o madre con relación a ellos, padre o madre de familia. “ “La patria potestad no está constituida por los deberes de los padres sino por derechos concedidos por la ley para permitirles el cumplimiento de los deberes impuestos en pro de la mejor formación física, moral e intelectual de los hijos y se reducen al derecho de representarles en toda clase de actos jurídicos, judiciales o extrajudiciales, y el poder de administrar y usufructuar con algunas restricciones los bienes propios. ( Corte Constitucional Sent T 477/2002 M.P. Eduardo Montealegre Lynnet)”. (Resaltado fuera de texto). ARTICULO 306. . La representación judicial del hijo corresponde a cualquiera de los padres. El hijo de familia sólo puede comparecer en juicio como actor, autorizado o representado por uno de sus padres. Si ambos niegan su consentimiento al hijo o si están inhabilitados para prestarlo o si autorizan sin representarlo, se aplicarán las normas del Código de Procedimiento Civil para la designación del curador ad litem. En las acciones civiles contra el hijo de familia deberá el actor dirigirse a cualquiera de sus padres, para que lo represente en la litis. Si ninguno pudiere representarlo, se aplicarán las normas del Código de procedimiento Civil para la designación de curador ad litem. “ARTICULO 307. . Los derechos de administración de los bienes, el usufructo legal y la representación extrajudicial del hijo de familia serán ejercidos conjuntamente por el padre y la madre. Lo anterior no obsta para que uno de los padres delegue por escrito al otro, total o parcialmente, dicha administración o representación. Si uno de los padres falta, corresponderán los mencionados derechos al otro. En los casos en que no hubiere acuerdo de los titulares de la patria potestad sobre el ejercicio de los derechos de que trata el inciso primero de este artículo o en el caso de que uno de ellos no estuviere de acuerdo en la forma como el otro lleve la representación judicial del hijo, se acudirá al juez o funcionario que la ley designe para que dirima la controversia de acuerdo con las normas procesales pertinentes.” Las anteriores normas hacen referencia a la representación por parte de los padres a sus hijos menores de edad no emancipados, para que en su nombre sean representados judicial y extrajudicialmente, y administren todos los bienes que a ellos les pertenezca. De lo expuesto anteriormente y conforme a las normas señaladas es evidente que los padres de los hijos no emancipados son los representantes legales para ejercitar cualquier acto jurídico a nombre de los menores Así las cosas, y conforme a lo manifestado por el consultante, esta oficina considera que no hay ningún impedimento legal para que la madre del menor heredero no pueda representarlo firmando el reglamento de propiedad horizontal. Cordial Saludo ROBERTO BURGOS CANTOR Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyecto : J.V.A. Revisó: J.D.C.

Poderes y toma de huellas y firma

Consulta No. 709 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Para: Doctor EDY FORERO MAYORGA Diagonal 11 Sur No. 60 – 35 Barrio Milenta Ciudad Asunto: Poderes y toma de huellas y firma, CN- 05, radicación ER 10007 de fecha 16 de marzo de 2006 Fecha: 22 de marzo de 2006 Apreciado doctor Forero Mayorga: En el asunto descrito consulta lo siguiente: 1.- Es indispensable que las personas naturales que confieren poder a un abogado tengan que comparecer personalmente a la Notaría para que hagan la presentación personal del escrito? 2.- Un asesor de Notaría puede llevarse para la casa o retirar de la notaría escrituras por ejemplo de sucesión para tomarle la firma y huella a la persona que va a suscribir dicho documento? En caso positivo qué requisitos, documentos, autorización o trámites se deben tener en cuenta tanto para la notaría como para la persona que supuestamente está firmando? 3.- Tiene validez una escritura pública en el caso de que un asesor de notaría telefónicamente, llame a pedir autorización para que dicho asesor firme y ponga la huella al documento en dicha escritura y la persona (obligada a firmar) lo autoriza o consiente en ello? Para la respuesta de esta pregunta tener en cuenta lo siguiente: El asesor hace la firma de la otra persona (no la de él) sin que medie poder. Junto a esa firma también aparece una huella Hoja No. 2 Dr. Edy Forero Mayorga En la firma que se hace no se antecede con P/P. La firma se hace acompañar además de la cédula de ciudadanía, se le identifica en calidad de abogado con su respectiva tarjeta profesional. 4.- De acuerdo con lo anterior, si dicho asesor de notaría firma y pone una huella a la escritura y esta se otorga en debida forma (entre comillas...) en qué situación jurídica y administrativa esta inmerso este documento escritural y conducta por parte de la persona- asesor de notaría? Marco Jurídico: Decreto ley 960 de 1970, artículos 12 y ss Código de Procedimiento Civil, artículos 251 y ss Código Civil Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica: Respecto a su primera inquietud, le informo que los poderes conferidos para la gestión de negocios, se rigen por las normas establecidas en el Código Civil acerca del mandato; es así como el artículo 2142 del C.C. contempla el contrato en sí mismo y el artículo 2156 Ibidem consagra dos clases de mandato, el general si se da para todos los negocios del mandante, y el especial si comprende uno o más negocios especialmente determinados. El Notario en cumplimiento de su función, consistente en tutelar la fe pública, imprime a sus actos carácter de autenticidad y fuerza probatoria. Esta función se refiere a la veracidad extrínseca ( Forma ) de las declaraciones recibidas y a la veracidad intrínseca ( fondo ) de las mismas. Ahora existe una marcada diferencia entre el reconocimiento que este funcionario hace de ciertos documentos y la autenticación de los mismos. Hoja No. 3 Dr. Edy Forero Mayorga El reconocimiento hace relación a la manifestación que hace el compareciente en cuanto a que el contenido del documento es cierto y es esa la firma que él utiliza en todos sus actos públicos y privados; además, procede siempre respecto de documentos de los cuales emanen obligaciones. La autenticación en cambio, se refiere al testimonio que da el Notario en cuanto a que las firmas fueron puestas en su presencia, previa identificación de los firmantes, o a que las firmas que aparecen en el documento corresponden a las que fueron registradas ante él, previa confrontación de las dos, procede respecto de aquellos documentos de los cuales no emanen obligaciones ( artículos 68 y 77 del d.l. 960 de 1970 y 34 del d. 2148 de 1983). El artículo 2149 del CC describe los medios idóneos para el otorgamiento del poder así: “ El encargo que es objeto del mandato puede hacerse por escritura pública o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible y aún por la aquiescencia tácita de una persona a la gestión de sus negocios por otra”. La norma prevé dos modalidades para el otorgamiento del poder: una por escrito, a veces solemne ( escritura pública), y otra verbal. Caso diferente es en tratándose de poderes para actuar en procesos, cuando son generales o especiales para varios procesos, porque en estos casos necesitan haberse otorgado por escritura pública. Art. 65 del C. de P. C. El artículo 14 del decreto 2148 de 1983, dispone: “ El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley” Tenemos entonces, que los poderes otorgados por documento privado, deberán ser presentados personalmente , por el otorgante, ante juez o notario. Con relación a su segunda inquietud, le respondo: Las declaraciones, sea que lleguen ya redactadas en una minuta, sea que los particulares las hagan en forma oral ante el Notario, están precedidas de la “Comparecencia “, esto es, del acto mediante el cual se presentan en persona los otorgantes y se identifican, ante el Notario. Hoja No. 4 Dr. Edy Forero Mayorga El Notario podrá identificarlos mediante la exhibición que el usuario haga de la Cédula de Ciudadanía, si es ciudadano colombiano; de la Cédula de Extranjería, carnet o pasaporte vigente, y visa vigente, si es extranjero. El artículo 24 Ibídem, dispone: “ La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuales son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya...” Si quien comparece es una persona que representa a alguien, el acto jurídico del apoderamiento tiene que ser demostrado a través de un documento, sea escritura pública o documento privado, reconocido ante juez o notario. Tenemos entonces que, una vez redactadas las declaraciones que las partes quieren elevar a escritura pública, éstas deben ser leídas íntegramente por los comparecientes mismos o por personas que ellos indiquen o por el propio notario. Leído el instrumento si están de acuerdo, así se indicará en la escritura y procederán a firmarlo en demostración de su aprobación. Todo esto se hará en el Despacho de la Notaría, salvo que se trate de la situación prevista en el artículo 12 del decreto 2148 de 1983, o en el domicilio del compareciente o comparecientes cuando el servicio así le fuere requerido. Mediante Instrucción Administrativa No. 015 de 1991, modificada por la No. 01 de 1995, esta Superintendencia instruyó a los señores Notarios del país respecto a la necesidad de tomar medidas de control, prevención y seguridad en el ejercicio de la función notarial. Es así, como en dichos Instructivos y con el fin de evitar que personas inescrupulosas atentaran contra la majestad y dignidad del servicio notarial, asaltando la buena fe del notario con suplantaciones de identidad, se recomendó a manera de sugerencia a los señores Notarios que en el otorgamiento de escrituras públicas se protocolice fotocopia del documento de identidad de cada compareciente y a la vez se imprima la huella dactilar, requisitos éstos que desde luego no son obligatorios. Hoja No. 5 Dr. Edy Forero Mayorga Así las cosas, como el otorgamiento de las escrituras públicas se hace es en la sede de la Notaría, a excepción de los casos ya explicados, la impresión de la huella se debe hacer allí mismo, mas no que llegue impresa o se estampe fuera de la notaría. El Derecho Notarial se encuentra conformado por principios que lo informan, entre los cuales se destaca el de la Inmediación que, al igual que en el Derecho Procesal, se traduce en presencia física, directa e inmediata de las personas y las cosas ante el Notario en procura de comunicación directa y cierta, que es lo que genera la autenticidad. La diferencia entre ambas ramas del Derecho radica en que en materia procesal la inmediación puede llegar a ser relativamente esporádica, en tanto que en materia notarial, esa inmediación es completa y esencial. Ahora bien, la manifestación del principio de la inmediación- en relación con las personas- se surte en la comparecencia; esta manifestación obedece al carácter fáctico de la actividad notarial, en que se funda el principio de la autenticidad y de la fe notarial. Y ello es evidente, si se mira la comparecencia desde el simple punto de vista linguístico, según el cual es acto de comparecer personalmente, por medio de representante o por escrito, ante el juez o superior. Sin embargo, ante la multiplicidad de las funciones adscritas a la competencia del Notario, y ante el hecho notorio de que en ciertas ciudades- y dado al número crecido de habitantes- en una misma notaría se verifican diversos y numerosos asuntos en forma simultánea, la jurisprudencia ha entendido y aceptado la comparecencia como “ Comparecencia Jurídica “, lo cual significa que aunque no se cumpla estrictamente el acercamiento entre el declarante y el Notario, es suficiente la certeza que este mismo funcionario otorga acerca de la identidad de los comparecientes u otorgantes y de la fidelidad de las declaraciones respectivas. Así las cosas, aunque desde el punto estrictamente legal y jurídico en el sistema notarial colombiano no existe la figura de la “ Delegación de la Función Notarial “, jurisprudencialmente sí ha sido aceptada, ante la certeza que el mismo funcionario otorga, en el momento de autorizar el instrumento correspondiente, acerca de la identidad de los comparecientes y la fidelidad de sus declaraciones. Hoja No. 6 Dr. Edy Forero Mayorga Como quedó dicho anteriormente el otorgamiento debe hacerse en el Despacho de la Notaría, salvo que se trate de la situación prevista en el artículo 12 del decreto 2148 de 1983 o que el servicio se preste a domicilio, o sea de aquellos que obedezcan a las visitas que suelen hacer los notarios a los Municipios de su Círculo. El artículo 160 del d.l. 960 de 1970, expresa: “ Las funciones notariales serán ejercidas dentro de las horas y días hábiles, pero en casos de urgencia inaplazable, a requerimiento de personas que se hallen imposibilitadas para concurrir a la oficina, el servicio se prestará en horas extraordinarias o en días festivos. Fuera de estos casos, los notarios no están obligados a prestar su ministerio, pero podrán hacerlo voluntariamente”. De conformidad con la norma transcrita, el Notario puede prestar el servicio fuera de la sede de la notaría, pero en el evento de hacerlo deberá prestar su servicio personalmente y respecto al reconocimiento de documentos y toma de huellas, deberá hacerse en su presencia. Excepcionalmente esta Superintendencia autorizó a algunos Notarios a prestar el servicio de Registro del Estado Civil fuera de la sede de la Notaría, es decir en clínicas o demás centros asistenciales, ante lo cual el Notario autoriza a un funcionario para la elaboración de las inscripciones, pero los folios de registro civil son autorizados o suscritos por el respectivo Notario. Con relación a su 3ª y 4ª inquietud, el artículo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: “ El Notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley. De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento. “ A su turno el artículo 2o. Ibidem, señala que el notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto. Hoja No. 7 Dr. Edy Forero Mayorga De conformidad con las normas transcritas, el Notario presta su servicio a quien lo solicite, salvo que el acto esté expresamente prohibido por la ley o cuando sea de aquellos que degeneren en nulidad absoluta. De otra parte, el artículo 37 del d.l. 960 de 1970 establece: “ Extendida la escritura será leída en su totalidad por el Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimiento. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación. “ ( subrayo) Y el artículo 40 Ibidem, señala: “ El notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar “. Así las cosas, el Notario permite el otorgamiento del proyecto escriturario, una vez éste cumpla con todos los requisitos de ley. En cuanto a la validez, ésta se presume auténtica, mientras no se disponga lo contrario mediante sentencia judicial en firme por tacha de falsedad, según lo dispuesto por el artículo 252 del C. de P.C. Teniendo en cuenta lo anterior, en sentir de esta oficina, una vez autorizada la escritura, si alguno de los otorgantes se siente lesionado en sus derechos, puede acudir a través de abogado titulado ante el Juez competente e iniciar la acción que corresponda. Con sentimiento de especial consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: GEVB 22-03-06Revisó: CGD

Ejercicio de la Función Registral

Consulta No OAJ 641 ante la Oficina Asesora Jurídica Superintendencia de Notariado y Registro Señor doctor Alfonso Valencia Valencia Registrador Seccional de Instrumentos Públicos Filandia, Quindío ASUNTO: Ejercicio de la Función Registral CODIGO: CR 002 RADICACIÓN: No. 641 Fecha: 17 de marzo de 2006. Apreciado Registrador: Ilustra en el oficio del asunto que: · La ciudadana Maria Natividad Quintero González solicita a su oficina, que mediante Resolución debidamente ejecutoriada se declare la Revocatoria Directa respecto del registro de la escritura 480 de diciembre 1º de 1993 en el folio inmobiliario numero 284-0002109 anotación 006 del 1º de diciembre de 1993, contentivo de un acto de compraventa celebrado entre los señores Jesús Hernando González Uribe (padre) y Jairo de Jesús González Quintero. · Argumenta su peticionaria que por ser un bien perteneciente a la sociedad conyugal formada entre ella y el señor Quintero Uribe, éste no podía disponer del inmueble por ser un bien social a pesar de estar radicado su dominio en cabeza del mismo. · Manifiesta usted que para su oficina es claro que la ley permite que a pesar de estar los bienes involucrados dentro de la sociedad conyugal, cada uno de los socios (cónyuges) tiene la libre disposición de los que radiquen en su cabeza hasta tanto no entre en disolución y liquidación la sociedad conyugal, pues así lo establece tanto el código civil como la Honorable Corte Suprema de justicia en sus distintas sentencias sobre el tema. Objeto de la Consulta: Ante la insistencia del usuario, solicita concepto jurídico, sobre la materia que pueda reafirmar o no su decisión. Marco jurídico · Código Contencioso Administrativo · Decreto 1250 de 1970 · Sentencia 4752 Consejo de Estado Consideraciones de la oficina asesora jurídica La sociedad Conyugal es aquella que se forma entre dos personas por el hecho del matrimonio, cuyo patrimonio esta integrado por activos y pasivos destinados a repartirse entre los cónyuges por partes iguales al momento de su disolución, durante su vigencia los cónyuges tienen la libre administración y disposición de los bienes propios y sociales que cada uno adquiera a su nombre a menos que el bien se encuentre afectado a Vivienda Familiar, caso en el cual solo se podrá enajenar con el consentimiento libre de ambos cónyuges expresado a través de su firma y esta afectación se extingue solo por: · Por muerte real o presunta de uno de los cónyuges. · Por acuerdo entre ambos cónyuges, expresado mediante escritura pública registrada. · Por solicitud de uno de los cónyuges. · Cuando exista otra vivienda efectivamente habitada por la familia o se pruebe que la habrá. · Cuando la autoridad competente decrete la expropiación del inmueble o el juez de ejecuciones fiscales declare la existencia de una obligación tributaria o contribución de carácter público. · Cuando judicialmente se suspende o prive de la patria potestad a uno de los cónyuges. · Cuando judicialmente se declare la ausencia de cualquiera de los cónyuges. · Cuando judicialmente se declare la incapacidad civil de uno de los cónyuges. · Cuando se disuelva la sociedad conyugal por cualquiera de las causas previstas en la ley. · Por cualquier justo motivo apreciado por el juez de familia para levantar la afectación, a solicitud de un cónyuge, del ministerio público o de un tercero perjudicado o defraudado con la afectación. Ahora bien en cuanto a la Revocatoria Directa debo manifestarle que esta solo procede contra actos administrativos; no enmarcándose como tal la “Escritura Pública”, ya que según sentencia del honorable Consejo de Estado de fecha 31 de enero de 2003 con ponencia de la Doctora Olga Inés Navarrete Barrero la Revocatoria Directa, no es aplicable para los actos de Registro y por lo tanto no requiere el consentimiento expreso y escrito del titular, como si lo exige el articulo 73 del C. C. A., para la Revocatoria de los actos de carácter particular y concreto. De otro lado en Sentencia de 1º de septiembre, expediente 4752, la Sección Primera del H. Consejo de Estado, considera que no es atribución del Registrador de Instrumentos Públicos, dejar sin efecto o revocar una inscripción, sino de la justicia civil ordinaria, dentro del siguiente marco: “ Las facultades de corrección que tiene la Oficina de Instrumentos Públicos son limitadas y en otro sentido, pues no puede cancelar un registro cuando este fenómeno, de acuerdo con el artículo 40 del Decreto 1250 de 1970, exige la presentación del respectivo título, acto o una orden judicial.” “El registrador no está legalmente legitimado para, de manera unilateral, cancelar la inscripción de una compraventa, argumentando que su inscripción fue un error de aquellos que él puede y debe corregir sin previa orden judicial o autorización expresa de los afectados”. De otro lado debo recordarle que usted como Registrador es autónomo de las decisiones que tome, como el derecho de petición presentado a usted manifiesta una situación jurídica determinada es usted de acuerdo a su criterio jurídico quien debe tomar una decisión ya que de lo que usted resuelva hay una segunda instancia que es la Dirección de Registro. Conclusión: De acuerdo al marco jurídico expuesto durante la vigencia de la sociedad conyugal, los cónyuges tienen la libre administración de los bienes que cada uno adquiera a su nombre, a menos que el bien se encuentre afectado a vivienda familiar y la revocatoria directa , sólo procede contra actos administrativos no enmarcándose como tal la “ escritura pública”. Con sentimientos de consideración, Roberto Burgos Cantor Jefe Oficina Asesora Jurídica VSP/ 17-03-2006 REVISO: JDC

Corrección Registro civil por medio de Apoderado

Consulta No. 574 ante la Oficina Asesora Jurídica
Superintendencia de Notariado y Registro




Para: Señora doctora
LUCY CONSTANZA HERRERA SAAVEDRA
Notaria Única del Círculo de Florida, Valle
Florida, Valle

Asunto: Corrección registro civil por medio de apoderado, CN- 03, radicación ER 7980 de fecha 06 de marzo de 2006

Fecha: 14 de marzo de 2006




Apreciada doctora Lucy Constanza:


Solicita en el asunto descrito, concepto acerca de si una persona a través de poder debidamente diligenciado, puede proceder a efectuar la correspondiente escritura pública de corrección de registro civil de matrimonio, en cuanto al nombre de la contrayente, es María Adela Rico Mejía y no como se consignó, Adela rico Mejía.


Marco Jurídico:

El artículo 266 de la Constitución Nacional, estableció funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la dirección y organización del Registro Civil y la identificación de las personas.

Artículos 2, 3 y 4 del decreto 999 de 1988.

Decreto 1555 de 1989.

Código Civil, artículos 2142 y ss.


Hoja No. 2
Dra. Lucy Constanza Herrera Saavedra


Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica:


El artículo 2° del decreto 999 de 1988, “ Las inscripciones del estado civil, una vez autorizadas, solamente podrán ser alteradas en virtud de decisión judicial en firme, o por disposición de los interesados, en los casos del modo y con las formalidades establecidas en este Decreto “.

El artículo 3° ibídem, expresa:” Sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos”.

Y el artículo 4° de la misma normatividad, dispone: “ Una vez realizada la inscripción del estado civil, el funcionario encargado del registro, a solicitud escrita del interesado, corregirá los errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan de la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia.

Los errores en la inscripción, diferentes a los señalados en el inciso anterior, se corregirán por escritura pública en la que expresará el otorgante las razones de la corrección y protocolizará los documentos que la fundamenten. Una vez autorizada la escritura, se procederá a la sustitución del folio correspondiente. En el nuevo se consignarán los datos correctos y en los dos se colocarán notas de referencia recíproca.

Las correcciones a que se refiere el presente artículo se efectuarán con el fin de ajustar la inscripción a la realidad y no para alterar el estado civil”

El artículo 1° del decreto 1555 de 1989, dispone: Si el registro que ha de ser modificado, reposa en una de las notarías del lugar de residencia del interesado, las escrituras públicas a que se refieren los artículos 91 y 94 del decreto ley 1260 de 1970, deberán otorgarse en la misma notaría donde se encuentre el registro...”

El artículo 2142 del Código Civil, expresa: “ El mandato es un contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera...”


Hoja No. 3
Dra. Lucy Constanza Herrera Saavedra



Los poderes conferidos para la gestión de negocios, se rigen por las normas establecidas en el Código Civil acerca del mandato; es así como el artículo 2142 del C.C. contempla el contrato en sí mismo y el artículo 2156 Ibídem consagra dos clases de mandato, el general si se da para todos los negocios del mandante, y el especial si comprende uno o más negocios especialmente determinados.

El artículo 2149 del CC describe los medios idóneos para el otorgamiento del poder así: “ El encargo que es objeto del mandato puede hacerse por escritura pública o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible y aún por la aquiescencia tácita de una persona a la gestión de sus negocios por otra”.

La norma prevé dos modalidades para el otorgamiento del poder: una por escrito, a veces solemne ( escritura pública), y otra verbal.

Caso diferente es en tratándose de poderes para actuar en procesos, cuando son generales o especiales para varios procesos, porque en estos casos necesitan haberse otorgado por escritura pública. Art. 65 del C. de P. C.

Los poderes otorgados en el exterior, se rigen por la ley colombiana en lo que se refiere a su autenticidad, no así en su aspecto formal. Su procedimiento se encuentra establecido en los artículos 65 y 259 del C.de P.C. en concordancia con el artículo 480 del C.de Co.

Ahora bien, cuando el respectivo poder se otorgue por documento privado, pero no ante funcionario de otro país, sino ante Cónsul Colombiano, es importante que en relación con dicho documento proceda el funcionario consular a dejar la constancia expresa de haber sido presentado personalmente por quien lo suscribe o exigir la diligencia de reconocimiento de contenido y firma.

Por el contrato de mandato una parte se encarga de gestionar por cuenta y riesgo y a nombre de la otra uno o más negocios que esta le confía. El mandatario no es más que el órgano de la voluntad del mandante, su papel es siempre de intermediario y propiamente no puede decirse que sea parte contratante. (Casación del 17 de junio de 1937; 18 de agosto de 1958).

Tenemos entonces, que al expresar el artículo 3º del decreto 999 de 1988, que sólo podrán solicitar la rectificación o corrección de un registro o suscribir la
Hoja No. 4
Dra. Lucy Constanza Herrera Saavedra



respectiva escritura pública, las personas a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus representantes legales o sus herederos, se refiere es a que si el inscrito es mayor de edad, lo puede hacer por sí mismo, y como la persona por regla general puede otorgar poder a alguien para que gestione su voluntad ( a excepción del reconocimiento de hijo extramatrimonial y lo relacionado con el testamento), también puede solicitar la corrección por medio de su apoderado. Los representantes legales, intervienen o solicitan la corrección cuando el inscrito es menor de edad, y cuando ha fallecido el inscrito, se hará por intermedio de sus herederos.

Las personas a que se refiere el artículo 3º, pueden solicitar la corrección por sí mismos o por medio de apoderados, ya que el apoderado, representa al mandante, es decir actúa a su nombre.

En consecuencia, en el asunto descrito, por estar bien diligenciado el poder conferido por la señora María Adela Rico de Marín a Aura Ligia Rico de Silva, es procedente efectuar la escritura pública de corrección.

Respecto a su segunda inquietud, la señora María Adela Rico de Marín puede otorgar la escritura pública de corrección de su registro civil de matrimonio, bien ante el Cónsul de Colombia o en su Notaría con el poder conferido a la señora Aura Ligia.

Con sentimiento de especial consideración,







Roberto Burgos Cantor
Jefe Oficina Asesora Jurídica



Proyectó GEVB
14-03-06Revisó: CGD